KİK Kararı: 2012/UH.I-2240

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/030
Gündem No : 7
Karar Tarihi : 24.05.2012
Karar No : 2012/UH.I-2240
BAŞVURU SAHİBİ:
FGS Gıda Org. Tur. San. Tic. Ltd. Şti., Postane Mah. Taraffuzhane Cad. No : 49/5 İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Metin Sabancı Spastik Çocuklar, Gençler, Eğitim Rehabilitasyon ve Üretim Tesisleri Müdürlüğü, Prof. Dr. Hıfzı Özcan Cad. No: 8 Küçükbakkalköy İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/178729 İhale Kayıt Numaralı "12 Ay Süreli Mamul Yemek Alımı İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

22.05.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.06.00.00-101.04-.H.[1666].(0253)./2012-37Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Metin Sabancı Spastik Çocuklar, Gençler, Eğitim Rehabilitasyon ve Üretim Tesisleri Müdürlüğütarafından 13.12.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “12 Ay Süreli Mamul Yemek Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak FGS Gıda Org. Tur. San. Tic. Ltd. Şti.’nin 10.04.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.04.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 26.04.2012tarih ve 15963sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.04.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sundukları proforma fatura üzerinde, meslek mensubunun iletişim bilgilerinin yer almadığı gerekçesiyle açıklamalarının uygun görülmeyerek, ihalenin iptal edildiği, anılan hususun bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği, bu nedenle, tekliflerinin değerlendirmeye alınması ve ihalenin iptali kararının iptal edilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde;

“…

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

…

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

Altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir…” açıklamaları,

Anılan Tebliğin “İdarelerce belgelerdeki eksik bilgilerin tamamlatılması” başlıklı 16.6 ncı maddesinde;

“16.6.1 İhale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgeler ve ekleri idarelerce tamamlatılmayacaktır. Ancak,

a) Geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususlar hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

b) Aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgeler,

İdarelerce tamamlatılacaktır...” açıklamaları,

Yer almaktadır.

Başvuruya konu ihalede ilk olarak, 16.01.2012 tarihinde onaylanan ihale komisyon kararı ile başvuru sahibinin sunmuş olduğu iş deneyimini gösteren belgelerin uygun bulunmayarak teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin Pani Gurme Gıda San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, şikâyetçinin 26.01.2012 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan dilekçesi ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu, anılan başvuru üzerine 20.02.2012 tarih ve 2012/UH.I-1061 sayılı Kurul kararı ile başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması yönünde düzeltici işlem tesisine karar verildiği, Kurul kararının idareye tebliğinden sonra, ihaleye verilen her üç teklifin de aşırı düşük teklif olarak tespit edilerek, isteklilerden teklif açıklaması istenildiği, 03.04.2012 tarihinde onaylanan ihale komisyonu kararı sonucunda, isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun görülmediği ve ihalenin iptal edildiği, bunun üzerine, başvuru sahibi tarafından, ihalenin iptal gerekçelerinin bildirilmesi amacıyla idareye başvuru yapıldığı ve idarenin 09.04.2012 tarihli yazısı ile iptal gerekçelerinin başvuru sahibine bildirildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının gerekçesi olarak, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan proforma faturalar üzerinde, faturayı onaylayan meslek mensubunun iletişim bilgilerinin yer almadığının belirtildiği görülmüştür.

İsteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının incelenmesi neticesinde; teklif edilen fiyatların tevsiki amacıyla, SMA Metrostar Gıda San. ve Tic. A.Ş. tarafından düzenlenen 30.11.2011 tarihli iki adet proforma faturanın sunulmuş olduğu, proforma faturaların serbest muhasebeci mali müşavir Abidin Ekren tarafından kaşelenerek imzalandığı, ancak meslek mensubunun iletişim bilgilerinin (adres, telefon vb.) fatura üzerinde belirtilmediği görülmüştür.

İsteklice sunulan proforma faturalar üzerinde meslek mensubunun iletişim bilgilerinin yer almaması hususunun, belgenin taşıması zorunlu olan unsurlar arasında olmadığı ve belgeyi onaylayan meslek mensubundan kaynaklandığı, bu nedenle, söz konusu eksikliğin bilgi eksikliği olarak kabul edilerek, istekliden anılan hususun tamamlatılmasının istenilmesi gerektiği neticesine varılmıştır.

Diğer yandan, idarece, 16.03.2012 tarih ve 100-158 sayılı yazıyla istekliden, proforma faturaya dayanak teşkil eden Ek-O.5 maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının istenildiği, isteklinin 22.03.2012 tarihinde istenen belgeleri idareye sunduğu, anılan tutanaklar üzerinde, proforma faturayı onaylayan meslek mensubu Abidin Ekren’in adres ve telefon bilgilerinin yer aldığı, bu yönüyle, proforma fatura üzerinde bulunmayan iletişim bilgilerin, sunulan maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarında yer aldığı ve proforma faturalarda yer alan bilgi eksikliğinin giderilmiş olduğu, bu nedenle, isteklinin teklifinin değerlendirmeye alınması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, FGS Gıda Organizasyon Turz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

İncelemeye konu ihalede;

Başvuru sahibinin “ aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sundukları proforma fatura üzerinde, meslek mensubunun iletişim bilgilerinin yer almadığı gerekçesiyle açıklamalarının uygun görülmeyerek, ihalenin iptal edildiği, anılan hususun bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılabileceği, bu nedenle, tekliflerinin değerlendirmeye alınması veihalenin iptali kararının iptal edilmesi gerektiği” şeklindeki iddialarına yönelik olarak verilen Karada belirtilen; “ Başvuru sahibi isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının gerekçesi olarak, aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunulan proforma faturalar üzerinde, faturayı onaylayan meslek mensubunun iletişim bilgilerinin yer almadığının belirtildiği görülmüştür.

İsteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının incelenmesi neticesinde; teklif edilen fiyatların tevsiki amacıyla, SMA Metrostar Gıda San. ve Tic. A.Ş. tarafından düzenlenen 30.11.2011 tarihli iki adet proforma faturanın sunulmuş olduğu, proforma faturaların serbest muhasebeci mali müşavir Abidin Ekren tarafından kaşelenerek imzalandığı, ancak meslek mensubunun iletişim bilgilerinin (adres, telefon vb.) fatura üzerinde belirtilmediği görülmüştür.

İsteklice sunulan proforma faturalar üzerinde meslek mensubunun iletişim bilgilerinin yer almaması hususunun, belgenin taşıması zorunlu olan unsurlar arasında olmadığı ve belgeyi onaylayan meslek mensubundan kaynaklandığı, bu nedenle, söz konusu eksikliğin bilgi eksikliği olarak kabul edilerek, istekliden anılan hususun tamamlatılmasının istenilmesi gerektiği neticesine varılmıştır.

Diğer yandan, idarece, 16.03.2012 tarih ve 100-158 sayılı yazıyla istekliden, proforma faturaya dayanak teşkil eden Ek-O.5 maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının istenildiği, isteklinin 22.03.2012 tarihinde istenen belgeleri idareye sunduğu, anılan tutanaklar üzerinde, proforma faturayı onaylayan meslek mensubu Abidin Ekren’in adres ve telefon bilgilerinin yer aldığı, bu yönüyle, proforma fatura üzerinde bulunmayan iletişim bilgilerin, sunulan maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarında yer aldığı ve proforma faturalarda yer alan bilgi eksikliğinin giderilmiş olduğu, bu nedenle, isteklinin teklifinin değerlendirmeye alınması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, FGS Gıda Organizasyon Turz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir. ” gerekçelerine dayanılarak “ Düzeltici işlem belirlenmesine” karar verilmiştir.

Metin Sabancı Spastik Çocuklar, Gençler, Eğitim Rehabilitasyon ve Üretim Tesisleri Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen “ 12 Ay Süreli Mamul Yemek Hizmet Alımı ” işine ilişkin yaklaşık maliyetin piyasa araştırması sonuçları esas alınarak; Öğle Yemeği için 233.842,05 TL, Akşam Yemeği için 186.588,00 TL, Ara Ogün için 99.480,75 TL ve Sabah Kahvaltısı için 72.927,00 TL bedelli bileşenleri üzerinden toplam 592.837,80** TL **olarak hesaplandığı,4 adet ihale dokümanı satıldığı, 13.12.2011 tarihinde gerçekleştirilen ihaleye 3 istekli tarafından teklif verildiği,

Tüm tekliflerin geçerli kabul edildiği ihalede isteklilerin tekliflerinin,

İsteklinin Adı

Teklif Bedeli (TL)

FGS Gıda Organizasyon Turz. San. Tic. Ltd. Şti.

376.529,00

Pani Gurme Gıda San. Tic. Ltd. Şti.

420.206,00

Doyaş Yemek A.Ş.

493.324,00

Şeklinde verildiği, başvuruya konu ihalede ilk olarak, 16.01.2012 tarihinde onaylanan ihale komisyon kararı ile başvuru sahibinin sunmuş olduğu iş deneyimini gösteren belgelerin uygun bulunmayarak teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı ve ihalenin Pani Gurme Gıda San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı, şikâyetçinin 26.012012 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan dilekçesi ile, itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu, anılan başvuru üzerine 20.02.2012 tarih ve 2012/UH.I-1061 sayılı Kurul kararı ile başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınması yönünde düzeltici işlem tesisine karar verildiği, Kurul kararının idareye tebliğinden sonra, ihaleye verilen her üç teklifin de aşırı düşük teklif olarak tespit edilerek, isteklilerden teklif açıklaması istenildiği, 03.04.2012 tarihinde onaylanan ihale komisyonu kararı sonucunda, isteklilerin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun görülmediği ve ihalenin iptal edildiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “teklif fiyata dahil masraflar” ve “aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasının objektif kriterlerinin var olmadığı düşünülmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, yaklaşık maliyetin tamamını yemek giderinin oluşturduğu “ 12 Ay Süreli Mamul Yemek Hizmet Alımı ” ihalesinde geçerli üç teklifin de yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre yakın olduğu ve en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece yemek kalemlerinde aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmaksızın ihalenin karara bağlanması gerekirken, teklifin tüm bileşenleri üzerinden aşırı düşük sorgulama yapılarak ihalenin karara bağlanması mevzuata aykırılık teşkil etmektedir.

Yukarıda açıklandığı üzere, inceleme konusu ihalede yemek alımı kalemlerinde aşırı düşük teklif yapılmadan geçerli tekliflerin değerlendirilmesi ile ihalenin sonuçlandırılması gerektiği yönündeki düşüncem ile, Kurulca bu hususa ilişkin verilen “ Düzeltici işlem belirlenmesine ” niteliğindeki karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi