KİK Kararı: 2012/UH.I-3830

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/058
Gündem No : 35
Karar Tarihi : 01.10.2012
Karar No : 2012/UH.I-3830
BAŞVURU SAHİBİ:
Gülbeyaz Yemekhane İşletmeciliği Temizlik İşleri Ve Temizlik Mad. Gıda Tur .Nak. San. Ve Tic. Ltd. Şti., HACI İSHAK MAHALLESİ SANAYİ SİTESİ 11.BLOK NO:8 MANİSA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Dursunbey İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü, Dursunbey İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (Bozyokuş Mahallesi İsmail Dayı Cad. No:44 Hükümet Konağı Zemin Kat) Dursunbey/ Balıkesir) 10800 BALIKESİR

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/83064 İhale Kayıt Numaralı "Taşımalı Kapsamındaki İlkokul Ve Ortaokul Öğrencileri İçin Hazır Sıcak Öğle Yemeği" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Dursunbey İlçe Milli Eğitim Müdürlüğütarafından 26.07.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Taşımalı Kapsamındaki İlkokul Ve Ortaokul Öğrencileri İçin Hazır Sıcak Öğle Yemeği” ihalesine ilişkin olarak Gülbeyaz Yemekhane İşletmeciliği Temizlik İşleri ve Temizlik Mad. Gıda Tur. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 17.08.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 23.08.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 05.09.2012tarih ve 30329sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.09.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/3327sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle ihaleye katıldıkları, kesinleşen ihale kararının bildiriminden sonra 17.08.2012 tarihinde idareye şikayet başvurusunda bulundukları, idareye şikayet başvurularında teklifleri yaklaşık maliyetin % 20 oranının altında kalan firmalardan aşırı düşük teklif sorgulaması istenip istenmediğinin ihale kararında belirtilmediğini, bu durumun mevzuata aykırılık teşkil ettiğini ileri sürdükleri, eğer açıklama istendi ise açıklamanın tekrar gözden geçirilmesini talep ettikleri, ancak şikayet başvurularına verilen cevapta yaklaşık maliyeti 523.087,20 TL tutarında olan ihalede ihale üzerinde bırakılan isteklinin 398.746,80 TL tutarındaki teklif fiyatının aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmediğinin belirtildiği, bununla birlikte bu istekliden aşırı düşük teklif açıklamasının istendiğinin de belirtildiği, idarenin hem teklifleri aşrı düşük bulmaması hem de açıklama istemesinin tezatlık oluşturduğu, ihale kararının mevzuata uygun olmadığı, idarenin kendi içerisinde ikileme düştüğü, ihalede ikinci en avantajlı teklif sahibi oldukları, bu nedenle İlke Tabldot firmasının verdiği aşırı düşük teklif açıklamasının tekrar gözden geçirilip nihai kararın verilmesini istedikleri iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuruya konu ihale , “Dursunbey İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı Taşıma Merkezleri ,Taşıma Merkezi 125. Yıl İMKB İlk ve Yatılı Ortaokul'undaki 133, Neziah Bal İlk ve Ortaokulundaki 276, Fuat Onat İlk ve Ortaokulundaki 196, Selimağa İlk ve Ortaokulundaki 72, Kavacık İlk ve Ortaokulundaki 169, Gökçedağ İlk ve Ortaokulundaki 177, Akbaşlar İlk ve Ortaokulundaki 49, Odaköy Hasan Şen İlk ve Ortaokulundaki 80 ve Göbül İlk ve Ortaokulundaki 39 öğrenciye öğle yemeği verilmesi” işidir.

Bahse konu ihalede11 adet ihale dokümanı satın alınmış olup,26.07.2012 tarihinde yapılan ihaleye 3istekli katılmıştır.

İstekliler ihaleye, İlke Tabldot Tuncer Kılıç 398.746,80 TL, Gülbeyaz Yemekhane İşletmeciliği Ltd. Şti. 435.907,43 TL ve Hüsnü Tabancalıoğlu 463.060,00 TL fiyat teklifi vermiştir.

İhale komisyonu ihaleye en düşük fiyat teklifi veren İlke Tabldot Tuncer Kılıç’ın teklifini aşırı düşük fiyat olarak değerlendirip, 30.07.2012 tarihli yazı ile istekliden açıklama istemiştir.

İlke Tabldot Tuncer Kılıç 02.08.2012 tarihli açıklama yazısı ve eki belgeleri idareye sunmuştur.

İhale komisyonu İlke Tabldot Tuncer Kılıç’ın açıklamalarını uygun bularak ihalenin bu istekli üzerine bırakılmasına karar vermiştir.

İdarece aşırı düşük teklif sorgulaması için istekliye gönderilen 30.07.2012 yazıda;

“1-Tarafınızca yapılacak yemek hazırlama ve dağıtım sürecinin, verilen hizmet yönteminin ekonomik koşulları,

2-Seçilen teknik çözümleriniz, hizmetin temini veya işin yerine getirilmesinde kullanacağınız avantajlı koşullar,

3-Teklif edilen hizmet alım işinin özgünlüğü açısından,

a)Taşıma merkezlerine dağıtımı yapılacak yemeğin nerede hazırlanacağı,

b)Yemekhaneden sorumlu bir personel 1 Gıda Mühendisi, 2 Aşçı, 3 yardımcı personelin giderleri,

c)Yemek dağıtım işinin Teknik şartnamede belirtilen okullara nasıl dağıtılacağı, kaç araç çalıştırılacağı, kaç şoför çalışacağı ve çalıştırılacak personel giderleri

d) Teknik şartnamede belirtilen örnek 1 ve örnek 2 yemek listesine göre teknik şartlara uygun olarak kaliteden ödün vermeden örnek maliyetin hazırlanması,

e)Aynı anda 9 taşıma merkezinde öğrencilere yapılacak olan yemek servisinin ve servis sonrası temizliğinin kaç personel ile yapılacağı,

f)Yemek yedirilecek yerlerin temini, masa sandalye, su bardağı, çatal kaşık, peçete temizlik maddeleri vb. gibi malzemelerin karşılanması,

konularında yaklaşık maliyet ile teklifiniz arasındaki fiyat farkına ait ayrıntılı açıklama” sunulması gerektiği belirtilmiştir.

İhale üzerinde bırakılan İlke Tabldot Tuncer Kılıç açıklamasında,

Çiğ erzak maliyeti 1.149,34 x 180

206.881,20 TL

İşçilik maliyeti

88.727,13 TL

LPG maliyeti (30 adet 45 Kg)

1.350,00 TL

Elektrik ve su maliyeti

3.150,00 TL

Temizlik malzeme gideri

605,10 TL

Ekmek bedeli

26.797,50 TL

Kik payı

199,37 TL

Sözleşme giderleri

1.973,80 TL

Sözleşme giderleri

3.289,66 TL

Mazot giderleri 324 km x 0,30 x 180

17.496,00 TL

Yemekhane kirası 2.000 TL x 9 ay

18.000,00 TL

İlaçlama gideri 100 x 9

900,00 TL

Portür ve diğer giderler

1.000,00 TL

Gıda mühendisi maliyeti

21.236,70 TL

Toplam

391.606,46 TL

Müteahhit karı

7.140,34 TL

Teklif edilen toplam

398.746,80 TL

şeklinde maliyet tablosu sunmuştur.

İstekli açıklamasında ekmek maliyet tablosu, çiğ erzak maliyet tablosu, çalıştırılacak personele ilişkin maliyet tablosu ve işçilik hesaplama modülü çıktıları, Gıda mühendisi maliyet hesaplama çizelgesi, örnek yemek menüsü gramaj tabloları, örnek menülere göre günlük kişi başı maliyet tablosu oluşturmuştur.

İstekli açıklamasında yer alan maliyet tablolarının ekinde Muammer Bilgin tarafından düzenlenen SMMM onaylı, Alatlılar Gıda San ve Tic. Ltd. Şti. tarafından düzenlenen SMMM onaylı, Alatlılar Gıda San. Ltd. Şti. tarafından düzenlenen SMMM onaylı, Şerafettin Manak tarafından düzenlenen SMMM onaylı, Kasap Mesut Ünal tarafından düzenlenen SMMM onaylı gıda maddeleri konulu proforma faturalar ile Erdem Tekstil Ltd. Şti. tarafından düzenlenen işçi kıyafetleri konulu proforma faturanın düzenleyen tarafından imzalı ve onaylı olmadığı, düzenleyenin imzasını taşımadığı, belirtilen proforma faturaların bir kısmında düzenleyen firmaların kaşesinin olmadığı görülmektedir.

Diğer taraftan idarece gönderilen yazıda “…..temizlik maddeleri vb. gibi malzemelerin karşılanmasının…” açıklaması istenildiği, istekli tarafından maliyet tablosunda temizlik gideri için maliyet kalemi konulmakla birlikte bu gidere ilişkin herhangi bir belge sunulmadığı,

İstekli tarafından hazırlanan yemeğin okullara dağıtımına ilişkin olarak sahip olunan araçlara ilişkin demirbaş kayıt defteri sunulduğu ve hazırlanan maliyet tablosunda Mazot giderleri 324 km x 0,30 x 180 = 17.496,00 TL bedel öngörüldüğü beyan edilmesine karşın kilometre bazında 0,30 TL maliyetin nasıl hesaplandığına ilişkin olarak hesaplama ve açıklayıcı belge bulunmadığı,

İsteklinin açıklamasının bu haliyle Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.4.2.3’üncü maddesinde belirtilen “Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)” açıklamaya uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan İlke Tabldot Tuncer Kılıç’ın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

İncelemeye konu ihalede;

Başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamasına yönelik itirazen şikayet başvuru dilekçesinin iddiası hakkında Kurulca, ihale üzerinde bırakılan İlke Tabldot Tuncer Kılıç’ın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi huşularına yönelik olarak “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasına yönelik yapılan incelemede;

Dursunbey İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “ Taşımalı Kapsamındaki İlkokul Ve Ortaokul Öğrencileri İçin Hazır Sıcak öğle Yemeği Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin, 180 gün süre ile 214.380 öğünde 1191 öğrenci için 2,144 TL birim fiyat üzerinden toplam 523.087,20 TL olarak hesaplandığı;

Bahse konu ihalede 11 adet ihale dokümanı satın alındığı, 26.07.2012 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 3 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarenin teklif değerlendirmesine göre, tüm tekliflerin geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu teklif bedellerinin;

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

İlke Tabldot Tuncer Kılıç

398.746.80

Gülbeyaz Yemekhane İşletmeciliği Ltd.

435.907,43

Hüsnü Tabancalıoğlu

463.060,80

Şeklinde verildiği, idarece, ihaleye en düşük fiyat teklifi veren İlke Tabldot Tuncer Kılıç’ın teklifinin aşırı düşük fiyat olarak değerlendirildiği, bu istekliden 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, İlke Tabldot Tuncer Kılıç’ın açıklamalarının ihale komisyonunca uygun bulunarak uygun bularak ihalenin bu istekli üzerine bırakılmasına karar verildiği,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılması yönünde idarece gerçekleştirilen işlemlerin mevzuata aykırı olduğu düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen tüm teklif bedelleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata aykırı olduğu değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan geçerli tekliflerin değerlendirilmesi sonucuna göre ihalenin sonuçlandırılması gerektiği hususlarına yönelik “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurulca verilen “ Düzeltici işlem belirlenmesine” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi