KİK Kararı: 2012/UH.II-1720

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/023
Gündem No : 35
Karar Tarihi : 16.04.2012
Karar No : 2012/UH.II-1720
BAŞVURU SAHİBİ:
B M B Soft Bilgisayar Yazılım İletişim Sistemleri San. ve Tic. Ltd. Şti., CEVİZLİDERE MAHALLESİ 1236.SOKAK NO:2/4 BALGAT / ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Akçaabat Haçkalı Baba Devlet Hastanesi, Yaylacık Mah.Adnan Menderes Bulvarı No.2 61300 TRABZON

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/3707 İhale Kayıt Numaralı "24 Ay Hbys Yazılımları Ve Destek Hizmetleri Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

13.04.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[1269].(0223)./2012-23Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Akçaabat Haçkalı Baba Devlet HastanesiBaşhekimliği tarafından 06.02.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “24 Ay HBYS Yazılımları ve Destek Hizmetleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak B M B Soft Bilgisayar Yazılım İletişim Sistemleri San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 14.03.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.03.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 27.03.2012tarih ve 12192sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.03.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;

1. Demonstrasyon değerlendirmesi neticesinde; başvuru sahibi tarafından ihalede sunulan sistemin teknik şartnamenin bazı maddelerini karşılamadığının tespit edildiği, bu gerekçeyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Akçaabat Haçkalı Baba Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından 2010 yılında yapılan 2010/560213 ihale kayıt numaralı HBYS Hizmeti alımı ihalesine esas teknik şartnamede de değerlendirme dışı bırakılma gerekçesi olarak göstertilen maddelerin yer almasına ve demonstrasyon da yapılmasına karşın, söz konusu ihalede tekliflerinin geçerli kabul edilerek, ihalenin firmaları üzerinde bırakıldığı ve halen hastanede bu program ile hizmet sunulduğu, ayrıca şikâyete konu ihalede, ihale komisyonunun mevzuata aykırı olarak, ihale konusu işin uzmanı üyelerden oluşmadığı bu nedenle isteklilere ait demoların sağlıklı değerlendirilemediği,

2. İhale üzerinde bırakılan isteklinin teknik şartnamenin “Personel portalı” başlıklı 22.5 inci maddesini karşılamadığı,

3. İhaleye esas teknik şartnamenin 5.3 üncü maddesinde demonstrasyonun demo seti kullanılarak yapılacağı düzenlenmesine rağmen, idarenin şikâyete cevap yazısında; demonstrasyonun demo seti kullanılarak yapılmayacağının teknik şartnameden açıkça anlaşıldığının ifade edildiği, idarede halihazırda HBYS hizmeti sunmaları sebebiyle, başvuruya konu ihalede kullanılmak üzere, veri güvenlik politikasına göre hasta adı, soyadı ve TC kimlik numaraları kriptolanarak hastanede kullanılan program marifetiyle 10 kopya olacak şekilde veri seti oluşturulması ve bu setlerin ihale tarihinden 3 iş günü öncesine kadar cd veya dvd formatında idareye teslim edilmesi gerektiğinin kendilerine bildirildiği, bu talebe ilişkin yazıların da, demostrasyonun demo seti ile yapılacağına işaret ettiği, ancak idarenin ihale dokümanına aykırı olarak diğer isteklilerin demo seti kullanmasını şart koşmadığı, bu işlemi ile 4734 sayılı Kanunun Temel ilkeler başlıklı 5, şartnameler başlıklı 12 ve tekliflerin değerlendirilmesi başlıklı 37 nci maddesine aykırı davrandığı,

iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Şikâyete konu ihalenin, Akçaabat Haçkalı Baba Devlet Hastanesi Başhekimliği tarafından gerçekleştirilen “24 ay HBYS Yazılımları ve Destek Hizmetleri Alımı İşi” olduğu, söz konusu iş için 3 personelin 24 ay çalıştırılacağı anlaşılmıştır.

05.03.2012 tarihli ihale komisyon kararı incelendiğinde, ihaleye katılan isteklilerden, Ay Elektronik Bilg. ve Müh. Hizm. Tic. Ltd. Şti.’nin birim fiyat teklif cetvelinde aritmetik hata bulunduğundan değerlendirme dışı bırakıldığı, diğer 3 isteklinin ise, ihale konusu işte kullanılmak üzere teklif ettikleri programın demontrasyonunu yapmaları için davet edildiği, Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti.’nin demonstrasyon yapmadığından, BMB Soft Bilg. Yaz. Sis. San. Tic. Ltd. Şti.’nin ise yapılan demonstrasyon sonucu teknik şartname kriterlerini sağlamadığı anlaşıldığından değerlendirme dışı bırakıldığı, sonuç olarak, ihalenin Akgün Bilgi Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı tespit edilmiştir.

Şikâyete konu edilen demonstrasyon işlemlerine ilişkin olarak ihaleye esas idari şartnamenin “Diğer hususlar” bölümünde;

“İhale komisyonu tarafından son teklif verme tarihinden sonra, nihai ihale kararın verilmesinden önce program demonstrasyonu (DEMO) istenecektir. İstekli firma Teknik Şartnamenin 5.3 maddesi doğrultusunda bu isteği yerine getirecektir.” düzenlemesi yer almakta olup, anılan düzenleme ile atıf yapılan teknik şartnamenin 5.3 üncü maddesinde;

“Yüklenici, sözleşme imzalanmadıktan sonra, işin yapılması sürecinde, İdarenin istediği herhangi bir zamanda (yazılı olarak bildirilmesi kaydıyla) Yüklenici ya da yüklenicinin idareye bildirdiği temsilcisine tebliğinden itibaren, 7(yedi) takvim günü içerisinde sistemde yer alan verilerden, idarenin isteyeceği kapsamda bir program demonstrasyon (DEMO) seti hazırlayacaktır. Bu Demo Seti talebinin amacı, hastanenin mevcut verilerinin diğer bir Bilgi Sisteminde kullanılabilirliğinin test edilmesi olabilir. DEMO için hâlihazırdaki yüklenicinin hazırlayacağı verilerden herhangi bir gerçek vatandaşın kimlik ve/veya adres bilgisine ulaşım mümkün olmayacaktır. Bir başka ifadeyle, hazırlanan sette kişilere ait gerçek Vatandaşlık Numarası veya gerçek vatandaşlık numarasına erişimi mümkün kılan gerçek veri kümeleri yer almayacak, ancak aynı karakter dizinine sahip verilerle sanallaştırılmış kişiler üzerinden DEMO seti hazırlanacaktır. Bu demo verileri sözleşme sonunda yapılacak ihalede kullanılmak üzere de talep edilecektir.

İhale komisyonu tarafından son teklif verme tarihinden sonra, nihai ihale kararının verilmesinden önce program demonstrasyonu (DEMO) istenebilir ve yüklenici bu isteği yerine getirecektir.

Demo koşulları aşağıdaki gibidir:

Bu konudaki gerekler bilgi işlem daire başkanlığının iligili genelgesinde yer almaktadır. Demonstrasyona teklifi geçerli firmalardan ekonomik olarak en avantajlı teklifi veren firmadan başlanacaktır.

İhale komisyonuna teklif edilen program hakkında komisyonun sorularına cevap vermek üzere mümkün olması halinde diğer kurumlardan veya üniversitelerden 5 kişiye kadar bilirkişi davet edilebilir.

Demo sırasında kullanılacak verilerde gerçek Vatandaşlık Numarası veya gerçek vatandaşlık numarasına erişimi mümkün kılan gerçek veri kümeleri yer almayacaktır.

Demo için gerekli bilgisayar, yazıcı, gerekli bağlantı kabloları İstekliler tarafından sağlanmalı ve idarenin gösterdiği mekana Demo başlama saatinden en az 1 saat önce kurulmuş ve çalışır duruma getirilmiş olmalıdır.

Yapılacak olan Demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından Demo raporu düzenlenecek ve imzalanacaktır.

Yapılacak olan Demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış Demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.” düzenlemeleri yer almaktadır.

Yukarıya aktarılan düzenlemeler ışığında, idarece teklifi geçerli olan isteklilere, ekonomik olarak en avantajlı teklifi veren istekliden başlanarakdemonstrasyon yaptırılacağı ve isteklilerin teknik şartnamede öngörülen özellikleri sağlayıp sağlamadığının demonstrasyon sonucuna göre belirleneceği anlaşılmaktadır.

İdarece, ihale dokümanında yer alan düzenlemelere uygun olarak 15.02.2012 tarihli aynı içerikli yazılarla, teklifi geçerli olan isteklilere demonstrasyonun yapılacağı tarih, saat ve yer bidirildiği, bunun üzerine;

Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Limited Şirketinin 29.02.2012 tarihli yazısı ile demo yapmayacağını idareye bildirdiği,

Akgün Bilgi Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin yaptığı demoya ilişkin olarak 29.02.2012 tarihli bir tutanak tutulduğu, demonstrasyon sonucunda anılan isteklinin teknik şartname koşullarının tamamını sağladığı tespit edilerek, tutanağın ihale komisyonu üyeleri, ihale yetkilisi ve demonstrasyon esnasında istekliyi temsilen bulunan 4 personel tarafından imza altına alındığı,

BMB Soft Bilg. Yaz. Sis. San. Tic. Ltd. Şti.’nin yaptığı demo sonucunda ise, teklif edilen programın teknik şartnamenin muhtelif maddelerini karşılamadığının tespit edildiği ve buna ilişkin olarak 23.02.2012 tarihli bir tutanak tutulduğu, tutanağın ihale komisyonu üyeleri, ihale yetkilisi ve demonstrasyon esnasında istekliyi temsilen bulunan personel tarafından imza altına alındığı görülmüştür.

İsteklilerin ihale dokümanının tamamını okuyup kabul etmeleri üzerine ihaleye teklif sundukları, ihale dokümanı uyarınca demo yapıldığı, yapılan bu işlemin tutanağa bağlandığı, tutanakta ihale komisyonu üyelerinin imzalarının bulunduğu göz önüne alındığında, idarece yapılan işlemler ile ihale dokümanında yer alan düzenlemeler arasında herhangi bir uyumsuzluk tespit edilmemiş olup, başvuru sahibinin iddia ettiği şekilde aynı idarenin 2010 yılı HBYS ihalesinde tekliflerinin geçerli kabul edilmiş olmasının, şikâyete konu ihalede de tekliflerinin geçerli kabul edilmesi gerektiğine karine oluşturmayacağı, her ihalenin birbirinden bağımsız ve kendi içinde bir bütün olduğu da dikkate alınarak ihale dokümanında düzenlenen usule uygun olarak gerçekleştirilen işlemlerde mevzuata aykırılık bulunmadığı ve öte yandan, muayene ve kabul aşamasında, istekli tarafından teslim edilen malın ihale dokümanına uygun olup olmadığını değerlendirme konusunda muayene ve kabul komisyonlarına yüklenen ve idari ve/veya cezai tedbirlerin uygulanmasını doğurabilecek sorumluluk ortadan kalkmayacağı göz önüne alındığında, idarece yapılan işlemde mevzuata aykırılık bulunmadığı ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan, 4734 sayılı kamu ihale kanununun “İhale Komisyonu” başlıklı 6 ncı maddesinde;

İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi ihalenin niteliği gereği, bilgisayar sistemi konusunda bilgi, uzmanlık ve deneyimi bulunan kişilerin ihale komisyonunda görevlendirilmesi gerektiğini, ihale komisyonunda, kanunen bulundurulması zorunlu olan 2 uzman üyenin ihale konusu iş hakkında yetkin olmadıklarını, dolayısıyla ihale komisyonunda işin uzmanı üye bulundurulması gerektiğine ilişkin şartın şikâyete konu ihalede sağlanmadığını iddia etmektedir. Bu çerçevede;

İdarenin 10.01.2012 tarihli ihale komisyonu üyelerinin belirlenmesine ilişkin düzenlediği tutanakta**,** ihale komisyonunda yer alan asil ve yedek üyelerin isim ve unvanlarıyla uzmanlık alanları belirtilmiştir. Komisyon başkanının “başhekim yardımcısı” uzman üyelerden birinin “müdür yardımcısı”, diğerinin “tıbbi sekreter” diğer iki üyenin ise mali üye ve idari üye olduğu görülmüş, ihale komisyonu yukarıda anılan mevzuata uygun olarak oluşturulduğu değerlendirilmiştir. İhale yetkilisi tarafından hastane müdür yardımcısı Mustafa KAYA ile tıbbi sekreter Hüseyin YAMAK’ın işin uzmanı üyeler olarak komisyonunda görevlendirildiği, idarenin şikâyete cevap yazısında; müdür yardımcısı Mustafa KAYA’nın bilgi işlem sorumlusu olduğu ve hastane bilgi sisteminin takibini yaptığına ilişkin beyanları ile görevlendirme yazısında unvanı tıbbi sekreter olarak gösterilen Hüseyin YAMAK’ın Yüzüncü Yıl Üniversitesi Ahlat Meslek Yüksekokulunda “Bilgisayar programcılığı” bölümünü tamamladığına ilişkin aslına uygunluğu idare tarafından onaylanmış ön lisans diploması birlikte değerlendirildiğinde, ihale komisyonunun oluşturulmasında 4734 sayılı Kanuna aykırılık bulunmadığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibinin birinci iddiasına yönelik yapılan inceleme ve değerlendirmede de belirtildiği üzere, idarenin ihale dokümanında yer verdiği düzenlemelere uygun olarak isteklilere demonstrasyon yapılarak, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teknik şartnamede aranılan özellikleri karşılandığının tespit edildiği, anılan istekliye yapılan demonun tutanak altına alındığı anlaşılmış olup, demonstrasyon üzerine sunulan sistemin teknik şartnameye uygun olup olmadığı noktasında yapılacak değerlendirmenin idarenin takdir ve sorumluluğunda bulunduğu, Kamu İhale Kurumunun itirazen şikâyet başvurusu üzerine yaptığı inceleme kapsamında demonstrasyonun esasına yönelik tespit yapmasının mümkün bulunmadığı,

Öte yandan kamu ihale mevzuatı gereği, sunulan hizmetin teknik şartnameye uygunluğunun; yalnızca tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında değil, muayene ve kabul aşamasında da denetleneceği ve istekli tarafından sunulan hizmetin ihale dokümanına uygun olup olmadığına ilişkin değerlendirmede, muayene ve kabul komisyonlarına yüklenen ve idari ve/veya cezai tedbirlerin uygulanmasını gerektirebilecek sorumluluğun ortadan kalkmayacağı da göz önüne alındığında, idarece teklifi geçerli kabul edilerek ihalenin Akgün Bilgi Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakılması işleminde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Teknik şartnamenin yukarıda anılan 5.3 üncü maddesinin ilk paragrafında yer alan düzenlemeden, sözleşmenin imzalanmasında sonraki bir aşamaya işaret edildiği, ihaleye konu işin sözleşmesinin sona ermesi üzerine yapılacak ihalede kullanılmak üzere yüklenicinin demo seti hazırlaması gerektiği açıkça anlaşılmaktadır. Şikâyete konu ihalede demonstrasyonun ne şekilde yapılacağına ilişkin açıklamalar “ Demo koşulları aşağıdaki gibidir ” denilerek, devamında düzenlenmiştir. Teklifleri geçerli kabul edilen isteklilere, içeriği aynı olan davet yazıları gönderilerek, demo yapılacağı bildirilmiş, 4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesi uyarınca eşit muamele ilkesi gözetilerek istekliler eşit koşullarda yarıştırılmıştır. Sonuç olarak, başvuru sahibinin, “teknik şartnamenin 5.3 üncü maddesine göre demo seti kullanılarak demonstrasyon yapılması gerektiği, kendileri dışında diğer isteklilerin bu koşula riayet etmediği” yönündeki iddiasının, demo seti ile yapılacak demonun sözleşme imzalandıktan sonra yükleniciye yapılacağı anlaşıldığından yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi