KİK Kararı: 2011/UH.III-1246

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/030
Gündem No : 38
Karar Tarihi : 11.04.2011
Karar No : 2011/UH.III-1246
BAŞVURU SAHİBİ:
Sağlık Net Bilişim Teknolojileri Matb. ve Tanıtım Hizm. Tic. ve San. Ltd. Şti., Bademlik Mahallesi Eski Sağlık Lisesi Arka Sokak No: 1/2 Kırklareli

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Tekirdağ Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, Orta Cami Mah. Hastane Sok. No:1 Tekirdağ

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/312 İhale Kayıt Numaralı "Hbys’nin (Yazılım, Donanım ve Bakım) Hizmet Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

05.04.2011 tarih ve B.07.6.KİK.0.08.00.00-101.04-.H.[08.45].(0266)./2011-13E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Tekirdağ Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Baştabipliği tarafından 14.02.2011 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2011-2013 Yılları Arası HBYS (Yazılım, Donanım ve Bakım) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Sağlık Net Bilişim Tekn. Matb. ve Tanıtım Hizm. Tic. San. Ltd. Şti.’nin 04.03.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 10.03.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 14.03.2011 tarih ve 14086 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.03.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihalede sunmuş oldukları geçici teminat mektubunun başka bir isteklinin dosyasından çıktığı, söz konusu isteklinin geçici teminat mektubunun ise kendi teklif dosyalarından çıktığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak idarece, haklarında yasak fiil ve davranışların gereklerine göre işlemlerin başlatıldığı, idarenin belirtilen işlemlerinin dayanağının isteklilerin teklif dosyalarında yer alan belgelerin telli dosyada sunulup sunulmaması ile ilgili olduğu, ancak, ihalenin ilk oturumunda tüm isteklilerin belgelerinin eksiksiz ve teklif mektupları ile geçici teminat mektuplarının ise usulüne uygun olduğu sonucuna varıldığı, bu nedenle, herhangi bir istekli tarafından bu aşamada düzenlenen tutanakların talebine ihtiyaç duyulmadığı, idarenin ilk oturum sonrasında, önceki aşama ile çelişen işlemlerinin mevzuata aykırı olduğu ve hatalı bir yorumla varılan neticeye göre işlem tesis edilmesinin de dayanaksız olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36 ncı maddesinde; “ (Değişik birinci cümle: 30/7/2003-4964/23 md.) Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

__

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Anılan Kanunun “ Tekliflerin değerlendirilmesi ” başlıklı 37 nci maddesinde ise; “ İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

__

_(Değişik ikinci fıkra: 20/11/2008-5812/11 md.)_Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Teminatlar” başlıklı 55 inci maddesinde; “ (1) İhalelerde, teklif edilen bedelin yüzde üçünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.

…

(3) Kanunun 34 üncü maddesindeki değerler teminat olarak kabul edilir.

__

(4) İstekli veya yüklenici tarafından, teminat olarak banka teminat mektubu verilmesi halinde, bu teminat mektuplarının kapsam ve şeklinin, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlara uygun olması zorunludur. Standart formlara uygun olarak düzenlenmemiş teminat mektupları geçerli kabul edilmez.

__

(5) Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresinin bitiminden itibaren otuz günden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenir…” hükmüne,

Anılan Yönetmeliğin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılması” başlıklı 56 ncı maddesinde ise; “ (1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

__

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

__

(3) Hazır bulunanlar önünde yapılan ilk oturumda, sunulan zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar ile işin yaklaşık maliyeti duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz…” hükmüne yer verilmiştir.

Aynı Yönetmeliğin 1 nolu eki olan Standart Formlar arasında, KİK009.0/H numaralı Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağına, KİK016.0/H numaralı Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanağa ve belirtilen tutanakların Hazır Bulununlar Önünde Yapılan İlk Oturumda Talep Edilenlere Verildiğine İlişkin KİK017.0/H numaralı Tutanağa yer verilmiştir. Standart form Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının 2 numaralı dipnotunda; “ Bu tutanak, Şartnamede istenilen belgeler dikkate alınarak düzenlenecek; her bir hücresi için “VAR veya YOK” ibarelerinden uygun olanı, teklif mektubu ve geçici teminat değerlerine ilişkin belgeler için ise “UYGUN veya UYGUN DEĞİL” ibarelerinden birisi kullanılmak suretiyle doldurulacaktır.” açıklaması yer almaktadır.********

Belirtilen hususlar kapsamında, 14.02.2011 tarihli ihalede şikayete konu işlemler incelendiğinde, ihale tarihinde düzenlenen zarf açma ve belge kontrol tutanağında, isteklilerin birim fiyat teklif mektuplarının ve geçici teminatlarının uygun olduğunun işaretlendiği, 18.02.2011 tarihinde düzenlenen tutanakta ise, Sağlık Net Bilişim Tekn. Matb. ve Tanıtım Hizm. Tic. San. Ltd. Şti. adına düzenlenen geçici teminat mektubunun Prestij Bilg. Sis. Tic. Ltd. Şti.’nin teklif dosyasında yer aldığı, Prestij Bilg. Sis. Tic. Ltd. Şti. adına düzenlenen geçici teminat mektubunun da, Sağlık Net Bilişim Tekn. Matb. ve Tanıtım Hizm. Tic. San. Ltd. Şti.’nin teklif dosyasında yer aldığının tespit edildiği, ayrıca, teklif dosyalarında yer alan belgelerin delgeç ile delinmiş olup olmadığı dikkate alındığında, herhangi bir karışıklığın meydana gelmiş olmasının mümkün olmadığı ifadelerine yer verildiği görülmüştür. Bu kapsamda, her ne kadar, idarece ihalenin ilk oturumunda isteklilerin geçici teminat mektuplarının uygun olduğu belirtilmişse de, bu aşamadaki değerlendirmelerin daha çok geçici teminat değerlerinin miktar ve süre yönünden uygunluğu üzerinden yapıldığı, ihaleye katılan beş istekli dışında başka bir gerçek kişi ya da tüzelkişi adına düzenlenmiş geçici teminat mektubunun bulunmadığı dikkate alındığında, ilk anda açıkça fark edilemeyecek konuda, idare değerlendirmelerinin ihalenin esasına etki etmediği ve tekliflerin ayrıntılı olarak incelendiği aşamada belirtilen gerekçelerle tesis edilen idari işlemde mevzuata aykırılık bulunmadığı anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Dr. Hasan GÜL

Başkan****

Ali Kemal AKKOÇ

II. Başkan****

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi****

Kazım ÖZKAN

Kurul Üyesi****

Adem KAMALI

Kurul Üyesi****

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi****

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi****

KARŞI OY

4734 sayılı Kanunun 36. maddesinde; “ Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar idareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 30 uncu maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır.

__

İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.” hükmü,

Anılan Kanunun 37. maddesinde ise; “ İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.

__

Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 55. maddesinde; “ (1) İhalelerde, teklif edilen bedelin yüzde üçünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır.

…

(3) Kanunun 34 üncü maddesindeki değerler teminat olarak kabul edilir.

__

(4) İstekli veya yüklenici tarafından, teminat olarak banka teminat mektubu verilmesi halinde, bu teminat mektuplarının kapsam ve şeklinin, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan standart formlara uygun olması zorunludur. Standart formlara uygun olarak düzenlenmemiş teminat mektupları geçerli kabul edilmez.

__

(5) Geçici teminat olarak sunulan teminat mektuplarında geçerlilik tarihi belirtilmelidir. Bu tarih, ihale dokümanında belirtilen teklif geçerlilik süresinin bitiminden itibaren otuz günden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenir…” hükmü,

Anılan Yönetmeliğin 56. maddesinde ise; “ (1) Ön yeterlik ve yeterlik başvuruları ile tekliflerin alınması ve açılmasına ilişkin işlemler; Kanun, bu Yönetmelik ve tip şartnamelerde belirtilen hükümler çerçevesinde standart formlar kullanılarak gerçekleştirilir.

__

(2) Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı, başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan belgelerin her biri için ayrı sütun içerecek şekilde düzenlenir.

__

(3) Hazır bulunanlar önünde yapılan ilk oturumda, sunulan zarflardan uygun olanların açılması ve belge kontrolünün yapılması aşamasında, aday veya isteklilerce sunulan belgeler tek tek kontrol edilerek hangi belgelerin sunulduğu Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında her belge için açılmış bulunan sütunlara kaydedilerek gösterilir. İhale usulüne göre ilgili oturumda istekliler ve teklif ettikleri fiyatlar ile işin yaklaşık maliyeti duyurularak tutanak düzenlenir. Bu tutanakların komisyon başkanınca onaylanmış suretleri, isteyenlere imza karşılığı verilmeden oturum kapatılamaz…” hükmüne yer verilmiştir.

Aynı Yönetmeliğin 1 nolu eki olan Standart Formlar arasında, KİK009.0/H numaralı Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağına, KİK016.0/H numaralı Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanağa ve belirtilen tutanakların Hazır Bulununlar Önünde Yapılan İlk Oturumda Talep Edilenlere Verildiğine İlişkin KİK017.0/H numaralı Tutanağa yer verilmiştir. Standart form Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağının 2 numaralı dipnotunda; “ Bu tutanak, Şartnamede istenilen belgeler dikkate alınarak düzenlenecek; her bir hücresi için “VAR veya YOK” ibarelerinden uygun olanı, teklif mektubu ve geçici teminat değerlerine ilişkin belgeler için ise “UYGUN veya UYGUN DEĞİL” ibarelerinden birisi kullanılmak suretiyle doldurulacaktır.” açıklaması yer almaktadır.****

Belirtilen hususlar kapsamında, 14.02.2011 tarihli ihalede şikâyete konu işlemler incelendiğinde, ihale tarihinde düzenlenen zarf açma ve belge kontrol tutanağında, isteklilerin birim fiyat teklif mektuplarının ve geçici teminatlarının uygun olduğunun işaretlendiği, 18.02.2011 tarihinde düzenlenen tutanakta ise, Sağlık Net Bilişim Tekn. Matb. ve Tanıtım Hizm. Tic. San. Ltd. Şti. adına düzenlenen geçici teminat mektubunun Prestij Bilg. Sis. Tic. Ltd. Şti.’nin teklif dosyasında yer aldığı, Prestij Bilg. Sis. Tic. Ltd. Şti. adına düzenlenen geçici teminat mektubunun da, Sağlık Net Bilişim Tekn. Matb. ve Tanıtım Hizm. Tic. San. Ltd. Şti.’nin teklif dosyasında yer aldığının tespit edildiği, ayrıca, teklif dosyalarında yer alan belgelerin delgeç ile delinmiş olup olmadığı dikkate alındığında, herhangi bir karışıklığın meydana gelmiş olmasının mümkün olmadığı ifadelerine yer verildiği görülmüştür. ****

4734 sayılı Kanunun yukarıda aktarılan 36. maddesine ilişkin gerekçede, şeffaflığı sağlamak üzere, ihale saatinde isteklilerin tekliflerini içeren zarfların hazır bulununlar önünde açılarak, içindeki belgelerin tam olarak verilip verilmediği ile teklif mektubu ve geçici teminatların usulüne uygun olup olmadığının kontrol edilmesinin düzenlendiği, daha sonra yapılacak değerlendirmeler sırasında herhangi bir itiraz ile karşılaşılmaması için, isteklilerin teklif fiyatlarının açıklanması ve bütün bu işlemlerin tutanakla belgelenmesinin öngörüldüğü belirtilmiştir.

İncelenen ihalede, hazır bulunanlar önünde gerçekleştirilen ilk oturumda, bir isteklinin teklif dosyasından çıkan geçici teminat mektubunun, bu istekli adına düzenlenmediği, dolayısıyla, geçici teminatın usulüne uygun olmadığı sonucuna varılarak, ilgili tutanağın da buna göre oluşturulması gerekirken, ihale komisyonunun, daha sonraki aşamada bu işlemleri gerçekleştirdiği anlaşılmıştır. Anılan Kanunun 36. maddesi uyarınca isteklilerin huzurunda ilk oturumda yapılması zorunlu olan işlemlerin eksik yapılmasından sonra, 37. ve izleyen maddelere göre değerlendirme yapılması durumunda eksik yapılan işlemlerin tekemmülü yoluyla ilk oturumun ihya edilmesi mümkün değildir.

Açıklanan nedenlerle; incelemeye konu ihalede “ ihalenin iptaline ” karar verilmesi gerektiği yönündeki düşüncemizle, “itirazen şikâyet başvurusunun reddine” ilişkin karara katılmıyoruz.

Adem KAMALI Erkan DEMİRTAŞ

** Kurul Üyesi**** Kurul Üyesi**