KİK Kararı: 2011/UY.II-2702

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/056
Gündem No : 76
Karar Tarihi : 08.08.2011
Karar No : 2011/UY.II-2702
BAŞVURU SAHİBİ:
Demirlibahçe Ekmek Gıda İnşaat San. Tic. Ltd. Şti., Uzgörenler Sokak 43/a Demirlibahçe Mamak/ ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
MELİKGAZİ BELEDİYE BAŞKANLIĞI, Seyitgazi Mah. Nuhnaci Yazgan Cad. 34 38030 Fen İşleri Müdürlüğü Melikgazi/KAYSERİ

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/50261 İhale Kayıt Numaralı "TAVUKÇU MAH. ÇAYIRAĞASI KONAĞI ONARIM VE RESTORASYON İŞİ." İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

18.07.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.Y.[22.23].(0256)./2011-42Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Melikgazi Belediye Başkanlığıtarafından 21.04.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Tavukçu Mah. Çayırağası Konağı Onarım ve Restorasyon İşi.” ihalesine ilişkin olarak Demirlibahçe Ekmek Gıda İnşaat San. Tic. Ltd. Şti.’nin 04.07.2011 tarih ve 31849sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 04.07.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;06.06.2011 tarih ve 2011/UY.II-1846 sayılı düzeltici işlem kararının kendilerine 20.06.2011 tarihinde tebliğ edildiği, idarenin düzeltici işlem sonucunu taraflarına tebliğ etmeden teklifi aşırı düşük olan firmayı sözleşmeye davet ettiği, 04.07.2011 tarihinin sözleşmenin imzalanması gereken son gün olduğunu taraflarına sözlü olarak bildirdiği, Kurul tarafından verilen düzeltici işlemin idare tarafından değerlendirilen sonucunun değerlendirilerek ihalenin uhdesinde bırakılması gerektiği iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Kamu İhale Kanununun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde;

“ Madde 38- İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

(Ek fıkra: 20/11/2008-5812/12 md.) İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

“Kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi” başlıklı 41 inci maddesinde,

“Madde 41-__(Değişik: 20/11/2008-5812/14 md.)

İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilir.

İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır.

İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren; 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün geçmedikçe sözleşme imzalanamaz.” hükmü,

Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 60 ncı maddesinde;“(1) İhale komisyonu verilen tekliflerden teklif fiyatı, Kurum tarafından belirlenen hesaplama yöntemine göre yapılan hesaplama sonucunda ortaya çıkan aşırı düşük teklif sınır değerinin altında olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenlere ilişkin;

a) Anahtar teslimi götürü bedel işlerde, toplam teklif bedelini oluşturan iş kalemleri ve/veya iş gruplarına ait miktarlar ve bunlara ait birim fiyatların gösterildiği hesap cetveli ile açıklama istenen iş kalemleri ve/veya iş gruplarının birim fiyatlarına ilişkin ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri,

b) Teklif birim fiyatlı işlerde; açıklama istenen iş kalemlerinin birim fiyatlarına ilişkin olarak ihale dokümanında verilen analiz formatına uygun analizleri,

c) (a) ve (b) bentlerinde belirtilen analizlerin girdi maliyetlerine ilişkin bilgi ve belgeleri,

yazılı olarak ister.

(2) İhale komisyonu;

a) Yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları, isteklinin teklifinin hesaplanmasına dayanak teşkil eden bütün bilgi ve belgeleri de dikkate almak suretiyle değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır.” hükmü,

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Başvuruların Yapılacağı Yerler” başlıklı 9 uncu maddesinde;

“Şikayet başvuruları ihaleyi yapan idareye, itirazen şikayet başvuruları ise Kuruma, elden veya posta yoluyla yapılır.” hükmü,

“Başvuru Üzerine Yapılacak İşlemler” başlıklı 15 inci maddesinde;

“(1) Kuruma yapılan başvurular, öncelikle 16 ncı madde çerçevesinde incelenir.

(2) İdareye başvuruda bulunulması gerekirken doğrudan Kuruma yapılan başvurular ile idareye başvurulmuş olmakla birlikte Kurumun haberdar edilmesine yönelik başvurular veya idarenin on günlük karar alma süresi beklenilmeden yapılan başvurular ihaleyi yapan idareye gönderilir.” hükmü,

Başvuruya konu ihalenin ilan tarihi olan 05.04.2011 tarihi itibariyle yürürlükte bulunan Kamu İhale Genel Tebliğinin “Yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere idarece yapılacak işlemler” başlıklı 38 inci maddesinde;

“38.1. İdare, yaklaşık maliyetin hesaplanması sırasında her bir iş kalemi/grubunun yaklaşık maliyete oranını tespit edecektir. Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemleri/grupları tutarlarının büyükten küçüğe sıralandığı ve oranların kümülatif toplamının da gösterildiği “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” ile iş kalemleri/gruplarına ait ayrıntılı analizler ve analiz girdilerinin tutarları itibarıyla küçükten büyüğe sıralanmış halini gösteren “sıralı analiz girdileri tablosu” hazırlanarak yaklaşık maliyet hesap cetveli kapsamında ihale onay belgesine eklenecektir. Sıralı iş kalemleri/grupları listesi oluşturulurken, iş kalemleri/grupları tutarlarının yaklaşık maliyete oranları, en yakın dört ondalık basamaklı sayıya getirilecek biçimde yuvarlanacak ve bu oranların toplamının, yuvarlama nedeni ile 1 den farklı olması dikkate alınmayacaktır.” açıklaması,

Anılan Tebliğin “Aşırı düşük teklif değerlendirmesi” başlıklı 45 inci maddesinde ise;

“45.1.4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesinde; ihale komisyonunun verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği, ihale komisyonunun, yapım yönteminin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, yapım işinin özgünlüğü hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendireceği, bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterlerin esas alınacağı, Kurumun, aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkili olduğu hüküm altına alınmıştır. 4734 sayılı Kanunun aktarılan hükümleri çerçevesinde, yapım işlerinde aşırı düşük tekliflerin tespit edilmesi ve sorgulanmasına ilişkin olarak aşağıdaki esaslara uyulması gerekmektedir:

…45.1.2.1. İhale komisyonunca, (38.1) maddesi kapsamında idarece hazırlanan “sıralı iş kalemleri/grupları listesi” kullanılarak yaklaşık maliyetin % 80’lik kısmına giren iş kalemleri/grupları belirlenir.

Sıralı listeye göre, tutarlarının yaklaşık maliyete oranlarının kümülatif toplamı % 80 oranına kadar olan iş kalemleri/grupları ile kümülatif toplama eklendiğinde % 80 oranının aşılmasına neden olan iş kalemi/grubu, sorgulamaya tabi tutulacak olan iş kalemleri/grupları olarak belirlenecektir. Bunların dışında kalan iş kalemleri/grupları için sorgulama yapılmayacaktır.

45.1.2.2.İhale komisyonu tarafından, açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/gruplarına ait idarece (38.1) maddesine göre oluşturulan “sıralı analiz girdileri listesi” kullanılarak tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit ve bu tutarın altında olan analiz girdileri tespit edilecektir.

Yaklaşık maliyeti oluşturan iş kalemi/grubu analizlerindeki analiz girdilerinden, tutarı kar ve genel gider hariç analiz toplamının %3’üneeşit ve altında olanlar için isteklilerden açıklama yapılması istenilmeyecektir.

Tutarı, kar ve genel gider hariç analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olması nedeniyle sorgulamaya tabi tutulmayacak analiz girdilerinin tutarlarının kümülatif toplamının kar ve genel gider hariç analiz toplamının %15’ini aşması durumunda; en küçük tutardan itibaren kümülatif toplamda % 15’lik tutarın aşılmasına neden olan analiz girdisi belirlenecek, tutarı bu girdinin tutarından daha az olan girdiler için açıklama istenilmeyecektir.

Aynı girdinin yaklaşık maliyeti oluşturan birden fazla iş kalemi/grubunun analizinde yer alması halinde bu girdinin oranı her analiz için ayrı ayrı değerlendirilerek analiz toplamının % 3’ünün altında kalıp kalmadığına göre işlem yapılır. Herhangi bir analizdeki oranı %3’ün üstünde olan analiz girdisi için açıklama istenilecektir.

Analizlerdeki işçilik girdisi, tutarları analiz toplamının % 3’üne eşit veya altında olsa dahi, açıklama istenilmeyecek girdiler arasında yer alamaz.

45.1.2.3. İhale komisyonu teklifleri aşırı düşük olarak tespit edilen isteklilerden (45.1.2.1) maddesinde belirlediği iş kalemleri/grupları için isteyeceği açıklama ile ilgili yazıda, (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdilerini de belirtecektir.

İstekliler, teklifi kapsamında yer alan iş kalemleri/grupları için hazırlayacakları analizlerde (45.1.2.2) maddesine göre açıklama istenilmeyecek olan analiz girdileri de dahil analizlerini oluşturan tüm girdileri göstereceklerdir.” açıklamaları,

Bulunmaktadır.

Yapılan incelemede, 21.04.2011 tarihinde yapılan ihalede, geçerli teklif veren isteklilerden Tuba İnş. Taah. İnş. ve San. Ltd. Şti. firmasının teklifinin sınır değerin (472.523,19 TL) altında kaldığı, idarenin 20.04.2011 tarihli aşırı düşük teklif sorgulama talebine anılan istekli tarafından yapılan açıklamanın 02.05.2011 tarihinde düzenlenen ihale komisyon kararı ile uygun bulunup ihalenin üzerinde bırakıldığı,

Başvuru sahibinin idareye yaptığı şikayet başvurusunun reddi üzerine Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu, Kurulun itirazen şikayet başvurusu üzerine aldığı 06.06.2011 tarih ve 2011/UY.II-1846 sayılı kararı ile “idarece Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.2.1 ve 45.1.2.2 nci maddesi çerçevesinde açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/ grupları ile analiz girdilerinin belirlenmesi ve elde edilen verilere göre aşırı düşük teklif sahibi istekliden yeniden açıklama istenilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesine” karar verildiği,

Bunun üzerine, idarece, 16.06.20111 tarihli yazı ile Tuba İnş. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti. firmasından Kamu İhale Genel Tebliğinin 45 inci maddesine uygun olarak yazı ekinde sunulan maliyet kalemlerinin yine yazı ekinde sunulan analiz formatına uygun yeniden düzenlenerek ve yine analizlere ait faturalarında eklenerek 23.06.2011 tarihine kadar idareye ulaştırılmasının istendiği, söz konusu yazı ekinde 21 adet iş kaleminin ve bir adet örnek analiz formatının bulunduğu,

24.06.2011 tarihinde düzenlenen ihale komisyon kararı ile Tuba İnş. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti. firmasının 23.06.2011 tarihli aşırı düşük teklif açıklamasının uygun bulunduğu ve açıklamasının uygun bulunarak ihalenin üzerinde bırakıldığı ve 27.06.2011 tarihinde sözleşmenin imzalandığı,

Başvuru sahibinin 11.07.2011 tarihinde Kurum kayıtlarına alınan ek dilekçesinde, 04.07.2011 tarihinde idareye “Kamu İhale Kurumunun 06.06.2011 tarih ve 2011/044 nolu toplantıda almış olduğu düzeltici işlemin taraflarına tebliğ edilmeden aşırı düşükte olan firmaya gönderilen sözleşmeye davet yazısının mevzuata aykırı olduğu” şeklinde şikayet başvurusunda bulunduğunu ifade ettiği, anılan yazının ekinde yer alan, idarenin 04.07.2011 tarihli cevabi yazısında “idarenin söz konusu karar dahilinde Tuba İnş. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti.’den ek savunma istediği ve ihale aşamalarına devam ettiği, taraflarının Kamu İhale Kurumu tarafından tebliğ edilen aynı tarih ve sayılı Kamu İhale Kurulu karar tutanağı doğrultusunda bilgilenmiş olması gerektiği” ifadesinin geçtiği görülmüştür.

Başvuru sahibinin 11.07.2011 tarihli dilekçesi ekinde idarenin cevabi yazısının yer alması nedeni ile idare ile telefonla görüşülmüş ve başvuru sahibinin idareye gönderdiği yazı istenilmiştir. İdareden gelen 25.07.2011 tarih ve M38MEL0110131399/3348 sayılı yazıda başvuru sahibinin idareye yazmış olduğu başvurunun faks yolu ile yapıldığı ve itirazın faks ile yapıldığı için taraflarınca itiraz olarak değerlendirilmediği, sadece bilgi amaçlı olarak cevap verildiği ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

Bununla birlikte, idare tarafından yapılan aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısı ekinde, 2011/UY.II-1846 sayılı Kurul Kararında yer alan “Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.2.1 ve 45.1.2.2 nci maddesi çerçevesinde açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/ grupları ile analiz girdilerinin belirlenmesi ve elde edilen verilere göre aşırı düşük teklif sahibi istekliden yeniden açıklama istenilmesi” kararına rağmen, açıklama istenilmeyecek analiz girdilerine ait bir liste bulunmamıştır.

İdarece, 2011/UY.II-1846 sayılı kararda yer alan “Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.2.1 ve 45.1.2.2 nci maddesi çerçevesinde açıklama istenilmesi gereken iş kalemleri/ grupları ile analiz girdilerinin belirlenmesi ve elde edilen verilere göre aşırı düşük teklif sahibi istekliden yeniden açıklama istenilmesi” şeklindeki düzeltici işleme rağmen, Tuba İnş. Taah. Tic. ve San. Ltd. Şti. firmasına göndermiş olduğu 16.06.2011 tarihli aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında 21 adet iş kalemi için açıklama istendiği, söz konusu iş kalemlerine ait analiz girdilerini gösteren tabloların yer almadığı dolayısıyla, idare tarafından anılan Kararda yer alan düzeltici işlemin uygulanmadığı anlaşılmıştır.

Bu sebeple idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının, Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.2.3 üncü maddesinde açıklandığı şekliyle, söz konusu işin % 80 ini oluşturan iş kalemlerin yanı sıra açıklama istenilmeyecek analiz girdilerini de belirterek yeniden açıklama istemesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Ayrıca, 2011/UY.II-1846 sayılı Kurul Kararının, kararda yer alan ve nasıl yapılması gerektiği açıkça belirtilen düzeltici işlemin doğru şekilde uygulanmaması nedeni ile üst idaresine bildirim yapılması gerekli görülmüştür.

Başvuruya konu ihalede, idarece 24.06.2011 tarihli ihale komisyon kararının diğer isteklilere bildirilmediği, Kuruma yapılacak itirazen şikayet başvurusu için öngörülen on günlük itirazen şikayet süresi beklenilmeden 27.06.2011 tarihinde 4734 sayılı Kanunun 55 inci maddesine aykırı olarak sözleşmenin imzalandığı tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idarece aşırı düşük teklif sorgulamasının, Kamu İhale Genel Tebliğinin 45.1.2.3 üncü maddesinde açıklandığı şekliyle, söz konusu işin % 80 ini oluşturan iş kalemlerin yanı sıra açıklama istenilmeyecek analiz girdileri de belirtilerek yeniden yapılması gerektiği ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

1-Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2-2011/UY.II-1846 sayılı Kurul Kararının, kararda yer alan ve nasıl yapılması gerektiği açıkça belirtilen düzeltici işlemin doğru şekilde uygulanmaması ve Kanun’da belirtilen süreler beklenilmeden usulüne uygun olmayarak sözleşme imzalanması nedeni ile İç İşleri Bakanlığına bildirim yapılmasına,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi