KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/080
Gündem No : 65
Karar Tarihi : 12.12.2011
Karar No : 2011/UH.II-4171
BAŞVURU SAHİBİ:
DCS Temizlik İlaçlama Danışma Tekstil Gıda İnş. Bilgisayar Kargo Kurye Taşm. Oto. Kir. San. ve Tic. Ltd. Şti., CEMALPAŞA MAHALLESİ CEVAT YURDAKUL CAD. SEYHAN APT. NO:23 ZEMİN KAT ADANA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Sağlık Bakanlığı Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı Adana Bölge Hıfzıssıhha Enstitüsü Müdürlüğü, Resatbey Mh. 5 Ocak Stadyumu Karsısı 51 01120 ADANA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/147507 İhale Kayıt Numaralı "2012-2013 Yılları Malzemeli Genel Temizlik, İlaçlama Ve Kalorifer Yakma" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

07.12.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[3880].(0199)./2011-77Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Refik Saydam Hıfzıssıhha Merkezi Başkanlığı Adana Bölge Hıfzıssıhha Enstitüsü Müdürlüğütarafından 20.10.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “2012-2013 Yılları Malzemeli Genel Temizlik, İlaçlama ve Kalorifer Yakma” ihalesine ilişkin olarak DCS Temizlik İlaçlama Danışma Tekstil Gıda İnş. Bilgisayar Kargo Kurye Taşm. Oto. Kir. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 31.10.2011tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 03.11.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 21.11.2011tarih ve 49321sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 18.11.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle;

1. 20.10.2011 tarihinde saat 10:00’da yapılan ihalede komisyon tarafından kâr dahil yaklaşık maliyetin 460.943,01 TL olarak açıklandığı, % 5 müteahhit kârının 21.949,61 TL, işçilik maliyetinin ise 420.910,56 TL olduğu, geriye kalan temizlik malzemesi ve ekipmanlar, giyim gideri, ilaçlama maliyeti ve makine amortismanları dikkate alındığında komisyonun yaklaşık maliyeti hatalı olarak tespit ettiği hususunun açık olduğu,

2. İdare tarafından yaklaşık maliyetin hatalı hesaplanmasından dolayı firmalarına ait teklifin yaklaşık maliyetin üzerinde kalması sebebiyle değerlendirmeye alınmamasının mevzuata aykırılık teşkil ettiği ve tekliflerinin yeniden değerlendirmeye alınması gerektiği,

3. 28.10.2010 tarihinde tebellüğ edilen kesinleşen ihale kararında, bir takım evrakın eksik olması sebebiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığının belirtildiği, ancak idari şartnamenin 7.7.6 numaralı maddesindeki düzenlemede Kalite Yönetim Sistem Belgesine yönelik bir düzenleme olmaması sebebiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu, çünkü firmalarının başvuru konusu ihaleye iş ortaklığı olarak katılmadığı ve bundan dolayı eksik evrak değerlendirmesi yapılmasının mevzuata uygun olmadığı, ayrıca başvuru konusu ihaleye firmaları adına bir vekil tayin edilmediği ve tüm belgelerin Vahap Sinan tarafından imzalandığı, söz konusu belge eksikliklerinden dolayı tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu,

4. İdarece hatalı olarak tespit edilen yaklaşık maliyetin altında teklif veren dört isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, ancak teklif dosyalarında eksik evrak bulunduğu gerekçesiyle söz konusu dört istekliden ikisinin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının istekli firmalar arasında tereddüde yol açtığı ve yanlış bir ihale kararı verildiği,

5. İhaleye katılan firmaların sunmuş oldukları iş deneyim belgelerinin benzer iş tanımına uygun olup olmadığı hususunun araştırılmadığının aşikâr olduğu,

6. Hatalı olarak tespit edilen yaklaşık maliyetin güncellenmesi akabinde, teklif dosyalarında eksik evrak olmamasından dolayı, tekliflerinin geçerli olacağı, bu durumda ihale uhdesinde bırakılan firmanın aşırı düşük teklif açıklamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesine uygun olup olmadığının değerlendirilmesi gerektiği,

İddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1 ) Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

İdari şartnamenin “İhaleye ilişkin bilgiler ile ihale ve son teklif verme tarih ve saati”başlıklı 3 üncü maddesinde ihale tarihi, 20.10.2011 olarak belirtilmektedir.

Başvuru sahibi firmanın, itirazen şikâyet dilekçesinde beyan ettiği gibi, 20.10.2011 tarihinde söz konusu ihaleye teklif verdiği yaklaşık maliyete bu tarihte muttali olduğu anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasında bulunan belgelerden, başvuru sahibinin söz konusu iddiayı içeren 31.10.2011 tarihli şikâyet dilekçesinin aynı tarihte idare kayıtlarına girdiği belirlenmiştir.

Konuyla ilgili olarak, Kamu İhale Kanununun “İdareye şikayet başvurusu”başlıklı 55 inci maddesinde; “Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır...” hükmü yer almaktadır.

Mevcut durumda, başvuru sahibinin, idarece tespit edilen yaklaşık maliyetin hatalı olduğu yönündeki iddiasını içeren şikâyet başvurusunun on gün içinde yani en geç 30.10.2011 tarihinde yapılmış olması gerekirken, söz konusu başvurunun idare kayıtlarına 31.10.2011 tarihinde girdiği belirlendiğinden, bahsi geçen iddianın süre yönünden reddi gerekmektedir.

2 ) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

İddia konusu hususla ilgili olarak, ihale işlem dosyasında bulunan, başvuru sahibine 28.10.2011 tarihinde elden tebliğ edilen kesinleşen ihale kararı ekindeki ihale komisyon kararında, başvuru sahibi firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasıyla ilgili olarak; “DCS Temizlik İlaçlama Danışma Tekstil Gıda İnş. Bilgisayar Kargo Kurye Taşm. Oto. Kir. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağındaki 9 nolu belge olan Kalite Yönetim Sistem Belgesi olmadığı, isteklinin ortak girişim olması halinde şartname ekinde yer alan iş ortaklığı beyannamesi olmadığı ve vekaleten ihaleye katılma halinde istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekaletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi olmadığı için teklifi kabul edilmemiştir.” ifadeleri bulunmaktadır.

İhale komisyon kararında yer alan, yukarıda aktarılan ifadelere göre, başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma sebepleri arasında, teklif tutarının yaklaşık maliyetin üzerinde olmasına ilişkin bir gerekçe bulunmadığından, söz konusu iddia yerinde görülmemiştir.

3 ) Başvuru sahibinin 3 üncü iddiasına ilişkin olarak:

İkinci iddiayla ilgili olarak yapılan değerlendirmede aktarıldığı gibi, başvuru sahibi firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasıyla ilgili olarak, kesinleşen ihale kararı ekindeki ihale komisyon kararında; “DCS Temizlik İlaçlama Danışma Tekstil Gıda İnş. Bilgisayar Kargo Kurye Taşm. Oto. Kir. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağındaki 9 nolu belge olan Kalite Yönetim Sistem Belgesi olmadığı, isteklinin ortak girişim olması halinde şartname ekinde yer alan iş ortaklığı beyannamesi olmadığı ve vekaleten ihaleye katılma halinde istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekaletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi olmadığı için teklifi kabul edilmemiştir.” ifadeleri bulunmaktadır.

İhale işlem dosyasında bulunan Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında da, başvuru sahibi ile ilgili satırın, “Vekaleten ihaleye katılma halinde istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekaletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi”, “İsteklinin ortak girişim olması halinde bu şartname ekinde yer alan standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi” ve “Kalite Yönetim Sistem Belgesi ve Çevre Yönetim Sistem Belgesi” isimli dokümanlarla ilgili kısımlarında “Yok” ibaresi yer almaktadır.

İddia konusu hususla ilgili olarak, idarece EKAP’ta hazırlanan idari şartnamenin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7 nci maddesinin birinci fıkrasında;

“...e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,

f) İsteklinin ortak girişim olması halinde, bu Şartname ekinde yer alan standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi...” düzenlemesi,

EKAP’ta hazırlanan idari şartnamenin aynı maddesinin “Kalite ve standarda ilişkin belgelerin sunuluş şekli” başlıklı yedinci fıkrasının altıncı bendinde ise; “7.7.6.1. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Ancak, idarece Kuruma gönderilen ihale işlem dosyası suretinde yer alan matbu idari şartname örneğinde, söz konusu bentte; “7.7.6.1. Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edlimiş belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Laboratuvar Akreditasyon İşbirliği Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan akreditasyon kurumları tarafından düzenlenen ISO 9001-2000, Türk Akreditasyon Kurumundan alınan teyit yazısıyla birlikte sunulması zorunludur…” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik şartnamenin “İşin yürütülmesi için gerekli personel, araçlar ve mesleki teknik yeterlilik” başlıklı 2 nci maddesinde ise; “...e) Temizlik Hizmetleri ile ilgili Kalite kuruluşları tarafından verilmiş ihale tarihi itibari ile geçerlilik süresi dolmamış ISO 9001-2000 Kalite Belgesine sahip olması gerekmektedir.” düzenlemesi mevcuttur.

İdari şartnamenin yukarıda aktarılan 7 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) ve (f) bentlerinde yer alan belgelerin teklif dosyasında bulunmaması sebebiyle başvuru sahibi firmanın teklifinin değerlendirme bırakılması işlemi ile ilgili olarak teklif dosyası üzerinden bir inceleme yapıldığında, birim fiyat teklif mektubunda, teklif sahibinin ticaret unvanının yazılı olduğu kısımda “DCS Temizlik İlaçlama Danışma Tekstil Gıda İnş. Bilgisayar Kargo Kurye Taşm. Oto. Kir. San. ve Tic. Ltd. Şti.” ibaresi bulunduğu, teklif dosyasında bulunan diğer belgelerde, başka bir ortak veya ortaklarla ihaleye iştirak edildiğine dair bir belge olmadığı görüldüğünden, adı geçen firmanın başvuru konusu ihaleye bir iş ortaklığı olarak değil tek başına teklif verdiği anlaşılmaktadır.

Yine, adı geçen firmanın teklif dosyasında bulunan 28.06.2010 tarihli imza sirkülerinin, şirketi temzil ve ilzama yetkili şirket müdürü Vahap Sinan adına düzenlendiği belirlenmiştir. Teklif dosyasında bulunan, 02.07.2010 tarih ve 7598 sayılı Ticaret Sicil Gazetesinde, 22.06.2010 tarihinde yapılan hisse devri sonucunda, Vahap Sinan’ın şirket hisselerinin % 99’una sahip olduğu ve şirket müdürü olarak seçildiği görülmüştür. İnternet üzerinden yapılan incelemede, 10.10.2011 tarih ve 7937 sayılı Ticaret Sicil Gazetesinde şirket sermayesinin arttırıldığına dair bir ilanın daha bulunduğu ancak Vahap Sinan’ın şirket hisselerinde sahip olduğu oranın değişmediği tespit edilmiştir.

Vahap Sinan’a ait imza sirkülerindeki imzadan, bahsi geçen firmaya ait teklif mektubu üzerindeki imzanın da adı geçen kişiye ait olduğu belirlenmiştir.

Sonuç olarak, başvuru sahibinin söz konusu ihaleye iş ortaklığı olarak teklif vermediği gibi şirket adına teklif veren Vahap Sinan isimli kişinin şirketin vekili değil şirketi temsil ve ilzama yetkili çoğunluk hissesine sahip müdürü olduğu ve şirket adına tayin edilmiş bir vekilin bulunmadığı anlaşılmıştır.

Dolayısıyla, başvuru sahibi firmanın teklifinin, teklif dosyasında iş ortaklığı beyannamesi olmaması ve vekaleten ihaleye katılma halinde istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekaletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi olmaması gerekçeleriyle değerlendirme dışı bırakılması mevzuata aykırılık teşkil etmektedir.

Kalite Yönetim Sistem Belgesi ile ilgili olarak ise, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 42 nci maddesinde; “(1) İşin niteliği göz önünde bulundurularak ön yeterlik şartnamesi ve idari şartnamede; kalite yönetim sistem belgesi, çevre yönetim sistem belgesi, hizmet yeterlilik belgesi ile deney-analiz-kalibrasyon laboratuvarlarının ve muayene kuruluşlarının kalite yeterliğine ilişkin düzenleme yapılabilir...” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliğinin “Kalite ve standarda ilişkin belgeler” başlıklı 74 üncü maddesinde; “74.1. İdareler, ihale konusu işin niteliğini ve uygulama yönetmeliklerinin bu konuyu düzenleyen maddelerini esas alarak, ihale dokümanında kalite ve standart belgelerine ilişkin düzenleme yapabilirler. İhale konusu ile ilgisi bulunmayan veya işin niteliğinin gerektirmediği kalite ve standarda ilişkin belgelerin istenilmesi, 4734 sayılı Kanunun temel ilkelerine ve Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğine aykırılık teşkil edecektir.

74.2. İdarece kalite ve standarda ilişkin belge istenmesi durumunda, standarda ilişkin tanıma (kritere), belgenin başvuru veya teklif kapsamında istenmesi halinde ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede, yükleniciden istenmesi halinde ise teknik şartnamede yer verilecektir.

74.3. Kalite ve/veya çevre yönetim sistem belgesinin istenilmesi halinde, söz konusu belgenin/belgelerin Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesi yeterli olup, bunun yerine söz konusu belgelerin belirli bir belgelendirme kuruluşundan alınmış olması zorunluluğunu getiren ifadeler kullanılamaz.

Kalite yönetim sistem belgelendirilmesine ilişkin olarak ISO 9001:2008 standardı 13/11/2008 tarihinde yayımlanmış olup, 13/11/2010 tarihinden itibaren ISO 9001:2000 standardına göre verilen kalite yönetim sistem belgeleri geçersiz hale gelmiştir. Bu nedenle idarelerce hizmet alımı ihalelerinde kalite yönetim sistem belgesinin istenilmesi durumunda ilanda ve dokümanda aday veya isteklilerin ihale konusu işe ilişkin ISO 9001:2008 standardına göre alınmış kalite yönetim sistem belgesi sunmaları gerektiğine yönelik düzenleme yapılacak ve aday veya istekliler tarafından da ISO 9001:2008 standardına göre alınmış kalite yönetim sistem belgesi sunulacaktır. Bu konuya ilişkin ayrıntılı açıklama, Kamu İhale Kurulunun 11/2/2010 tarihli ve 2010/DK.D-16 sayılı Düzenleyici Kararında yer almaktadır. Anılan Karara, Kurumun internet sayfasının Kamu İhale Mevzuatı bölümündeki Kamu İhale Kurulu Düzenleyici Kararları kısmından ulaşılabilir.

...

74.5. Hizmet alımı ihalelerinde kalite yönetim sistem belgesi ve/veya çevre yönetim sistem belgesinin istenip istenmeyeceği, 74.7. maddesindeki açıklama ve aşağıdaki esaslara uygun olarak idarelerce belirlenecektir.

74.5.1. İdarelerin kendi hizmet binalarında veya diğer görev sahalarında gerçekleştirilen hizmet alımı ihaleleri (örneğin; temizlik, özel güvenlik, hasta ve ziyaretçi yönlendirme, veri işleme ve otomasyon sisteminin işletimi, yemek hazırlama ve dağıtım hizmetleri gibi) ile personel/ öğrenci taşıma hizmetleri ve araç kiralama hizmet alımı ihalelerinde kalite yönetim sistem belgesi istenmeyecektir...” açıklaması yer almaktadır.

Yukarıda zikredilen Tebliğ açıklamasına göre, idarelerin kendi hizmet binalarında gerçekleştirilecek bir temizlik alımı ihalesinde, kalite yönetim sistem belgesi istenmemelidir. İstenmesi halinde ise ISO 9001:2000 standardına göre verilen kalite yönetim sistem belgesi değil ISO 9001:2008 standardına göre verilen kalite yönetim sistem belgesi istenmelidir. Aynı Tebliğ açıklamasına göre, kalite yönetim sistem belgesinin idari şartnamede istenmesi halinde söz konusu belgenin istekliler tarafından, teknik şartnamede istenmesi durumunda ise yüklenici firma tarafından idareye tevsik edilmesi gerekmektedir.

Başvuru konusu ihaleye ait EKAP’ta hazırlanmış idari şartnamede, yukarıda aktarıldığı üzere, kalite yönetim sistem belgesi talep edilmemiş, doküman satın alan isteklilere verilen matbu örnek ile teknik şartnamede ise Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda aktarılan 74.3 numaralı maddesinin ikinci fıkrasındaki açıklamaya aykırı olarak ISO 9001:2008 yerine ISO 9001:2000 kalite yönetim sistem belgesi istenmiştir.

Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin “Dokümanın görülmesi, satın alınması ve EKAP üzerinden indirilmesi” başlıklı 16 ncı maddesinde; “(1) İdare tarafından EKAP üzerinden hazırlanan ve yayımlanan ön yeterlik dokümanı ve/veya ihale dokümanı, EKAP’ta ve idarenin ilanda belirtilen adresinde bedelsiz olarak görülebilir. İhaleye katılmak için bu dokümanın idarece her sayfası onaylanmış örneğinin idareden satın alınması veya EKAP üzerinden EKAP’a kayıt için yapılan protokolde belirtilen münferiden e-imza kullanmaya yetkili kişiler tarafından e-imza kullanılarak indirilmesi zorunludur…

…

(5) İdarece satışı yapılan dokümanın EKAP’ta hazırlanan dokümana uygun olması zorunludur. Dokümanlar arasında farklılık bulunması halinde EKAP’ta hazırlanan doküman esas alınır.” hükmü bulunmaktadır.

Bu durumda, EKAP’ta hazırlanan idari şartname ile matbu idari şartname arasında farklılık bulunmaması sebebiyle EKAP’ta hazırlanan dokümanın esas alınması gerektiğinden, idari şartnamede kalite yönetim sistem belgesi istenmediği, buna karşın söz konusu belgenin teknik şartnamede istendiği sonucuna ulaşılmaktadır. Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda aktarılan 74.2 numaralı maddesindeki açıklamaya göre kalite ve standarda ilişkin belgelerin teknik şartnamede düzenlenmesi durumunda söz konusu belgelerin teklif verme aşamasında istekliler tarafından değil yüklenici tarafından sunulması gerektiğinden başvuru konusu ihalede hiçbir isteklinin, teklif verme aşamasında, idareye kalite yönetim sistem belgesi sunmasına gerek bulunmadığı neticesine varılmıştır.

Sonuç olarak, Kalite Yönetim Sistem Belgesi olmaması, iş ortaklığı beyannamesi sunulmaması ve vekaleten ihaleye katılma halinde istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekaletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi olmaması gerekçesiyle başvuru sahibi firmanın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata aykırılık teşkil ettiği neticesine ulaşılarak başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmüştür.

4 ) Başvuru sahibinin 4 üncü iddiasına ilişkin olarak:

İhale işlem dosyasında yer alan ihale komisyon kararında; “Yaklaşık maliyetin altında teklif veren Çınar Hijyen Tem. Hizm. İnş. Tic. Ltd. Şti., Öznet Tem. Orm. Ürn. Bil. Oto. Kar. Kur. Ser. Zir. Elk. Elkt. İnş. Yem. Paz. Tic. ve San. Ltd. Şti., Göktürkler İnş. Tur. Kağ. Pet. Orm. Tar. Der. ve Gıd. Ürn. Oto Mad. Tek. Eğt. Öğt. Rek. ve İşl. Hiz. Tah. Tic. San. ve Paz. Ltd. Şti. ve Gök Sofra Yem. Gıd. Tem. Tah. Tah. Pet. Ürn. Tar. İnş. Taah. Nak. Tur. Oto. Tek. Tıb. Mal. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.’ne teklif fiyatlarını ayrıntılı dokümanını 25.10.2011 günü saat 16:00’ya kadar ihale komisyonuna yazılı olarak bildirmeleri istenmiştir...” ifadeleri bulunmaktadır.

İhale işlem dosyasında bulunan belgelerden, ihale üzerinde bırakılan Çınar Hijyen Tem. Hizm. İnş. Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamasını 25.10.2011 tarihinde idareye sunduğu, Gök Sofra Yem. Gıd. Tem. Tah. Tah. Pet. Ürn. Tar. İnş. Taah. Nak. Tur. Oto. Tek. Tıb. Mal. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin, açıklama yapmayacağına dair 25.10.2011 tarihli yazıyı idareye verdiği görülmüştür. İhale komisyon kararına göre, aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan Öznet Tem. Orm. Ürn. Bil. Oto. Kar. Kur. Ser. Zir. Elk. Elkt. İnş. Yem. Paz. Tic. ve San. Ltd. Şti., ve Göktürkler İnş. Tur. Kağ. Pet. Orm. Tar. Der. ve Gıd. Ürn. Oto Mad. Tek. Eğt. Öğt. Rek. ve İşl. Hiz. Tah. Tic. San. ve Paz. Ltd. Şti.’nin teklif açıklamalarını idareye sunmadıkları anlaşılmaktadır.

Her ne kadar, ihale üzerinde bırakılan firma haricinde, Öznet … Ltd. Şti., Göktürkler … Ltd. Şti. ve Gök Sofra … Ltd. Şti. isimli üç istekli de idarece aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulmuş olsalar da, ihale işlem dosyasında bulunan Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağında, Öznet ... Ltd. Şti. ile ilgili satırın; “Vekaleten ihaleye katılma halinde istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekaletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi” ve “İsteklinin ortak girişim olması halinde bu şartname ekinde yer alan standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi” isimli dokümanlarla ilgili kısımlarında; Göktürkler ... Ltd. Şti. ile ilgili satırın “Vekaleten ihaleye katılma halinde istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekaletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi” ve “Kalite Yönetim Sistem Belgesi ve Çevre Yönetim Sistem Belgesi” isimli dokümanlarla ilgili kısımlarında ve Gök Sofra ... Ltd. Şti. ile ilgili satırın “Vekaleten ihaleye katılma halinde istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekaletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi”, “İsteklinin ortak girişim olması halinde bu şartname ekinde yer alan standart forma uygun iş ortaklığı beyannamesi” ve “Kalite Yönetim Sistem Belgesi ve Çevre Yönetim Sistem Belgesi” isimli dokümanlarla ilgili kısımlarında “Yok” ibaresi yer almaktadır.

Keza, ihale komisyon kararında da, ihale üzerinde bırakılan firma haricinde aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan yukarıda zikredilen üç istekliden Öznet … Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ile ilgili olarak sadece aşırı düşük teklif açıklaması yapmaması gerekçe olarak belirtilirken, diğer iki firmanın tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması ile ilgili olarak sayılan gerekçeler arasında söz konusu isteklilerin aşırı düşük teklif açıklaması yapmamış olmalarının yanı sıra, yukarıda aktarılan belge eksiklikleri de değerlendirme dışı bırakma sebebi olarak belirtilmiştir.

Başvuru sahibinin ikinci iddiası için yapılan değerlendirmede de görüleceği gibi, hiçbir isteklinin kalite yönetim sistem belgesi sunmasına gerek bulunmadığından, tekliflerin değerlendirme dışı bırakılması sebepleri arasında bahis konusu belge eksikliğinin sayılmasının mevzuata aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Aynı biçimde, sözü edilen üç istekliden hiçbirinin ihaleye iş ortaklığı olarak teklif vermediği veya mezkûr istekliler adına teklif veren kişilerin şirketin vekili değil şirketi temsil ve ilzama yetkili şahıslar oldukları anlaşılmıştır.

Dolayısıyla, bahsi geçen üç istekliden ikisinin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması sebepleri arasında aşırı düşük teklif açıklaması yapılmamasına ek olarak bazı belge eksikliklerinin bulunması sayılsa da belge eksikliği olan bir isteklinin 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesine göre teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve böyle bir durumda olan isteklinin aşırı düşük teklif sorgulamasına da tabi tutulmaması gerektiğinden, idarece yapılan söz konusu işlem açık bir çelişki oluşturmakta ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmaktadır.

Ancak, adı geçen üç istekliden Göktürkler İnş. Tur. Kağ. Pet. Orm. Tar. Der. ve Gıd. Ürn. Oto Mad. Tek. Eğt. Öğt. Rek. ve İşl. Hiz. Tah. Tic. San. ve Paz. Ltd. Şti. ve Gök Sofra Yem. Gıd. Tem. Tah. Tah. Pet. Ürn. Tar. İnş. Taah. Nak. Tur. Oto. Tek. Tıb. Mal. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin teklifleri her ne kadar zikredilen belge eksiklikleri nedeniyle değerlendirme dışı bırakılamayacaksa da, aynı isteklilerin aşırı düşük teklif açıklaması yapmadıkları ve tekliflerinin belge eksikliği nedeniyle değil aşırı düşük teklif açıklaması yapmamış olmaları sebebiyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiği göz önüne alındığında, idarece yapılan mevzuata aykırı işlemin esas etkili olmadığı neticesine varılmıştır.

5 ) Başvuru sahibinin 5 inci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru sahibi firma Kuruma yapmış olduğu itirazen şikâyet başvurusunda “ihaleye katılan firmaların sunmuş oldukları iş deneyim belgelerinin benzer iş tanımına uygun olup olmadığı hususunun araştırılmadığının aşikâr olduğunu” iddia etmektedir.

Ancak, başvuru sahibinin idareye yaptığı şikâyet başvurusundaki dördüncü iddianın son cümlesinde; “İhaleye katılan firmaların sunmuş olduğu iş deneyim belgelerinin benzer iş tanımına uygun olduğu aşikardır.” ifadesi bulunmaktadır.

İdareye yapılan şikâyet başvurusunda iş deneyim belgelerinin benzer iş tanımına uygun olmadığına dair bir anlam bulunmadığından, idarece şikâyet başvurusuna verilen cevapta da bu konuyla ilgili bir değerlendirmeye gidilmediği anlaşılmaktadır.

Dolayısıyla, Kuruma yapılan itirazen şikâyet başvurusunda yer alan, isteklilerin sunmuş oldukları iş deneyim belgelerinin benzer iş tanımına uygun olup olmadığı hususunun araştırılmadığına ilişkin iddia idareye yapılan şikâyet başvurusunda bulunmamaktadır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8 nci maddesinin onuncu fıkrasında; “İdarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirtilen hususlar hariç, şikayet başvurusunda belirtilmeyen hususlar itirazen şikayet başvurusuna konu edilemez.” hükmü yer almaktadır.

Sonuç olarak, yukarıda aktarılan Yönetmelik hükmü doğrultusunda, itirazen şikâyet dilekçesinde yer alan bahis mevzuu iddia şikâyet dilekçesinde bulunmadığından, başvuru sahibinin söz konusu iddiasının şekil yönünden reddinin gerektiği neticesine ulaşılmıştır.

6. Başvuru sahibinin 6 ncı iddiasına ilişkin olarak:

İhale konusu işle ilgili olarak, idari şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2 nci maddesinde, işin miktarı ve türü ile ilgili olarak; “2 adet birimde 14 (Ondört) işçi ile yapılacak malzemeli genel temizlik, ilaçlama ve kalorifer yakma hizmeti alımı.” düzenlemesi,

Aynı şartnamenin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25 inci maddesinde;

“25.1. Sözleşmenin yapılmasına ait, ilgili mevzuat gereğince yapılacak ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. İşin süresi ve personel sayısı dikkate alınarak ilgili mevzuatına göre hesaplanacak işçilik ücreti:

14 işçi brüt asgari ücret düzeyi üzerinden ödenecek ücretler ve işverence ödenmesi gereken diğer ödentiler teklif fiyata dahildir.

Yol ve Yemek Bedeli aylık 22 gün üzerinden hesaplanıp nakdi olarak ödenecek ve aylık ücret bordosunda gösterilecektir.

25.3.2. Yemek, yol ve giyecek giderleri:

Günlük Brüt Yemek Bedeli: 5,19 TL (1. Öğün bedeli)

Günlük Brüt Yol Bedeli: 2,20 TL (2. Biniş Yol bedeli Gidiş-Geliş)

Giyecek Bedeli 1 işçi için yıllık 2 yazlık – 2 kışlık ( iş önlüğü) ayni olarak verilecek olup, Teklif Fiyata dahil edilecektir.

Giyecek bedelleri firmaya her yılın ilk ayında 1 yıllık (2 Yazlık - 2 Kışlık İş Önlüğü) olarak ödenecektir.

25.3.3. Malzeme giderleri:

Teknik şartnamede adı miktarı ve teknik özellikleri belirtilen makine ve ekipmanlar için % 3 oranında kullanım bedelleri.

25.3.4. Diğer giderler:

Teknik şartnamede adı ve miktarları belirtilen sarf malzemesi bedelleri,

İhale Dokümanında belirtilen diğer giderler teklif fiyata dahildir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Kısa vadeli sigorta prim oranları belirtilecektir.

İhaleye konu olan temizlik hizmeti iş kolunda çalıştırılacak personellere işverence ödenecek iş kazaları ile meslek hastalıkları sigortası prim oranı Adana Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü Seyhan Sosyal Güvenlik Merkezinin 21/07/2011 tarih ve B.13.2.SSK.4.01.01.00/VIII-D 309/14938090 sayılı yazısına istinaden % 2 olarak belirlenmiştir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Sözleşme tasarısının“İşin süresi”başlıklı 9 uncu maddesinde; işe başlama tarihinin 01.01.2012; işi bitirme tarihinin ise 31.12.2013 olduğu belirtilmiştir.

İdari şartname ekindeki tabloda ve birim fiyat teklif cetvelinde de, tekliflerin 24 ay üzerinden verileceği düzenlenmiştir.

Teknik şartnamenin “İstenilen Araç-Gereç ve Sayıları” başlıklı 4 üncü maddesinde ise;

“a) Kullanılacak İş Makinaları :

S. No

Temizlik Hizmetinde Kullanılacak İş Makinaları

Adet

1

Vakumlu Otomatik Temizlik Makinesi (Islak-Kuru)

1

2

Profesyonel Tip Elektrikli süpürge

1

3

Cila ve Cila Yayma Makinesi

1

4

Paspas arabası

3

5

Halı Yıkama Makinesi

2

Asgari Makine Teçhizat Parkı yukarıda listelenmiştir.

Ancak İhtiyaç durumuna, değişen teknolojilere ve müteahhit firmanın demirbaşlarının durumuna göre idare ihale süresi içinde mevcut makine ve teçhizatlarda Temizlik hizmetlerinin daha iyi yapılabilmesi için değişiklik yapmaya veya eskiyenlerini yeniletmeye her zaman yetkilidir.

b)Temizlik Malzemeleri

1-Temizlik malzemeleri idarenin belirttiği miktarda ve kalitede olacaktır.

2-Malzemeler Enstitüde idarenin göstereceği yerde 3 aylık stoklanacaktır.

3-Temizlikte her türlü kullanılacak dezenfektanlar ve kimyevi maddeler Sağlık Bakanlığı ruhsatına tabi olacak ve TSE ’ye uygun olacaktır.

Temizlik Hizmetinde Kullanılacak Araçlar

Çek pas (50 cm)

Adet

50

Cam silme takımı

Adet

5

Paspas Sapı

Adet

50

Toz bezi (sarı-mavi)

Kilo

30

Paspas bezi

Adet

100

Tuvalet Fırçası

Adet

50

Lavabo pompası

Adet

15

Lavabo fırçası

Adet

30

Çöp bidonu

Adet

30

Temizlik bezi

Adet

100

Temizlik eldiveni

Adet

100

Saplı fırça

Adet

20

Mop saplı

Adet

15

Plastik çöp küreği

Adet

10

Temizlik Hizmetinde Kullanılan Temizlik Maddeleri

Çöp poşeti küçük boy

Kilo

130

Çöp poşeti orta boy

Kilo

130

Çöp poşeti büyük boy

Kilo

130

Çöp poşeti (Tıbbi Atık için Kırmızı Renk)

Kilo

100

Çamaşır Suyu

Litre

500

Tuz ruhu

Litre

100

Cam sil

Litre

500

Sıvı el sabunu

Litre

500

Sıvı deterjan

Litre

500

Yer cilası

Litre

15

Vim

Kilo

200

Haşere ilacı

Litre

30

Oda Parfümü

Litre

10

Koku Giderici (WC’ler için)

Kilo

20

Not:Yukarıdaki malzemeler 1 yıllıktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İdari şartnamenin 25 inci maddesindeki düzenlemeler doğrultusunda, % 3 sözleşme ve genel giderler ile yol ve yemek gideri dahil, kıyafet gideri hariç olmak üzere, başvuru konusu ihalede teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyeti 420.910,56 TL olmaktadır.

İdarece yapılan yaklaşık maliyet hesabında 2011 yılının yedi ve sekizinci aylarında yapılan piyasa araştırması sonucu elde edilen tutarların ortalamasının alınması sonucu bulunan fiyatlar üzerinden hareket edildiği ve ihale ilanının 28.09.2011 tarihinde yapıldığı dikkate alındığında, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Yaklaşık maliyetin hesaplanması ve güncellenmesi” başlıklı 9 uncu maddesinin dört ve beşinci fıkraları paralelinde başvuru konusu ihaleye ait yaklaşık maliyetin güncellenmesini gerektiren bir durumun olmadığı sonucuna varılmıştır.

Hizmet alımı ihalelerinde yapılacak aşırı düşük teklif açıklamalarının, Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesine uygun olarak yapılması gerekmektedir.

Yukarıda yapılan tespitler ışığında, ihale üzerinde bırakılan firmanın aşırı düşük teklif açıklaması incelenmiştir:

Söz konusu firmanın aşırı düşük teklif açıklaması dahilinde, 25.10.2011 tarihli bir üst yazı, teklif bileşenlerini gösteren bir tablo, ilaçlama hizmeti için bir fiyat teklifi, ilaçlama hizmetini yapacak firmaya ait ilaçlama izin belgesi vb. çeşitli belgeler, temizlik hizmetinde kullanılacak araç ve sarf malzemelerine ait bir adet proforma fatura ve iş makinelerine ait bir adet proforma fatura mevcuttur.

Bahsi geçen belgeler incelendiğinde, “Teklif bileşenleri” başlıklı tabloda, ihale üzerinde bırakılan firma tarafından işçilik maliyeti için 421.196,16 TL, iş makineleri için (üç adet elektrikli süpürge, bir adet halı yıkama makinesi ve bir adet cam temizleme aparatı) 3.742,50 TL, temizlik malzemeleri için 3.697,50 TL, ilaçlama bedeli olarak 1.200,00 TL öngörüldüğü, firma kârı olarak ise bir bedel belirlenmediği tespit edilmiştir.

Aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında bulunan ilaçlama hizmetine ilişkin fiyat teklifinin ihale üzerinde bırakılan firma adına Tek İlaçlama-Gülenda Gülal tarafından düzenlendiği görülmesine karşın, bahis konusu fiyat teklifinin, belgeyi düzenleyen mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından onaylanmamış olması ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4.2.5 numaralı maddesindeki şartları taşımaması sebebiyle mevzuata aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Teklif açıklaması kapsamında bulunan temizlik hizmetinde kullanılacak araç-gereç ve sarf malzemesi ile ilgili “Emek ...(firma ismi okunaklı değildir)” tarafından düzenlenen proforma faturanın da belgeyi düzenleyen mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından onaylanmamış olması ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4.2.5 numaralı maddesindeki şartları taşımaması sebebiyle mevzuata aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Bunun dışında, ihale konusu işin ifasında kullanılacak iş makineleri ile ilgili Ateş İnş. San. Taah. Tic. A.Ş. tarafından düzenlenen 24.10.2011 tarihli proforma faturanın da belgeyi düzenleyen mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından onaylanmamış olması ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4.2.5 numaralı maddesindeki şartları taşımaması sebebiyle mevzuata aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

İhale üzerinde bırakılan firmanın aşırı düşük teklif açıklaması dahilinde, yukarıda sayılanlar dışında bir belge mevcut değildir.

İdari şartnamenin yukarıda aktarılan 25 inci maddesinde, giyeceğin, personele ayni olarak verileceği düzenlenmiştir. Aşırı düşük teklif açıklamasına ait üst yazıda, bahsi geçen firmanın yüzlerce kışlık ve yazlık iş önlüğüne sahip olduğu belirtilmekle birlikte, teklif açıklaması kapsamında kıyafete ilişkin bir belgelendirme yapılmadığı tespit edilmiştir. Bu durumun da Kamu İhale Genel Tebliğinin 79.4.1 inci maddesine aykırılık taşıdığı sonucuna varılmıştır.

Netice itibariyle, ihale üzerinde bırakılan Çınar Hijyen Temizlik Hizmetleri İnşaat Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı sonucuna ulaşılmış ve başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmüştür.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, DCS Temizlik İlaçlama Danışma Tekstil Gıda İnş. Bilgisayar Kargo Kurye Taşm. Oto. Kir. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirmeye alınması, Çınar Hijyen Temizlik Hizmetleri İnşaat Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi