KİK Kararı: 2011/UH.II-3481

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/068
Gündem No : 57
Karar Tarihi : 17.10.2011
Karar No : 2011/UH.II-3481
BAŞVURU SAHİBİ:
Erdoğan Çivi, FEVZİPAŞA CAD., FEVZİ PAŞA ÇARŞISI, KAT:1/110, ERZİNCAN

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Milli Eğitim Bakanlığı Müsteşarlık Erzincan İl Milli Eğitim Müdürlüğü-, Atatürk Mahallesı Fevzıpasa Caddesı 24030 ERZİNCAN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/140451 İhale Kayıt Numaralı "2011-2012 Eğitim Öğretim Yılı Erzincan Merkez İlçede Bulunan Özel Eğitime İhtiyacı Olan Öğrencilerin Sümer İş Okuluna Ve Z.Mustafa Han Eğitim Uygulama Ve İş Eğitim Merkezine Ücretsiz Taşınlmalarının Sağlanması" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

06.10.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[3222].(0199)./2011-64Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Milli Eğitim Bakanlığı Erzincan İl Milli Eğitim Müdürlüğütarafından 15.09.2011tarihinde 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendine göre pazarlık usulü ile yapılan “2011-2012 Eğitim Öğretim Yılı Erzincan Merkez İlçede Bulunan Özel Eğitime İhtiyacı Olan Öğrencilerin Sümer İş Okuluna ve Z. Mustafa Han Eğitim Uygulama ve İş Eğitim Merkezine Ücretsiz Taşınmalarının Sağlanması” ihalesine ilişkin olarak Erdoğan Çivi’nin 21.09.2011tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 21.09.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 28.09.2011tarih ve 43257sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 27.09.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle; Rahmi Gürgan isimli isteklinin vermiş olduğu teklifin aşırı düşük olduğu ve idare tarafından istenen aşırı düşük teklif açıklamasının belgeye dayalı olmadığı ve sözlü olarak yapıldığı, çalışan personel sayısı, araç sürücüleri, akaryakıt giderleri ve amortisman giderleri hesaplandığında idari şartnamenin 34.2 numaralı maddesine uygun bir açıklama yapılmasının mümkün olmadığı, adı geçen isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının yeniden incelenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuru konusu ihaleye ait idari şartnamenin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2 nci maddesinde ihale konusu hizmetin adı; “2011-2012 Eğitim Öğretim Yılı Erzincan Merkez İlçede Bulunan Özel Eğitime ihtiyacı Olan Öğrencilerin Sümer İş Okuluna ve Z. Mustafa Han Eğitim Uygulama ve İş Eğitim Merkezine Ücretsiz Taşınmalarının Sağlanması ” olarak belirlenmiştir.

Anılan şartnamenin “Kısmi teklif verilmesi” başlıklı 20 nci maddesinde; başvuru konusu ihalede kısmi teklif verilebileceği ve teklif verilebilecek kısımlara ait listenin şartname ekinde belirtildiği düzenlenmiştir. Anılan şartname ekindeki tabloda ise teklif verilebilecek 5 adet servis hattı bulunmaktadır.

İhaleye teklif veren beş istekliden üçünün tekliflerinin çeşitli sebeplerle değerlendirme dışı bırakıldığı, son teklif vermeye davet edilen başvuru sahibi Erdoğan Çivi ile ihale üzerinde kalan istekli olan Rahmi Gürgan’ın ise ihalenin beş kısmına da teklif verdikleri görülmüştür.

İhale komisyonu tarafından,Rahmi Gürgan’ın teklifi yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olarak değerlendirilmiş ve idarenin 15.09.2011 tarihli yazısı ile yaklaşık maliyete göre adı geçen isteklinin teklifinin aşırı düşük olduğunun tespit edildiği ve teklif edilen fiyatlarla söz konusu hizmet alımının nasıl yerine getirileceği ile ilgili bilgi ve belgelerin 19.09.2011 tarihinde saat 10.00’a kadar idareye sunulması talep edilmiştir.

Söz konusu isteklinin 16.09.2011 tarihinde sunmuş olduğu aşırı düşük teklif açıklamaları idare tarafından uygun bulunmuş ve ihale Rahmi Gürgan’ın uhdesinde bırakılmıştır.

Aşırı düşük teklif açıklamalarıyla ilgili olarak Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde; _“..._79.4. İhale komisyonu tarafından, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihaleleri ile personel çalıştırılmasına dayalı olmamakla birlikte ihale dokümanında personel sayısının belirlendiği ve haftalık çalışma saatinin tamamının idarede kullanılacağı hizmet alımı ihalelerinde asgari işçilik maliyeti, sözleşme giderleri ve genel giderler ile varsa malzeme ve diğer maliyet kalemleri, bunlar dışında kalan hizmet alımı ihalelerinde ise ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dahil giderler dikkate alınmak suretiyle tekliflerin değerlendirilmesi yapılarak 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca teklifi aşırı düşük görülen isteklilerden işin niteliğine göre ihale komisyonunca belirlenen önemli teklif bileşenleri ile ilgili açıklama istenecektir. İdarelerce aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirtilmesi ve açıklama için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere makul bir süre verilmesi gerekmektedir.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, kar hariç yaklaşık maliyet tutarının üzerindeki teklifler aşırı düşük teklif olarak kabul edilmeyecektir.

79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

79.4.2. İhale komisyonu tarafından yapılacak aşırı düşük teklif değerlendirmesinde aşağıdaki hususların dikkate alınması gerekmektedir.

79.4.2.1. İhale komisyonu, teklifin önemli bileşenlerine ilişkin olarak;

a) Verilecek hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve hizmetlerin temininde kullanılacak avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

hususlarında istekliler tarafından belgelere dayalı olarak yapılan yazılı açıklamaları da dikkate almak suretiyle aşırı düşük teklifleri değerlendirerek ihaleyi sonuçlandıracaktır.

79.4.2.2. Verilecek hizmetin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler, hizmetin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya hizmetin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; sadece bu hususların neler olduğu değil, belirtilen çözüm, avantajlı koşul, özgünlük ya da hizmetin ekonomik olması sayesinde elde edilen maliyet avantajının da bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması gerekmektedir.

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

…

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)…” açıklaması,

İdari şartnamenin “İsteklilerden tekliflerine açıklık getirmelerinin istenilmesi” başlıklı 33 ncü maddesinde;“33.1. İhale komisyonunun talebi üzerine İdare, tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere açık olmayan hususlarla ilgili isteklilerden açıklama isteyebilir.

33.2. Bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında öngörülen kriterlere uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilemez ve bu sonucu doğuracak şekilde kullanılamaz.

33.3. İdarenin yazılı açıklama talebine, istekli tarafından yazılı olarak cevap verilir.” düzenlemesi,

Anılan şartnamenin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 34 üncü maddesinde ise “34.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden, teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

34.2. İhale komisyonu tarafından;

a) İmalat sürecinin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temininde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmet işin özgünlüğü,

hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamalar dikkate alınarak, aşırı düşük teklifler değerlendirilir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

34.3. İhale komisyonu tarafından, aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde, sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalara ilişkin olarak Kamu İhale Kurumu tarafından düzenleme yapılmış ise bu düzenlemelerde yer alan kriterler esas alınacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda belirtilen 79 uncu maddesinin dördüncü fıkrası ile idari şartnamenin 33 üncü maddesinin birinci fıkrasına göre, teklifte önemli olduğu idarece tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntıların, ilgili isteklilere tebliğ edilen aşırı düşük teklif sorgulaması yazısındabelirtilmesi ve isteklilerin açıklamalarını bu hususlara göre yapması gerekirken, ihaleyi yapan idare tarafından ilgili isteklilere gönderilen, yukarıda zikredilen, aşırı düşük teklif sorgulaması yazısında, teklifte önemli olan bileşenler idarece belirlenmemiştir.

Bu durumda, isteklilerce yapılan aşırı düşük teklif açıklamasının, Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda belirtilen 79.4 numaralı maddesi doğrultusunda, ihale dokümanında belirtilen teklif fiyata dâhil giderler dikkate alınmak suretiyle değerlendirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Konuyla ilgili olarak, idari şartnamenin “Teklif fiyata dâhil olan giderler” başlıklı 25 inci maddesinde; “ 25.1. Tüm Masraflar Yükleniciye aittir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dâhil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Tüm Giderler Yükleniciye aittir

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.” düzenlemesi bulunmaktadır.

Yukarıda aktarılan idari şartname düzenlemesi doğrultusunda, aşırı düşük teklif açıklamalarında, taşıma işine ait tüm giderlerin (personel, akaryakıt, kiralama gideri, periyodik bakım, vergi vb.), aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında, mevzuata uygun olarak belgeleriyle izah edilmesi gerekmektedir.

Belirtilen açıklamalar ve düzenlemeler doğrultusunda ihale üzerinde bırakılan istekliRahmi Gürgan’ınidareye sunmuş olduğu aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde; açıklama kapsamında sunulan yazıda, servis taşıma işinde kullanılacak 5 araçtan 3 tanesinin kendisine ait olduğunun belirtildiği ve bu araçlara ilişkin olarak araç ruhsat suretlerinin sunulduğu görülmektedir. Bunun dışında, söz konusu isteklinin açıklaması içerisinde teklif tutarını oluşturan gider kalemlerinin belirtildiği bir açıklama yazısı bulunmaktadır. İlgili yazıdaki açıklamalara göre 2 aracın kiralama usulüyle temin edileceği anlaşılmış ancak bu araçlara ilişkin herhangi bir kira sözleşmesinin sunulmadığı görülmüştür. Söz konusu yazıda bakım-onarım, yakıt vb. giderler tutar itibariyle belirtilmiş olmasına rağmen yine bu tutarları somutlaştırıcı belgeler açıklamalar kapsamında mevcut değildir.

Kamu İhale Genel Tebliğinin, yukarıda aktarılan 79.4.1 numaralı maddesinde, teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak yapacakları açıklamalarda, bu madde kapsamında sayılan bilgi ve belgelerin sunulmasının gerektiği ve belgelere dayanmayarak yapılan açıklamaların kabul edilmeyerek, söz konusu tekliflerin reddedileceği belirtilmiştir.

Sonuç olarak ihale üzerinde bırakılan istekliRahmi Gürgan’ınaşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun olmadığı neticesine ulaşılmıştır.

Ek olarak, ihale kararı 19.09.2011 tarihinde onaylanmıştır. İsteklilere gönderilen kesinleşen ihale kararı ise, aynı tarihte, başvuru sahibi istekli ile ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından elden tebellüğ edilmiştir.

İhale işlem dosyasındaki belgelerden, başvuru sahibinin idareye yapmış olduğu 20.09.2011 tarihli şikâyet başvurusunun 21.09.2011 tarihinde idare kayıtlarına girdiği tespit edilmiştir.

Mezkûr şikâyet başvurusu, idare tarafından 22.09.2011 tarihli yazı ile cevaplandırılmıştır ve aynı tarihte başvuru sahibine elden tebliğ edilmiştir.

İhale işlem dosyasında bulunan sözleşmeye davet yazısının, 23.09.2011 tarihinde ihale uhdesinde bırakılan Rahmi Gürgan’a elden verildiği, sözleşmenin ise aynı tarihte imzalandığı belirlenmiştir.

Başvuru sahibinin itirazen şikâyet başvurusu ise 28.09.2011 tarihinde Kurum kayıtlarına alınmıştır.

Konuyla ilgili olarak; Kamu İhale Kanununun“Kesinleşen ihale kararlarının bildirilmesi” başlıklı 41 inci maddesinde;“İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere, ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde, tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilir.

İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır.

İhale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren; 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün geçmedikçe sözleşme imzalanamaz.” hükmü,

Aynı Kanunun “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55 inci maddesinde; “Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

...

İdare, şikayet başvurusu üzerine gerekli incelemeyi yaparak on gün içinde gerekçeli bir karar alır. Alınan karar, şikayetçi ile diğer aday veya istekliler ile istekli olabileceklere karar tarihini izleyen üç gün içinde bildirilir. İlan ile ihale veya ön yeterlik dokümanına yönelik başvurular dışında istekli olabileceklere bildirim yapılmaz.

Belirtilen süre içinde bir karar alınmaması durumunda başvuru sahibi tarafından karar verme süresinin bitimini, süresinde alınan kararın uygun bulunmaması durumunda ise başvuru sahibi dahil aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından idarece alınan kararın bildirimini izleyen on gün içinde Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir.

İdareye şikayet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içerisinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikayet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikayet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamaz.” hükmü,

Mezkûr Kanunun “Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56 ncı maddesinde; “İdareye şikayet başvurusunda bulunan veya idarece alınan kararı uygun bulmayan aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından 55 inci maddenin dördüncü fıkrasında belirtilen hallerde ve sürede, sözleşme imzalanmadan önce itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir. İhalenin iptaline ilişkin işlem ve kararlardan, sadece şikayet ve itirazen şikayet üzerine alınanlar itirazen şikayete konu edilebilir ve bu kararlara karşı beş gün içinde doğrudan Kuruma başvuruda bulunulabilir.

Kurum itirazen şikayet başvurularını başvuru sahibinin iddiaları ile idarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirlenen hususlar ve itiraz edilen işlemler bakımından eşit muamele ilkesinin ihlal edilip edilmediği açılarından inceler. İdare tarafından şikayet veya itirazen şikayet üzerine alınan ihalenin iptal edilmesi işlemine karşı yapılacak itirazen şikayet başvuruları ise idarenin iptal gerekçeleriyle sınırlı incelenir.

Kanunda belirtilen sürelere ve usule uyulmadan sözleşme imzalanmış olması veya itirazen şikayet başvurusundan feragat edilmesi itirazen şikayet başvurusunun incelenmesine ve 54 üncü maddede sayılan kararlardan birinin alınmasına engel teşkil etmez.” hükmü yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan hükümler doğrultusunda bir değerlendirme yapıldığında, idarece verilen 19.09.2011 tarihli ihale kararının aynı tarihte başvuru sahibi Erdoğan Çivi tarafından tebellüğ edildiği, söz konusu isteklinin 21.09.2011 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusuna idarece verilen 22.09.2011 tarihli cevabın aynı tarihte adı geçen istekli tarafından tebellüğ edilmesinin ardından Kamu İhale Kurumuna yapılabilecek bir itirazen şikâyet başvurusu için 10 gün yani 02.10.2011 tarihine kadar beklenilmesi gerekirken, bu süre beklenmeksizin, 23.09.2011 tarihinde ihale üzerinde bırakılan istekli ile idare arasında sözleşme imzalandığı tespit edilmiştir.

Dolayısıyla, bahis konusu sözleşmenin usulüne uygun olarak imzalanmadığı neticesine ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, aşırı düşük teklif açıklaması mevzuata uygun olmayan ihale üzerinde bırakılan istekli Rahmi Gürgan’ın teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi