KİK Kararı: 2011/UH.II-677

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/013
Gündem No : 28
Karar Tarihi : 10.02.2011
Karar No : 2011/UH.II-677
BAŞVURU SAHİBİ:
Bmb Soft Bilgisayar Yazılım İletişim Sis. San. ve Tic. Ltd. Şti., Cevizlidere Mahallesi 1236. Sokak No:2/4 Balgat Çankaya/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Sakarya Kocaali İlçe Hastanesi Baştabipliği, Yayla Mah. Karadeniz Cad. Sahil Akçakoca Yolu Üzeri Kocaali/SAKARYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2010/560929 İhale Kayıt Numaralı "1 Kişi Çalışanlı Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

26.01.2011 tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[00.85].(0223)./2011-02E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Sakarya Kocaali İlçe Hastanesi Baştabipliği tarafından 13.12.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “1 Kişi Çalışanlı Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Bmb Soft Bilgisayar Yazılım İletişim Sis. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 27.12.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 30.12.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 06.01.2011 tarih ve 959 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.01.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1. Teknik şartnamenin 1.3 üncü maddesinde istenilen taahhüdü sunmadıkları gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmalarının yerinde olmadığı, zira Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 29 uncu maddesinin 5 inci fıkrasında ihalelerde taahhütname istenilemeyeceğinin düzenlendiği, ilan ve idari şartnamede anılan taahhütnamenin istenileceğine dair düzenleme bulunmadığı, zarf açma ve belge kontrol tutanağında söz konusu belgenin yer almadığı, ek terminal kullanıcı lisansına ait bilginin teklif dosyasında bulunduğu, belgenin gözden kaçmış olabileceği, söz konusu belgenin eksiklik tamamlama yoluyla tamamlatılabileceği, ****

2. İdari şartnamenin 51.1.1 inci maddesine uyulmadığı gerekçeleriyle değerlendirme dışı bırakılmalarının yerinde olmadığı,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

Şikayete konu ihale, Sakarya Kocaali İlçe Hastanesi Başhekimliği tarafından açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “ 1 Kişi Çalışanlı Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı ”dır.

**** Teknik şartnamenin 1.3 üncü maddesinin ikinci fıkrasında; “ HBYS lisansları sözleşme süresince 10 terminal kullanıcı lisanslı olarak kurumun hizmetine sunulacaktır. İstekliler, her bir ek terminal kullanıcı lisansı için tekliflerini ihale teklif dosyasında belirteceklerdir. ” düzenlemesi bulunmaktadır.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İstenecek belgeler” başlıklı 29 inci maddesinde;_“_ (5) İhalelerde hiçbir şekilde taahhütname istenemez…” hükmü yer almaktadır.

İstekliler tarafından ihaleye sunulan birim fiyat teklif mektubunda; “ Yukarıda ihale kayıt numarası ve adı yer alan ihaleye ilişkin ihale dokümanını oluşturun tüm belgeler tarafımızdan okunmuş, anlaşılmış ve kabul edilmiştir. …. İhale dokümanında yer alan tüm düzenlemeleri dikkate alarak teklif verdiğimizi, dokümanda yer alan yükümlülükleri yerine getirmememiz durumunda uygulanacak yaptırımları kabul ettiğimizi beyan ediyoruz.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda yer alan birim fiyat teklif cetveli uyarınca ihale dokümanının başvuru sahibi istekli tarafından okunup kabul edildiği; ve ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olarak teklif hazırlanacağının taahhüt edildiği anlaşılmaktadır.

Öte yandan, teknik şartnamede bahsi geçen düzenlemenin, gerek ihale ilanında ve gerekse idari şartnamede bulunmadığı anlaşılmıştır. Her ne kadar ihale dokümanının bir bütün olduğu ve başvuru sahibi isteklinin teklif mektubunda, ihale dokümanını oluşturan tüm belgelerin okunduğu, anlaşıldığı ve kabul edildiği belirtilmiş ve isteklinin teklifini dokümana uygun hazırlaması gerekmekte ise de teknik şartnamenin yukarıda yer verilen düzenlemesinin bir yeterlik kriteri olarak kabul edilmesinin ve istekliler tarafından sunulması zorunlu bir belge olarak aranmasının yerinde olmadığı düşünülmektedir. Öncelikle anılan düzenlemenin lafzından bir taahhütname istenildiği sonucu çıkmamaktadır. Diğer taraftan, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 29 uncu maddesi uyarınca isteklilerden taahhütname sunmaları istenemeyecek olup, istenemeyecek olan bir belgenin yeterlik kriteri olarak değerlendirilip, başvuru sahibi isteklinin teklifinin bu sebeple değerlendirme dışı bırakılmasının da yerinde olmadığı sonucuna varılmaktadır. Bir an için, ihale dokümanına süresinde itiraz edilmediği ve dokümanın kesinleştiği düşünülse bile; idarece söz konusu düzenleme ile isteklilerin ek terminal kullanıcı lisansını belirtmeleri istenilmekte, ancak isteklilerin bunu belirtmemeleri halinde tekliflerine bir halel gelmeyeceği değerlendirilmektedir. Yine de ihaleye teklif veren diğer üç isteklinin anılan düzenlemeye yönelik taahhütname sunduğu görülmüş, bu isteklilerden ikisi ek terminal kullanıcı lisansı için lisans bedeli istenilmeyeceğini, diğer istekli ise her bir ek terminal kullanıcı lisansı için 200,00 TL teklif edeceğini belirtmiştir. Buna göre söz konusu düzenlemenin istekliler tarafından farklı algılandığı anlaşılmaktadır.

Ayrıca idarece gönderilen bilgi ve belgeler arasında yer alan zarf açma ve belge kontrol tutanağında, yeterlik belgeleri için “ Bu şartnamenin 7.4. ve 7.5. maddelerinde belirtilen şekli ve içeriği Hizmet Alımı İhaleleleri Uygulama Yönetmeliğinde düzenlenen yeterlik belgeleri ” adı altında tüm belgelere yönelik bir başlık açıldığı teknik şartnamenin 1.3 üncü maddesinde istenilen bilgi ve belgeye ilişkin ayrı bir başlık açılmadığı görülmüştür.

Yukarıda yapılan tespitlerin birlikte değerlendirilmesi sonucu, başvuru sahibi isteklinin, teknik şartnamenin anılan maddesinde öngörülen düzenlemeye uygun belge sunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı, sunulmasına gerek olmayan bir belgenin başvuru sahibi tarafından iddia edildiği üzere tamamlatılmasına da gerek bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

İdari şartnamenin 51.1.1 inci maddesinde;

“Yüklenici sözleşmeye uygun olarak işi süresinde bitirmediği takdirde İdare tarafından en az on gün süreli yazılı ihtar yapılarak gecikilen her takvim günü için sözleşme bedelinin Onbinde 3 (Üç) oranında gecikme cezası uygulanır.
Gecikme cezası ayrıca protesto çekmeye gerek kalmaksızın yükleniciye yapılacak ödemelerden kesilir. Bu cezanın ödemelerden karşılanamaması halinde yükleniciden ayrıca tahsilat yapılır. Ayrıca yüklenici ayda en az 1 defa zorunlu olmak üzere ve de idarenin daveti halinde hastaneyi ziyaret edecek olup açılan çağrılara en geç 30 dakika içinde cevap verecektir. Ziyaretlerin aksaması ve açılan çağrılara cevap verilmediği takdirde yukarıdaki cezanın yanında ihmallerden kaynaklı oluşacak maddi kayıplar o ayki hak edişinden kesilir.

İdare tarafından kesilecek cezanın toplam tutarı, hiçbir durumda, sözleşme bedelinin % 30'unu geçmeyecektir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

__

Söz konusu düzenleme ile idare ile yüklenici arasında sözleşme imzalandıktan sonra yüklenicinin işi sözleşmeye uygun olarak süresinde bitirmediği hallerde idare tarafından yükleniciye uygulanacak cezalar öngörülmüş, düzenlemeden de anlaşılacağı üzere yaptırımın uygulanabilmesi için isteklinin idare ile hizmet sözleşmesini imzalaması, daha açık bir ifadeyle isteklinin yüklenici sıfatını kazanması ve kusurun işin ifası sırasında ortaya çıkması gerekmektedir. Henüz tekliflerin değerlendirmesi aşamasında idarenin, isteklinin yukarıda yer verilen bu düzenlemede öngörülen şartları sağlayamayacağı şeklindeki değerlendirme yapmasının fiilen mümkün olmadığı sonucuna varıldığından, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu değerlendirilmiştir.

Diğer taraftan, idarece başvuru sahibine verilen cevapta,

1. Hastanede antivirüs sistemi mevcut olmasına rağmen isteklinin teklif dosyasında antivirüs programı teklif ettiği, bu programın hastaneye ek maliyet getireceği,

2. İstekli tarafından sunulan diğer bilgi ve belgelerde yer alan bilgilerin idari ve teknik şartnamedeki hangi bilgi ve belgeleri açıkladığının anlaşılamadığı, bilgilerin genel, muğlak tatmin edici olmayan ifadeler içerdiği,

3. Cihazların entegrasyonunda ek maliyetler getireceği,

4. Yapılan demonun değerlendirilmesi sonucu idarede bir kanaat oluştuğu hususları belirtilmiştir. İdarenin cevabında belirttiği hususlara ilişkin olarak yapılan değerlendirme aşağıda yer almaktadır;

5. Teknik şartnamenin “Antivirüs Programı” başlıklı 6 ncı Bölümünde;

“ İstekli firmalar, şartname dahilinde antivirüs programı teklif etmeyecek olup sözleşme sonrası, Kocaali İlçe Hastanesi Bilgi İşlem odasında mevcut bulunan antivirüs programının düzgün işlemesi ve güncellenmesinden sorumlu olacaktır.” ,

Aynı şartnamenin “Bakım Onarımda Alıcının Yükümlülükleri” başlıklı 11.5 inci Bölümünün 11.5.3 üncü maddesinde;

“ Alıcı kurumda çalışmakta olan ve alıcıya ait olan antivirüs, firewall, VTYS , işletim sistemi , ofis yazılımları vb’nin lisanslı olmasından ve gerekli güncelleme lisanslarının düzenli olarak temin edilmesinden sorumludur. ”

Düzenlemeleri bulunmaktadır.

Söz konusu düzenlemelerden, isteklilerin antivirüs programı teklif etmeyecekleri, isteklilerin hastanede mevcut bulunan antivirüs programının düzgün işlemesinden sorumlu olduğu, sistemin bakım-onarımına ilişkin olarak ise isteklilerin, hastanede bulunan ve alıcıya ait olan antivirüs sisteminin lisanslı olmasından ve gerekli güncellemelerin yapılmasından sorumlu olduğu anlaşılmaktadır.

Yukarıda yer verilen düzenlemeler uyarınca, idarece sağlanacağı anlaşılan antivirüs sistemi için, isteklinin teklif ettiği programın ek maliyet getireceği iddiasının yerinde olmadığı, diğer bir ifadeyle teknik şartnamede isteklilerce sunulması istenilmeyen antivirüs sistemini teklif ettiği için isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2. 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesinin birinci fıkrasında;

“ İhale komisyonunun talebi üzerine idare tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz.” hükmü bulunmaktadır.

İdare tarafından, başvuru sahibi isteklinin sunduğu bilgi ve belgelerde yer alan bilgilerin idari ve teknik şartnamedeki hangi bilgi ve belgeleri açıkladığının anlaşılamadığı, belglerdeki ifadelerin muğlak ve genel olduğu belirtilmektedir. Oysa idare tarafından yukarıda yer verilen Kanun hükmü uyarınca net olmayan hususlarda açıklama istenilmesi ve bu açıklama uyarınca bir değerlendirme yapmasının mümkün olduğu, yapılacak değerlendirme sonucu isteklinin teklif ettiği yazılımın hangi gerekçelerle uygun bulunmadığının somut ve objektif bir şekilde ortaya konulmasının uygun olacağı anlaşılmış olup; idarece gösterilen gerekçenin somut ve denetlenebilir olmadığı değerlendirilmiştir.

3. Teknik şartnamenin;

2.1.2 nci maddesinde; “ Sözleşme süresince yazılım eğitim, bakım, onarım, teknik destek, güncelleme hizmetleri ile sistemle veri paylaşımı yapacak cihazların entegrasyon hizmetleri yüklenici tarafından sağlanacaktır.”,

2.1.10 uncu maddesinde; “ Önceden mevcut olan ve sisteme dahil edilebilecek istemci bilgisayarların, sisteme entegrasyonunu ve bağlantısını Yüklenici yapmalıdı r.”,

2.1.21 inci maddesinde; “ Sözleşme süresince; gelişen teknoloji doğrultusunda Alıcı, donanım entegrasyonu ya da program ilaveleri ve değişiklikleri istediği takdirde, (donanım ve yazılım lisans ücretleri hariç) gerekli entegrasyonlar Yüklenici tarafından ek ücret talep edilmeksizin yapılacaktır.Bu hizmetler yerine getirilirken gerebilecek lisanslar , mal ve malzemeler hastane idaresi tarafından ayrıca tedarik edilecektir.”,

düzenlemeleri bulunmakta ve ayrıca 16.3.1.17, 16.11.2.1, 16.15.5, 16.15.10 uncu maddelerine bakıldığında da sistemle ilgili olarak her türlü entegrasyonunun yüklenici tarafından yapılacağı anlaşılmaktadır. Bu itibarla cihaz entegrasyonu ile ilgili olarak her türlü yükümlülüğün yükleniciye ait olduğu anlaşılan söz konusu ihalede istekliler tarafından ek bir ücret talep edemeyeceği açık olup, idarenin bu gerekçeyle isteklinin teklifini değerlendirme dışı bırakmasının yerinde olmadığı değerlendirilmiştir.

4. İdari ve teknik şartname incelendiğinde, isteklilerin teklif ettiği cihaza demo yapılacağına dair bir düzenleme bulunmadığı, ancak idarece gönderilen ihale işlem dosyasında, 01.12.2010 tarihli, ikisi ihale komisyonu üyesi olmak üzere toplam 8 kişinin imzasının bulunduğu bir tutanağın düzenlendiği anlaşılmıştır. Söz konusu tutanakta;

“ 01.12.2010 tarihinde hastanemize demo için gelen BMB Soft yazılım firmasının, yapmış olduğu demoda personel modülü, hasta kayıt modülü, bordro, faturalama, arşiv, ambar gibi modülleri göstermiştir. Yapmış oldukları demo neticesinde, programın yeterli olmadığı, hastane ihtiyaçlarını karşılayamayacağı, programın pek anlaşılır ve kullanıcıya kullanım kolaylığı sağlamayacağı kanaatine varılmıştır.” denilmiştir.

Başvuru sahibinin şikayet dilekçesinde tanıtım amaçlı bir sunum yapıldığı belirtilmiş, öte yandan ihale işlem dosyasında idare tarafından demo talebinde bulunulduğuna dair bir bilgi veya belgeye rastlanılmamıştır. İhale dokümanı uyarınca söz konusu ihalede demo yapılacağına dair bir düzenleme yapılmadığı göz önüne alındığında, isteklinin tanıtım amaçlı yaptığı sunumun, yeterlik değerlendirmesine esas alınmasının yerinde olmadığı, idarenin teklif değerlendirmesini ve isteklilerin yeterliğini ihale dokümanında öngörülen yeterlik kriterlerine uygun yapması gerektiği sonucuna varılmış olup, dokümanda öngörülmediği halde isteklinin yapmış olduğu sunum esas alınarak, isteklinin değerlendirme dışı bırakılmasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, başvuru sahibi istekli olan Bmb Soft Bilgisayar Yazılım İletişim Sis. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin yeniden değerlendirmeye alınması ve ihalenin sonuçlandırılması gerektiği değerlendirilmektedir. __

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Dr. Hasan GÜL

Başkan****

Ali Kemal AKKOÇ

II. Başkan****

Hicabi ECE

Kurul Üyesi****

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi****

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi****

Kazım ÖZKAN

Kurul Üyesi****

Adem KAMALI

Kurul Üyesi****

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi****