KİK Kararı: 2012/UH.I-541

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/007
Gündem No : 58
Karar Tarihi : 23.01.2012
Karar No : 2012/UH.I-541
BAŞVURU SAHİBİ:
Akgün Bilgisayar Program Ve Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti. , Akgün Plaza Bağlıca Mah. Hilal Cad. No : 31 ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Sağlık Bakanlığı Hamdi Eriş Kazan Devlet Hastanesi, Atatürk Mah. Fevzi Çakmak Cad. 10 06980 ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/153688 İhale Kayıt Numaralı "2012-2013-2014 Yılları İhtiyacı İçin 1 Kişi İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

18.01.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.06.00.00-101.04-.H.[4627].(0262)./2011-97Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Hamdi Eriş Kazan Devlet HastanesiBaşhekimliği tarafından 15.11.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “2012-2013-2014 Yılları İhtiyacı İçin 1 Kişi İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi” ihalesine ilişkin olarak Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti.’nin 13.12.2011tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 15.12.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 29.12.2011tarih ve 55227sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.12.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;

1. İhale üzerinde bırakılan firma tarafından teklif edilen bedelin aşırı düşük olduğu, söz konusu teklif bedeli ile ihale dokümanında teklif fiyata dahil olacağı öngörülen giderlerin tamamının mevzuata uygun olarak açıklanmasının mümkün olmadığı,

2. İdare tarafından demonstrasyon işlemlerinin usulüne uygun olarak gerçekleştirilmediği, ihale komisyonunda demonstrasyon işlemleri vasıtasıyla teknik şartnameye uygunluk teyidini yapmaya ehil üye bulunmadığı, ihale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklilerce teklif edilen sistemlerin tüm şartname maddelerini karşılamadığı,

İddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin birinci iddiasına ilişkin olarak:

İhale dokümanı üzerinde yapılan incelemede; ihale konusu işin 36 ay boyunca 1 yazılım destek elemanı ile gördürülecek hastane bilgi yönetim sistemi hizmeti olduğu, istihdam edilecek personele asgari ücretin % 35 fazlası üzerinden mesai ücreti, ayda 44 bilet üzerinden ayni yol ücreti ödeneceği, ihale konusu işe ait kısa vadeli sigorta kolları prim oranının % 1 olarak belirlendiği, teknik şartnamenin 1.8 inci maddesinde konusu ve süresi belirlenmiş olan sistem kullanıcısı hastane personeli eğitim giderlerinin yüklenici tarafından karşılanacağı ve aynı şartnamenin 1.9 uncu maddesi uyarıncasistem güvenliği için Anti-Virüs yazılımı, Firewall, IDS (saldırı tespiti),VPN bağlantı imkanı sunan donanım ve yazılım bileşenlerinin işletilmesi ve güncellenmesininteklif fiyata dahil olduğu tespit edilmiştir.

İdari şartnamenin ekinde isteklilere sunulan birim fiyat teklif cetveli aşağıdaki gibidir:

Sıra No

İş Kaleminin Adı ve Kısa Açıklaması

Miktarı

Teklif Edilen Birim Fiyat

Tutarı

Birimi

İşçi sayısı

Ay/gün/saat

1

Brüt asgari ücretin %35 fazlası

Ay/İşçi

1,00

36

I. ARA TOPLAM

Sıra No

İş Kaleminin Adı ve Kısa Açıklaması

Birimi

Miktarı

Teklif EdilenBirim Fiyat

Tutarı

1

HBYS Kiralama Bedeli

Ay

36

II. ARA TOPLAM

İhale komisyonu tarafından 16.11.2011 tarihinde 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük olarak tespit edilen BMB Soft Bil. Yaz. İlt. Sis. San. Tic. Ltd. Şti., Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti. ve Bilfo Bil. Sis. Ltd. Şti.’den önemli teklif bileşenleri belirtilerek bu bileşenlere ilişkin açıklama istenmiştir.

İhale üzerinde bırakılan istekli olan BMB Soft Bil. Yaz. İlt. Sis. San. Tic. Ltd. Şti., aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında; teklif bileşenlerinden yazılım destek elemanı işçilik maliyetini açıklamak üzere Kurumun web adresinde yer alan işçilik hesaplama modülü çıktısını sunmuş, işçilik iş kalemi ile HBYS kiralama bedeli iş kalemine öngördüğü toplam birim fiyatı tevsik etmek üzere daha önce 4734 sayılı Kanun kapsamında kamu kurum/kuruluşlarına gerçekleştirdiği HBYS hizmetine ilişkin satış faturalarını ibraz etmiştir.

Anılan istekli, HBYS kiralama bedelinin Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesinde sayılan belgeler ile tevsik edilmesinin mümkün olmadığını, söz konusu hizmetin girdileri itibariyle maliyet muhasebesi kayıtlarında izlenemeyecek mahiyette olup, sistem maliyetinin; hedeflenen hastane sayısı, sözleşme süresi vb. birtakım parametrelere göre farklılık arz edeceğini ileri sürmüş, Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4.2.12 inci maddesinde; “İsteklinin açıklamalarını kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara dayandırması durumunda… son geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” sunmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura suretleri ile de belgelendirme yapılabilecektir.” şeklinde yer alan açıklamaya dayanarak, fatura suretleri ile açıklama imkanına başvurmuştur. İhale tarihinden önceki son geçici vergi beyanname dönemine ait olduğu görülen bahse konu fatura suretlerinde yer alan HBYS hizmeti (1 personel çalıştırılması dahil) birim satış fiyatları ortalamasının 3.738,00 TL olduğu, bu ortalama tutarın ihtilaf konusu ihalede ‘İşçilik iş kalemi’ ile ‘HBYS kiralama iş kalemine’ teklif edilen birim fiyatların toplamı olan 3.864,17 TL’nin altında olduğu tespit edilmiştir.

Bunun haricinde, isteklinin, ihale dokümanında öngörülen; sistem kullanıcısı eğitim gideri ile Anti-Virüs yazılımı, Firewall, IDS (saldırı tespiti),VPN bağlantı imkanı sunan donanım ve yazılım bileşenlerinin işletilmesi ve güncellenmesi giderleri için münhasıran açıklama yapmadığı, bahsi geçen giderleri “HBYS Kiralama Bedeli” iş kalemine teklif ettiği birim fiyat içinde değerlendirdiği, diğer taraftan idarenin söz konusu maliyet bileşenleri hakkında açıklama talep etmediği anlaşılmaktadır.

Maliyet muhasebesi uygulamaları ve maliyet yönetimi açısından; hastane bilgi yönetim sistemi kurulması, işletilmesi, yazılım geliştirme ve güncellenmesi hizmetleri, hedef maliyetleme esasına göre izlenmeye elverişli olup, mamul mallara ilişkin geleneksel maliyet muhasebesi yöntemleri ile takip edilmesi ve raporlanması halinde ticarete konu hizmetin gerçek maliyet yapısı hakkında doğru ve yeterli bilgi sağlanmaması sakıncasını beraberinde getirecektir. Zira, ticarete konu hizmet birimlerinin satış fiyatı, maliyet verilerine göre belirlenmemekte, önceden belirlenmiş satış fiyatı ve hedef kar oranına göre birim maliyetler sonradan hesaplanabilir hale gelmektedir. Bahse konu hizmetin maliyet yönetiminde, tasarlanan sisteme ilişkin olarak tüm yaşam dönemi boyunca ortaya çıkacak maliyetler dikkate alınırken, bu maliyetler yine yaşam dönemi içerisinde alınan siparişlere (birimlere) faaliyet tabanlı olarak dağıtılmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4.2.3 üncümaddesinde aşırı düşük teklif açıklamalarına dayanak teşkil edecek bilgi ve belgeler sayılmış, bu belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda ise isteklilerin gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler vasıtasıyla açıklama yapabileceği hususları düzenlenmiştir.

Aynı Tebliğin, 79.4.2.12 nci maddesinde; isteklinin açıklamalarını kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara dayandırması ve son geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” sunmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura suretleri ile de belgelendirme yapılabileceği açıklanmıştır.

Bu çerçevede, doğası gereği hedef maliyetleme sistemi ile izlenmeye daha elverişli olduğu anlaşılan HBYS kiralama hizmetlerine teklif edilen birim fiyatların açıklanmasında, şekli ve içeriği itibariyle gerçekleşen (fiili) maliyetlerin rapor edilmesi esasına dayalı olan maliyet tutarı tespit tutanaklarından gerekli ve yeterli bilginin sağlanmayacağı, bununla birlikte ihale konusu HBYS hizmetleri alımı işinin karakteristik edimi itibariyle; fikri mülkiyete konu, önceden üretilmiş ve hazır halde bulunan bir eserin kiralanması işi olması nedeniyle, bahsi geçen hizmet için öngörülen birim fiyatların son geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere gerekleştirilen hizmet satışlarına ilişkin fatura örnekleri ile açıklanmasında mevzuata aykırılık olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Bu itibarla, başvuru sahibinin birinci iddiası yerinde bulunmamıştır.

2. Başvuru sahibinin ikinci iddiasına ilişkin olarak:

İhaleye ait idari şartnamenin “Diğer Hususlar” başlıklı 47 nci maddesinde; “İhale sürecinde firmalar teklif ettikleri HBYS’nin tam versiyonunu ihale komisyonuna sunacaklardır. Firmalar bu demonstrasyonu 3 gün içerisinde idarenin belirleyeceği gün, yer ve saatte ihale komisyonuna sunacaktır. Demonstrasyona idarenin gerek gördüğü kadar personel katılabilir, ancak karara katılamazlar. Yapılacak olan Demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış Demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilecektir. ” şeklinde yapılan düzenleme ile teklif edilen sistemlerin teknik şartnameye uygunluk teyidinin demonstrasyon yoluyla yapılacağı anlaşılmaktadır.

İdare tarafından, isteklilerden BMB Soft Bil. Yaz. İlt. Sis. San. Tic. Ltd. Şti. ile Barla Bil. Müh. Müş. İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’den, teklif ettikleri HBYS’lerin tam versiyon demonstrasyonu için sırasıyla 21.11.2011 ve 22.11.2011 tarihlerinde hastane toplantı salonunda hazır bulunmaları hususu anılan isteklilere yazı ile bildirilmiştir.

21.11.2011 ve 22.11.2011 tarihlerinde, ihale komisyonunun uzman üyeleri de dahil olmak üzere tüm üyelerinin katılımı ile firma yetkilileri huzurunda gerçekleştirilen demonstrasyon işlemleri sonucunda, anılan isteklilerce teklif edilen sistemlerin teknik şartname düzenlemelerine uygun olduğu tespit edilmiş ve bu husus tüm hazirun onayı ve imzasıyla tutanak altına alınmıştır.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında yapılan ihalelerde, ihale iş ve işlemleri ihale komisyonu üyelerince yürütülecek, bunun haricinde ikinci bir değerlendirme merci ve komisyonu kurulamayacaktır. Anılan Kanunun 6 ncı maddesinde, ihale yetkilisince oluşturulacak olan ihale komisyonunda iki uzman üyenin görevlendirilmesi şartı getirilmiş ancak ihale konusu işe ilişkin uzmanlığın tanımına ya da kıstaslarına yer verilemiştir. Dolayısıyla ihale konusu işteki uzmanlığın takdiri ihale yetkilisine bırakılmıştır. Söz konusu iddiaya karşı idarenin cevabı yazısında;ihale komisyonunda yer alan iki uzman üyenin gerek teknik şartnameyi hazırlayan üyeler olmaları gerekse de idareleri bünyesinde daha önceki yıllarda benzer komisyonlarda görev almış kişiler olmaları nedeniyle demonstrasyon işlemlerini gerçekleştirmeye ehil oldukları, kaldı ki bu üyelerin şikâyetçi firmanın uhdesinde kalan 2010-2011 yılları HBYS hizmet alımı ihalesinde de görev yapmış kişiler oldukları, diğer 3 üyenin de yıllardır aktif HBYS kullanıcısı oldukları hususları ifade edilmiştir. İhale yetkilisince ihale komisyonuna uzman üye seçimindeki takdir yetkisinin nesnel ölçütlere ve hizmet gereklerine uygun olarak kullanıldığı sonucuna ulaşılmıştır.

Bununla birlikte, ihale dokümanında teknik şartnameye uygunluk teyidi için yalnızca demonstrasyon işlemleri öngörülmüş olup, bunun haricinde katalog vb. gibi diğer teyit vasıtalarının yeterlik belgeleri kapsamında sunulması istenmemiştir. Ayrıca, demonstrasyon işlemlerinin tarafsız bir bilirkişi/bilirkişi heyeti huzurunda yeniden yaptırılarak denetlenmesine ilişkin olarak isteklilerin ihale dokümanına itirazları bulunmadığından, bu hususa ilişkin olarak idarenin takdirinin isteklilerce önceden kabul edildiği anlaşılmaktadır. Bundan başka, ihtilaf konusu ihalede teknik şartnameye uygunluk değerlendirmesinin tek aracı olan demonstrasyon işlemlerinin yeniden gerçekleştirilmesi fiili imkansızlık arz etmektedir. Diğer taraftan, istekli tarafından kurulan sistemin sözleşmenin imzalanmasını müteakip ihale dokümanına uygun olup olmadığı hususunun denetim ve muayene ve kabul komisyonlarınca inceleneceği de açıktır.

Bu itibarla, başvuru sahibinin ikinci iddiası yerinde bulunmamıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

Bilfo Bil. Sis. Ltd. Şti. tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının belgelere dayalı olmadığı tespit edilmiştir. Diğer taraftan, toplam teklif bedeli itibariyle anılan istekliden açıklama istenmesine de gerek bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi