KİK Kararı: 2011/UH.III-2390

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/052
Gündem No : 85
Karar Tarihi : 11.07.2011
Karar No : 2011/UH.III-2390
BAŞVURU SAHİBİ:
EBUBEKİR AYDIN / AYBEST BİLGİSAYAR SİSTEMLERİ , İSTASYON CADDESİ MAVİ İŞ MERKEZİ KAT.1 NO.1-2 MERKEZ/MUŞ

İHALEYİ YAPAN İDARE:
AĞRI / Patnos Devlet Hastanesi, Ağrı Van Caddesi Atatürk Bulvarı Patnos/AĞRI

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/52830 İhale Kayıt Numaralı "18 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS)" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

07.07.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.08.00.00-101.04-.H.[19.81].(G025)./2011-44Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Patnos Devlet HastanesiBaştabipliği tarafından 05.05.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “18 Aylık Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS)” ihalesine ilişkin olarak Ebubekir Aydın /Aybest Bilgisayar Sistemleri ’nin 30.05.2011tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 02.06.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 14.06.2011tarih ve 28906sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 10.06.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1 ) İhale üzerinde bırakılan isteklinin yazılımcı firma olmadığı, yazılımın kendisine ait olması halinde belgelerini sunması gerektiği, firmanın kendisine ait BİL-KOD belgesini sunmasının yazılımcı olduğunu göstermeyeceği,

2 ) İkinci ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin Ali Doğan Çözüm Bilgisayar olarak belirlendiği firmanın yazılımcı olmamasına rağmen yazılımcı firma gibi kabul edilmesinin mevzuata aykırı olduğu, söz konusu firma yazılımcı ise neden farklı markada bir firmanın programını demo olarak gösterdiği, yazılımcı firmaya ait BİL-KOD belgesinin bulunmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

3 ) İhale uhdesinde bırakılan firmaya ilişkin olarak “Diğer Hususlar” başlıklı 54.4 üncü maddesinde “54.4 Demonstrasyon uygulaması yapılacağından dolayı istekliler teknik şartname maddelerine tek tek açıklamalı cevap verecekler ve bu teknik şartname cevap yazısı teklif dosyasında ihale komisyonuna sunacaklardır. Teknik şartnameye uygunluk yazısı sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır. “Teknik şartnameye uyuyoruz” tarzında cevaplar kabul edilmeyecektir.” yer verilen düzenlemeye uygun işlem tesis edilmediği,

4 ) İdari şartnamede yer alan _“54.1. İhaleyi kazanan yüklenici, mevcut HBYS veritabanındaki bilgileri kendi programının kullanacağı şekildeki veritabanına hiç bir veri kaybı olmaksızın ve eski verilere kendi programı üzerinden ulaşımı/erişimi sağlayacak şekilde en geç 15 (on beş) gün’e kadar dönüşümünü sağlamış olmalıdır. Bu işlem de idare tarafından denetlenip onay verildikten sonra var olan HBYS sistemi değiştirilecektir. Bu süreye uyulmadığı taktirde, İdari şartnamedeki cezai hükümler uygulanacak ve İdare sözleşmeyi tek taraflı feshedip kamu ihale kurumuna gerekli bildirimler yapılacaktır.

54.2.İstekliye veritabanındaki orijinal veri tabanı formatından hazırlanan veriler (data-only) olacak şekilde dvd, yada cd ortamında verilecektir. Hastanemizde mevcut olan ve veri tabanında bulunan gerçek(hazır)hastane verilerini kullanarak yapılacak demo’da tüm modül fonksiyonlarını gösterecektir. Hastane bilgilerinin güvenliği ve kişiye özel olması nedeniyle, demo yapması için uygun görülen firmalar, hastane yönetiminin vermiş olduğu tarihte, hastane içerisinde önceden hazırlanmış olan test sistemlerinde, kendilerine verilmiş olan hastane verilerini 120 saat (5 Gün) içerisinde kendi sistemlerine eksiksiz olarak aktaracaklardır.İstekliye veriler orijinal veri tabanı formatında, sadece veriler (data-only) olacak şekilde verilecektir ve 120 saat (5 Gün) sonra bu gerçek verilerle demo istenecektir. Yapılacak incelemede geçmişe ait verilerle defter çıktıları, istatistiki raporlar, standart formlar, personel listeleri, faturalar, maaş bordroları ve listeleri, demirbaş listeleri, sorgu ve kayıtların doğruluğu test edilip kontrolleri yapılacaktır. Eski hasta verileri aktarıldığında karışıklığa sebep olmaması için mevcut protokol numaraları üzerinden eski dosya bilgilerine ulaşılabilmelidir. Belge değerlendirmeleri ve veri aktarma işlemleri sonucunda eksik belgesi bulunmayan ve veri aktarma işlemlerini tam yapan ve en düşük fiyatı veren yüklenici firmadan başlamak üzere demo yapılacaktır. Demo, Hastanemiz Toplantı salonunda, komisyon huzurunda, en düşük fiyata göre firmalar sıralanarak firmalara günleri ve saatleri tebliğ edilecektir. Her demoya bir gün verilecektir. Firmaların HBYS demo sunumunu yapmak için her türlü masrafı kendince karşılanmak üzere 1 adet data yüklü server, 2 adet kullanıcı bilgisayarı, 1 adet projeksiyon cihazı, 1 adet bakod yazıcı, 1 adet yazıcı, 1 adet LCD ekran (hasta sıramatik sistemi için) ve bağlantılar için ara kablolar firmalar tarafından sağlanmalıdır. Demo için gelen istekliler teknik şartnamede istenilen tüm özellikleri gösterebilmek amacı ile tam teçhizatlı olarak hazır bulunmak zorundadır. İdare demo için ihale komisyonu üyelerinden oluşan teknik bir heyet kuracak bu heyet tüm modüllerin işlevlerini ve veri aktarım işlemlerinin tam yapılıp yapılmadığını kontrol edecektir. Yapılan değerlendirme ve kontrollerde idari ve teknik şartları sağlamayan veya yerine getirmeyen firmaların teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.”_ maddeleri uyarınca bütün firmaların demo kontrolü yapıldıktan sonra sonuçlandırılması gerekirken buna uyulmadığı,

5 ) İhale üzerinde bırakılan isteklinin, Teknik Şartname gereği 13298 standartına ilişkin belgeyi sunup sunmadığının kontrol edilmesi gerektiği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2 nci maddesinde;

_“2.1._İhale konusu işin

_a) Adı:_18 aylık hastane bilgi yönetim sistemleri ( HBYS)

…” düzenlemesi,

İdari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinde; “ 7.1 …h) İstekliler kendilerine ait yazılım ürünleriyle ilgili lisanslama işlemlerini tamamlamış olmalı ve bu durum 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserlerini Koruma Kanunu’nda belirtilen yasal gereklere uygun olarak belgelenmelidir. İsteklilerin Kültür ve Turizm Bakanlığı’ndan, program lisans tescilinde kullanılacak olan BİL-KOD numarasını almış olmaları istenmekte olup tekliflerinde sunmaları gerekmektedir. Ortak girişimlerde ise pilot ortağın BİLKOD numarasına sahip ortak olması zarureti mevcuttur. b)İstekliler teklif ettikleri uygulama yazılımının % 100 uyumlu olduğu Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve İşletim Sistemlerinin ismini ve sürüm(versiyon) bilgilerini bir belge halinde tekliflerinde sunacaktır.c)Uygulama yazılımı istemci/sunucu veya web tabanlı veya akıllı istemci (smart client) veya zengin istemci (rich client) mimariye sahip olmalı, yüklenici firma teklif ettiği mimariyi teklifinde belirtmelidir.Yüklenici firma sözleşme süresi boyunca bütün giderleri kendilerine ait olmak üzere sorunlara zamanında müdahale etmek amacı ile lisans veya Ön Lisans veya lise mezunu yazılım ve donanımdan sorumlu olmak üzere anahtar teknik 2 (İki) personel bulunduracaktır.Firma 3 (üç) günü geçen rapor ve izin durumunda personellinin aynı özellikte başka personel Çalıştırılacaktır.” düzenlemesi,

Anılan şartnamenin “Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler” başlıklı 7.5 inci maddesinde; “ … b) İstekliler, Bilgisayar sektöründe yazılım faaliyeti, teknik servis ve bakım hizmeti gösteriyor olması gerekmektedir. İsteklinin bu anlamda, teklif ettiği yazılım ürününe ait BİL-KOD numarasını belgelemelidir.” düzenlemesi,

Yer almaktadır.

Kültür ve Turizm Bakanlığı Telif Hakları ve Sinema Genel Müdürlüğünün, Şükrü Mavzer –Galaksi Bilgisayar firmasına hitaben yazdığı yazıda; bilgisayar programlarının 5846 sayılı Kanunun 2 nci maddesi kapsamında ilim ve edebiyat eseri olarak korunduğu, bu çerçevede, anılan Kanunun 44 üncü maddesi gereğince çıkarılan Fikir ve Sanat Eserlerinin İşaretlenmesi Hakkında Yönetmeliğin 4 ve 5 inci maddeleri gereğince firmaya tahsis edilen Bilgisayar Kod Numarasının “BİL-KOD:907” olduğu, bu kod numarasının sadece bir program veya yazılım için olmayıp, firma ve kişi adına bir defaya mahsus verilen numara olduğu ve eser tescilini ifade etmediği, bilgisayar programı taşıyan disk ve disket nüshalarında adı geçen Yönetmeliğin 5 inci maddesi kapsamında kullanılacağı belirtilmiştir.

İhale üzerinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu Kalite Yönetim Sistemi “ISO 9001:2000” belgesinde de “ Bilgisayar yazılım tasarımı satış ve satış sonrası hizmetleri, hastane otomasyon hizmetleri, resmi devlet kurumları için bilgisayar paket programlarının yazılım, donanım, bakım…eleman desteği vermek yetiştirmek.” şeklinde ifade yer almaktadır.

Sağlık Bakanlığı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından Şükrü Mavzer -Galaksi Bilgisayarın geliştirmiş olduğu HBS (Hastane Bilgi Sistemi ) yazılımının yapılan testlerde entegrasyon adımlarının tüm basamaklarını başarı ile geçtiği yönünde belge verdiği görülmüştür.

Yukarıda yer alan düzenlemeye uygun olarak ihale üzerinde bırakılan Şükrü Mavzer -Galaksi Bilgisayarın “BİL-KOD:907” ve yazılımcı olduğunu gösterir Kalite Yönetim Sistemi belgesini sunduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2 ) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

Kültür ve Turizm Bakanlığı Telif Hakları ve Sinema Genel Müdürlüğünün, Ali Doğan- Çözüm Bilgisayar firmasına hitaben yazığı 18.01.2008 tarih ve 10660 sayılı yazıda; bilgisayar programlarının 5846 sayılı Kanunun 2 nci maddesi kapsamında ilim ve edebiyat eseri olarak korunduğu, bu çerçevede, anılan Kanunun 44 üncü maddesi gereğince çıkarılan Fikir ve Sanat Eserlerinin İşaretlenmesi Hakkında Yönetmeliğin 4 ve 5 inci maddeleri gereğince firmaya tahsis edilen Bilgisayar Kod Numarasının “BİL-KOD:882” olduğu, bu kod numarasının sadece bir program veya yazılım için olmayıp, firma ve kişi adına bir defaya mahsus verilen numara olduğu ve eser tescilini ifade etmediği, bilgisayar programı taşıyan disk ve disket nüshalarında adı geçen Yönetmeliğin 5 inci maddesi kapsamında kullanılacağı belirtilmiştir.

İdarece ekonomik açıdan ikinci en avantajlı istekli olarak belirlenen Ali Doğan -Çözüm Bilgisayar firmasının sunmuş olduğu Kalite Yönetim Sistemi “ ISO 9001:2000” belgesinde de “ Bilgisayar teknik destek ve eğitim hizmetleri, bilgisayar ve yedek parça satışı.” şeklinde açıklama yer almaktadır.

Sağlık Bakanlığı İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından Ali Doğan -Çözüm Bilgisayar firmasının geliştirmiş olduğu HBS (Hastane Bilgi Sistemi ) yazılımının yapılan testlerde entegrasyon adımlarının tüm basamaklarını başarı ile geçtiği yönünde belge verdiği görülmüştür.

Yukarıda yer alan düzenlemeye uygun olarak Ali Doğan -Çözüm Bilgisayarın “BİL-KOD:882” ve yazılımcı olduğunu gösterir Kalite Yönetim Sistemi belgesini sunduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

3 ) Başvuru sahibinin 3 üncü iddiasına ilişkin olarak:

İdari şartnamenin “Diğer Hususlar” başlıklı 54 üncü maddesinde; “ … 54.4 Demonstrasyon uygulaması yapılacağından dolayı istekliler teknik şartname maddelerine tek tek açıklamalı cevap verecekler ve bu teknik şartname cevap yazısı teklif dosyasında ihale komisyonuna sunacaklardır. Teknik şartnameye uygunluk yazısı sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır. “Teknik şartnameye uyuyoruz” tarzında cevaplar kabul edilmeyecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhale üzerinde bırakılan Şükrü Mavzer-Galaksi Bilgisayarın teklif mektubu ekinde sunmuş olduğu belgelerde teknik şartnamede yer alan tüm maddelere tek tek cevap verdiği görülmüştür. Bu nedenle başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

4 ) Başvuru sahibinin 4 üncü iddiasına ilişkin olarak:

İdari şartnamenin “Diğer Hususlar” başlıklı 54 üncü maddesinde; “54.1. İhaleyi kazanan yüklenici, mevcut HBYS veritabanındaki bilgileri kendi programının kullanacağı şekildeki veritabanına hiç bir veri kaybı olmaksızın ve eski verilere kendi programı üzerinden ulaşımı/erişimi sağlayacak şekilde en geç 15 (on beş) gün’e kadar dönüşümünü sağlamış olmalıdır. Bu işlem de idare tarafından denetlenip onay verildikten sonra var olan HBYS sistemi değiştirilecektir. Bu süreye uyulmadığı taktirde, İdari şartnamedeki cezai hükümler uygulanacak ve İdare sözleşmeyi tek taraflı feshedip kamu ihale kurumuna gerekli bildirimler yapılacaktır.

54.2.İstekliye veritabanındaki orijinal veri tabanı formatından hazırlanan veriler (data-only) olacak şekilde dvd, yada cd ortamında verilecektir. Hastanemizde mevcut olan ve veri tabanında bulunan gerçek(hazır)hastane verilerini kullanarak yapılacak demo’da tüm modül fonksiyonlarını gösterecektir. Hastane bilgilerinin güvenliği ve kişiye özel olması nedeniyle, demo yapması için uygun görülen firmalar, hastane yönetiminin vermiş olduğu tarihte, hastane içerisinde önceden hazırlanmış olan test sistemlerinde, kendilerine verilmiş olan hastane verilerini 120 saat (5 Gün) içerisinde kendi sistemlerine eksiksiz olarak aktaracaklardır. İstekliye veriler orijinal veri tabanı formatında, sadece veriler (data-only) olacak şekilde verilecektir ve 120 saat (5 Gün) sonra bu gerçek verilerle demo istenecektir. Yapılacak incelemede geçmişe ait verilerle defter çıktıları, istatistiki raporlar, standart formlar, personel listeleri, faturalar, maaş bordroları ve listeleri, demirbaş listeleri, sorgu ve kayıtların doğruluğu test edilip kontrolleri yapılacaktır. Eski hasta verileri aktarıldığında karışıklığa sebep olmaması için mevcut protokol numaraları üzerinden eski dosya bilgilerine ulaşılabilmelidir. Belge değerlendirmeleri ve veri aktarma işlemleri sonucunda eksik belgesi bulunmayan ve veri aktarma işlemlerini tam yapan ve en düşük fiyatı veren yüklenici firmadan başlamak üzere demo yapılacaktır. Demo, Hastanemiz Toplantı salonunda, komisyon huzurunda, en düşük fiyata göre firmalar sıralanarak firmalara günleri ve saatleri tebliğ edilecektir. Her demoya bir gün verilecektir. Firmaların HBYS demo sunumunu yapmak için her türlü masrafı kendince karşılanmak üzere 1 adet data yüklü server, 2 adet kullanıcı bilgisayarı, 1 adet projeksiyon cihazı, 1 adet barkod yazıcı, 1 adet yazıcı, 1 adet LCD ekran (hasta sıramatik sistemi için) ve bağlantılar için ara kablolar firmalar tarafından sağlanmalıdır. Demo için gelen istekliler teknik şartnamede istenilen tüm özellikleri gösterebilmek amacı ile tam teçhizatlı olarak hazır bulunmak zorundadır. İdare demo için ihale komisyonu üyelerinden oluşan teknik bir heyet kuracak bu heyet tüm modüllerin işlevlerini ve veri aktarım işlemlerinin tam yapılıp yapılmadığını kontrol edecektir. Yapılan değerlendirme ve kontrollerde idari ve teknik şartları sağlamayan veya yerine getirmeyen firmaların teklifleri değerlendirme dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İdarece 17.05.2011 tarih ve 251 sayılı yazı ile HBYS demo komisyonu oluşturulduğu, oluşturulan demo komisyonunun ihale komisyonundan farklı olduğu görülmüştür.

İdarenin sadece ihale üzerinde bırakılan istekli Şükrü Mavzer-Galaksi Bilgisayara demo yaptığı, diğer geçerli teklif sahibi isteklilere ise demo yapmadığı anlaşılmıştır.

İhale dokümanında yer alan düzenleme uyarınca geçerli teklif sahibi tüm isteklilere demo yapması bir zorunluluktur.

İdarece geçerli teklif olarak belirlenen tüm isteklilere demo yaparak ihalenin sonuçlandırılmasının uygun olacağı, bu nedenle başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu anlaşılmıştır.

Diğer yandan 4734 sayılı Kanununun 37 nci maddesinin ikinci fıkrasında da teklif değerlendirmesi aşamasında ilk değerlendirmenin ardından yapılacak olan ayrıntılı değerlendirmede isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığının inceleneceği, uygun olmayan tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı hüküm altına alınmıştır.

Başvuruya konu ihalenin idari şartnamesinin 54 üncü maddesinde, teklif edilecek olan HBYS sisteminin demosunun yapılacağı yer almaktadır.

Yukarıda anılan ihale dokümanı düzenlemeleri ve tekliflerin değerlendirmesi aşamasında idare tarafından tesis edilen idari işlemler çerçevesinde değerlendirildiğinde, 4734 sayılı Kanunun 5 nci maddesi gereği ihtiyacın uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını sağlamakla sorumlu olan idarenin, yine aynı Kanunun 37 nci maddesi gereği ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olmayan teklifleri değerlendirme dışı bırakması gerekmektedir.

HBYS hizmet alımına ilişkin demo yapılmasına yönelik işlemlerin kamu ihale mevzuatında yer alan usullere uygun olarak yapılması gerektiği açıktır. 4734 sayılı Kanunun, ihale komisyonu başlıklı 6 ncı maddesinde, ihale yetkilisinin, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendireceği ve ihaleyi yapan idarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, bu Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabileceği hüküm altına alınmıştır. Ayrıca aynı maddenin gerekçesinde bu hükmün kanunda yer almasının nedeninin, isteklilerin teknik yeterliliklerinin ihale komisyonu dışında başka bir komisyon tarafından değerlendirilmesi halinde teknik değerlendirme ile aynı anda fiyat karşılaştırılması yapılamaması, bu nedenle ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar oluşturmaksızın bütün değerlendirmelerin ihale komisyonu tarafından yapılmasını sağlamak için komisyonlara işin uzmanı en az iki uzmanın alınmasına gerek duyulduğu belirtilmektedir.

Nitekim söz konusu kural, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 19 uncu maddesinin dördüncü fıkrasında da ihale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın, ihale sürecindeki bütün değerlendirmelerin ihale komisyonu tarafından yapılacağı şeklinde açıkça hüküm altına alınmıştır.

Başvuruya konu ihalede, demo işleminin, ihale komisyonu üyesi olmayan personel tarafından (üyelerden sadece ikisi ihale komisyon yedek üyesi) gerçekleştirilmiş ve komisyon tarafından da bu değerlendirmelerle koşut kararlar almıştır. Ancak tesis edilen bu işlemde, yukarıda atıf yapılan mevzuata aykırılık içerdiği için usul yönünden hukuka uyarlık bulunmamaktadır. Dolayısıyla iddia konusu demo işleminin usul yönünden mevzuata aykırı olduğu anlaşılmıştır.

5 ) Başvuru sahibinin 5 inci iddiasına ilişkin olarak:

İhale üzerinde bırakılan istekli Şükrü Mavzer-Galaksi Bilgisayarın sunmuş olduğu teklif mektubu ekinde Hizmet Yeterlilik Belgesi verdiği görülmüştür. Ancak teknik şartnamede istenilen ve sunulan yazılıma ait TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi belgesini sunmadığı anlaşılmıştır.

Türk Standartları Enstitüsünün resmi internet sitesinde TS 13298 tanımının; “Bu standard, kurumlarda üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standardların belirlenmesi amacıyla aşağıdaki konuları kapsar: a) Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimleri, b) EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları, c) Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler, d) Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler, e) Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler, f) Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler, g) Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması.” şeklinde yer aldığı görülmüştür.

4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun “ Tanımlar” başlıklı 4 üncü maddesinde; “…

Yüklenici : Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi,

…” hükmü yer almaktadır.

Anılan Kanunun “ Şartnameler” başlıklı 12 nci maddesinde; “ İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin her türlü özelliğini belirten idari ve teknik şartnamelerin idarelerce hazırlanması esastır. Ancak, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin özelliği nedeniyle idarelerce hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler bu Kanun hükümlerine göre hazırlattırılabilir.

İhale konusu mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlayacaktır.

Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmeyecektir.

Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.” hükmü yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde de benzer hüküm yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “İdari şartname” başlıklı 14 üncü maddesinde; “ (1) İdare, uygulayacağı ihale usulüne ilişkin bu Yönetmelik ekinde yer alan tip idari şartnameyi esas alarak idari şartnamesini hazırlar. Tip idari şartnamede boş bırakılan veya dipnota alınan hususlar, işin özelliğine göre 4734 sayılı Kanun, 5/1/2002 tarihli ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmayacak şekilde düzenlenir.

(2) İdare, tip idari şartnamede düzenlenmeyen, ancak işin özelliğine göre düzenlenmesine gerek duyulan hususları, 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile diğer mevzuat hükümlerine aykırı olmamak koşuluyla, maddeler halinde düzenleyerek "Diğer Hususlar" bölümüne ekleyebilir." hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 74 üncü maddesinde; “ 74.1. İdareler, ihale konusu işin niteliğini ve uygulama yönetmeliklerinin bu konuyu düzenleyen maddelerini esas alarak, ihale dokümanında kalite ve standart belgelerine ilişkin düzenleme yapabilirler. İhale konusu ile ilgisi bulunmayan veya işin niteliğinin gerektirmediği kalite ve standarda ilişkin belgelerin istenilmesi, 4734 sayılı Kanunun temel ilkelerine ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğine aykırılık teşkil edecektir.

74.2. İdarece kalite ve standarda ilişkin belge istenmesi durumunda, standarda ilişkin tanıma (kritere), belgenin başvuru veya teklif kapsamında istenmesi halinde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede, yükleniciden istenmesi halinde ise teknik şartnamede ver verilecektir.

…” açıklaması yer almaktadır.

İhaleye ait idari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinin “Kalite ve standarda ilişkin belgelerin sunuluş şekli”başlıklı 7.7.6 ncı maddesinde;“7.7.6.1. Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Laboratuvar Akreditasyon İşbirliği Karşılıklı Tanınma Anlaşmasında yer alan akreditasyon kurumları tarafından düzenlenen . Kalite yönetim Sistem Belgesi İSO 9001 Bu belgenin belgelerin Türk Akreditasyon Kurumu tarafından Akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon forumu karşılıklı tanınma antlaşmasında yer alan Ulusal Akreditasyon kurumlarınca Akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafında düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelendirme kuruluşlarının, Uluslar arası Akreditasyon forumu karşılıklı tanınma antlaşmasında yer alan ulusal Akreditasyon Kurumlarınca Akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduklarının ve bu kuruluşlarca düzenlenen belgelerin geçerliliğini sürdürdüğünün Türk Akreditasyon kurumundan alınacak 1 yazı ile teyit edilmesi gerekir. teyit yazısı ihale veya son başvuru tarihinde geçerli olması koşuluyla düzenlendiği tarihten itibaren 1 yıl süreyle kullanılabilir. Ancak Türk Akreditasyon kurumu tarafından Akredite edildiği duyurulan belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon markası taşıyan belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon kurumundan teyit alınması zorunlu değildir., Türk Akreditasyon Kurumundan alınan teyit yazısıyla birlikte sunulması zorunludur. Bu belgeler tasdik işleminden muaftır. Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenenlerin tercümelerinin Türkiye?deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması zorunludur. Bu tercümeler de Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır.

7.7.6.2. Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon Markası taşıyan belgeler için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit yazısı alınması zorunlu değildir. Ayrıca, bu belgelerden yurt dışında düzenlenenler de tasdik işleminden muaftır. Ancak, yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin Türkiye?deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması zorunludur. Bu tercümeler, Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır.

7.7.6.3. Türk Akreditasyon Kurumundan bir teyit yazısı alınmadan sunulabilen ve yabancı ülkede düzenlenen kalite ve standarda ilişkin belgelerin tasdik işlemi ve tercümelerinin yapılması ve bu tercümelerin tasdiki 7.7.4 ve 7.7.5 maddelerindeki esaslara tabidir.

_7.8._Yabancı istekli tarafından ihaleye teklif verilmesi halinde, bu şartname ve eklerinde istenilen belgelerin, isteklinin kendi ülkesindeki mevzuat uyarınca düzenlenmiş dengi olan belgelerin sunulması gerekir. ” düzenlemesi yer almaktadır.

İhaleye ait teknik şartnamenin “Yazılım genel özellikleri” başlıklı 10.22.1.14 üncü maddesinde; “ Yazılım TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi belgesine sahip olmalı ve ihale dosyasında sunulmalıdır. Bu standartta belirtilen üst veri yönetimi, dosya tasnif planı yönetimi, saklama planı yönetimi, yetkilendirmeler vb bütün modülleri sorunsuz bir şekilde işletilebilmelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik şartnamede istenilen TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi belgesininihaleye katılım belgesi olarak öngörülmesi halinde, söz konusu belgelerin 4734 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca, işe ait İdari Şartnamenin ihaleye katılmak için gerekli belgeler kısmında istenmesi gerekmektedir.

İşe ait İdari Şartnamede ihaleye katılım belgesi olarak isteklilerin TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi belgesini vermeleri gerektiğine yönelik bir düzenleme bulunmamaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat uyarınca idari şartnamede yer verilmeyen yeterlik belgesinin isteklikler tarafından teklif mektubu ekinde sunulmasına gerek bulunmadığı, kalite ve standarda ilişkin olarak istenilecek belgelerin teknik şartnamede yer alması halinde ise yüklenicilerden isteneceği açık olarak yer almaktadır.

Bu nedenle, söz konusu belgenin ihaleye katılma belgesi olarak teklif kapsamında sunulmasına ilişkin olarak idari şartnamede düzenleme bulunmadığından, belgenin teklif kapsamında sunulmadığı gerekçesiyle, söz konusu isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılamayacağı, başvuru sahibi dahil geçerli teklif sahibi isteklilerden hiçbirisinin de bu belgeyi sunmadığı, idarenin de yapmış olduğu değerlendirmede de hiçbir istekliyi bu belgeden dolayı değerlendirme dışı bırakmadığı da göz önüne alındığında idarenin tesis etmiş olduğu işlemin mevzuata uygun olduğu sonucuna varılmıştır. Başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi