KİK Kararı: 2012/UH.I-1645

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2012/022
Gündem No : 55
Karar Tarihi : 09.04.2012
Karar No : 2012/UH.I-1645
BAŞVURU SAHİBİ:
Bintat Hazır Yemek Servisi San. Tic. Ltd. Şti., AKHAN ÇAY ARASI MEVKİİ DENİZLİ

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Horsunlu Huzurevi Müdürlüğü, Cumhuriyet Mahallesi Pazaryeri Caddesi 14 09950 AYDIN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/182627 İhale Kayıt Numaralı "Malzeme Dâhil Yemek Hazırlama Ve Dağıtım" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

05.04.2012tarih ve B.07.6.KİK.0.06.00.00-101.04-.H.[1193].(0197)./2012-24Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Horsunlu Huzurevi Müdürlüğütarafından 12.12.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Malzeme Dâhil Yemek Hazırlama ve Dağıtım” ihalesine ilişkin olarak Bintat Hazır Yemek Servisi San. Tic. Ltd. Şti.’nin 12.03.2012tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 16.03.2012tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 21.03.2012tarih ve 11355sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.03.2012tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığı, teklif ettiği bedel ile işin yapılamayacağı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuru konusu 2011/182627 İhale Kayıt Numaralı “Malzeme Dahil Yemek Hazırlama ve Dağıtım” ihalesine ilişkin olarak;

Dörtlü Gıda Yemek Temizlik İlaçlama San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin başvurusu üzerine 02.02.2012 tarih ve 2012/UH.I-739 sayılı,

Bintat Hazır Yemek Servisi San. Tic. Ltd. Şti’nin başvurusu üzerine 06.02.2012 tarih ve 2012/UH.I-818 sayılı Kurul kararlarının alındığı,

Söz konusu Kurul kararlarında;

“4734 sayılı Kanunun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde;

“İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.”

hükmü yer almaktadır.

Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin usul ve esaslar ise Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesinde düzenlenmiş olup, bu madde kapsamında yer alan 79.4 üncü maddesinde;

“İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.”

açıklamasına yer verilmiştir. Anılan Kanun hükmü ve Tebliğ açıklaması birlikte değerlendirildiğinde; ihale komisyonunca tekliflerin 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesine göre değerlendirilmesinin ardından aşırı düşük tekliflerin ve bu tekliflerde önemli olan bileşenlerin belirlenmesinin zorunlu olduğu ve teklifinin aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilerden, sadece teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili açıklama istenmesi gerektiği hususunun açık ve tereddüde yer vermeyecek bir şekilde hüküm altına alındığı anlaşılmaktadır. Özellikle yemek sektöründe maliyeti etkileyen birbirinden bağımsız birçok parametre bulunması, girdi maliyetlerinde yerel ve mevsimsel koşullara göre yaşanan dalgalanmalar ve belirsizlikler, standart bir ürün tarifinin yapılamaması, çıktı ürünün kalitesinin belirlenmesinde objektif bir değerlendirme yapılmasının zorluğu, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde teklifteki önemli bileşenlerin somut ve açık bir şekilde belirlenmesini zorunlu hale getirmektedir.

Mevzuatın yukarıda aktarılan ve açıklanan hükümleri çerçevesinde; incelenen ihalede, teklifi aşırı düşük olarak belirlenen istekliden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler belirtilmeden açıklama istenmesinin 4734 sayılı Kanunun 38 inci ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4 üncü maddesine aykırılık taşıdığı sonucuna varılmıştır.” değerlendirmesine yer verilerek Eşsiz Tem. Haz. Yem. Gıda. İnş. Turizm. San. Tic. Ltd. Şti. hariç, Dörtlü Gıda. Yem. Tem. San. Tic. Ltd. Şti. ile Çankallar Oto. Doğ.Oto. Boy. Lok. Unlu Mam. San. Tic. Ltd. Şti.’nin tekliflerinin aşırı düşük olarak kabul edilmek suretiyle bu isteklilerden 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerle ilgili olarak açıklama istenmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiğine karar verildiği görülmüştür.

İdarenin bu kararlar üzerine 29.02.2012 tarih ve 82 sayılı yazı ile Dörtlü Gıda. Yem. Tem. San. Tic. Ltd. Şti.’den, 29.02.2012 tarih ve 81 sayılı yazı ile Çankallar Oto. Doğ. Oto. Boy. Lok. Unlu Mam. San. Tic. Ltd. Şti.’nden aşırı düşük teklif açıklaması istediği, söz konusu yazıda “aşırı düşük açıklamanızı bileşenleri ile birlikte Kamu İhale Genel Tebliğinin ilgili maddelerine uygun olarak 3 (Üç) iş günü içerisinde 05.03.2012 Pazartesi günü mesai bitimine kadar Müdürlüğümüze vermeniz gerekmektedir” ifadesine yer verildiği, Çankallar Oto. Doğ. Oto. Boy. Lok. Unlu Mam. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin açıklama sunmadığı gerekçesiyle reddedildiği, ihalenin açıklamaları uygun görülen Dörtlü Gıda. Yem. Tem. San. Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

Yukarıda ifade edilen Kurul kararları gereği isteklilerden, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda ihale konusu işte ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenlerinin belirtilerek aşırı düşük teklif açıklaması istenmesi gerekmektedir. İdare tarafından Kurul kararlarının gereği yerine getirilmeden aşırı düşük teklif açıklaması istendiği anlaşılmıştır.

İdarece yapılan aşırı düşük teklif sorgulamasının objektif kriterlere dayanması gerekmektedir. İdarenin aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazısında açıklanması talep edilen bileşenlere yer verilmeksizin genel ifadelerle aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmeden aşırı düşük teklif açıklaması istenmesinin istekliler açısından tereddüt yaratacak bir husus olduğu, isteklilerin bu kapsamda farklı bileşenlere ilişkin açıklama yapmalarının mümkün olduğu, bu açıdan teklif açıklamalarının objektif olarak değerlendirilmesinin mümkün olmadığı, Tebliğin personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin aşırı düşük teklif sorgulamasında ihale komisyonuna önemli bileşenleri tespit etme yükümlülüğü getirdiği, bu haliyle idarenin istem yazısının uygun olmadığı anlaşılmıştır.

Bu itibarla, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda önemli bileşenlerin tespit edilerek isteklilere gönderilmesi ve isteklilerce sunulan açıklamaların Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesinde yer alan açıklamalar çerçevesinde değerlendirilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda önemli bileşenlerin tespit edilerek aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulacak Çankallar Oto. Doğ. Oto. Boy. Lok. Unlu Mam. San. Tic. Ltd. Şti. ile Dörtlü Gıda Yemek Temizlik İlaçlama San. ve Tic. Ltd. Şti.’ye gönderilmesi ve isteklilerce sunulan açıklamaların Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesinde yer alan açıklamalar çerçevesinde değerlendirilmek suretiyle tekliflerin değerlendirmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibi itirazen şikayet dilekçesinde özetle; “ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı” iddiasına yer vermiştir.

İncelemeye konu ihale; Malzeme Dahil Yemek Hazırlama ve Dağıtım İşi olup,idarece yaklaşık maliyetin piyasa araştırmaları ve birim fiyatlar esas alınarak toplam 344.209,28 TL olarak belirlendiği, bahse konu ihaleye 5 isteklinin katıldığı, ihaleye teklif veren isteklilerin aşırı düşük sorgulamaya tabi tutulduğu ve ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda ihalenin 277.047,36 TL bedel karşılığında Dörtlü Gıda Yem. Tem. San. Ltd. Şti.’nin üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “teklif fiyata dahil masraflar” ve “aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, geçerli tekliflerin tamamının yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre aşırı düşük olmadığı, en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece hiçbir isteklinin teklifine ilişkin olarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmaksızın ihalenin karara bağlanması gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasının objektif kriterlerinin var olmadığı düşünülmektedir.

Yukarıda açıklandığı üzere, incelemeye konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmaması gerektiği yönündeki düşüncemizle, Kurul kararına katılmıyoruz.

Ali Kemal AKKOÇ Adem KAMALI

Kurul Üyesi Kurul Üyesi