KİK Kararı: 2012/UH.II-1201

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/016
Gündem No : 52
Karar Tarihi : 05.03.2012
Karar No : 2012/UH.II-1201
BAŞVURU SAHİBİ:
Avcılar Dil Konuşturma Ve Eğitim Hiz.Tic.Ltd.Şti., Merkez Mah. Marmara Cad. Çağatay İş Merkezi No : 7 Kat : 4 İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Avcılar Belediyesi Kültür Ve Sosyal İşler Müdürlüğü, Nmerkez R.Paşa 63 34310 İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/184331 İhale Kayıt Numaralı "Tahtakale Ek Hizmet Binası, Firuzköy Kültür Evi Ve Denizköşkler Ek Hizmet Binalarımızda Çeşitli Branşlarda Kurs Hizmet Alımı İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

01.03.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[541].(0220)./2012-9Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Avcılar Belediye Başkanlığı Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğütarafından 22.12.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Tahtakale Ek Hizmet Binası, Firuzköy Kültür Evi ve Denizköşkler Ek Hizmet Binalarımızda Çeşitli Branşlarda Kurs Hizmet Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Avcılar Dil Konuşturma ve Eğitim Hiz. Tic. Ltd. Şti.’nin 16.01.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 19.01.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 31.01.2012tarih ve 4571sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 31.01.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem tesis edilmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;

1. Teknik şartnamenin 5.1.a maddesinde 17 adet iş kaleminden oluşan ve her birinin satın alınacak kurs saatleri farklı olan değişik branşlarda ders hizmeti alınacağının belirtildiği, ancak, birim fiyat teklif cetvelinde bu hususun göz ardı edildiği, cetvelde tek satıra yer verilerek “Çeşitli branşlarda kurs hizmeti alınması” ifadesinin yer aldığı, her bir kurs hizmetinin yükleniciye maliyetinin farklı olabileceği, bu durumun hak ediş raporuna da yansıyacağı, dolayısıyla, birim fiyat teklif cetvelinde satın alınacak olan her bir iş kaleminin ayrı ayrı belirtilmeyip hepsinin ortalamasının alınarak tek bir iş kalemi gibi fiyat verilmesinin istenilmesinin mevzuata aykırı olduğu, ayrıca teknik şartnamenin 6 ncı maddesinde binek oto çalıştırılması hususunun düzenlendiği, ancak, binek otonun kaç model olacağının belirtilmediği,

2. İhale dokümanına yaptıkları şikâyet başvurusunun idarece reddedildiği, bunun üzerine ihaleye teklif verdiği, teklif fiyatı aşırı düşük teklif olarak değerlendirilerek 26.12.2012 tarihinde bildirilen yazı ile yazının tebliğ tarihinden itibaren 2 iş günü içerisinde saat 16.30’a kadar aşırı düşük teklif açıklamasını sunmasının istenildiği, 2 iş günü içerisinde açıklama sunulmasının istenilmesinin mevzuata aykırı olduğu, taraflarınca Kamu İhale Genel Tebliğinde belirtilen süreye uygun olarak 3 iş günü içerisinde 28.12.2011 tarihinde açıklamanın sunulduğu, açıklamanın Yazı İşleri Müdürlüğü’nce 28.11.2012 tarih ve 461539 referans sayısı ile kayıt altına alındığı, ancak, kesinleşen ihale kararıyla teklifinin, süresi içerisinde aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığını öğrendiği, bu karar üzerine idareye yaptıkları şikâyet başvurusu üzerine idarece, açıklama isteme yazısında sehven 2 iş günü olarak yazıldığının, ancak açıklamanın taraflarına hiç ulaşmadığının, aşırı düşük teklif açıklama yazısının Yazı İşleri Müdürlüğü’ne kaydı yaptırıldıktan sonra zimmetle yazıyı geri aldıklarının tespit edildiğinin belirtildiği, idareye bugüne kadar onlarca dilekçe verdiği, dilekçelerin hepsinin Yazı İşleri Müdürlüğü’nce kayda alındıktan sonra Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü’nün ayrı binalarda olmasından dolayı zimmetle taraflarına geri verildiği, taraflarınca da Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü’ne elden verildiği, şimdiye kadar hiçbir dilekçe kaybolmamış olmakla birlikte aşırı düşük teklif açıklama yazısının idarece kaybedildiği,

İddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru sahibinin 29.11.2011 tarihinde ihale dokümanını satın aldığı, ihale dokümanına yönelik mevzuata aykırılık iddialarıyla 07.12.2011 tarihli dilekçeyle idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu, bu şikâyetin 15.12.2011 tarihli yazı ile idarece reddedildiği, şikâyete verilen cevabın 22.12.2011 tarihinde başvuru sahibine bildirildiği, 22.12.2011 tarihinde yapılan ihaleye başvuru sahibince teklif verildiği, kesinleşen ihale kararıyla teklifinin değerlendirme dışı bırakılması üzerine 16.01.2012 tarihinde idareye teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçesinin yerinde olmadığı iddiasıyla ikinci bir şikâyet başvurusunda bulunduğu, bu başvurunun 19.01.2012 tarihinde alınan karar ile idarece reddedildiği, 31.01.2012 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan dilekçe ile 07.12.2011 tarihli ve 16.01.2012 tarihli şikâyet dilekçelerinde yer alan iddialarla itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu görülmüştür.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Başvuru Süreleri” başlıklı 6 ncı maddesinde; ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikâyetlerin şikâyete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren 10 gün içerisinde ve başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabileceği, Kuruma itirazen şikâyet başvuru süresinin ise on gün olduğu hüküm altına alınmıştır.

Bu itibarla, şikâyete konu ihalede, ihale dokümanına yönelik iddialarla ilgili idareye süresinde şikâyet başvurusunda bulunulduğu, ancak bu başvuruya idarece verilen cevabın tebliğ tarihinden itibaren (22.12.2011) 10 gün içerisinde Kuruma itirazen şikâyet başvurusunda bulunulması gerekirken, başvuru sahibinin ihale dokümanına yönelik yukarıda yer alan iddialarıyla Kuruma 31.01.2012 tarihinde başvuruda bulunduğu, dolayısıyla belirtilen süreyi geçirdikten sonra başvuruda bulunduğu görüldüğünden, başvurunun süre yönüyle reddi gerekmektedir.

1. Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

22.12.2011 tarihinde yapılan ihaleye 5 isteklinin katıldığı, bu isteklilerden Bil-Dil Özel Öğt. Hiz. Bil. Paz. Tic. Ltd. Şti.-Prestij Temz. Teks. İnş. Taş. Org. Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişiminin teklifinin, teklif dosyasında sundukları iş bitirme belgesinin benzer işe uygun olmadığı, Dunaysır Temz. Turz. İnş. Nak. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin, teklif dosyasında sundukları iş deneyim belgesinin işin tanımına uygun olmadığı, geçici teminat belgesinin tutarının yetersiz olduğu ve bilanço belgelerinin eksik olduğu gerekçesiyle, M.A.C. Temizlik İnsan Kayn. İnş. Turz. Danış. Eğit. Sağ. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin, teklif dosyasında 3 adet iş bitirme belgesinin bulunduğu, ancak bu belgelerden hangisinin değerlendirmeye alınacağına dair bir beyanlarının bulunmadığı, ayrıca iş deneyim belgelerinin benzer işe uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, teklifi geçerli olarak değerlendirilen isteklilerden Avcılar Dil Konuşturma Eğt. Hizm. Ltd. Şti.’nin teklifi aşırı düşük bulunarak, 26.12.2011 tarihli yazı ile aşırı düşük teklif açıklamasını sunmasının istenildiği, ancak süresi içerisinde cevap vermediği gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, ihalenin tek geçerli teklif sahibi olan Tuna İnş. Gıd. Turz. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

İdarece 26.12.2011 tarihli yazı ile teklifi aşırı düşük olarak değerlendirilen başvuru sahibinden teklifini oluşturan ve idari şartnamenin ekinde yer alan iş kalemlerine ait maliyet bileşenlerinin yazının tebliği tarihinden itibaren 2 iş günü içerisinde açıklaması istenilmiş, yazının 26.12.2011 tarihinde başvuru sahibine elden bildirildiği belirlenmiştir. 04.01.2012 tarihinde onaylanan ihale komisyon kararıyla ise başvuru sahibinin süresi içerisinde aşırı düşük teklif açıklamasını sunmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi üzerine başvuru sahibinin 16.01.2012 tarihli dilekçe ile Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4 üncü maddesinde açıklama için isteklilere üç iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerektiğine dair hükmün yer aldığı, dolayısıyla, cevap süresinin 2 iş günü değil 3 iş günü olduğu, taraflarınca da aşırı düşük teklif açıklamasının yasal süresi içerisinde 28.12.2011 tarihinde 66394 kayıt no ve 461539 referans numaralı evrak kayıt kabulü ile verildiğini belirterek idareye şikâyet başvurusunda bulunduğu belirlenmiştir.

İdare, şikâyet başvurusuna verdiği cevapta, başvuru sahibinin Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü’ne bir dilekçe kaydı yaptığını, ancak tekrar zimmetle geri aldığının tespit edildiğini, iddia edildiği gibi ihale işlemlerini yapan müdürlüğe intikal eden bir evrakın söz konusu olmadığını, aşırı düşük teklif açıklama isteme yazısında 3 iş günü yerine sehven 2 iş günü verildiğini, ancak, bu hususa ilişkin şikâyet söz konusu olması ve idarece değerlendirmeye alınmaması durumunda başvuru sahibinin haklı sayılabileceği, aşırı düşük fiyat sorgulaması sürecinde herhangi bir şikâyet bulunmaması ve şikâyete konu olan aşırı düşük fiyat teklifine açıklık getirilmemesi nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığını belirterek şikâyet başvurusunu reddetmiştir.

İdarece başvuru sahibinin şikâyet başvurusunun reddedilmesi üzerine Kuruma yapılan itirazen şikâyet dilekçesinde, idareye bugüne kadar onlarca dilekçe verdiği, dilekçelerin hepsinin Yazı İşleri Müdürlüğü’nce kayda alındıktan sonra Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü’nün ayrı binalarda olmasından dolayı zimmetle taraflarına geri verildiği, taraflarınca da Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü’ne elden verildiği, şimdiye kadar hiçbir dilekçe kaybolmamış olmakla birlikte aşırı düşük teklif açıklama yazısının idarece kaybedildiği iddialarına yer verilmiştir.

Kurum kayıtlarına alınan ihale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde, başvuru sahibince idareye yapılan şikâyet başvurularının ekinde sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının bulunduğu, şikâyet başvurularının ekinde sunulanlar haricinde aşırı düşük teklif açıklamasının ihale işlem dosyasında bulunmadığı, şikâyet başvurularının ekinde yer alan söz konusu açıklamanın Yazı İşleri Müdürlüğü’nce 28.11.2011 tarih ve 66394 kayıt, 461539 referans numarası ile kayıt altına alındığının anlaşıldığı, zimmet defterinde ise 461539 sayılı evrakın Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğüne sevk edildiğinin belirtildiği ve belgeyi alan kişinin imzasına yer verildiği, söz konusu imzanın başvuru sahibi firmanın şirket müdürü tarafından yetki verilmiş Fikri Murat Demir’in imzası ile benzerlikler taşıdığı görülmekle birlikte, idarece iddia edildiği ve başvuru sahibince de itirazen şikâyet dilekçesinde zımni olarak teyit edildiği üzere Yazı İşleri Genel Müdürlüğü’ne kayıt yaptırıldıktan sonra geri alınan aşırı düşük teklif açıklamasının Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü’ne verildiğine ya da verilmediğine dair bilgilere ulaşılamamıştır.

Avcılar Belediyesi Yazı İşleri Genel Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğinin 7 inci maddesinde;“Avcılar Belediye Başkanlığının amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunan mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda; Avcılar Belediyesi Meclisinin düzenli çalışabilmesi için gerekli desteğin verilmesinden ve Meclis işlemlerinin yürütülmesinden, kararların yazım ve onaylarının takibinden, Belediye Meclis üyelerinin özlük işlerinin yürütülmesinden, Gelen ve Giden evrakların kontrollü bir şekilde teslim alınması ve ilgili birimlere gönderilmesinden, kuruma gelen ve kurumdan gidecek olan her türlü evrakın gerekli işlemlerini yapmak ve birimlerle koordineli çalışmaktan, Belediye Encümeninin hızlı ve isabetli kararlar alabilmesi için gerekli desteği vermek ve Encümene sunulacak dosyaların gerektiği gibi oluşturulmasının kontrolünden, Encümen kararlarının ilgili mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde alınmasını takip etmekten, Belediyeye müracaat eden kişilerin evlilik akitlerinin gerçekleştirilmesinin sağlanmasından, kuruma gelen ve kurumdan gidecek olan evrakın her türlü işlemlerini yapmak ve ilgili Müdürlüklerle koordineli çalışmaktan sorumludur.

Belediye Başkanının veya görevlendireceği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında ilgili yürürlükteki mevzuatta belirtilen görevlerin ifa ve icra edilmesi bağlamında:

1-Genel Evrak Şefliği

a)Kurum içi ve Kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

b)Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle kontrollü teslim alınmasını sağlamak,

c)Genel evrakın kaydedilmesini ve konularına göre evrak ve belgelerin tasnif edilmesi ve ilgililere ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

d)Belediyenin tüm birimlerinden kurum dışına gönderilecek evrakın ilgili yerlere belirli bir düzen içersinde gönderilmesini sağlamak,

e)Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerine havalesi yapılarak, vatandaşın işiyle ilişkili Müdürlüğe yönlendirilerek ilgili Müdürlüğe gönderilmesini sağlamak,

f)Belediyeye gelen ve Belediyeden giden tüm evrakın giriş ve çıkışlarını kayıt altına almak,

g)Yürürlüğe giren ilgili kanun, yönetmelik, tüzük ve genelgelerin takibini yaparak, yayınlanan belgelerin ilgili birimlere dağıtmak,

h)Vatandaşları istek, öneri ve şikayetlerine ilişkin dilekçelerini kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak,

i)Müdürlüklerden Belediye dışına giden tüm yazı ve tebligat evraklarını zimmet ile teslim almak, bilgisayar kaydını yaparak kuryelere zimmet ile teslim etmek,

j)Asker Aile Yardımı ile ilgili, müracaatı, evrakların takibi, yazışmaları, dosyanın Encümene sunulmasını sağlamak,

k)Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.” hükmü bulunmaktadır.

Anılan Yönetmelik hükmü uyarınca, belediyeye gelen bir evrakı kontrollü bir şekilde teslim alarak, kayıt altına aldıktan sonra ilgili birimlere ulaştırma görevinin Yazı İşleri Müdürlüğü’ne ait olduğu, kaldı ki böyle bir düzenleme olmasaydı dahi somut olayda sorumluluğun adı geçen müdürlüğe ait olduğu açıktır. Dolayısıyla, başvuru sahibince sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının Yazı İşleri Müdürlüğünce kayda alındıktan sonra Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğüne iletilmek üzere başvuru sahibi firmanın yetkilisine zimmet karşılığı geri verilmesinde mevzuata uyarlık bulunmadığı, ihaleyi yapan birim olan Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğüne iletilmesi gereken söz konusu aşırı düşük teklif açıklamasının Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğüne ulaşmamasındaki sorumluluğun Yazı İşleri Müdürlüğüne ait olduğu, bu durumdaki hukuki sorumluluğun başvuru sahibine yüklenemeyeceği sonucuna varılmıştır. Bu itibarla, idarece, Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesindeki düzenlemelere uygun bir şekilde aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Bununla birlikte, M.A.C. Temizlik İnsan Kayn. İnş. Turz. Danış. Eğit. Sağ. San. Tic. Ltd. Şti.’nin itirazen şikâyet başvurusu üzerine alınan 05.03.2012 tarih ve 2012/UH.II-1201 sayılı Kurul Kararında, Avcılar Dil Konuşturma Eğt. Hizm. Ltd. Şti. tarafından teklif dosyasında sunulan iş deneyim belgesindeki bilgi eksikliğinin idarece tamamlatılarak ihale işlemlerine devam edilmesine karar verildiğinden, idarece bilgi eksikliği hususunun tamamlatıldıktan sonra aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerekmektedir.

Diğer yandan, Yazı İşleri Müdürlüğünce kayda alınan aşırı düşük teklif açıklamasının, kayda alındıktan sonra Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü’ne verilmek üzere zimmet karşılığı başvuru sahibine geri verilmesi hususunun incelenmek ve /veya soruşturulmak üzere İstanbul Valiliği’ne bildirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibinin iş deneyim belgesindeki bilgi eksikliği tamamlatıldıktan sonra aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

1. Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2. Yazı İşleri Müdürlüğünce kayda alınan resmi evrakın zimmet karşılığı başvuru sahibine geri verilmesi hususunun incelenmek ve/veya soruşturulmak üzere İstanbul Valiliği’ne bildirilmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi