KİK Kararı: 2012/UH.I-284 (9 Ocak 2012)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/002
Gündem No : 147
Karar Tarihi : 09.01.2012
Karar No : 2012/UH.I-284
BAŞVURU SAHİBİ:
Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti., GALYUM ZK2 ODTÜ TEKNOKENT ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Sağlık Bakanlığı Müsteşarlık Atatürk Devlet Hastanesi, Kurtuluş Mh. Cumhurıyet Cd. No:61 AYDIN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/140776 İhale Kayıt Numaralı "2012 Yılı 2 Kişi İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

04.01.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.06.00.00-101.04-.H.[4491].(0254)./2011-38Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Atatürk Devlet HastanesiBaştabipliği tarafından 17.10.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “2012 Yılı 2 Kişi İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi” ihalesine ilişkin olarak Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti.’nin 05.12.2011tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.12.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 23.12.2011tarih ve 54356sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.12.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

1. 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2. Demonstrasyona rakip firma temsilcilerinin de katılmasına izin verildiği ve rakip firmalara avantaj sağlayacak nitelikte uygulamalarda bulunulduğu yönündeki iddiaların incelenmesini teminen dilekçe ve eklerinin Sağlık Bakanlığına gönderilmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; teknik şartnamenin 7 nci maddesi çerçevesinde yapılan demonstrasyon uygulamasının mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmediği, demonstrasyonun 4 gün sürdüğü ancak ilgili tutanakların 4. gün sonunda topluca imzalatılmak istendiği, anılan tutanakların ihale komisyonunun tüm üyeleri tarafından imzalanmadığı, demonstrasyon yapılan bölüme rakip firma personelinin de alındığı ve idare yetkilileri tarafından uygulama esnasında firmaları aleyhine tutum ve davranışlarda bulunulduğu, firmaları tarafından teklif edilen sistemin teknik şartnamede yer verilen özellikleri karşıladığı ve ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İtirazen şikâyete konu husus ile ilgili olarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Teknik şartname” başlıklı 16 ncı maddesinde;

“(1) İşin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dokümanına dahil edilir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur.

…” hükmü,

Anılan Yönetmeliğin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19 uncu maddesinde;

“(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Aynı Yönetmeliğin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeller” başlıklı 28 inci maddesinde;

“(1) Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme kriterleri ve istenecek belgeler, rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemez.

(2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.

…” hükmü,

Anılan Yönetmeliğin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 58 inci maddesinde;

“(1) Teklifler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen esaslar çerçevesinde standart formlar kullanılarak değerlendirilir. (1) Teklifler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen esaslar çerçevesinde standart formlar kullanılarak değerlendirilir.

…” hükmü,

Yer almaktadır.

İhale konusu işin tanımı idari şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2 nci maddesinde;

“2012 Yılı 2 kişi İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı” olarak yapılmış ve teknik şartnamede alınması planlanan bilgi yönetim sisteminin sahip olması istenen teknik özelliklere yer verilerek, aynı şartnamenin “Demonstrasyon” başlıklı 7 nci maddesinde;

“7.11.İsteklilerin teklif etmiş oldukları uygulama yazılımın teknik şartnameyi karşılama düzeyinin sağlıklı ölçülebilmesi için, teknik şartnamede belirtilmiş olan tüm özellikler ihale komisyonunca detaylı olarak sorgulanacaktır. Teknik şartnamede bulunan maddeler ve bu maddelere bağlı alt başlıkların tamamının karşılanması beklenir. Teknik şartnameye uygun olmayan cevaplar ihale komisyonunca tutanak altına alınarak firma temsilcisi ile birlikte tutanağa bağlanarak demo sonlandırılır. firma temsilcisinin imzadan imtina ettiği durumlarda ihale komisyonu Demo sonuç tutanağına firmanın imzadan imtina ettiğini belirtilerek tutanakları imzalar.

…

7.15.4. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya idareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

7.15.5. Yapılacak olan Demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış Demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.”

Düzenlemelerine yer verilmek suretiyle isteklilerce teklif edilen sistemlerin teknik şartnameye uygunluklarının demonstrasyon uygulaması ile saptanacağı, demonstrasyon değerlendirmelerinin ihale komisyonu tarafından yapılacağı ve yapılan tespitlerin yine ihale komisyonu tarafından imza altına alınan tutanaklarla somutlaştırılacağı ifade edilmiştir.

İhale komisyonunun ise 2 adet uzman ve 1 adet mali üye olmak üzere toplam 5 üyeden oluştuğu ve üyelerin komisyondaki görevleri esas alınmak suretiyle yedek üyelerin belirlendiği ve ihale komisyonu teşkilinin mevzuata uygun olduğu tespit edilmiştir.

Yapılan incelemede ise gerek başvuru sahibi ve gerekse diğer isteklilerin teklif etmiş oldukları sistemlere ilişkin yapılan demonstrasyon sonucu değerlendirme tutanaklarında yalnızca ihale komisyonunun iki uzman üyesinden birinin ve demonstrasyona tabi tutulan isteklilerin temsilcilerinin imzalarının bulunduğu ancak ilgili tutanakların ihale komisyonunun diğer üyeleri tarafından imzalanmadığı, başvuru sahibince teklif edilen sistemin ise teknik şartnamenin 23, 25, 31, 41, 49, 59 uncu maddelerinde yer verilen özeliklerin tam olarak karşılanamadığı gerekçesiyle uygun görülmediği anlaşılmıştır.

Söz konusu tespit doğrultusunda, teknik şartnamede açıkça demonstrasyon sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilileri tarafından imzalanmış demonstrasyon sonuç tutanağının düzenlenmesi gerektiği belirtilmiş ise de demonstrasyon yapılması sürecinde bu düzenlemeye uygun hareket edilmediği ve demonstrasyona ilişkin değerlendirmenin ihale komisyonu tarafından yapılması gerekmesine rağmen; bu gerekliliğin yerine getirildiği hususunun, ilgili tutanakların yalnızca ihale komisyonunun bir üyesi tarafından imzalanmış olması sebebiyle ispat edilemediği ve demonstrasyon uygulamasının usulüne uygun olarak gerçekleştirilmediği anlaşılmıştır.

Bununla birlikte demonstrasyon yapılmasının tekliflerin değerlendirilmesi sürecine ilişkin bir yeterlik kriteri olarak belirlendiği ve uygulandığı görülmekle birlikte Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde demonstrasyon uygulamasına ilişkin herhangi bir düzenlemenin bulunmaması ve bu uygulamanın bir yeterlik kriteri olarak kabul edilmemesi sebebiyle, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında anılan Yönetmelikte öngörülmeyen bir usulün uygulandığı ve ihale dokümanının da bu usulün uygulanması esası üzerine kurgulandığı anlaşıldığından, ihalenin iptal edilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin dilekçesinde özetle; teknik şartnamenin 7 nci maddesi çerçevesinde yapılan demonstrasyon uygulamasının mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmediği, demonstrasyonun 4 gün sürdüğü ancak ilgili tutanakların 4. gün sonunda topluca imzalatılmak istendiği, anılan tutanakların ihale komisyonunun tüm üyeleri tarafından imzalanmadığı, demonstrasyon yapılan bölüme rakip firma personelinin de alındığı ve idare yetkilileri tarafından uygulama esnasında firmaları aleyhine tutum ve davranışlarda bulunulduğu, firmaları tarafından teklif edilen sistemin teknik şartnamede yer verilen özellikleri karşıladığı ve ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlenmesi gerektiği iddia edilmekte ve itirazen şikayet başvurusunun Kurumumuzca incelenerek gereğinin yapılması istenmektedir.

İncelemeye konu ihalede;

“….Kurul çoğunluğu tarafından Hizmet Alımı İhalelerinde isteklilerin yeterliliğini tespiti amacıyla demonstrasyon yapılabileceğine ilişkin herhangi bir hüküm bulunmadığından, idari şartnamedeki düzenlemenin mevzuata aykırı olduğu gerekçesiyle ihalenin iptaline karar verilmiştir.”

Kurul tarafından verilen ihalenin iptali kararına aşağıdaki açıklamaya istinaden katılmıyorum.

Kamu İhale Kanunun 55. Maddesinde ilan, ön yeterlik veya ihale dökümanına ilişkin şikayetler en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir. hükmü bulunmaktadır. idarenin yapmış olduğu düzenlemenin eşit muamele ilkesini ihlal edecek ve bir kısım isteklilere haksız avantaj sağlayacak bir yönü bulunmamaktadır. Ayrıca tekliflerin sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesini etkiler bir yönü de bulunmamaktadır. İhale dökümanına ihale tarihinden üç iş günü öncesinde herhangi bir başvuru da bulunulmamıştır. Bu durumda İhale dokümanı kesinleştikten sonra kesinleşmiş dökümana göre tekliflerin değerlendirilmesi gerekmektedir.

İdare yazılım proğramının demo yapılmak suretiyle kabul edileceğine ilişkin düzenleme yapmıştır.

Bu duruma göre;

İtirazen şikayete konu husus ile ilgili olarak Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Teknik şartname” başlıklı 16 ncı maddesinde;

“(1) İşin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösteren bir teknik şartname hazırlanarak ihale dokümanına dahil edilir. Teknik şartnamelerde belirlenecek teknik kriterlerin, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olması, rekabeti engelleyici hususlar içermemesi ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlaması zorunludur.

…” hükmü,

Anılan Yönetmeliğin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19 uncu maddesinde;

“(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.

(6) İhale komisyonu, teklif veya başvuru kapsamında yer alan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.” hükmü,

Aynı Yönetmeliğin “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 58 inci maddesinde;

“(1) Teklifler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen esaslar çerçevesinde standart formlar kullanılarak değerlendirilir. (1) Teklifler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen esaslar çerçevesinde standart formlar kullanılarak değerlendirilir.

…” hükmü, bulunmaktadır.

İhale konusu işin tanımı idari şartnamenin “ İhale konusu işe ilişkin bilgiler ” başlıklı 2 nci maddesinde;

“2012 Yılı 2 kişi İle Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı” olarak yapılmış ve teknik şartnamede alınması planlanan bilgi yönetim sisteminin sahip olması istenen teknik özelliklere yer verilerek, aynı şartnamenin “ Demonstrasyon ” başlıklı 7 nci maddesinde;

“7.11.İsteklilerin teklif etmiş oldukları uygulama yazılımın teknik şartnameyi karşılama düzeyinin sağlıklı ölçülebilmesi için, teknik şartnamede belirtilmiş olan tüm özellikler ihale komisyonunca detaylı olarak sorgulanacaktır. Teknik şartnamede bulunan maddeler ve bu maddelere bağlı alt başlıkların tamamının karşılanması beklenir. Teknik şartnameye uygun olmayan cevaplar ihale komisyonunca tutanak altına alınarak firma temsilcisi ile birlikte tutanağa bağlanarak demo sonlandırılır. firma temsilcisinin imzadan imtina ettiği durumlarda ihale komisyonu Demo sonuç tutanağına firmanın imzadan imtina ettiğini belirtilerek tutanakları imzalar.

…

7.15.4. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya idareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

7.15.5. Yapılacak olan Demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış Demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.”

Düzenlemelerine yer verilmek suretiyle isteklilerce teklif edilen sistemlerin teknik şartnameye uygunluklarının demonstrasyon uygulaması ile saptanacağı, demonstrasyon değerlendirmelerinin ihale komisyonu tarafından yapılacağı ve yapılan tespitlerin yine ihale komisyonu tarafından imza altına alınan tutanaklarla somutlaştırılacağı ifade edilmiştir.

İhale komisyonunun ise 2 adet uzman ve 1 adet mali üye olmak üzere toplam 5 üyeden oluştuğu ve üyelerin komisyondaki görevleri esas alınmak suretiyle yedek üyelerin belirlendiği ve ihale komisyonu teşkilinin mevzuata uygun olduğu tespit edilmiştir.

Bunla birlikte, gerek başvuru sahibi ve gerekse diğer isteklilerin teklif etmiş oldukları sistemlere ilişkin yapılan demonstrasyon sonucu değerlendirme tutanaklarında yalnızca ihale komisyonunun iki uzman üyesinden birinin ve demonstrasyona tabi tutulan isteklilerin temsilcilerinin imzalarının bulunduğu ancak ilgili tutanakların ihale komisyonunun diğer üyeleri tarafından imzalanmadığı, başvuru sahibince teklif edilen sistemin ise teknik şartnamenin 23, 25, 31, 41, 49, 59 uncu maddelerinde yer verilen özeliklerin tam olarak karşılanamadığı gerekçesiyle uygun görülmediği anlaşılmıştır.

Bu tespit doğrultusunda, teknik şartnamede açıkça demonstrasyon sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilileri tarafından imzalanmış demonstrasyon sonuç tutanağının düzenlenmesi gerektiği belirtilmiş ise de; demonstrasyon yapılması sürecinde bu düzenlemeye uygun hareket edilmediği ve demonstrasyona ilişkin değerlendirmenin ihale komisyonu tarafından yapılması gerekmesine rağmen; bu gerekliliğin yerine getirildiği hususunun, ilgili tutanakların yalnızca ihale komisyonunun bir üyesi tarafından imzalanmış olması sebebiyle ispat edilemediği değerlendirilerek, yapılan demonstrasyon uygulamasının açıklanan sebeple mevzuata uygun şekilde gerçekleştirilmediği anlaşıldığından, demonstrasyon uygulaması mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirildikten sonra tekliflerin değerlendirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle; incelemeye konu ihalede, düzeltici işlem verilmesi gerektiği gerekçesiyle ihalenin iptaline ilişkin karara katılmıyorum.

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi