KİK Kararı: 2011/UM.III-2027

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/048
Gündem No : 8
Karar Tarihi : 20.06.2011
Karar No : 2011/UM.III-2027
BAŞVURU SAHİBİ:
ENDOSKOPİ İTHALAT İHRACAT VE DIŞ TİC. LTD. ŞTİ., PERPA TİCARET MERKEZİ B BLOK NO:2536 K.13 OKMEYDANI-ŞİŞLİ/İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
İzmir Ege Doğumevi ve Kadın Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hastanesi Baştabipliği, GAZILER CD. NO:468 35120 KONAK/İZMİR

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/42187 İhale Kayıt Numaralı "KİT KARŞILIĞI CİHAZ KULLANIMI YÖNTEMİ İLE OTOMATİK SIVI BAZLI SİTOLOJİ KİTLERİ ALIMI" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

14.06.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.08.00.00-101.04-.M.[17.75].(0221)./2011-30E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

İzmir Ege Doğumevi ve Kadın Hastalıkları Eğitim ve Araştırma Hastanesi Baştabipliği tarafından 18.04.2011 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Kit Karşılığı Cihaz Kullanımı Yöntemi İle Otomatik Sıvı Bazlı Sitoloji Kitleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Endoskopi İthalat İhracat ve Dış Tic. Ltd. Şti.’nin 11.05.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 23.05.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 30.05.2011 tarih ve 26782 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.05.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; teklif ettikleri cihazın teknik şartnamenin 2 ve 11 inci maddelerini karşılamadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, idarenin söz konusu işleminin mevzuata aykırı olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuru konusu ihaleye ait idari şartnamenin 2 nci maddesinde ihale konusu işin adı; “ Kit Karşılığı Cihaz Kullanımı Yönt. ile Otomatik Sıvı Bazlı Sitoloji Kitleri Alımı ” olarak belirtilmiştir.

Aynı şartnamenin 7.5.6 ncı maddesinde ise; “ Teknik Şartnameye Uygunluk Belgesi
İstekliler teknik şartnamemizi madde madde cevaplayarak teklif ekinde sunacaklardır. Teknik şartnameye cevaplarda “ OKUDUM” “ANLADIM” gibi ibarelere yer verilmeyecek ayrıntılı açıklama yapılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İnceleme konusu ihaleye ait teknik şartnamenin 2 nci maddesinde; “ Sistem santrifuj esaslı hücre zenginleştirme veya silindir membran filitrasyon ve hücre transferi teknolojilerinden birisi ile calışabilir olmalıdır.” düzenlemesi,

11 inci maddesinde; “ Santrifüj esasındaki ydntemlerde dibe çöktürülen materyalin homojenizasyon işlemi, tüplerdeki veya silindir membran filitresindeki hücresel materyalin lamlara transferi cihaz tarafından yapılmalıdır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Aynı şartnamenin “Montaj, Teknik Servis, Garanti, Bakım ve Yedek Parça” başlıklı bölümünün 1 inci maddesinde; “ Cihaz ile beraber tam anlatımlı cihazın Türkçe Kullanma Kılavuzu yazılı ve CD olarak verilecektir. Ayrıca tüm Error kod listeleri cihaz ile beraber hastaneye teslim edilecektir. ” düzenlemesine,

“Muayene ve Kabul” başlıklı bölümünde ise “ Cihazın kabul ve muayenesi idarece belirlenecek bir komisyon tarafından Mal Alımları Denetim, Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik hükümlerikapsamında yapılacaktır. Kontrol ve muayenede şartnamede istenilen ve teklifte belirtilen tüm özelliklerin uygunluğu kontrol edilecektir. Kabul ve muayene sırasında firmalardan cihazın teknik özellikleri ve performansına ilişkin testlerin yapılması istenirse gerekli personel ve düzeneği firmalar ücretsiz sağlayacaktır. ” düzenlemesine yer verilmiştir.

Teknik şartnamenin anılan maddelerinde yer alan düzenlemeler sözleşme imzalanmasından sonra işin yürütülmesi aşamasında gerçekleştirilecek işlemlere ilişkin olup, idari şartnamede teklif değerlendirilmesinin katalog üzerinden/ demonstrasyon aracılığı ile yapılacağına dair bir düzenlemeye yer verilmemiştir. İhaleye katılan 3 istekli tarafından da teklif kapsamında sunulan bir katalog bulunmadığı ve isteklilerin teklifleri kapsamında teknik şartnameye uygunluk beyanlarını sunduğu görülmektedir.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi sonucu 27.04.2011 tarihinde yani tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ihale komisyonundan 2 uzman üyenin imzasını taşıyan bir tutanağın tutulduğu, söz konusu tutanakta “ Hastanemiz Patoloji Laboratuarı kit karşılığı otomatik sıvı bazlı sitoloji cihazı teknik şartnamesi bilindiği gibi belirlenmiştir. Endoskopi firmasının teknik özellikleri ilgili şartnamenin 2. ve 11. şıklarına uymamaktadır. ” ifadelerine yer verildiği görülmektedir. İdari şartnamede katalog istenmemesi nedeniyle idarenin söz konusu değerlendirmeyi hangi kriter üzerinden yaptığı ihale işlem dosyası üzerinden anlaşılamadığından, 08.06.2011 tarih ve 1340 sayılı yazımız ile idareye, 07.04.2011 tarihli tutanakta yer alan değerlendirmelerin dayanağı sorulmuş, idarenin 10.03.2011 tarih ve 3693 sayılı yazısında konu; “… ihale öncesi veya sonrası katılımcı firmalara demonstrasyon yaptırılmamıştır. Bununla birlikte Endoskopi İth. İhr. Ve Dış Tic. Ltd. Şti.’ne ait cihazın teknik şartnamemize uymadığına dair gerekçeli uzman görüşümüz yazımız ekinde bilginize sunulmuştur.” şeklinde açıklanmış, söz konusu yazı ekinde yer alan 09.06.2011 tarihli uzman görüşünde ise; “ Ünitemizce 18.04.2011 tarihinde yapılan Kit Karşılığı Cihaz Kullanma Yöntemi İle Otomatik Sıvı Bazlı Sistoloji Kitleri Alım İhalesine iştirak eden Endoskopi İth. İhr. Ve Dış Tic. Ltd. Şti.’ne ait cihazın özelliklerinin teknik şartnamemizin 2. ‘ Sistem santrifuj esaslı hücre zenginleştirme veya silindir membran filitrasyon ve hücre transferi teknolojilerinden birisi ile calışabilir olmalıdır.__’ Ve 11. ‘ Santrifüj esasındaki ydntemlerde dibe çöktürülen materyalin homojenizasyon işlemi, tüplerdeki veya silindir membran filitresindeki hücresel materyalin lamlara transferi cihaz tarafından yapılmalıdır.__’ maddelerinde belirttiğimiz silidir membran şartına uymadığı tespit edilmiş ve bu durum 27.04.2011 tarihli tutanağımızla imza altına alınmıştır.

Bu konu gerek istekli firmaların ihale tarihinden önce yapmış oldukları tanıtımlarda ve gerekse de Endoskopi İth. İhr. Ve Dış Tic. Ltd. Şti.’nin ihale kararına itiraz konulu 11.05.2011 tarihli dilekçe ekinde yer alan dokümanların ve numunenin incelenmesinde söz konusu membranın silindir olmadığı aksine dikdörtgen prizma olduğu görülmüştür.

Ayrıca rahim ağzı kanserinin erken teşhisi için yapılacak laboratuar tetkiki için hastadan alınan smearlerin kolay incelenmesi, sağlıklı sonuç elde edilmesi ve işlemlerin tekrarlanabilirliği bakımından silindir membran elzemdir. Bu durum dünya çapında yapılan araştırmalarda tespit edilmiştir.

Sonuç olarak; söz konusu firmaya ait cihazın istenilen şartlara haiz olmadığı kanaatimiz devam etmektedir. ” şeklinde açıklanmıştır.

Başvuru sahibi tarafından sunulan teknik şartnameye uygunluk beyanının 2 nci ve 11 inci maddelerinde sırasıyla; “ Sistem silindir membrane filitrasyon ve hücre transferi teknolojisi ile çalışır. ” ve “ Santrifüj esasındaki yöntemlerde dibe çöktürülen materyalin homojenizasyon işlemi, tüplerdeki veya silindir membran filitresindeki hücresel materyalin lamlara transferi cihaz tarafından yapılmalıdır. ” ifadeleri yer almaktadır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği 43 üncü maddesinde; “(1) Teklif edilen malın teknik şartnamede yer alan teknik kriterlere uygunluğunu belirlemek amacıyla numune, teknik bilgilerin yer aldığı katalog, teknik şartnameye cevapları ve açıklamaları içeren doküman ile fotoğraf ayrı ayrı veya birlikte istenebilir.

(2) Numunenin sunulma yöntemi ile ihale komisyonunca numunenin değerlendirilmesine yönelik düzenleme, ayrıntılı bir şekilde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yapılır. İdare tarafından numune bir tutanak ile teslim alınır. Bu tutanağın bir sureti de aday veya istekliye verilir. ” hükmü yer almaktadır.

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmeliğin 13 üncü maddesinde; “ Muayenede aranacak hususlar; ihale dokümanında yazılı şartlardır… ” hükmü,

Yer almaktadır.

Teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu, idareler tarafından, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında demonstrasyon ya da numune değerlendirmesi yoluyla yapılabileceği gibi, bu değerlendirme ürünün teslimini müteakip muayene ve kabul aşamasında da gerçekleştirilebilir. Bu konudaki takdir yetkisi idarelere ait olup, tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ürünün teknik değerlendirmesinin de yapılmasının öngörülmesi halinde bu hususun ihale dokümanında düzenlenmesi gerekmektedir. Bununla birlikte, teklif edilen ürünün teknik şartnameye uygunluğu ister belgeler üzerinden, ister numuneler üzerinden isterse demonstrasyon yoluyla tespit edilsin, idarenin teklif edilen ürünün teknik şartnameyi karşılayıp karşılamadığına muayene ve kabul aşamasında da bakması mevzuat gereğidir.

İdarenin uygulamasına bakıldığında başvuru sahibi Endoskopi İth. İhr. Ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından teklif edilen cihazın teknik şartnameye uygun olmadığının, ihale öncesinde anılan istekli tarafından yapılan tanıtımlar ile idareye sunulan şikayet dilekçesine eklenen doküman ve numunelerin incelenmesi suretiyle tespit edildiği anlaşılmaktadır. Öncelikle kamu ihale mevzuatı çerçevesinde ihale öncesi yapılan tanıtımlar doğrultusunda teklif değerlendirmesi işlemlerinin gerçekleştirilmesi yahut teklif ekinde sunulması idarece istenmeyen dolayısıyla isteklilerce teklif ekinde sunulmayan ancak idareye yapılan şikayet başvurusuna eklenen numunelerin teklif değerlendirmesine esas alınması imkanı bulunmamaktadır. Diğer taraftan mevcut ihale dokümanı teklif edilen cihazların teknik şartnameye uygunluğunun tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında ihale komisyonunca incelenmesine imkan tanımadığından, mevcut ihale dokümanına göre teknik şartnameye uygunluk beyanı veren tüm istekliler tarafından teklif edilen tüm cihazların teknik şartnameye uygun kabul edilmesi, cihazların teknik şartnameye uygunluğunun ise sözleşme imzalanmasından sonra muayene kabul aşamasında denetlenmesi gerekmektedir. Muayene kabul aşamasında sözleşmeye uygun ürün/cihaz sunmayan istekli hakkında 4735 sayılı Kanunun 25 inci maddesinin birinci fıkrasının (f) bendi ve 26 ncı maddeleri uygulanabilecektir.

Yapılan tespitler doğrultusunda Endoskopi İth. İhr. Ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan teklifin değerlendirmeye alınması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Endoskopi İth. İhr. Ve Dış Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan teklifin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi