KİK Kararı: 2012/UH.I-5085

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/080
Gündem No : 7
Karar Tarihi : 31.12.2012
Karar No : 2012/UH.I-5085
BAŞVURU SAHİBİ:
Kahvecioğlu Gıda Enerji San. ve Tic. Ltd. Şti., KARAPINAR MAH. ORGANİZE SAN. BÖLGESİ 1169 SOK. NO: 14/1 ORDU

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Sakarya Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Esentepe Kampüsü 054187 SAKARYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/127323 İhale Kayıt Numaralı "3 Yıllık (2013-2014-2015) Servise Hazır Yemek Hizmeti Satın Alınması İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Sakarya Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığıtarafından 16.10.2012 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “3 Yıllık (2013-2014-2015) Servise Hazır Yemek Hizmeti Satın Alınması İşi” ihalesine ilişkin olarak Kahvecioğlu Gıda Enerji San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 27.11.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 27.11.2012 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 06.12.2012 tarih ve 40232 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.12.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/4556 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, sundukları aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunmayarak tekliflerinin reddedildiği, oysa araç kiralama işine ilişkin olarak firmalarının sunduğu fiyat teklifinin proforma fatura olarak sunulmadığından firmalarından EK.O-6 tutanağının faks yolu ile makul süre verilmeden istenildiği, ilgili tutanağın aslının kargo ile gönderilmesi nedeniyle kuruma istenilen süreden geç ulaştığı, ayrıca fiyat teklifi ile açıklama yapılmasının mevzuata aykırı olmadığı, sunulan proforma faturalarda bu belgeyi onaylayan yeminli mali müşavirin iletişim bilgisi olmaması nedeniyle belgelerinin geçersiz sayıldığı, ancak bunun bir bilgi eksikliği olarak değerlendirilebileceği veya internet üzerinden ilgili meslek mensubunun iletişim bilgilerine ulaşılabileceği, firmalarının sunduğu aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde “ İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Başvuruların ve Tekliflerin Alınması, Açılması ve Belgelerdeki Bilgi Eksikliklerinin Tamamlatılması” başlıklı 56’ncı maddesinde “… (3) Başvuru veya teklif zarfları, alınış sırasına göre incelenir. Açık ihale usulüyle yapılan ihaleler ile belli istekliler arasında ihale usulüyle yapılan ihalelerde teklif zarfları açılmadan önce, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde ise son yazılı fiyat tekliflerinin verildiği oturumda yaklaşık maliyet açıklanır. Zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu, Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz.

(4) Başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler idarelerce tamamlatılamaz.

(5) Başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların başvuru veya teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

(6) İdarelerce bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak verilen süre içinde aday veya isteklilerce sunulan belgelerin, son başvuru veya ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, aday veya isteklinin son başvuru veya ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını göstermesi gereklidir.

(7) Birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunduğu tespit edilen isteklilere ait teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.4.2.1. İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.

…

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.4.2.5. İsteklilerce yapılan açıklamalarda; teklifin bir bölümünü oluşturan iş kalemlerine/gruplarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde, fiyat teklifinde belirtilen veya fiyat teklifine göre hesaplanan birim fiyat;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan toplam birim maliyet tutarının,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında (Ek-O.6) yer alan ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki toplam birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından fiyat teklifinin üzerine; “Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

…

79.4.2.15. Maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının; 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanununa göre çalışan meslek mensuplarından, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olanlar tarafından düzenlenmesi, bütün belge ve tutanakların her sayfasının taraflar tarafından imzalanarak kaşelenmesi gerekmektedir.

(79.4.2.4.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ve proforma fatura veren tedarikçi veya imalatçı tarafından, (79.4.2.5.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ile istekliye fiyat teklifini veren kişi tarafından imzalanarak kaşelenecek ancak bu tutanaklar proforma fatura veya fiyat teklifi ekinde idareye verilmeyecek ve düzenleyen meslek mensubu tarafından muhafaza edilecektir.

(79.4.2.12.) maddesine göre düzenlenen tutanaklar ise meslek mensubu ile ihaleye katılan istekli tarafından imzalanarak kaşelenecek ve açıklama ekinde idareye sunulacaktır.

Meslek mensubu, proforma fatura veya fiyat teklifi üzerindeki beyanı ile O-5, O-6, O-7 nolu tutanaklardaki beyanların doğruluğundan sorumludur.

Gerekli görülmesi durumunda ihaleyi yapan idare, proforma fatura ve fiyat tekliflerine ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarını, incelemek üzere muhafaza eden meslek mensubundan isteyebilir.

İhale komisyonunun, gerek meslek mensubundan istenen tutanaklar gerekse istekliler tarafından açıklama kapsamında ihale komisyonuna sunulan tutanaklar üzerinde yaptığı inceleme sonucunda sunulan proforma fatura / fiyat teklifi ile bu belgeler arasında uyumsuzluk olduğunu tespit etmesi durumunda teklif reddedilerek uyumsuzluğun niteliğine göre söz konusu belgeler mükellef ve/veya isteklinin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilir ve gerekli olması halinde Cumhuriyet Savcılığına bildirim yapılır.

İhale komisyonunca yapılan inceleme sonucunda, yukarıda belirtildiği şekilde bir uyumsuzluk olduğu tespit edilmemekle birlikte, belgelerde yer alan bilgilerin ticari hayatın olağan durumu ve ekonomik verilerle ilgili genel bilgilerle uyumlu olmadığının değerlendirilmesi durumunda isteklinin teklifi reddedilmeyecek ancak proforma fatura ve fiyat teklifleri ile maliyet/satış tutarı tespit tutanakları mükellef ve/veya isteklinin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilecektir.

…

79.5. Aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda; (79.4.2.) maddesine uygun açıklamada bulunmayan, açıklamaları teknik şartnameye aykırı hususlar içeren veya teklif tutarı, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti ve % 3 oranındaki sözleşme giderleri ile genel giderleri, personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde ise asgari işçilik maliyeti ve ilgili mevzuatı uyarınca hesaplanacak sözleşme giderlerini karşılamayan isteklilerin teklifleri gerekçeleri belirtilmek suretiyle reddedilecektir.” açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “ 25.3. Teklif fiyata dâhil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesine,

Aynı Şartname’nin Diğer Hususlar başlıklı 47’nci maddesinde “1-Kullanım alanlarına ilişkin elektrik, su ve yakıt giderleri ve bu alanların her türlü tefrişini de idarenin belirleyeceği şekilde yapmak istekliye aittir.

4- Her personel ve öğrenci için öğlenleri dört çeşit yemek verilir, yemek saatleri idare tarafından yükleniciye verilir. İdarenin isteği doğrultusunda ihale fiyatından akşam yemeği ve kahvaltı verilir. Bu durumda ayrıca yükleniciye bildirilir.

5-Firma, idarenin yapacağı denetimler için ve idare tarafından yemekhane hizmetlerinde kullanılmak üzere 1 (bir) yaşından daha düşük olmamak üzere 2 adet dizel (1500cc) binek tipi servis aracı bulundurmak zorundadır. Bu aracın yakıt giderleri kurum tarafından karşılanacaktır.” düzenlemesine yer verilmiştir.

Teknik Şartname’de yemek menüsü ve yemek bileşenlerinin gramajlarına yer verildiği anlaşılmıştır.

15.11.2012 tarihli ihale komisyon kararı incelendiğinde, ihaleye 6 isteklinin teklif sunduğu, kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif veren 3 istekliden Sofra Yemek Üret. ve Hizm. A.Ş.nin birim fiyat teklif mektubunun mevzuata uygun olarak sunulmaması nedeniyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, Kahvecioğlu Gıda En. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Alakart Gıda Yem. Üret. İnş. Turz. San. ve Tic. Ltd. Şti. & Çardak Yemek Hizm. Gıda Paz. ve Turz. Ltd. Şti. İş Ortaklığı’ndan 18.10.2012 tarihli aşırı düşük teklif açıklama talep yazısı ile 05.11.2012 tarihine kadar açıklama istenildiği, yazı ekinde bir aylık yemek menüsüne yer verildiği, idarenin 31.10.2012 tarihli ikinci aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında açıklama istenen teklifte önemli bileşenlere de yer verilmek suretiyle yeniden açıklama talep edildiği ve 08.11.2012 tarihine kadar açıklamanın sunulmasının istenildiği, iki isteklinin de yaptığı aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun bulunmadığı ve tekliflerinin reddedildiği anlaşılmıştır.

Kâr hariç yaklaşık maliyetin bir öğün yemek için 4,8019 TL olarak belirlendiği, bu tutara %10 yüklenici kârı eklenerek birim yaklaşık maliyetin 5,2821 TL olarak öngörüldüğü, 3 yıllık toplam 5.400.000 öğün yemek hizmeti yaklaşık maliyetinin 28.523.340,00 TL olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Kahvecioğlu Gıda En. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu aşırı düşük teklif açıklama dosyası incelendiğinde,

Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında ise;

125 adet personel maliyeti (yol, yemek ve

giyim dahil işçilik maliyeti ve portör

muayenesi gideri dâhil) = 6.518.034,2 TL

Demirbaş amortisman gideri = 313.643,97 TL

Elektrik, doğalgaz, su gideri = 825.776,50 TL

Yemek maliyeti =14.570.005,60 TL

Nakliye gideri (yemek taşıma) = 364.736,05 TL

Diğer giderler (temizlik ve sarf malzeme

gideri, analiz gideri, ilaçlama gideri,

işyeri sigorta gideri, ekipman bakım gideri,

2 adet binek servis aracı gideri) = 45.783,73 TL

Sözleşme ve genel giderler = 558.276,30 TL

Kâr %3 = 710.887,69 TL

Tahmin edilmeyen gider kalemlerine

dair maliyet = 1.026.855,95 TL

TOPLAM =25.434.000,00 TL

olmak üzere teklif detayına yer verilmiştir.

Açıklanması istenilen iş kalemlerine ilişkin olarak;

Personel giderine ilişkin açıklamalar incelendiğinde Teknik Şartname’nin ilgili maddesinde eğitim öğretime devam edilen 6 aylık dönemde en az 120 personel ve diğer 6 aylık dönemde en az 60 personel ile işin yürütüleceğine dair düzenleme gereğince işçilik giderine ilişkin yapılan hesaplamalarda yılın ilk 6 ayı için 125 personel diğer 6 ayı içinse 63 personel esas alınarak işçilik maliyetinin KİK işçilik hesaplama modülü kullanılarak hesaplandığı ve bu hesaba her 6 ayda bir asgari ücrete yapılması muhtemel %3 oranında zam oranı eklenerek toplam işçilik maliyetinin bulunduğu, yapılan hesaplamanın mevzuata uygun olduğu, Teknik Şartname’de portör muayene ve tetkiklerinin SAÜ Mediko Sosyal Merkezi Müdürlüğünde veya yönetimin yazılı izni ile diğer kurum ve kuruluşlarda yaptırılacağına dair düzenleme gereğince portör giderine ilişkin olarak Sakarya Üniversitesi Mediko Sosyal Merkezi Müdürlüğünden ve periyodik sağlık kontrolleri için Türkiye Tabipler Birliği internet sitesinde 2012 yılı işyeri hekimliği asgari sözleşme ücretleri tablosundan 125-149 personel için uygun görülen 2.428,00 TL aylık gider tutarının baz alındığı görülmüştür. Personel giyim gideri olarak 1 yıl için 2 yazlık 2 kışlık olmak üzere toplamda 4 takım kıyafet öngörüldüğü ve 1 takım için sunulan proforma faturanın mevzuata uygun olduğu görülmüştür. 125 adet personel ulaşım gideri için aylık KDV hariç 100,00 TL’lik maliyet öngörüldüğü ve buna ilişkin sunulan fiyat teklifinin mevzuata uygun olduğu anlaşılmıştır.

Yemek malzemesi çiğ gıda maliyet açıklaması incelendiğinde, Teknik Şartname’de bir öğünde ana yemek seçmeli olmak üzere 4 çeşit yemek verileceği ve menülerin idarenin Menü Planlama Komisyonu tarafından hazırlanarak her ay yükleniciye bildirileceği, 4 grup yemek türünün belirlendiği, bu gruplar içerisinde yer alan yemeklerin haftada kaçar kez verileceğinin düzenlendiği ve Teknik Şartname ekinde 4 yemek grubu içerisinde yüklenicilerden istenilecek yemek çeşitlerinin ve gramajlarının gösterildiği tablonun sunulduğu görülmüştür. Aşırı düşük teklif açıklama istenilmesi yazısı ekinde idare tarafından örnek bir aylık bir menü sunulduğu görülmüştür. İsteklinin açıklaması kapsamında yemeklerde kullanılan malzeme listesinin sunulduğu, bu listede yer alan birim fiyatların sunulan 19 adet proforma faturadaki birim fiyatlardan düşük olmadığı, açıklamaların idarenin verdiği örnek menüye uygun şekilde yapıldığı ve gramajların Teknik Şartname ekinde yer alan tablodaki gramajlara uygun olduğu anlaşılmıştır.

Doğalgaz, elektrik ve su giderine ilişkin açıklaması incelendiğinde, aşırı düşük teklif isteme yazısı ekinde merkezde bulunan yemekhanelerin elektrik tüketim miktarlarının gösterildiği geçmiş döneme ilişkin icmal tablosunun sunulduğu görülmüştür. İstekli tarafından elektrik tüketimine ilişkin olarak halen yemek hizmetlerini yürüttükleri Kocaeli Üniversitesi verilerinin kullanıldığı ve enerji tüketim miktarının ortalama olarak belirlendiği, doğalgaz giderine ilişkin olarak doğalgaz fiyatlarının AGDAŞ’ tan resmi yazı ile alındığı, su giderine ilişkin fiyatların SASKİ’ den resmi yazı ile alındığı, elektrik giderine dair fiyatın SEDAŞ’ tan resmi yazı ile alındığı ve sunulan belgelerin mevzuata uygun olduğu anlaşılmıştır.

Mutfaktan yemekhanelere nakil giderlerine ilişkin açıklaması incelendiğinde, Teknik Şartname’ de yemek dağıtımı için araçların yapacağı km bilgisinin yer almadığı ve isteklinin yemek taşıması için günlük ortalama 590 km ve 0,098 lt ortalama yakıt tüketimini belirlediği, yakıt fiyatının EPDK’nın internet sitesinden alındığı ve lt fiyatının 4,26 TL olarak belirlendiği, araca dair amortisman giderinin ve zorunlu trafik sigortası ve kasko giderinin hesaplandığı ve bu giderlerin tevsik edildiği proforma faturaların mevzuata uygun olarak sunulduğu görülmüştür.

Demirbaş amortisman giderlerine ilişkin açıklaması incelendiğinde, Teknik Şartname ekinde 107 kalemden oluşan Sakarya Üniversitesi Mutfak ve Yemekhanelerinde Bulunması Gereken Ekipman Listesinin verildiği görülmüştür. İstekli tarafından Gelir İdaresi Dairesi Başkanlığı’nın internet sitesinde yer alan Amortismana Tabi İktisadi Kıymetler tablosundaki veriler kullanılarak amortisman tutarlarının belirlendiği ve amortismana tabi ekipmana ilişkin açıklama kapsamında sunulan proforma faturanın mevzuata uygun olduğu anlaşılmıştır.

İdarenin adı geçen isteklinin aşırı düşük açıklamalarını değerlendirme dışı bırakma gerekçeleri incelendiğinde,

İdare tarafından araç kiralama maliyetine ilişkin olarak istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklama dosyası kapsamında sunulan fiyat teklifine ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanağının istenilmesi amacıyla, bu tutanağı düzenleyen SMMM’ye 13.11.2012 tarihli yazının faksla aynı gün saat 14.44’te gönderildiği ve yazı içeriğinde istenilen tutanağın 14.11.2012 tarihi Çarşamba günü saat 12.30’a kadar idareye faksla bildirilmesinin istenildiği, ancak ihale komisyonunun düzenlemiş olduğu tutanağa göre ilgili belgenin ihale komisyon kararının alındığı 15.11.2012 tarihinde ve saat 15.00’dan sonra faks yoluyla idareye gönderildiği ve gönderilen tutanakta tarih bulunmaması sebebiyle bu tutanağın fiyat teklifinden önce mi sonra düzenlendiğinin tespit edilemediğinin belirtildiği anlaşılmıştır.

Fiyat teklifine konu araç kiralama hizmeti içerisinde işçilik giderinin olmaması nedeniyle bu gideri tevsik için fiyat teklifi yerine proforma fatura sunulması gerektiği, zira bu belgelere ilişkin sunulan tutanaklardan EK-O.6’nın toplam birim maliyeti göstereceği oysaki söz konusu giderin birim satış tutarının ortalaması ile açıklanmaya elverişli olması ve istenilen belgenin süresinde idareye sunulmadığı gerekçesiyle açıklamanın mevzuata uygun bulunmadığı kararına varıldığı anlaşılmıştır.

Yapılan inceleme neticesinde araç kiralama işine ilişkin olarak istekli tarafından sunulan ve Mepa Otomotiv ve İnş. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından verilen fiyat teklifinin, SMMM tarafından iletişim bilgileri yazılarak imzalandığı, TÜRMOB kaşesi basılarak onaylandığı ve üzerinde mevzuat gereğince bulunması gerekli “ Birim fiyatın, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yer aldığı ve sunulan açıklamanın mevzuata uygun olduğu görülmüştür. Zira açıklaması yapılacak gider kaleminin bir hizmetin ifasına ilişkin olduğu, ayrıca fiyat teklifi incelendiğinde açıklamanın satışlar üzerinden yapıldığı ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili maddesinde gerek proforma faturalarda gerekse fiyat tekliflerinde yer alan birim fiyatın, bu belgelere ilişkin düzenlenen EK-O.5 ve EK-O.6 tutanaklarında yer alan ağırlıklı ortalama birim satış tutarının %80’inin altında olamayacağına dair açıklamanın yer aldığı, fiyat teklifinde tek bir gider kaleminin yer aldığı ve fiyat teklifinde yer alan 1.400 TL’lik tutarın sunulan EK-O.6 tutanağında yer alan ağırlıklı ortalama birim satış tutarı olan 1.400 TL’ye eşit olduğu, dolayısıyla açıklamanın mevzuata uygun olarak yapıldığı sonucuna varılmıştır.

İhale komisyonunca, EK-O.6 tutanağının istenilmesi amacıyla fiyat teklifini onaylayan SMMM’ye 13.11.2012 tarihli yazının faksla gönderildiği ve yazı içeriğinde istenilen tutanağın 14.11.2012 Çarşamba günü saat 12:30’a kadar idareye faksla bildirilmesinin istenildiği ve ilgili belgenin ihale komisyonu kararının alındığı 15.11.2012 tarihinde saat 15:00’dan sonra faks yoluyla idareye gönderilmesi sebebiyle isteklinin teklifinin reddedildiği anlaşılmıştır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 56’ncı maddesinde, başvuru ve teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanmasının yazılı olarak isteneceği ve bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak, idare tarafından iki (2) iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresinin verileceği hükmü yer almaktadır.

İhale komisyonunca istenilen EK-O.6 tutanağının idareye teslimi için verilecek süreye ilişkin olarak mevzuatta öngörülmüş bir süre bulunmamakla birlikte, söz konusu olay için anılan Yönetmelik hükmünde yer alan iki günlük sürenin teşmilen uygulanarak istenilen belgenin idareye teslimi için makul sürenin en az iki gün olarak belirlenebileceği, inceleme konusu ihalede EK-O.6 tutanağının teslimi için SMMM’ye bir günlük süre verildiği, verilen bu sürenin makul bir süre olmadığı, istenilen belgenin SMMM tarafından iki gün içinde idareye sunulduğu anlaşılmış olup, her ne kadar idare tarafından istenilen süre içinde sunulmamışsa da, istenilen belgenin makul bir süre içinde sunulduğu anlaşıldığından, söz konusu gerekçenin adı geçen isteklinin teklifinin reddedilme gerekçelerinden birisi olarak gösterilmesinde mevzuata uyarlık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Ancak SMMM tarafından sunulan EK-O.6 tutanağının incelenmesi neticesinde, tutanakta düzenleme tarihinin yer almadığı, ayrıca Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.16’ncı maddesinde**,** maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının son geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesinin esas olduğu açıklaması yer almakta olup, ihale tarihinin 16.10.2012 olduğu göz önünde bulundurulduğunda, sunulan EK-O.6 tutanağının 2012/9-7’nci aylarını kapsayan 2012/III. dönem yada 2012/6-4’üncü aylarını kapsayan 2012/II. döneme ilişkin bilgileri içermesi gerekirken, EK-O.6 tutanağının dönemi olarak sadece 2011 yazıldığı, söz konusu tutanağın hem geçici vergi beyanname döneminin belli olmaması hem de 2011 yılına ait beyanname dönemini içeriyor olması nedeniyle Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun olarak düzenlenmediği anlaşılmıştır.

İdarenin değerlendirmesinde, Tunalar Motorlu Araçlar ve Turz. Tic. Ltd. Şti., Işık Gıda İhtiyaç Mad. Ürt. ve Paz. Ltd. Şti.ve Özer İş Tem. Taah. Nak. İnş. Amb. Çelik Kons. San. Tic. Ltd. Şti.firmalarının verdiği proforma faturaları onaylayan ve imzalayan yeminli mali müşavirlerin belgeler üzerinde mühürlerinin yer aldığı anlaşılmış olup, sunulan haliyle söz konusu proforma faturaların mevzuata uygun olduğu anlaşıldığından, mevzuatta açıkça belirtilmesine rağmen belgeler üzerinde iletişim bilgilerine yer verilmediği gerekçesiyle ihale komisyonunca, sunulan belgelerin mevzuata uygun olmadığı kararının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak başvuru sahibi Kahvecioğlu Gıda En. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun düzenlenmemesi nedeniyle ihale komisyonunca ilgilinin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunmayarak teklifinin reddedilmesi kararının yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

İncelemeye konu ihalede;

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde özetle; “ sundukları aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunmayarak tekliflerinin reddedildiği, oysa araç kiralama işine ilişkin olarak firmalarının sunduğu fiyat teklifinin proforma fatura olarak sunulmadığından firmalarından EK.O-6 tutanağının faks yolu ile makul süre verilmeden istenildiği, ilgili tutanağın aslının kargo ile gönderilmesi nedeniyle kuruma istenilen süreden geç ulaştığı, ayrıca fiyat teklifi ile açıklama yapılmasının mevzuata aykırı olmadığı, sunulan proforma faturalarda bu belgeyi onaylayan yeminli mali müşavirin iletişim bilgisi olmaması nedeniyle belgelerinin geçersiz sayıldığı, ancak bunun bir bilgi eksikliği olarak değerlendirilebileceği veya internet üzerinden ilgili meslek mensubunun** i** letişim bilgilerine ulaşılabileceği, firmalarının sunduğu aşın düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olduğu ” şeklinde ifade edilen iddiası hakkında Kurulca,başvuru sahibi Kahvecioğlu Gıda Enerji San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun düzenlenmemesi nedeniyle, ihale komisyonunca ilgilinin aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunmayarak teklifinin reddedilmesi kararının yerinde olduğu hususlarınayönelik “ itirazen şikayet başvurusunun reddine” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasına yönelik yapılan incelemede;

Sakarya Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilen “ 3 Yıllık _(2013-2014­2015)_Servise Hazır Yemek Hizmeti Satın Alınması ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin, yemek fiyat girdilerine ilişkin yapılan piyasa araştırması sonucu bulunan maliyet ile Adapazarı Lokantacılar ve Kebapçılar Odası ve Sakarya Ticaret ve Sanayi Odası’ndan alınan fiyatların ortalaması esas alınarak, 5.400.000 öğün yemek için 5,282 TL olarak esas alınan birim fiyat üzerinden % 10 kâr dahil olmak üzere toplam 28.523.340,00 TL olarak hesaplandığı;

Bahse konu ihalede, (14) istekli tarafından ihale dokümanı satın alındığı, 16.10.2012 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye (6) istekli tarafından teklif verildiği,

İdarenin teklif değerlendirmesine göre, bir isteklinin teklifinin “ birim fiyat mektubu uygun olmadığı ” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması sonrasında geriye beş geçerli teklifin kaldığı, bu teklif bedellerinin;

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Kahvecioğlu Gıda En. San. ve Tic. Ltd. Şti.

25.434.000.00

Alakart Gıda Yem. Üret. İnş. Turz. San ve Tic. Ltd. Şti.-Çardak Yemek Hizm. Gıda Paz. ve Turz. Ltd. Şti. İş Ortaklığı

25.758.000,00

Nimet Gıda Taş. İnş. Tem. San. ve Tic. Ltd. Şti.-Gülümse Yemek Gıda Hayv. İnş. Tur. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı

26.676.000,00

Aydeniz Yemek Temz. Güv. Teks. Bil. Med. ve Sağ. Hizm. Ltd. Şti

27.648000,00

Vurallar Temizlik Tekstil Gıda ve Day. Tük. San. Tic. Ltd. Şti.-Beyaz Saray İnş. Gıda San. Tic. Ltd. Şti. İş Ortaklığı

29.376.000,00

Şeklinde verildiği, başvuruya konu ihalede idarece kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının altında teklif veren isteklilerden, Kahvecioğlu Gıda En. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Alakart Gıda Yem. Üret. İnş. Turz. San ve Tic. Ltd. Şti.-Çardak Yemek Hizm. Gıda Paz. ve Turz. Ltd. Şti. İş Ortaklığından 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca, aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, sunulan açıklamaların idarece uygun görülmeyerek ihalenin kâr hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerinde teklif veren istekli üzerinde bırakılarak sonuçlandırıldığı,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasından sorumlu olan idarenin, aşırı düşük teklif açıklaması isteyerek ihalenin sonuçlandırılması yönünde tesis etmiş olduğu işlemlerde mevzuata uyarlık bulunmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen teklif bedellerinin biri hariç olmak üzere diğerleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılmasına yönelik idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen “ itirazen şikayet başvurusunun reddine” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi