KİK Kararı: 2012/UH.I-3542

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/053
Gündem No : 82
Karar Tarihi : 05.09.2012
Karar No : 2012/UH.I-3542
BAŞVURU SAHİBİ:
Er Yemek Tem. Gıda İnş. Turizm Madencilik İmalat San. Ve Tic. Ltd. Şti., 30. CAD. 530 SK. NO : 5 İVEDİK O.S.B ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Kızılcahamam Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü, İsmetpaşa Mah. Yunusemre Sok. No: 32/1 06890 ANKARA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/76063 İhale Kayıt Numaralı "Kızılcahamam Huzurevi Yaşlı Bakım Ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğünün 2012 Yılı Ekim - Aralık Dönemine Ait Malzemeli Mamul Yemek" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kızılcahamam Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğütarafından 09.07.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Kızılcahamam Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğünün 2012 Yılı Ekim - Aralık Dönemine Ait Malzemeli Mamul Yemek” ihalesine ilişkin olarak Er Yemek Tem. Gıda İnş. Turizm Madencilik İmalat San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 01.08.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 06.08.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 15.08.2012tarih ve 28672sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.08.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2012/3087sayılı şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle teklif mektubunda teklif fiyatına dahil giderler arasında yer alan “Özel gün mönüsüne" ilişkin bir maliyet öngörülmemesine rağmen, aşırı düşük teklif açıklamasında anılan gider kalemi için de bir maliyet açıklaması yapıldığı ancak açıklama kapsamında hazırlanan genel maliyet icmalinde söz konusu gider kalemi için yine herhangi bir maliyet öngörülmediği ve bu sebeple teklif ile açıklanan teklif bileşenleri arasında uyumsuzluk bulunduğu gerekçe gösterilerek tekliflerinin değerlendirilme dışı bırakılması işleminin mevzuata aykırı olduğu zira, genel maliyet icmalinde yer alan "Reçete dışı diğer gider maliyeti" başlığı altında uyuşmazlığa konu olan "Özel gün mönüsüne" ilişkin maliyete yer verildiği dolayısı ile yapılan açıklama ve teklifleri arasında herhangi bir uyumsuzluk olmadığıiddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru konusu husus ile ilgili olarak 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

_a)_İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

_b)_Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

_c)_Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde ise

“…79.4.İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.

79.4.1.İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

79.4.2.İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.4.2.1.İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

_b)_Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

_c)_Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.” açıklaması bulunmaktadır.

İhale konusu işin tanımı İdari Şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde;

“ Kızılcahamam Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğünün 2012 Yılı Ekim-Aralık Dönemine Ait Malzemeli Mamul Yemek Alımı” olarak yapılmış ve Şartname ekinde yer alan tabloda öğün tür ve miktarları sıralanmıştır.

Teknik Şartnamenin “İşin tanımı” başlıklı 2’nci maddesinde ise yemek türleri ismen sayılmak suretiyle belirtilmiş ve aynı Şartnamenin ekinde yer alan “Gıda Malzemeleri Özellikleri” başlıklı listede yemeklerde kullanılacak malzemelerin taşıması gereken nitelikler açıklanmıştır. Aynı maddenin “C-Pişirme” başlıklı bölümünün 3’üncü maddesinde idare tarafından çıkartılacak aylık yemek listesine göre mönülerin hazırlanacağı belirtilmiş ve yemek gramajları ile ilgili olarak anılan maddenin “H-Malzeme miktarları” başlıklı bölümünde miktarlara ilişkin belirleme ve atıflar yapılarak, Teknik Şartnamenin “Şartname ve ekleri” başlıklı 5 inci maddesinde yemek gramajlarına ilişkin uyulması gereken kurallara yönelik verilerin neler olması gerektiği belirtilmiştir.

Teklif fiyatı aşırı düşük olarak kabul edilen başvuru sahibi dahil 6 istekliye gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazıları incelendiğinde ise isteklilerden teklif bileşenlerine ilişkin ayrıntılı fiyat açıklamalarının istendiği ancak idarece teklifte önemli görülen ve açıklaması istenen önemli bileşenlerin belirtilmediği saptanmıştır.

Aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması aşamasında idarece izlenmesi gereken süreç belirlenirken kuşkusuz 4734 sayılı Kanunun 5’inci maddesinde yer alan temel ilkelerin de bu sürece yansıması amaçlanmış ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4’üncü maddesinde bulunan “… 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.” ifadesi ile aşırı düşük teklif sorgulaması aşamasında anılan Kanunun 5’inci maddesinde yer alan saydamlık ve eşit muamele ilkelerinin işlerlik kazanması istenmiştir. Zira ihale komisyonunca teklifte önemli görülen ve açıklama istenen teklif bileşenlerinin belirtilmemesi isteklilerin farklı bileşenler üzerinden açıklama yapması sonucunu doğuracak ve bu durumda da aynı kriterler üzerinden bir aşırı düşük teklif açıklaması yapılması mümkün olmayacaktır.

Dolayısı ile isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazılarında, teklifte önemli görülen ve açıklama talep edilen teklif bileşenlerinin belirtilmemiş olması sebebiyle, aktarılan biçimde ve usulüne aykırı şekilde yapılan bir aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda yapılan açıklamaların değerlendirilmesinin mevzuata uygun olmayacağı ve aşırı düşük teklif sorgulaması sürecinin aktarılan biçimde; ihale konusu işin malzeme dahil yemek hazırlama hizmet alımı olduğu göz önünde bulundurularak, örnek mönü oluşturulması ve açıklama istenen teklif bileşenlerinin belirtilmesi suretiyle yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır.

Yukarıda açıklandığı üzere; başvuru sahibi istekli dışında teklif fiyatının aşırı düşük olduğu tespit edilen diğer isteklilerdende usulüne uygun olarak yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, teklif fiyatının aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden yukarıda açıklanan şekilde yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54’üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

İncelemeye konu ihalede;

Başvuru sahibinin itirazen şikayet başvuru dilekçesinde; “ teklif mektubunda teklif fiyatına dahil giderler arasında yer ajan “Özel gün mönüsüne" ilişkin bir maliyet öngörülmemesine rağmen, aşırı düşük teklif açıklamasında anılan gider kalemi için de bir maliyet açıklaması yapıldığı, ancak açıklama kapsamında hazırlanan genel maliyet icmalinde söz konusu gider kalemi için yine herhangi bir maliyet öngörülmediği ve bu sebeple; teklif ile açıklanan teklif bileşenleri arasında uyumsuzluk bulunduğu gerekçe gösterilerek tekliflerinin değerlendirilme dışı bırakılması işleminin mevzuata aykırı olduğu zira, genel maliyet icmalinde yer alan "Reçete dışı diğer gider maliyeti" başlılığı altında uyuşmazlığa konu olan "özel gün mönüsüne" ilişkin maliyete yer verildiği dolayısı ile, yapılan açıklama ve teklifleri arasında herhangi bir uyumsuzluk olmadığı ” şeklindeki iddiasına yönelik olarak Kurulca, “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasına yönelik yapılan incelemede;

Kızılcahamam Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “ Kızılcahamam Huzurevi Yaşlı Bakım ve Rehabilitasyon Merkezi Müdürlüğünün 2012 Yılı Ekim - Aralık Dönemine Ait Malzemeli Mamul Yemek Hizmet Alımı ” ihalesine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa araştırması sonucunda elde edilen veriler esas alınarak,

1-13+ yaş kahvaltı

16.395,55 TL

2-Diyet kahvaltı

2.594,40 TL

3-13+ yaş öğlen yemeği

35.465,26 TL

4-Diyet öğlen yemeği

4.894,40 TL

5-13+ yaş aksam yemeği

31.718,38 TL

6-Diyet akşam yemeği

4.894,40 TL

7-13+ yaş ara öğün

19.973,20 TL

8-Diyet ara öğün

4.609.20 TL

9-Özel Hiz. Pers. kahvaltı

942,54 TL

10-Özel Hiz, Pers. öölen yetmeği

10.406,25 TL

11- Özel Hiz. Pers. akşam vemeği

3.120.18 TL

12-Özel gün mönüsü

2.718,00 TL

Şeklinde belirlenen bileşenlerin toplamı alınarak 137.731,76 TL olarak hesaplandığı,

Bahse konu ihalede 10 adet ihale dokümanı satın alındığı, 09.07.2012tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 8 istekli tarafından teklif verildiği,

İdarenin teklif değerlendirmesine göre, bir isteklinin “ Birim fiyat teklif mektubunda rakam ve yazı ile yazılan tutarların birbiri ile örtüşmediği ” gerekçesi ile değerlendirme dışı bırakılması sonrasında geriye kalan 7 teklifin idarece geçerli teklif olarak kabul edildiği, bu teklif bedellerinin;

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

Er Yemek ... Ltd. Şti.

79.520,76

Sarmaşık Yemek ... Ltd. Şti.

86.669,84

Pegasus Yemşkhane ... Ltd. Şti.

90.156,40

Uzdoğanay Yemek ... Ltd. Şti.

95.663,88

Çokça Gıda ... Ltd. Şti.

98.116,80

Atisal Gıda ... Ltd. Şti.

105.475,56

Fer-Ah Yemekhane ... Ltd. Şti.

108.810,92

Dunaysır Yömek ... Ltd. Şti.

116.292,08

Şeklinde verildiği, idarece, yaklaşık maliyetten %20 oranında kâr düşülerek hesaplanan 114.776,47 TL’lik bedelin altında teklif veren istekli Dunaysır Yömek Ltd. Şti. dışında 6 istekliden4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca aşırı düşük teklif açıklaması istendiği, açıklama sunan altı isteklinin idarece açıklamalarının uygun bulunmayarak tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmaları sonrasında, geriye kalan tek teklif üzerinde ihalenin bırakılarak sonuçlandırıldığı,

Anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir. ” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “ teklif fiyata dahil masraflar ” ve “ aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini ” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “ teklif fiyata dahil olan giderler ” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak, şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin sonuçlandırılması yönünde idarece gerçekleştirilen işlemlerin mevzuata uygun olmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin büyük çoğunlukla yemek giderinden oluştuğu ihalede verilen tüm teklif bedelleri yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece, yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin karara bağlanması yönünde gerçekleştirilen idari işlemlerin mevzuata uygun olmadığı değerlendirilmiştir.

Açıklanan nedenlerle; başvuruya konu ihalede, yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan geçerli tekliflerin değerlendirilmesi sonucuna göre ihalenin sonuçlandırılması gerektiği hususlarına yönelik “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmesi gerektiği yönündekidüşüncem ile, bu hususa ilişkin Kurulca verilen “ Düzeltici işlem belirlenmesine” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi