KİK Kararı: 2012/UH.I-2223

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/030
Gündem No : 4
Karar Tarihi : 24.05.2012
Karar No : 2012/UH.I-2223
BAŞVURU SAHİBİ:
Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş., İpekyol Cad. Şebnem Apt. No : 12/1 ŞANLIURFA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Kilis Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi, Ekrem Çetın Mahallesı Harun Resıt Caddesı 79000 KİLİS

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/21111 İhale Kayıt Numaralı "2012-2013 Yılları 24 Ay İçin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi ,Program,Bakım-Onarım Ve Eğitim Hizmeti Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

18.05.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.06.00.00-101.04-.H.[1782].(0102)./2012-35Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Kilis Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezitarafından 08.03.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “2012-2013 Yılları 24 Ay İçin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, Program, Bakım-Onarım ve Eğitim Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.’nin 12.04.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 19.04.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 04.05.2012tarih ve 16976sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.05.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; 2012/21111 ihale kayıt numarası ile ihale edilen “2012-2013 Yılları 24 Ay için Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, Program, Bakım-Onarım ve Eğitim Hizmeti Alımı” işi için 05.03.2012 tarihinde ihale dokümanlarını satın alarak istekli durumuna geldikleri ve 08.03.2012 tarihinde söz konusu işin ihalesine iştirak ettikleri, teknik şartnamenin demonstrasyon başlıklı maddelerinde özetle; firmaların yapacağı tanıtım (demo) sonunda yeterlilik alması gerekmekte olduğu, teknik şartnamede yer alan tüm yazılım modüllerinin içerisinde ihale komisyonu tarafından talep edilecek içeriklerin, teklif edilen yazılım tarafından karşılanıp karşılanmadığının tespit edileceği, demo yapılması neticesinde teklifte sunulan herhangi bir madde veya alt maddelerin teknik şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde isteklilerin ihale dışı bırakılacağı yönünde düzenlemelere yer verildiği, idarece yapılan bu düzenleme ile teklif veren tüm istekli firmaların öncelikle; teknik şartnamede yer alan tüm yazılım modüllerini karşılaması gerektiği ve teklifte sunulan herhangi bir madde veya alt maddelerin teknik şartnameye uygun olmadığının tespit edilmesi halinde isteklilerin ihale dışı bırakılacağı yönünde yeterlilik kriteri belirlenmiş olduğu, idarenin belirlediği tüm bu standartları/yeterlilik kriterlerini karşıladıklarından dolayı, asgari maliyetleri belirleyerek ihale günü geçerli teklif bedelini sundukları, idarece de sundukları teklifin geçerli sayılarak 08.03.2012 tarihinde demonstrasyona davet edildikleri, idarenin bu isteği üzerine 13.03.2012 tarihinde saat 10:00’ da teknik şartname gereğince tam teçhizatlı olarak hazır bulunup, teknik şartnamede yer alan tüm maddelerdeki özellikler ve ihale komisyon üyelerinin sorularının eksiksiz olarak gösterildiği, ancak 04.04.2012 tarihli kesinleşen ihale kararında, ihalenin Metasoft Bilgi İşlem Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde kaldığı ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin ise firmaları olduğunun bildirildiği,

İdarece alınan bu kararın firmalarını hak kaybına uğrattığı, teknik şartnameye, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa ve Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliğine aykırı bir işlem oluşturduğu, ancak ihale uhdesinde bırakılmış olan Metasoft Bilgi İşlem Hiz. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin demonstrasyonun da yazılımının teknik şartnameye uygun olmadığının sektörel olarak bilindiği, bu anlamda ilgili firmanın teknik şartnamenin; 2.1.8, 2.1.18, 4.8.6, 4.8.11, 4.8.12, 4.9.9, 4.9.10, 7.5.1.24, 17.6.5, 18.1.4, 19.3.1.6, 19.3.1.7, 19.4.1.4, 19.5.1.1, 19.5.1.2, 19.5.1.3, 19.5.1.4, 19.6.1.5, 19.6.1.6, 19.6.1.7.e, 19.6.1.7.g, 19.6.1.7.h, - 19.6.1.7.i, 19.6.1.7.j, 19.6.1.10.b, 19.6.1.10.g, 19.6.1.13, 19.6.1.14, 19.7.1.2, 19.7.1.5, 19.8.1, 21.9, 21.2.7.7, 21.2.7.10, 21.2.9.6 ve 21.2.9.7 maddelerini karşılamadığı,

İdari ve teknik şartnamenin demonstrasyon maddesinde yer alan; “Demo yapılması neticesinde teklifte sunulan herhangi bir madde veya alt maddelerin teknik şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır” düzenlemesi gereği olarak ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerekirken, ihalenin uhdesinde bırakılmış olması, yapılmış olan demonstrasyonun sağlıklı yapılmadığı ya da bir çok eksikliğin göz ardı edildiğini düşündürdüğü, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun “Temel İlkeler” başlıklı 5 inci maddesinde; “İdareler, bu kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarda ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmüne yer verildiği, bu hüküm doğrultusunda; ihale uhdesinde bırakılan firmanın yukarıda yer verdiğimiz maddeleri karşılayamadığı bilindiği halde, teknik şartnamede belirtilen özelliklerden yoksun bir ürünün alınması, ihtiyaçların uygun şartlarda alınmamasına ve güvenirlik ilkesine aykırı olacağı gibi idarenin güvenirliliğine de gölge düşürdüğü,

Ayrıca, Hizmet Alımları Uygulama Yönetmeliğinin “Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi” başlıklı 66 ncı maddesinin birinci fıkrasında; “Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere 65 inci maddenin birinci fıkrası uyarınca alınan ihale komisyonu kararı ile birlikte bildirilir.” hükmü yer aldığı, ancak idarece gönderilen kesinleşen ihale kararının ekinde ihale komisyon kararının bulunmadığı, bu durumun belirtilen hükme aykırılık teşkil ettiği ve idarenin ihale sürecinde tesis ettiği işlemleri firmalarına ve kamuoyuna açık bir şekilde gerçekleştirmemiş olduğu, idarenin işleminin 4734 sayılı Kamu ihale Kanunun 5 inci maddesinde yer alan “Saydamlık” ilkesine de aykırılık teşkil ettiği,

Kamu İhale Kurumunca hizmet alımı ihalelerinde demonstrasyonun yeterlilik kriteri olarak konamayacağı yönünde kararlar alındığı, dokümana itiraz edilmediği halde bu ihalelerin iptal edildiği, 4734 sayılı Kanunun 10 uncu maddesinde ihaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak çeşitli bilgi ve belgelerin istenebileceğinin belirtilerek, bu belgelerin on iki bent olarak sayıldığı, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 28 inci maddesinin ilk fıkrasında ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğin saptanması amacıyla öngörülecek değerlendirme ölçütleri ve istenecek belgelerin rekabeti engelleyecek şekilde belirlenemeyeceğinin düzenlendiği, mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için istenecek mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerin; iş deneyimini gösteren belgeler, personel durumuna ilişkin belgeler, kalite ve standarda ilişkin belgeler, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu olarak sayıldığı, bu kriterlere ilişkin ayrıntıların anılan Yönetmeliğin 38 ile 42 inci maddeleri arasında düzenlendiği, dolayısıyla idarelerin ihaleye katılımda yeterlik tespit ederken ve buna ilişkin değerlendirme yaparken bu kurallara uygun hareket etmesi gerektiği, kamu ihale mevzuatında yer almayan bir kuralın yeterlik ölçütü olarak düzenlenmesine hukuki olanak bulunmadığı, idari ve teknik şartnamede “yeterlilik kriteri” olarak belirlenen “demonstrasyon” uygulamasının hem mevzuata aykırı olarak konduğu, hem de gereğinin layıkıyla yerine getirilmediği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuruya konu ihale, Kilis Ağız ve Diş Sağlığı Merkezinin “ 2012-2013 Yılları 24 Ay İçin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, Program, Bakım-Onarım ve Eğitim Hizmeti alımı” işidir.

İhale konusu iş, idari şartnamenin “Teklif ve sözleşme türü” başlıklı 19.1 inci maddesinde yer alan; “İstekliler tekliflerini, her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatlarının miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat şeklinde vereceklerdir. İhale sonucu, ihale üzerinde bırakılan istekliyle her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatların miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat sözleşme imzalanacaktır.” düzenlemesi uyarınca birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilmiştir.

Bahse konu ihalenin ilanı 21.02.2012 tarihli Kamu İhale Bülteninde yayımlanmış olup, ihalede5 adet ihale dokümanı satın alınmış ve 08.03.2012 tarihinde yapılan ihaleye 5istekli katılmıştır.

İstekliler ihaleye; Metasoft Bilgisayar Bilgi İşlem Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti. 53.880,00 TL, Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi 59.880,00 TL, Portakal Bilgi İşlem Hizmetleri Yazl. Tek.San.Tic.Ltd. Şti. 63.600,00 TL, HGM Bilgisayar Otomasyon Yazılım Donanım Tur. Tem. Yem. İnş. Taah. Gıda Tıb. Malz. ve Ürün. Kırt. İlet. Tel. İth. İhr. ve Tic. Paz. Limited Şirketi 81.600,00 TL, Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Limited Şirketi 83.400,00 TL fiyat teklifi vermiştir.

İhale komisyonu 08.03.2012 tarih ve 204 ve 205 sayılı yazılar ile fiyat esasına göre en düşük fiyat teklifi veren Metasoft Bilgisayar Bilgi İşlem Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile ikinci en düşük fiyat teklifini veren Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi’ni demonstrasyon yapmaya davet etmiştir.

İhale komisyonunca davet edilen istekli ile birlikte yapılan demonstrasyon sonucunda tutulan 12.03.2012 ve 13.03.2012 tarihli tutanaklar ile teklif edilen ürünlerin teknik şartnameye uygun olduğu tutanağa bağlanmıştır.

İhale komisyonu demonstrasyon sonrasında aldığı 02.04.2012 tarihli ihale komisyon kararında; “1 inci en düşük fiyat teklifi sahibi Metasoft Bilgisayar Bilgi İşlem Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin yaptığı demonstrasyon da teknik şartnamenin tüm maddelerini karşıladığı tespit edilmiştir. 2 nci en düşük teklif sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi’nin yaptığı demonstrasyon da teknik şartnamenin tüm maddelerini karşıladığı tespit edilmiştir.” Açıklamasına yer vererek ihalenin Metasoft Bilgisayar Bilgi İşlem Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakılmasına ve Fonet Bilgi Teknolojileri Anonim Şirketi’nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlenmesine karar vermiştir.

İhale komisyon kararı 03.04.2012 tarihinde ihale yetkilisince onaylanmış ve aynı tarihli kesinleşen ihale kararı ile ihale kararı isteklilere bildirilmiştir.

İdari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinde demonstrasyon ile ilgili bir düzenlemeye yer verilmemiş olup, idari şartnamenin “Diğer Hususlar” başlıklı 47.1 inci maddesinde; “Teknik şartnamede yer alan demonstrasyon yeterlilik kriteri olarak belirlenmiştir. Bu şartlar ve hususlar doğrultusunda gerçekleştirilecektir.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İhale konusu işe ait teknik şartnamenin “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alımı İçin Genel Koşul ve Öneriler” başlıklı 2 nci maddesinin “demonstrasyon” başlıklı bölümünde; _“Firmanın yapacağı tanıtım (DEMO) sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması gerekir. Tekliflerin değerlendirilmesinde, önerilen yazılım hastane ihtiyaçlarını karşılama düzeyi (Demonstrasyon) ele alınacaktır. Belge değerlendirmeleri sonucunda eksik belgesi bulunmayan ve en düşük fiyat veren yüklenici firmadan başlamak üzere demo yapılacaktır. Demo, hastanemiz toplantı salonunda, komisyon huzurunda, en düşük fiyat avantajına göre firmalar sıralanarak ihaleden sonraki ilk iş gününden itibaren saat 10.00 da başlamak üzere her demoya bir gün verilecektir. Demoya katılacak firmalara günleri tebliğ edilecektir. Demo için gelen istekliler teknik şartnamede istenilen tüm özellikleri gösterebilmek amacı ile tam teçhizatlı olarak hazır bulunmak zorundadır. İdare demo için ihale komisyonu üyelerinden oluşan teknik bir heyet kuracak bu heyet tüm modüllerin işlevlerini kontrol edecektir. Demo sonrasında ihale komisyonu tarafından düzenlenecek ilgili demo yeterlilik tutanağına satıcı firmanın demoya katılan yetkili temsilcisi de imza atacaktır. Bu demo sonunda teknik şartnamede yer alan tüm yazılım modüllerinin içerisinden ihale komisyonu tarafından talep edilecek içeriklerinin teklif edilen yazılım tarafından karşılanıp karşılanmadığını tespit amacıyla; her modülün işlevleri ve bu işlevlerin yerine getirilmesinden sonra o modülden alınması gereken (defter çıktıları, istatistiki raporlar, standart formlar, personel listeleri, faturalar, maaş bordroları ve listeleri, demirbaş listeleri, rasyon ve iaşe listeleri vb. listeler ve raporlar olup bu rapor ve listeler her modülün içinde en ufak ayrıntısına kadar açıklanmıştır) çıktılar kontrol edilecek, ihale komisyonunun onayladığı firmaların teklifi ihale komisyonunca değerlendirmeye alınacaktır. Demo yapılması neticesinde teklifte sunulan herhangi bir madde veya alt maddelerin teknik şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır. Demonstrasyon ve ihale komisyonumuz en avantajlı fiyatı veren istekliden başlayarak yapacağı demo çalışmalarında teknik ve mesleki yeterliliğini ispatlayan isteklinin demonstrasyon çalışmasını dinledikten sonra diğer isteklilerin demonstrasyon çalışmalarını değerlendirmeden ihale kararı alabilir._Tüm değerlendirmelerin ihale komisyonu üyeleri tarafından yapılması kaydıyla demo’ya idareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz. Demo’ya, istekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir. Demo için hâlihazırdaki yüklenicinin hazırlayacağı verilerden herhangi bir gerçek vatandaşın kimlik ve/veya adres bilgilerine ulaşım mümkün olmayacaktır. Demo için gerekli bilgisayar, yazıcı, projeksiyon cihazı gibi gerekli araç ve bağlantı kabloları istekliler tarafından sağlanmalı ve idarenin gösterdiği mekana demo başlama saatinden en az 1 saat önce kurulmuş ve çalışır duruma getirilmiş olmalıdır.” düzenlemesi bulunmaktadır.

İhale dokümanında teklif değerlendirmesi aşamasında demonstrasyon yapılacağı konusunda ve demonstrasyonun nasıl yapılacağı konusunda açık düzenleme yapıldığı, 08.03.2012 tarihli ve 204 sayılı yazı ile ihaleye en düşük fiyat teklifi veren Metasoft Bilgisayar Bilgi İşlem Hizm. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 12.03.2012 tarihinde demonstrasyon yapılmasına davet edildiği, demonstrasyon sonucunda; “Metasoft San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından yapılan demo’da yazılım alt yapısı incelenmiş, teknik şartnamede istenmiş olan modüllerin özelliklerinin uygunluğuna bakılmıştır. Komisyon üyeleri tarafından bu tutanak imza altına alınmıştır.” ifadesi ile teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygun olduğu yönünde tutanak düzenlendiği, düzenlenen tutanaktan demonstrasyonun ihale komisyonu üyelerince gerçekleştirildiği ve teknik şartnameye uygunluk yönünde değerlendirme yapıldığının anlaşıldığı, demonstrasyon işleminin aynı şekilde 13.03.2012 tarhli ve 205 sayılı yazı ile başvuru sahibi Fonet Bilgi Teknolojileri A.Ş.’den de talep edildiği, ihale komisyonunun aynı üyelerince başvuru sahibi isteklinin teklif ettiği ürünün demonstrasyonun yapıldığı ve teknik şartnameye uygun olduğu yönünde tutanak tutulduğu, ihale komisyonunca teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygun olup olmadığı açısından değerlendirme yapıldığı ve bu haliyle gerçekleştirilen işlemin ihale dokümanı ile oluşturulan mevzuata uygun olduğu değerlendirildiğinden başvurunun reddi gerektiği değerlendirilmektedir.

Diğer taraftan, başvuru sahibi, ihale komisyon kararının kesinleşen ihale kararı ile birlikte gönderilmediğini belirtmektedir. Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Kesinleşen ihale kararının bildirilmesi” başlıklı 66.1 inci maddesinde; “Kesinleşen ihale kararı, ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere 65 inci maddenin birinci fıkrası uyarınca alınan ihale komisyonu kararı ile birlikte bildirilir.” hükmü yer almaktadır. İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında yapılan incelemede, 03.04.2012 tarih ve 296 sayı ile gönderilen kesinleşen ihale kararlarında ek olarak ihale komisyon kararının gönderildiğine ilişkin bir bilgi olmadığı görülmekle birlikte, kesinleşen ihale kararının 03.04.2012 tarihli ihale yetkilisi onayını müteakip aynı tarihte isteklilere gönderildiği ve bu haliyle yapılan işlemin ihale sonucunu etkileyici nitelikte olmadığı değerlendirilmektedir.

Ayrıca, başvuru sahibi istekli itirazen şikâyet dilekçesinde, hizmet alımı ihalelerinde demonstrasyonun yeterlik kriteri olarak istenilemeyeceğini belirtmekle birlikte; idari ve teknik şartnamede teklif değerlendirmesi aşamasında demonstrasyon yapılacağının açıkça düzenlendiği, başvuru sahibi isteklinin 05.03.2012 tarihinde ihale dokümanı satın aldığı/indirdiği, bu tarihten sonra iddiası yönünde süresi içerisinde her hangi bir başvuruda bulunmadığı, 08.03.2012 tarihinde yapılan ihaleye 5 sıra no ile teklif verdiği, idarenin 08.03.2012 tarihli ve 205 sayılı demonstrasyon yapılması davet yazısına uyarak 13.03.2012 tarihinde saat 10:00 da teklif ettiği ürüne ilişkin olarak demonstrasyon yaptığı, dolayısıyla ihale dokümanının kesinleştiği ve isteklinin de buna uyduğu dikkate alındığında iddiasının reddi gerektiği değerlendirilmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi