KİK Kararı: 2012/UH.I-1927

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/025
Gündem No : 77
Karar Tarihi : 30.04.2012
Karar No : 2012/UH.I-1927
BAŞVURU SAHİBİ:
Ant Akbaş Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti., CEMALETTİN MAHALLESİ MEYDAN CADDESİ AKYEL APT. KAT:1 KÜTAHYA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Simav Belediye Başkanlığı İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, Tabakhane Mahallesi Belediye Meydanı No:9 43500 KÜTAHYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2012/15478 İhale Kayıt Numaralı "Silahsız Özel Güvenlik" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

25.04.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.06.00.00-101.04-.H.[1385].(0102)./2012-27Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Simav Belediye Başkanlığı İnsan Kaynakları Ve Eğitim Müdürlüğütarafından 23.02.2012tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Silahsız Özel Güvenlik” ihalesine ilişkin olarak Ant Akbaş Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.’nin 19.03.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 27.03.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 05.04.2012tarih ve 13522sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.04.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; tekliflerinin ihale komisyonunca belge kontrolü yapıldıktan ve ihale yetkilisince onaylanan belgelerin zarf açma ve belge kontrol tutanağı ve teklif tutanağı verildikten sonra tekliflerin değerlendirildiği aşamada kabul edilmediği, ihale süreçlerinin sonucunda geriye dönük olarak “aslı görüldü” yapılan ve ihalenin ayrılmaz bütünü zarf açma ve belge kontrol tutanağı ve teklif tutanağı verilip, teklifler okunup tutanak altına alındıktan sonra eksiklik bulunmayan ihale teklif dosyalarının, daha sonrasında dosyalar incelenip, tekliflerin açıklaması ve uygun fiyat teklifi tespiti aşamasında elenmelerine yönelik yapılan işlemler irdelendiğinde, ihaleye katılan diğer üç firmanında buna benzer gerekçelerle ihalede değerlendirme dışı bırakılmış olduğu, yapılan işlemin suç oluşturduğu kanısında oldukları,

Kamu yararı da bulunan ve geçerli olan tekliflerinin değerlendirmeye alınıp, avantajlı teklif olarak kabul edilmesi mevzuat gereği iken, ihale sürecinde kamu ihale mevzuatı hükümlerine aykırı işlemler gerçekleştirmenin, ihale komisyonunun daha evvel bu işi yapan firmayla devam etmek istemesi ve bu firmanın özel güvenlik okulunun da bu Simav’da olması ile tüm firmaların çok basit şekilde elenerek ihalenin bu firmaya bırakılmak istenmesi, dalga geçer gibi bu firmanın belgelerinin tam olduğunun karara yazılmasının idareyi de kanun önünde zor durumda bırakacağı, Kütahya Noterliği tarafından aslı görüldükten sonra “aslının aynıdır” şeklinde fotokopisi üzerinden tasdik yaptırılarak onaylı örneğin ihale dosyasına konulduğu, noterce aslına uygun olduğu kabul edilmiş bir belgenin ihale makamınca yok sayılmasının mümkün olmadığı, söz konusu evrakın tasdikli örneğinin ihale makamına sunulmasından başka bir alternatiflerinin bulunmadığı, katıldıkları ihalelerde bu şekilde tasdikli örnek kullandıkları, katıldıkları ihalelerde bu hususun aleyhe değerlendirme konusu olmadığı, idari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı yedinci fıkrasının birinci, ikinci ve üçüncü bentlerinde Yönetmelik hükmüne uygun düzenlemeler bulunduğu,

Söz konusu mevzuat hükmü ve düzenlemelerinde açıkça, ifade edildiği üzere; belge asıllarının veya noter tasdikli suretlerinin ihale dosyası kapsamında sunulabileceğinin öngörüldüğü, buna karşın noter onay tarihine ilişkin bir düzenleme mevcut olmadığı, 05.02.1972 tarihli ve 14090 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 1512 sayılı Noterlik Kanununun “Noterlik işlemlerinin hükümleri” başlıklı 82 nci maddesinde; “Bu kanun hükümlerine göre belgelendirilen işlemler resmi sayılır. Noterler tarafından bu kısmın ikinci bölümünün hükümlerine göre düzenlenmiş olan hukuki işlemler, sahteliği sabit oluncaya kadar geçerlidir. Bu kısmın üçüncü bölümü hükümlerine göre noter tarafından yapılan imza onaylaması, onaylanan imzanın ilgiliye ait oluşunu belgelendirme niteliğinde bulunup, hukuki işlemlerin içindekileri kapsamaz. işlemlerde imza ve tarih, sahteliği sabit oluncaya kadar geçerlidir. İkinci ve üçüncü fıkra hükümleri dışında kalan noterlik işlemleri aksi sabit oluncaya kadar geçerlidir. ” hükmü bulunduğu,

13.07.1976 tarihli ve 15645 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin “Örnek ve kimlere verilebileceği” başlıklı 94 üncü maddesinde; “Örnek, noterlikte yapılmış bir işlemin veya ilgilisince ibraz olunan bir belgenin tamamının veya istenilen kısmının istenildiği kadar, yazı, fotokopi veya benzeri usullerle çıkartılarak aslının aynı olduğuna dair bir şerhi kapsayan ve noterliğin mührünü ve görevlinin imzasını taşıyan belgedir... " hükmü ile anılan Yönetmeliğin “Örnek verme şekilleri” başlıklı 95 inci maddesinde; “a-İbrazdan örnek; İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir. İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur. İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir... ” hükmünün yer aldığı, yukarıda aktarıldığı üzere, ilgili tarafından notere ibraz edilip, örneğinin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin noter onayı ile resmiyet kazanacağı, resmiyet kazanan söz konusu noter onaylı örneklerin aksi ispat edilinceye kadar geçerli olduğu, ayrıca ibraz edilen ve geri verilen “aslından” dairede fotokopi edilerek iş bu belgenin “Aslına uygun bir örneği dairede alıkonularak onaylı örneği ilgiyle verilmiştir” denildiği, bu durumun aslından suret çıkarıldığını gösterdiği, yapılan bu hatalı işlemden bir an önce dönülmesi ve kamu yararı da bulunan tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuruya konu ihale, Simav Belediye Başkanlığının “7 kişi ile 11 ay süreli Simav Belediye Başkanlığı Hizmet Binası, (Özel Mera) Panayır Alanı-Hayvan Pazarı, Eynal Kaplıcalarının Silahsız Özel Güvenlik hizmet alımı” işidir.

İdari şartnamenin “Teklif ve sözleşme türü” başlıklı 19.1 inci maddesinde, “İstekliler tekliflerini, her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatlarının miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat şeklinde vereceklerdir. İhale sonucu, ihale üzerinde bırakılan istekliyle her bir iş kalemi için teklif edilen birim fiyatların miktarlarla çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat sözleşme imzalanacaktır.” düzenlemesi bulunmakta olup, ihale konusu iş birim fiyat teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilmiştir.

Bahse konu ihalede7 adet ihale dokümanı satın alınmış olup,23.02.2012 tarihinde yapılan ihaleye 5istekli katılmıştır.

İstekliler ihaleye;

Ant Akbaş Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.

86.494,10

Beyza 1 Özel Güvenlik ve Koruma Hizmetleri Ltd. Şti.

86.981,32

Ekmobil Özel Güvenli Koruma ve Eğitim Hizm. Ltd. Şti.

87.708,92

C.C. Güvenlik Koruma ve Eğitim Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti.

90.132,00

Bengin Özel Güvenlik ve Koruma Sanayi Tic. Ltd. Şti.

-------------

Fiyat teklifi vermiştir.

İhale komisyonu; Bengin Özel Güvenlik ve Koruma Sanayi Tic. Ltd. Şti.’nin teklif mektubu ve geçici teminatının olmadığı, Ekmobil Özel Güvenli Koruma ve Eğitim Hizm. Ltd. Şti.’nin birim fiyat teklif cetvelinin uygun olmadığı, Ant Akbaş Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.’nin ihale zarfında sunduğu imza beyannamesi veya imza sirküleri ile Özel Güvenlik Şirketi Faaliyet İzin Belgesinin noter onayının uygun olmadığı, Beyza 1 Özel Güvenlik ve Koruma Hizmetleri Ltd. Şti.’nin Özel Güvenlik Şirketi Faaliyet İzin Belgesi ile iş deneyim belgesinin noter onayının uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasına, ihalenin C.C. Güvenlik Koruma ve Eğitim Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakılmasına karar vermiştir.

İhale komisyonu kararında, başvuru sahibi Ant Akbaş Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.’nin değerlendirme dışı bırakılmasına ilişkin olarak; “…sunulan teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri ile Özel Güvenlik Şirketi Faaliyet İzin Belgesinin aslı, aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnekleri ile idare tarafından aslı idarece görülmüştür ibaresi yer almadığı söz konusu belgede suret ve ibraz edilen denildiği…” gerekçesine yer verilmiştir.

İdarece gönderilen belgelerin incelenmesinden, başvuru sahibi Ant Akbaş Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.’nin sunduğu İmza Sirküleri ve Özel Güvenlik Faaliyet İzin Belgesinde, ıslak olarak; “Kütahya 1. Noterliği, Suret, No: 28267, İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından Dairede Fotokopi Edilen İşbu Belgenin Aslına Uygun Bir Örneği Dairede Alıkonularak Onaylı Örnek İlgiliye Verilmiştir” kaşe, imza ve mührü bulunduğu görülmektedir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31 inci maddesinde; “(1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.” hükmü bulunmaktadır.

Başvuru sahibi Ant Akbaş Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.’nin sunduğu İmza Sirküleri ve Özel Güvenlik Faaliyet İzin Belgesinde, ıslak olarak; “İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından Dairede Fotokopi Edilen İşbu Belgenin Aslına Uygun Bir Örneği Dairede Alıkonularak Onaylı Örnek İlgiliye Verilmiştir” ifadesine yer verilmiş olup, belgenin “aslı gibidir” şeklinde bir şerhle onaylanmadığı, “İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından…” ifadesinin aslı görülerek mi onaylandığı konusunda açıklık olmadığı, tereddüt içerdiği anlaşıldığından, bu durumun ihale komisyonunca kabul edilmemesi işleminde Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 31.2 nci maddesinde yer alan; “ Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. ” hükmüne aykırılık olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Mahmut GÜRSES

Başkan

Kazım ÖZKAN

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

Ahmet ÖZBAKIR

Kurul Üyesi

Mehmet Zeki ADLI

Kurul Üyesi

Hasan KOCAGÖZ

Kurul Üyesi

Hamdi GÜLEÇ

Kurul Üyesi

Mehmet AKSOY

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikâyet başvurusunda belirtilen iddialarına yönelik Kurul çoğunluğunca; “ Başvuru sahibi Ant Akbaş Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.’nin sunduğu İmza Sirküleri ve Özel Güvenlik Faaliyet İzin Belgesinde, ıslak olarak; “İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından Dairede Fotokopi Edilen İşbu Belgenin Aslına Uygun Bir Örneği Dairede Alıkonularak Onaylı Örnek İlgiliye Verilmiştir” ifadesine yer verilmiş olup, belgenin “aslı gibidir” şeklinde bir şerhle onaylanmadığı, “İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından…” ifadesinin aslı görülerek mi onaylandığı konusunda açık olmadığı, tereddüt içerdiği, dolayısıyla ihale komisyonunca kabul edilmemesi işleminde Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 31.2 nci maddesinde yer alan; “Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez.” hükmüne aykırılık olmadığı ” gerekçeleri üzerinden “ itirazen şikayet başvurusunun reddine ” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin sunduğu İmza Sirküleri ve Özel Güvenlik Faaliyet İzin Belgelerinin, Kütahya 1. Noterliği tarafından, ıslak olarak; “ Kütahya 1. Noterliği, , İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından Dairede Fotokopi Edilen işbu Belgenin Aslına Uygun Bir Örneği Dairede Alıkonularak Onaylı Örnek ilgiliye Verilmiştir ” ibaresi ile 28267 suret , no’su verilmek sureti ileimza, mühür ve kaşelenerek onaylandığı anlaşılmıştır.

13.07.1976 tarih ve 15645 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin örnek verme şekillerini düzenleyen 95. maddesinin (a) bendinde ibrazdan örneğe ilişkin olarak; “ İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır.

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır. ” hükmüne yer verilmiştir.

Türkiye Noterler Birliğinin 01.02.2002 tarihli ve 16 sayılı Genel Yazısında; “İLGİ: 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı genel yazımız.

İbrazdan örnek verme halinde, Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’ nin 95 nci maddesi hükümleri çerçevesinde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazımız ile sizlere duyurulmuştu.

Ancak bazı kurum ve kuruluşlarca tasdik şerhine (aslının aynıdır) ibaresinin konulmasının istendiği ve bazı noterlerce bu şekilde işlem yapıldığı yolundaki başvurular, Yönetim Kurulu’ nun 24.01.2002 günlü toplantısında görüşülmüş,

Yakınmaların önlenmesi ve birlikteliğin temini için ibrazdan örnek verme işlemlerinde noterlikçe verilecek şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’ nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi ve uygulamanın bu yönde yapılmasının bir kez daha hatırlatılmasına karar verilmiştir…” açıklaması,

15.04.2002 tarihli ve 39 sayılı Genel Yazısında; “ İLGİ: 1- 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı,

2- 01.02.2002 günlü Hukuk 1955-16 sayılı,

Genel yazılarımız.

İbrazdan örnek verme halinde Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazılarımız ile sizlere duyurulmuştu.

Ancak, son zamanlarda noterlerce yapılan ibrazdan örnek çıkarma işlemlerinde Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi ile yukarıdaki genel yazılarımıza uygun olarak yapılan ve (ibraz edilenin aynıdır) şeklinde konulan şerhle çıkarılan örnek işlemlerinin bazı kurum ve kuruluşlarca kabul edilmemesi nedeniyle pek çok vatandaşın işlemlerinin muameleye konulmadığı ve bu nedenle bazı ihtilafların doğduğu öğrenilmekle konu, Yönetim Kurulu’nun 03.04.2002 günlü toplantısında yeniden görüşülerek yapılan inceleme sonunda;

…İbraz edilenin ASIL olması koşulu ile, ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (ibraz edilen aslının aynıdır) şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim metin asıl olup, örnek bundan çıkarılmıştır) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine,…karar verilmiştir… ” açıklaması,

Anılan meslek kuruluşunun 04.12.2003 tarih ve 50 sayılı genelgesinde de; “ İLGİ: 15.04.2002 günlü Hukuk 5964-39 sayılı Genel Yazımız.

_Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim Kurulu'nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş,
...İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine... karar verilmiştir…” _açıklaması yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından, Kütahya 1. noterliğinin ıslak olarak 28267 suret no’su üzerinden imzalı ve mühürlü bir şekilde “ İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından Dairede Fotokopi Edilen işbu Belgenin Aslına Uygun Bir Örneği Dairede Alıkonularak Onaylı Örnek ilgiliye Verilmiştir ” şeklinde onaylanan imza sirküleri ve özel güvenlik faaliyet izin belgelerinin yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ve açıklamalar ile birlikte değerlendirilmesi sonucunda, başvuru sahibi tarafından, sunulan imza sirküleri ve özel güvenlik faaliyet izin belgesinin Kütahya 1. Noteri tarafından “ İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından Dairede Fotokopi Edilen işbu Belgenin Aslına Uygun Bir Örneği Dairede Alıkonularak Onaylı Örnek ilgiliye Verilmiştir ” şeklinde şerh konularak onaylandığı, örnek çıkarmaya ilişkin tüm işlemlerin aynı noter tarafından yapıldığı, bahse konu noterin, belgelerin üzerine koymuş olduğu şerh’te de belirtildiği üzere, belgelerin aslının noter tarafından görülerek, aslına uygun bir örneğinin de kendi bünyesinde alıkonularak örnek çıkarıldığı, notere ibraz edilerek örneğinin çıkartılması ve onaylanması istenilen belgelerin noter onayı ile resmiyet kazandığı, resmiyet kazanan söz konusu noter onaylı örneklerin aksi ispat edilinceye kadar geçerli olduğu, sunulan belgelerde, ibraz edilen ve geri verilen “aslından” dairede fotokopi edilerek iş bu belgenin “ Aslına uygun bir örneği Dairede alıkonularak onaylı örneği ilgiyle verilmiştir ” denilmesi durumundan, belgenin aslından suret çıkarıldığını gösterdiği, bu belgelerin bu haliyle Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 31 inci maddesindeki hükmü karşıladığı anlaşıldığından, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınarak, ihale işlemlerine devam edilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle; incelemeye konu ihalede “ düzeltici işlem belirlenmesine ” karar verilmesi gerektiği yönündeki düşüncemle, “ itirazen şikâyet başvurusunun reddine ” ilişkin karara katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin itirazen şikâyet başvurusunda belirtilen iddialarına yönelik Kurul çoğunluğunca; “ Başvuru sahibi Ant Akbaş Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.’nin sunduğu İmza Sirküleri ve Özel Güvenlik Faaliyet İzin Belgesinde, ıslak olarak; “İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından Dairede Fotokopi Edilen İşbu Belgenin Aslına Uygun Bir Örneği Dairede Alıkonularak Onaylı Örnek İlgiliye Verilmiştir” ifadesine yer verilmiş olup, belgenin “aslı gibidir” şeklinde bir şerhle onaylanmadığı, “İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından…” ifadesinin aslı görülerek mi onaylandığı konusunda açık olmadığı, tereddüt içerdiği, dolayısıyla ihale komisyonunca kabul edilmemesi işleminde Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 31.2 nci maddesinde yer alan; “Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez.” hükmüne aykırılık olmadığı ” gerekçeleri üzerinden “ itirazen şikayet başvurusunun reddine ” karar verilmiştir.

Başvuru sahibinin sunduğu İmza Sirküleri ve Özel Güvenlik Faaliyet İzin Belgelerinin, Kütahya 1. Noterliği tarafından, ıslak olarak; “ Kütahya 1. Noterliği, , İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından Dairede Fotokopi Edilen işbu Belgenin Aslına Uygun Bir Örneği Dairede Alıkonularak Onaylı Örnek ilgiliye Verilmiştir ” ibaresi ile 28267 suret , no’su verilmek sureti ileimza, mühür ve kaşelenerek onaylandığı anlaşılmıştır.

13.07.1976 tarih ve 15645 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin örnek verme şekillerini düzenleyen 95. maddesinin (a) bendinde ibrazdan örneğe ilişkin olarak; “ İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır.

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır. ” hükmüne yer verilmiştir.

Türkiye Noterler Birliğinin 01.02.2002 tarihli ve 16 sayılı Genel Yazısında; “İLGİ: 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı genel yazımız.

İbrazdan örnek verme halinde, Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’ nin 95 nci maddesi hükümleri çerçevesinde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazımız ile sizlere duyurulmuştu.

Ancak bazı kurum ve kuruluşlarca tasdik şerhine (aslının aynıdır) ibaresinin konulmasının istendiği ve bazı noterlerce bu şekilde işlem yapıldığı yolundaki başvurular, Yönetim Kurulu’ nun 24.01.2002 günlü toplantısında görüşülmüş,

Yakınmaların önlenmesi ve birlikteliğin temini için ibrazdan örnek verme işlemlerinde noterlikçe verilecek şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’ nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi ve uygulamanın bu yönde yapılmasının bir kez daha hatırlatılmasına karar verilmiştir…” açıklaması,

15.04.2002 tarihli ve 39 sayılı Genel Yazısında; “ İLGİ: 1- 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı,

2- 01.02.2002 günlü Hukuk 1955-16 sayılı,

Genel yazılarımız.

İbrazdan örnek verme halinde Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazılarımız ile sizlere duyurulmuştu.

Ancak, son zamanlarda noterlerce yapılan ibrazdan örnek çıkarma işlemlerinde Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi ile yukarıdaki genel yazılarımıza uygun olarak yapılan ve (ibraz edilenin aynıdır) şeklinde konulan şerhle çıkarılan örnek işlemlerinin bazı kurum ve kuruluşlarca kabul edilmemesi nedeniyle pek çok vatandaşın işlemlerinin muameleye konulmadığı ve bu nedenle bazı ihtilafların doğduğu öğrenilmekle konu, Yönetim Kurulu’nun 03.04.2002 günlü toplantısında yeniden görüşülerek yapılan inceleme sonunda;

…İbraz edilenin ASIL olması koşulu ile, ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (ibraz edilen aslının aynıdır) şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim metin asıl olup, örnek bundan çıkarılmıştır) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine,…karar verilmiştir… ” açıklaması,

Anılan meslek kuruluşunun 04.12.2003 tarih ve 50 sayılı genelgesinde de; “ İLGİ: 15.04.2002 günlü Hukuk 5964-39 sayılı Genel Yazımız.

_Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim Kurulu'nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş,
...İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine... karar verilmiştir…” _açıklaması yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından, Kütahya 1. noterliğinin ıslak olarak 28267 suret no’su üzerinden imzalı ve mühürlü bir şekilde “ İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından Dairede Fotokopi Edilen işbu Belgenin Aslına Uygun Bir Örneği Dairede Alıkonularak Onaylı Örnek ilgiliye Verilmiştir ” şeklinde onaylanan imza sirküleri ve özel güvenlik faaliyet izin belgelerinin yukarıda aktarılan mevzuat hükümleri ve açıklamalar ile birlikte değerlendirilmesi sonucunda, başvuru sahibi tarafından, sunulan imza sirküleri ve özel güvenlik faaliyet izin belgesinin Kütahya 1. Noteri tarafından “ İbraz Edilen ve Geri Verilen Aslından Dairede Fotokopi Edilen işbu Belgenin Aslına Uygun Bir Örneği Dairede Alıkonularak Onaylı Örnek ilgiliye Verilmiştir ” şeklinde şerh konularak onaylandığı, örnek çıkarmaya ilişkin tüm işlemlerin aynı noter tarafından yapıldığı, bahse konu noterin, belgelerin üzerine koymuş olduğu şerh’te de belirtildiği üzere, belgelerin aslının noter tarafından görülerek, aslına uygun bir örneğinin de kendi bünyesinde alıkonularak örnek çıkarıldığı, notere ibraz edilerek örneğinin çıkartılması ve onaylanması istenilen belgelerin noter onayı ile resmiyet kazandığı, resmiyet kazanan söz konusu noter onaylı örneklerin aksi ispat edilinceye kadar geçerli olduğu, sunulan belgelerde, ibraz edilen ve geri verilen “aslından” dairede fotokopi edilerek iş bu belgenin “ Aslına uygun bir örneği Dairede alıkonularak onaylı örneği ilgiyle verilmiştir ” denilmesi durumundan, belgenin aslından suret çıkarıldığını gösterdiği, bu belgelerin bu haliyle Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 31. maddesindeki hükmü karşıladığı anlaşıldığından, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirmeye alınarak, ihale işlemlerine devam edilmesi gerekmektedir.

Kaldı ki, tereddütlü durumlarda “idarece belgeyi onaylayan noterlikten, onay işleminin belgenin aslının ibrazı üzerine yapılıp yapılmadığına ilişkin bilgi eksikliğinin tamamlatılması ve buna göre nihai olarak isteklinin teklifinin geçerli olup olmadığının belirlenmesi” gerektiği yönünde karar verilmesi de mümkündür.

Açıklanan nedenlerle; incelemeye konu ihalede “ düzeltici işlem belirlenmesine ” karar verilmesi gerektiği yönündeki düşüncemle, “ itirazen şikâyet başvurusunun reddine ” ilişkin karara katılmıyorum.

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi