KİK Kararı: 2011/UH.II-3684

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/071
Gündem No : 23
Karar Tarihi : 03.11.2011
Karar No : 2011/UH.II-3684
BAŞVURU SAHİBİ:
Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. , AKGÜN PLAZA BAĞLICA MAHALLESİ HİLAL CADDESİ NO: 31 ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Sağlık Bakanlığı Iğdır Devlet Hastanesi Baştabipliği, İstiklal Cad. Kışla Mah. - 76100 IĞDIR

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/99493 İhale Kayıt Numaralı "Hbys Otomasyon Hizmet Alımı (2011-2012-2013 Yılları)" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

01.11.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[3351].(0224)./2011-69Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Iğdır Devlet Hastanesi Baştabipliğitarafından 01.08.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “HBYS Otomasyon Hizmet Alımı (2011-2012-2013 Yılları)” ihalesine ilişkin olarak Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd.Şti.’nin 23.09.2011tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 27.09.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 11.10.2011tarih ve 44894sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 11.10.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği sistemin teknik şartnamenin 2.1.17, 4.1.7, 4.1.10, 4.6.1, 10.2.1.7, 10.2.1.16, 10.8.4.6, 10.9.1.7, 10.9.1.11, 10.9.3.1, 10.9.3.5 ve 10.9.3.7 nci maddelerini karşılamadığı, demonstrasyonu gerçekleştiren ihale komisyonu üyelerinin ihale konusu işin uzmanı olmadığı, ayrıca kendilerinden demonstrasyon istenilmeden ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata uygun olmadığı iddia edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuruya konu ihaleye ait idari şartnamenin 2.1.(a) maddesinde ihale konusu işin adı “HBYS Otomasyon Hizmet Alımı (2011- 2012- 2013 Yılları)” şeklinde belirtilmiş,

Söz konusu ihaleye ilişkin teknik şartnamenin 2.1.17 nci maddesinde ise;“İhale sürecinde program demonstrasyonu (DEMO) teknik şartnameye göre aşağıdaki maddelere göre gerçekleşecektir. Demonstrasyon gün ve saati idare tarafından istekli firmalar yazılı olarak tebliğ edilecektir.

2.1.17.1. İhaleye katılan ve teklifleri uygun görülen firmalardan ihale dokümanında koşulları belirtilen demo çalışması istenecektir. İhale komisyonu teklifleri değerlendirme aşamasında teklifin teknik şartnameye uygunluğunun teyit edilmesi ve mevcut dataların kurum için büyük bir önem arz etmesi nedeni ile bu dataların aktarılmasının sağlanıp sağlanmadığının test edilmesi amacıyla ilgili datalar hastanede hizmet veren yükleniciden alınarak ihaleye katılan ve demonstrasyona çağrılan firmalara harddiskle beraber verilecektir. İstekliye veritabanındaki veriler txt, csv, excel v.b. formatlardan veya orijinal veri tabanı formatında sadece veriler (data-only) olacak şekilde, harddiskle verildikten sonra 5 (beş) takvim günü sonra gerçek verilerle demo yapılacaktır. Demoda, hastanede çalışmakta olan mevcut sistemden alınan çıktılar, ( Servis defteri, tedavi defteri, poliklinik defteri, poliklinik sayıları, laboratuar defteri, fatura, Sağlık Bakanlığına gönderilecek standart istatistik formları, maaş bordroları, izinli personel, raporlu personel, geçici giden, geçici gelen personel sayıları, iaşe listeleri, doğum ve ölüm raporları vb.) firmanın sisteminden alınan çıktılarla karşılaştırılacaktır.

2.1.17.2. Demo, İdarenin sağlayacağı bir mekanda yapılacaktır.

2.1.17.3. Sunuculara sadece uzak masaüstü ile ulaşım söz konusu olacaktır. Veri aktarımı sırasında aktarım yapılacak masaüstü PC ve sunucular dışa açık olmayacaktır. ( İnternet, CD, DVD. vs.) Aktarım için kullanılan terminaller kurumun belirteceği bir odada duracak ve çalışma (Veri aktarımı) bu ortamda gerçekleşecektir.

2.1.17.4. Demo ortamında İdare gerekli internet erişim, Kesintisiz Güç Kaynağı, Projeksiyon Cihazı vb. malzemeleri hazır bulundurmalıdır.

2.1.17.5. Tüm değerlendirmelerin İhale Komisyonu Üyeleri tarafından yapılması kaydıyla Demo’ya idareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

2.1.17.6. Demo’ya, İstekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir.

2.1.17.7. Demo için gerekli bilgisayar, yazıcı, gerekli bağlantı kabloları İstekliler tarafından sağlanmalı ve idarenin gösterdiği mekana Demo başlama saatinden en az 1 saat önce kurulmuş ve çalışır duruma getirilmiş olmalıdır.

2.1.17.8. Yapılacak olan Demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış Demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.” düzenlemesine yer verilmiştir.

İdari şartnamenin yeterlik kriterlerine ilişkin 7 nci maddesinde isteklilerin tekliflerinin teknik şartnameye uygunluğunun tespitine yönelik olarak demonstrasyon yapılacağına ilişkin bir düzenlemeye yer verilmediği, bununla birlikte teknik şartnamenin yukarıda anılan 2.1.17 nci maddesinde teklif edilen hizmetin ihtiyaçlara ne ölçüde cevap verdiği hususunun demonstrasyon sonucu tespit edileceğinin belirtildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin ikinci fıkrasında yer alan; “..Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur.” hükmü uyarınca, isteklilerce teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin beyan edildiği göz önüne alındığında, tekliflerin ihale dokümanında yer alan düzenlemeler çerçevesinde değerlendirilmesi gerekmektedir.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesi sonucunda, başvuruya konu ihaleye 3 teklif verildiği, Seprasoft Bilg. Yazılım Ltd. Şti.’nin teklifinin “vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulmadığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, 11.08.2011-24.08.2011 tarihleri arasında ihale komisyonunca gerçekleştirilen demonstrasyon sonucunda Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti’nin teklifinin uygun görülerek ihalenin anılan istekli üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibi Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

İhale komisyonu teşkiline ilişkin 11.07.2011 tarihli tutanakta, ihale komisyonu asıl üyelerinin; “Başhekim Yrd. Dr. Tevekkül Ayrım, Başhekim Yrd. Op. Dr. Tamer Kutlu, Hastane Müdür Yrd. Mikail Gülcan, Hasan Kutluca, Eczacı Serdal Avşar, Başhemşire Yrd. Rukiye Akbulut, Başhemşire Yrd. Aysel Erik” olarak belirlendiği görülmüş olup, anılan ihale komisyonu üyeleri tarafından tanzim edilen 24.08.2011 tarihli demonstrasyon sonuç tutanağında Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti. tarafından gerçekleştirilen demonstrasyona yönelik olarak; “Hastanemiz HBYS Hizmet Alımı İşi için 11.08.2011- 24.08.2011 tarihleri arasında Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti. tarafından veri tabanı üzerinden veri aktarımı ve demo yapılmış, demo sırasında teknik şartnamenin tüm maddeleri ayrı ayrı değerlendirilmiştir. Yazılım programının kullanılabilir olduğu anlaşılmış ve iş bu tutanak tarafımızca imza altına alınmıştır.” değerlendirmesi yapılmıştır.

20.10.2011 tarih ve 3294 sayılı yazımızla, idareden, demonstrasyon işlemini gerçekleştiren ihale komisyonu uzman üyeleri olan Tamer Kutlu ve Serdal Avşar’ın ihale konusu işte uzman olduğunu gösteren bilgi ve belgeler istenilmiştir.

İdarenin 26.10.2011 tarih ve 1878 sayılı cevap yazısında; “Kurumunuz tarafından hastanemiz 2011/99493 İKN’li HBYS Otomasyon Hizmet Alımı ihalemiz için ilgide kayıtlı yazıyla istenen demonstrasyon işlemini gerçekleştiren ihale komisyonu üyelerinden Tamer Kutlu hastanemiz otomasyondan sorumlu başhekim yardımcısı sıfatıyla ihaleye katılmıştır. İhale komisyon üyelerinden Eczacı Serdal Avşar ise hastanemiz otomasyon programının kullanıcısı sıfatıyla ihaleye katılmıştır. Hastanemizde bu konuyla ilgili herhangi bir belge bulunmamaktadır.” ifadesine yer verilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19 uncu maddesinde;

“(1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.

(4) İhale sürecindeki değerlendirmeleri yapmak üzere oluşturulan ihale komisyonu dışında, başka adlar altında komisyonlar kurulamaz.

(5) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.” hükmü bulunmaktadır.

Anılan mevzuat hükmü uyarınca, ihale komisyonu üyelerinden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması gerekmektedir. İncelemeye konu ihalenin “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alımı” ihalesi olduğu göz önünde bulundurulduğunda, ihalenin niteliği gereğince, bilgisayar sistemi konusunda bilgi, uzmanlık ve deneyimi bulunan kişiler ihale komisyonunda uzman üye olarak görevlendirilmelidir.

Buna karşın, idarenin 26.10.2011 tarih ve 1878 sayılı yazısında incelemeye konu ihalede uzman üye olarak atanan “başhekim yardımcısı ve eczacı” üyelerin ihale konusu sistemin kullanımı konusunda tecrübesinin bulunduğu ifade edilmiş ise de; söz konusu üyelerin hastane bilgi yönetim sistemi konusunda uzmanlığı olduğuna ilişkin herhangi bir somut bilgi ve belgenin gönderilmediği göz önüne alındığında, demonstrasyon işleminin ihale konusu işin uzmanı niteliğinde üyelerce gerçekleştirilmediği sonucuna ulaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif ettiği sistemin teknik şartnameyi karşılamadığı iddia edilmekte ise de; söz konusu ihalede teknik şartnameye uygunluğun demonstrasyon sonucunda tespit edileceği ve yukarıda yer verilen tespitler çerçevesinde demonstrasyonun uzman üyeler tarafından yapılmadığı göz önüne alındığında, bahse konu iddianın yerinde olup olmadığının tetkiki mümkün bulunmamaktadır.

Diğer yandan, başvuru sahibinin kendilerinden demonstrasyon istenilmeden ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata uygun olmadığına ilişkin iddiası incelendiğinde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

4734 sayılı Kanunun “Temel ilkeler” başlıklı 5 inci maddesinde; “ İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmü bulunmaktadır.

Teknik şartnamenin yukarıda anılan 2.1.17.1 inci maddesinde, ihale sürecinde tekliflerin teknik şartnameye uygunluğunun anlaşılması ve mevcut dataların aktarılıp aktarılmadığının test edilmesi amacıyla ihaleye katılan isteklilerden demo çalışması istenileceği belirtilmiştir.

Bununla birlikte, ihaleye en düşük teklif veren Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti.’nden demonstrasyon istenilmesine karşın, başvuru sahibi Akgün Bilgisayar Program ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’ne demonstrasyon yapılmadan ihale sonuçlandırılmıştır. Bu hususun 4734 sayılı Kanunun 5 inci maddesinde yer alan temel ilkelerden “eşit muamele” ilkesine aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Yukarıda yer verilen tespitler bir arada değerlendirildiğinde, başvuruya konu ihalede demonstrasyon işlemini gerçekleştiren komisyonda ihale konusu işin uzmanı bulunmadığı anlaşıldığından, söz konusu aykırılığın ihalenin iptalini gerektirdiği sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi