KİK Kararı: 2012/UH.I-4318

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/066
Gündem No : 50
Karar Tarihi : 14.11.2012
Karar No : 2012/UH.I-4318
BAŞVURU SAHİBİ:
Kupa Yemek Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti., YEŞİLLER MAHALLESİ D-100 KARAYOLU ANKARA ASFALTI ÜZERİ NO:15 SAKARYA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Hendek Devlet Hastanesi Baştabipliği, Başpınar Mahallesi 112. Sokak No:14/A 54300 SAKARYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/117155 İhale Kayıt Numaralı "2013 Yılı 1 Yıllık Malzemeli Yemek Pişirme Dağıtım Ve Sonrası Hizmet Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Hendek Devlet Hastanesi Baştabipliğitarafından 21.09.2012 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2013 Yılı 1 Yıllık Malzemeli Yemek Pişirme Dağıtım ve Sonrası Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Kupa Yemek Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.nin 23.10.2012 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.10.2012 tarihli yazısı ile üzerine, başvuru sahibince 31.10.2012 tarih ve 35729 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 31.10.2012 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/3984 sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan proforma fatura ve fiyat tekliflerindeki fiyatların reel olmadığı, Ek-O5 ve Ek-O6 tutanaklarının ilgili meslek mensubu tarafından vergi dairesine yapılan beyanlara göre doğru olarak düzenlenmesinin mümkün olmadığı, işçilik açıklamalarının KİK işçilik modülüne uygun olmadığı, aylık eğitim maliyetlendirmesi ve mali sorumluluk sigorta bedellerinin Kamu İhale Genel Tebliği'ne uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İhaleye dokuz isteklinin teklif verdiği, isteklilerin tekliflerinin tamamının yeterlik kriterleri açısından geçerli olduğu, teklif fiyatı yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu gerekçesiyle bir isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, altı isteklinin teklif fiyatı aşırı düşük olarak değerlendirilerek aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, üç isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı için teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, aşırı düşük teklif açıklaması sunan üç istekliden Beyzanur Gıda Turz. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Ak Ay Turz. Nak. Yemek. San. Tic. Ltd. Şti.nin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamaları uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, sunduğu aşırı düşük teklif açıklaması uygun kabul edilen Beşiroğlu Yemekçilik Tem. Nak. Hayv. Tar. İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi, başvuru sahibi Kupa Yemek Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği, isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazılarında “… vermiş olduğunuz teklif üzerinde yapılan incelemede yaklaşık maliyetimize göre teklifinizin aşırı düşük olduğu tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesi uyarınca bu konudaki açıklamanızı 10.10.2012 tarihi saat 16:00’a kadar yazılı olarak idaremize bildirmenizi, aksi halde teklifinizin değerlendirme dışı bırakılacağı hususunu bilginize rica ederim.

Açıklık Getirilmesi Gereken Hususlar

İdari ve teknik şartname hükümleri gereğince aşırı düşük açıklamalarına cevap verilmesi,

Kamu İhale Kurulu’nun kararı doğrultunda teklif bileşenleri olan kahvaltı, öğle-akşam yemeği, diyet yemeğine ilişkin açıklamanızı 10.10.2012 tarihine kadar Satınalma Komisyonu Başkanlığı’na sunmanızı rica ederim. ” ifadesine yer verildiği anlaşılmıştır.

İhale dokümanı içinde yer alan birim fiyat teklif cetvelinin “Normal Yemek” ve “Kahvaltı” olmak üzere iki kalemden oluştuğu anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38’inci maddesinde “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37’nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde uyulacak esaslar, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesinde açıklanmıştır. Anılan Tebliğin 79.4’üncü maddesinde “ İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerindeise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.” açıklaması yer almaktadır.

4734 sayılı Kanunun 38’inci maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4’üncü maddesinde, teklifinin aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden, teklifin tamamı üzerinden değil sadece teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili açıklama istenmesi gerektiği açık ve tereddüde yer vermeyecek bir şekilde hüküm altına alınmıştır. Bunun aksine bir uygulama Kanunun 38’inci maddesine açık bir aykırılık oluşturacaktır. Özellikle yemek sektöründe maliyeti etkileyen birbirinden bağımsız birçok parametre bulunması, girdi maliyetlerinde yerel ve mevsim koşullarına göre yaşanan dalgalanmalar ve belirsizlikler, standart bir ürün tarifinin yapılamaması, çıktı ürünün kalitesinin belirlenmesinde objektif bir değerlendirme yapılmasının zorluğu, aşırı düşük teklif açıklaması hazırlanması ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde teklifte önemli bileşenlerin somut ve açık bir şekilde belirlenmesini zorunlu hale getirmektedir.

Mevzuatın yukarıda aktarılan ve açıklanan hükümleri böyle iken incelenen ihalede, teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmediği, isteklilere gönderilen yazıların açıklama getirilmesi gereken hususlar bölümünde teklif bileşeni olarak “kahvaltı, öğle-akşam yemeği, diyet yemeği” belirtilmiş olmakla birlikte, kahvaltı, öğle-akşam yemeği, diyet yemeğinin bileşen olmadığı, bizzat işin kendisi ve tamamı olduğu, kahvaltı, öğle-akşam yemeği, diyet yemeğinin hizmete sunulması aşamasında yer alan maliyet bileşenlerinden teklifte önemli olduğu tespit edilenlerin belirtilmesi gerektiği, idarece yapılan bu işlemde 4734 sayılı Kanunun 38’inci ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4’üncü maddesine uyarlık bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirtilen işlemin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu anlaşıldığından, ihale komisyonunca teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden 4734 sayılı Kanunun 38’inci maddesi uyarınca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi suretiyle açıklama istenerek, bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

KARŞI OY

İncelemeye konu ihalede;

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde; “ aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan proforma fatura ve fiyat tekliflerindeki fiyatların reel olmadığı, Ek-O5 ve Ek-O6 tutanaklarının ile ilgili meslek mensubu tarafından vergi dairesine yapılan beyanlara göre doğru olarak düzenlenmesinin mümkün olmadığı, işçilik açıklamalarının KİK işçlik modülüne uygun olmadığı, aylık eğitim maliyetlendirmesi ve mali sorumluluk sigorta bedellerinin Kamu İhale Genel Tebliği'ne uygun olmadığı” şeklinde ifade edilen iddiası hakkında Kurulca, ihale komisyonunca teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden 4734 sayılı Kanunun 38’inci maddesi uyarınca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi suretiyle açıklama istenerek, bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi hususlarına yönelik “ düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasına yönelik yapılan incelemede;

Hendek Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından gerçekleştirilen “ 2013 Yılı 1 Yıllık Malzemeli Yemek Pişirme Dağıtım ve Sonrası Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa araştırması esas alınarak, 95.000 adet normal yemek için 4,8875 TL, 36.000 adet kahvaltı için 2,2125 TL birim fiyatlar üzerinden toplam 543.962,50 TL olarak hesaplandığı;

Bahse konu ihalede 13 adet ihale dokümanı satın alındığı, 21.09.2012 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 9 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarenin teklif değerlendirmesine göre, bir isteklinin teklifinin “ yaklaşık maliyetin üzerinde olduğu ” gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakıldığı, geriye kalan sekiz teklifin geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu teklif bedellerinin,

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Aytaş yemek Bilg. Med. Sağ. Ve Tem. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.

379.950,00

Beyzanur Gıda Turz. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti.

380.650,00

Beşiroğlu Yemekçilik Tem. Nak. Hayv. Tar. İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.

411.450,00

Cihan Yemek San. ve Tic. Ltd. Şti.

419.250,00

FGS Gıda Org. Turz. San. Tic. Ltd. Şti.

419.874,00

Ak Ay Turz. Nak. Yemek. San. Tic. Ltd. Şti.

420.900,00

Kupa Yemek Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.

457.900,00

Er Akkayalar yemek ve Tem. Hizm. San. Tic. Ltd. Şti.

503.100,00

Şeklinde verildiği, başvuruya konu ihalede idarece, altı isteklinin teklif fiyatı aşırı düşük olarak değerlendirilerek aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, üç isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması sunmadığı için teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, aşırı düşük teklif açıklaması sunan üç istekliden Beyzanur Gıda Turz. Taş. San. ve Tic. Ltd. Şti. ve Ak Ay Turz. Nak. Yemek. San. Tic. Ltd. Şti.’nin sunduğu aşırı düşük teklif açıklamaları uygun olmadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, sunduğu aşırı düşük teklif açıklaması uygun kabul edilen Beşiroğlu Yemekçilik Tem. Nak. Hayv. Tar. İnş. Taah. San. Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi, başvuru sahibi Kupa Yemek Sanayi ve Ticaret Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenerek ihalenin sonuçlandırıldığı,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılması yönünde idarece gerçekleştirilen işlemlerin mevzuata uygun olmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen tüm son teklif bedelleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak tekliflerin değerlendirilmesi hususlarında idarece gerçekleştirilen idari işlemlerin yerinde olmadığına ilişkin “ düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurul çoğunluğunca verilen “ düzeltici işlem belirlenmesine” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi