KİK Kararı: 2011/UH.II-3298

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/065
Gündem No : 27
Karar Tarihi : 03.10.2011
Karar No : 2011/UH.II-3298
BAŞVURU SAHİBİ:
Çuhadaroğlu Toplu Temizlik Yemek Gıda Öz. Güvenlik Top. Taşımacılık İnş. Tic. San. Ltd. Şti., Şarkiye Mahallesi Sırrı Paşa Caddesi No:124/3 ORDU

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Milli Eğitim Bakanlığı Müsteşarlık Çamaş İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü-, Hükümet Konagı Kat:3 Oda No:8 Fatsa Cad. 52430 ORDU

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/91161 İhale Kayıt Numaralı "Çamaş İlçesinde Taşıma Kapsamında Bulunan Öğrencilere Öğle Yemeği Olarak Malzeme Dahil Yemek Pişirme,Dağıtımı Ve Sonrası Hizmetleri Alım İşi." İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

27.09.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[3080].(0224)./2011-60E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Milli Eğitim Bakanlığı Çamaş İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü- tarafından 10.08.2011 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Çamaş İlçesinde Taşıma Kapsamında Bulunan Öğrencilere Öğle Yemeği Olarak Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtımı ve Sonrası Hizmetleri Alım İşi” ihalesine ilişkin olarak Çuhadaroğlu Toplu Temizlik Yemek Gıda Öz. Güvenlik Top. Taşımacılık İnş. Tic. San. Ltd. Şti.’nin 26.08.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 05.09.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 15.09.2011 tarih ve 41293 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 14.09.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasını mevzuata uygun tevsik etmediği, anılan isteklinin açıklaması kapsamında sunulan proforma faturaların onay işlemini gerçekleştiren SMMM/YMM ile bahse konu istekli arasında hizmet akdi olup olmadığının ve proforma faturalara dayanak teşkil eden maliyet tespit tutanaklarının son geçici vergi beyanname döneminde düzenlemiş olan alış faturaları ile uyumlu olup olmadığının incelenmesi gerektiği, ayrıca söz konusu isteklinin portör gideri, araç gideri, temizlik malzemesi gideri, ekipman bakım ve onarımına ilişkin giderler ve sağlık giderlerine ilişkin açıklama yapmadığı iddia edilmektedir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İncelemeye konu ihaleye ait idari şartnamenin 2.1.(a) maddesinde ihale konusu hizmetin adı; “ Çamaş İlçesinde Taşıma Kapsamında Bulunan Öğrencilere Öğle Yemeği Olarak Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtımı ve Sonrası Hizmetleri Alımı İşi” olarak belirtilmiş, işin miktarı ve türü 2.1.(b) maddesinde; “646 Taşımalı Öğrenciye 172 İş Günü 111.112 Öğün Öğle Yemeği Hazırlanması, Pişirilmesi, Okullara Götürülüp Dağıtımı ve Sonrası Hizmet Alımı” şeklinde ifade edilmiştir.

Söz konusu ihaleye ilişkin teknik şartnamenin “Yemeğin Pişirilmesi ve Dağıtımı” başlıklı 2.(e) maddesinde; “Yemek dağılımında kullanılacak servis araçları yemek taşımaya uygun üzeri kapalı panelvan veya minibüs gibi taşıtlar olacaktır. Yemeklerin ısı değerlerini kaybetmemeleri ve özelliğini yitirmemesi için uygun taşıma kaplarında (Termobox) getirilecektir.” düzenlemesine,

“Personel” başlıklı 3.1 inci maddesinde; “Yemeğin taşınmasında, yemek Servisini yapılmasında, yemek sonrası temizlik hizmetlerinin yapılmasında görevlendirilecek personel yüklenici firma tarafından temin edilecek, bu hususta yapılacak tüm giderler (maaş, SSK pirimi vergi vb) yüklenici firma tarafından karşılanacaktır.” düzenlemesine,

“İşin yürütülmesi” başlıklı 7 nci maddesinde; “Sözleşmenin imzalanmasından sonra yüklenici üstlenmiş olduğu iş için gerekli her türlü makine, araç, gereç ve işçileri sağlamak zorundadır. Yüklenici işlerin yürütülmesinde eğitim görmüş veya diplomalı kişiler çalıştıracak. Hizmetin istenilen kalite de verilebilmesi için firma bir sorumlu gıda mühendisi veya diyetisyen veya buna uygun Kanun Yönetmelikle belirlenen yetki verilen bir kişi, yeteri kadar yemek dağıtıcısı, temizlikçi araç ve ekipmanı bünyesinde bulunduracaktır.” düzenlemesine,

Yer verilmiştir.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasının incelenmesinden, başvuruya konu ihaleye 3 teklif verildiği, 10.08.2011 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin Emirhan Gıda İn. Tem. Hiz. San. İç Dış Tic. Ltd. Şti.’nin üzerinde bırakıldığı, başvuru sahibinin 15.08.2011 tarihli şikayet başvurusu üzerine ihale üzerinde bırakılan istekli olan Emirhan Gıda İn. Tem. Hiz. San. İç Dış Tic. Ltd. Şti.’den aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, ihale komisyonunca yapılan değerlendirme sonucunda anılan isteklinin açıklamasının yeterli görüldüğü anlaşılmıştır.

İdarenin aşırı düşük teklif açıklaması talebine ilişkin 16.08.2011 tarih ve 1347 sayılı yazısında; “10.08.2011 çarşamba günü yapılan 2011/91161 İKN’li Çamaş İlçesinde Taşıma Kapsamında Bulunan Öğrencilere Öğle Yemeği Olarak Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtımı ve Sonrası Hizmetleri Alımı İşine ait ihalede sunmuş olduğunuz teklifin ilgi dilekçede aşırı düşük teklif olarak gösterildiğinden, teknik şartnamede bulunan yemek listesine göre hazırlanan bir yıllık yemek menüsü ilişiktedir. Teknik şartnamede belirtilen yemek gramajlarına göre hazırlanarak gönderilen menüye ve hizmet verilecek taşıma merkezi okullara göre, düşüklüğe neden olan maliyet bileşenleri ile ilgili açıklamalarınızı belgeleriyle birlikte bu yazının elinize geçtiği günden itibaren 5 (beş) iş günü içerisinde ulaştırmanız gerekmektedir.” ifadesine yer verildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kanunun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde;

“ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a)İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c)Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde; “79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

b. Fiyat teklifleri,

c. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından sunulan mal ve hizmetlere ilişkin ilan edilmiş fiyat tarifeleri veya bunlardan alınmış fiyat teklifleri,

ç. Kamu kurum ve kuruluşları tarafından ilgili mala ilişkin ilan edilen asgari fiyatlar,

d. Perakende satış yapan zincir mağaza veya marketlerin yayımladıkları fiyat kataloglarında yer alan fiyatlar,

e. Ticaret borsalarına kayıtlı mallara ilişkin olarak 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 51 inci maddesinin (c) bendi uyarınca borsa idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

f. Yaş sebze ve meyve için, Yaş Sebze ve Meyve Ticaretinin Düzenlenmesi ve Toptancı Halleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname uyarınca faaliyet gösteren toptancı hali idaresi tarafından düzenlenen ilgili malın fiyatını gösteren belgeler,

g. İsteklinin ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarıdır.

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

Yukarıda sayılan belge ve bilgilerden hiçbiri ile açıklama yapılmasının fiilen mümkün olmadığının anlaşıldığı durumlarda istekli tarafından gerekçesi belirtilmek suretiyle ilgili mevzuatına göre son 12 ay içinde düzenlenen açıklamaya elverişli diğer belge ve bilgiler kullanılarak da açıklama yapılabilir. (Örnek: Yurt dışından ithal edilen mallara ilişkin olarak gümrük giriş beyannamesi kullanılarak açıklama yapılabilir.)

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.

79.4.2.15. Maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının; 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanununa göre çalışan meslek mensuplarından, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olanlar tarafından düzenlenmesi, bütün belge ve tutanakların her sayfasının taraflar tarafından imzalanarak kaşelenmesi gerekmektedir.

(79.4.2.4.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ve proforma fatura veren tedarikçi veya imalatçı tarafından, (79.4.2.5.) maddesine göre düzenlenen tutanak meslek mensubu ile istekliye fiyat teklifini veren kişi tarafından imzalanarak kaşelenecek ancak bu tutanaklar proforma fatura veya fiyat teklifi ekinde idareye verilmeyecek ve düzenleyen meslek mensubu tarafından muhafaza edilecektir.

(79.4.2.12.) maddesine göre düzenlenen tutanaklar ise meslek mensubu ile ihaleye katılan istekli tarafından imzalanarak kaşelenecek ve açıklama ekinde idareye sunulacaktır.

Meslek mensubu, proforma fatura veya fiyat teklifi üzerindeki beyanı ile O-5, O-6, O-7 nolu tutanaklardaki beyanların doğruluğundan sorumludur.

Gerekli görülmesi durumunda ihaleyi yapan idare, proforma fatura ve fiyat tekliflerine ilişkin maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarını, incelemek üzere muhafaza eden meslek mensubundan isteyebilir.

İhale komisyonunun, gerek meslek mensubundan istenen tutanaklar gerekse istekliler tarafından açıklama kapsamında ihale komisyonuna sunulan tutanaklar üzerinde yaptığı inceleme sonucunda sunulan proforma fatura / fiyat teklifi ile bu belgeler arasında uyumsuzluk olduğunu tespit etmesi durumunda teklif reddedilerek uyumsuzluğun niteliğine göre söz konusu belgeler mükellef ve/veya isteklinin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilir ve gerekli olması halinde Cumhuriyet Savcılığına bildirim yapılır.

İhale komisyonunca yapılan inceleme sonucunda, yukarıda belirtildiği şekilde bir uyumsuzluk olduğu tespit edilmemekle birlikte, belgelerde yer alan bilgilerin ticari hayatın olağan durumu ve ekonomik verilerle ilgili genel bilgilerle uyumlu olmadığının değerlendirilmesi durumunda isteklinin teklifi reddedilmeyecek ancak proforma fatura ve fiyat teklifleri ile maliyet/satış tutarı tespit tutanakları mükellef ve/veya isteklinin bağlı olduğu vergi dairesine gönderilecektir.

79.4.2.16. İstekliler tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması kapsamındaki mallara ilişkin olarak proforma fatura yerine sadece alış faturası ile açıklamada bulunulması geçerli bir açıklama olarak kabul edilmeyecektir.

Yukarıda belirtilen maliyet/satış tutarı tespit tutanaklarının son geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmesi esastır. Ancak son geçici vergi beyanname döneminde, yasal defter ve belgelerde açıklama konusu mal veya hizmetlerle ilgili işlem bulunmaması durumunda, isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ilişkin ağırlıklı ortalama birim maliyetin veya ağırlıklı ortalama birim satış tutarının belirtildiği “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) hariç, söz konusu tutanaklar bir önceki geçici vergi beyanname dönemi esas alınarak düzenlenebilir. Son geçici vergi beyanname döneminin tespitinde; 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (a), (d) ve (e) bentlerine göre pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde ilk yazılı fiyat tekliflerinin alındığı tarih, diğer ihale usulleri ile yapılan ihalelerde ise ihale tarihi esas alınır.

Örneğin; 11.1.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Ekim-Kasım-Aralık 2009”, 15.7.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan ihalede son geçici vergi beyanname dönemi “Nisan-Mayıs-Haziran 2010” dur.

…79.4.2.19. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin aşırı düşük teklif sorgulamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 3 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle aşırı düşük teklif sorgulamasına cevap verilecek ve teklifler değerlendirilecektir.

…79.4.2.24. Yemek hizmet alımı ihalelerinde, çalıştırılacak personelin giyim gideri ile su, tuz, baharat, peçete ve masa örtüsü giderleri için yapılacak açıklamalara ilişkin olarak isteklilerden belge sunmaları istenmeyecektir. İhale komisyonu ayrıca, bu girdiler dışındaki girdilerden de belgelendirilmesine gerek bulunmayanları tespit edebilecektir.” açıklaması,

Bulunmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin yukarıda aktarılan 79 uncu maddesi çerçevesinde, ihale üzerinde bırakılan istekli olan Emirhan Gıda İn. Tem. Hiz. San. İç Dış Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklaması incelendiğinde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

- Anılan isteklinin idarenin örnek yemek menüsünü açıklarken yemek malzemelerinin gramajları ile yemek verilecek kişi sayısını belirten bir listeye yer verdiği, ancak malzemelerin birim fiyatlarını söz konusu listede belirtmediği görülmüş, dolayısıyla menüde yer alan her bir yemeğin maliyetine ilişkin açıklama yapmadığı anlaşılmıştır. Bununla birlikte, teklif açıklaması kapsamında, ihale süresi boyunca kullanılacak toplam malzeme miktarına ilişkin bir liste sunulduğu, ancak sunulan açıklamanın sağlıklı ve tutarlı olmadığı belirlenmiştir.

Örneğin, istekli tarafından “Öğrencilere Verilecek Olan Yemek Menülerinin Adetsel Listesi” başlıklı listede ihale süresince “2 defa” “armut” verileceği belirtilerek toplam maliyeti 258,40 TL olarak hesaplanmış, ancak açıklamanın ekinde yer alan “Günlük Yemek ve Yiyecek Çizelgesi”nde 03.10.2011, 10.10.2011 ve 23.11.2011 tarihlerinde olmak üzere “3 defa” “armut” verileceği belirtilerek hesaplama yapılmıştır.

Ayrıca, idarenin aşırı düşük teklif açıklaması talebine ilişkin yazısının ekinde gönderilen örnek yemek menüsünde 10.10.2011 tarihinde “cacık” verilmesi öngörülmüşken, istekli tarafından “armut” verileceği belirtilmiş olup, açıklamanın bu yönüyle de uygun olmadığı anlaşılmıştır.

- İdarenin örnek yemek menüsünde 10.01.2012 tarihinde “püreli kadınbudu köfte” verilmesi öngörülmüş, ancak söz konusu istekli tarafından “püreye” ilişkin açıklama yapılmamıştır.

Bununla birlikte, teknik şartnamedeki düzenlemeler incelendiğinde, kadınbudu köfte yapımında “5 gr yumurta” kullanılması öngörülmüşken, anılan istekli tarafından “4 gr yumurta” kullanılacağının belirtildiği tespit edilmiş, dolayısıyla istekli tarafından öngörülen miktarların teknik şartnamedeki düzenlemeyi karşılamadığı görülmüştür.

- İdarenin örnek yemek menüsünde 06.12.2011 tarihinde “tas kebabı” verileceği belirtilmesine karşın, söz konusu istekli tarafından “etli patates”e ilişkin açıklama yapılmıştır. Ayrıca, 12.03.2012 tarihli yemek menüsünün de örnek yemek menüsü ile uyumlu olmadığı tespit edilmiştir.

- Anılan isteklinin açıklamasında belirtilen “etli türlü”, “dalyan köfte” ve “sulu köfte” yapımında kullanılacak et miktarlarının teknik şartnamede öngörülen miktarlar ile uyumlu olmadığı belirlenmiştir.

- İhale dokümanında yüklenici tarafından karşılanacağı belirtilen giderler arasında yer alan yemek dağıtımında kullanılacak araçların gideri, personel gideri, malzeme, araç ve gereç gideri için bahse konu istekli tarafından fiyat öngörüldüğü, ancak fiyatları tevsik edici nitelikte bilgi ve belge sunulmadığı görülmüştür.

Yukarıda aktarılan tespitler çerçevesinde, ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının ihale dokümanına uygun olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

1 ) 4734 sayılı Kanunun yukarıda anılan 38 inci maddesi ile aşırı düşük tekliflerin tespitinde ihale komisyonlarına bir taktir yetkisi verilmiş ise de bu yetki mutlak ve sınırsız olmayıp kamu yararı ve hizmet gerekleri ile sınırlıdır. İdarece söz konusu takdir yetkisi kullanılırken Kanunun 38 inci maddesi uyarınca verilen tekliflerin birbiri ile ve yaklaşık maliyete göre kıyaslanması gerekmektedir.

Başvuru sahibi Çuhadaroğlu Toplu Temizlik Yemek Gıda Öz. Güvenlik Top. Taşımacılık İnş. Tic. San. Ltd. Şti.’nin teklif bedelinin 210.190,57 TL olduğu görülmüş olup, idarece hesaplanan 252.224,24 TL’lik yaklaşık maliyet tutarı ve diğer tekliflere göre aşırı düşük olduğu anlaşılmıştır. Bu çerçevede, anılan isteklinin de aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

2 ) Yapılan inceleme sonucunda, başvuru sahibi tarafından 15.08.2011 tarihinde idareye şikayet başvurusunda bulunularak kesinleşen ihale kararına itiraz edildiği ve ihale üzerinde bırakılan istekliye aşırı düşük teklif sorgulama yapılmadan ihalenin sonuçlandırılmasının mevzuata uygun olmadığının iddia edildiği, bunun üzerine idarece 16.08.2011 tarihinde ihale üzerinde bırakılan istekli olan Emirhan Gıda İn. Tem. Hiz. San. İç Dış Tic. Ltd. Şti.’den aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği, anılan isteklinin açıklamasının yeterli görüldüğü, bu hususunun idarenin 22.08.2011 tarihli yazısı ile başvuru sahibine bildirildiği görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından başvuruya konu hususun farkına varıldığı tarih olan 25.08.2011 tarihinden sonraki (idarenin 22.08.2011 tarih ve 1371 sayılı yazısının tebellüğ tarihi) 10 gün içinde (26.08.2011) idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, idarece 05.09.2011 tarihinde şikayet başvurusuna ilişkin karar alındığı anlaşılmıştır.

Bununla birlikte idare tarafından 05.09.2011 tarihinde ihale üzerinde bırakılan istekli ile sözleşme imzalandığı tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanunun “İdareye şikayet başvurusu” başlıklı 55 inci maddesinin son fıkrasında yer alan; “İdareye şikayet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içerisinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikayet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikayet başvurusunda bulunulması halinde ise Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamaz.” hükmü çerçevesinde, idarece şikayet başvurusu üzerine alınan kararın son bildirim tarihinden itibaren 10 gün geçmeden sözleşme imzalanması mevzuata aykırı bulunmuştur.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan istekli olan Emirhan Gıda İn. Tem. Hiz. San. İç Dış Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması, başvuru sahibi Çuhadaroğlu Toplu Temizlik Yemek Gıda Öz. Güvenlik Top. Taşımacılık İnş. Tic. San. Ltd. Şti.’ne aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibi tarafından; “ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasını mevzuata uygun tevsik etmediği , anılan isteklinin açıklaması kapsamında sunulan proforma faturaların onay işlemini gerçekleştiren SMMM/YMM ile bahse konu istekli arasında hizmet akdi olup olmadığının ve proforma faturalara dayanak teşkil eden maliyet tespit tutanaklarının son geçici vergi beyanname döneminde düzenlenmiş olan alış faturaları ile uyumlu olup olmadığının incelenmesi gerektiği, ayrıca söz konusu isteklinin portör gideri, araç gideri, temizlik malzemeleri gideri, ekipman, bakım ve onarımına ilişkin giderler ve sağlık giderlerine ilişkin açıklama yapmadığı” iddia edilmektedir.

Yaklaşık maliyeti 252.224,24 TL olarak belirlenen Çamaş İlçesinde Taşıma Kapsamında Bulunan Öğrencilere Öğle Yemeği Olarak Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtımı ve Sonrası Hizmet Alımı olan inceleme konusu ihalede;

Dört adet ihale dokümanı satıldığı, üç isteklinin teklif verdiği, idare tarafından aşırı düşük teklif sorgulaması yapılarak ihalenin 210.001,68 TL bedel karşılığında Emirhan Gıda İnş. Tem. Hiz. San. İç Dış Tic. Ltd. Şti.’nin üzerinde bırakıldığı anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “teklif fiyata dahil masraflar” ve “aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, geçerli tekliflerin tamamının yaklaşık maliyetin altında olmakla birlikte, en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece hiçbir isteklinin teklifine ilişkin olarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmaksızın ihalenin karara bağlanması gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasının objektif kriterlerinin var olmadığı düşünülmektedir.

Yukarıda açıklandığı üzere inceleme konusu ihalede “İtirazen Şikayet Başvurusunun Reddedilmesine” karar verilmesi gerektiği yönündeki düşüncemle Kurul’un “Düzeltici İşlem Belirlenmesine” ilişkin karara katılmıyorum.

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

KARŞI OY

Başvuru sahibinin dilekçesinde özetle; ihale üzerinde bırakılan isteklinin aşırı düşük teklif açıklamasının mevzuata uygun tevsik edilmediği iddiasına yer verilmiştir.

İncelemeye konu ihale; Çamaş İlçesinde Taşıma Kapsamında Bulunan Öğrencilere Öğle Yemeği Olarak Malzeme Dahil Yemek Pişirme, Dağıtımı Ve Sonrası Hizmetleri Alımı işi olup,idarece yaklaşık maliyetin Milli Eğitim Bakanlığı İlköğretim Genel Müdürlüğünün 03.06.2011 tarih ve 7014 sayılı yazısında belirtilen birim fiyat esas alınarak toplam 252.224,24 TL olarak belirlendiği, bahse konu ihaleye 3 isteklinin katıldığı, inceleme konusu ihalede 210.001,68 TL bedel teklif sunan Emirhan Gıda İnş. Tem. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin aşırı düşük sorgulamasına tabi tutulduğu, ihale komisyonu tarafından yapılan değerlendirme sonucunda ihalenin aşırı düşük açıklaması uygun görülen Emirhan Gıda İnş. Tem. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin üzerinde bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı 2. teklif sahibi isteklinin ise Çuhadaroğlu Tic. Ltd. Şti.’ nin belirlendiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanunun “ Aşırı düşük teklifler ” başlıklı 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu madde hükmünden, ihale komisyonunun, yaptığı değerlendirme neticesinde geçerli olduğunu tespit ettiği tekliflerden, ihalede verilen diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan isteklileri tespit edeceği ve tespit edilen bu teklifleri reddetmeden önce yine madde metninde belirtilen usul doğrultusunda sorgulamaya tabi tutacağı anlaşılmaktadır.

Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük teklif sorgulamasının Kamu İhale Genel Tebliğinin “teklif fiyata dahil masraflar” ve “aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesini” düzenleyen maddeleri ile idari şartnamenin “teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı maddesindeki düzenlemelerin esas alınarak yapılması gerekmektedir. Bu ihalelerde, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile teklif edilmesi gereken asgari işçilik maliyetini karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir. Ancak şikayet başvurusuna konu hizmetin personel çalıştırılmasına dayalı bir hizmet alım ihalesi olmaması nedeniyle aşırı düşük değer tespitine yönelik bir modül bulunmamakta olup, ihale konusu hizmetin maliyet unsurlarının, personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımlarında olduğu gibi önceden belirlenen nitelikte olmadığı görülmektedir. Bu durumda, ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olarak hizmetin ifası için her isteklinin basiretli tacir olma yükümlülüğü gereğince kendi organizasyon yapısı, kullanacağı makine ekipmanın özellikleri, malzeme teminindeki kendine özgü koşulları vb. unsurları dikkate alarak teklif fiyatını belirlemesi gerekmektedir.

İhale konusu işin personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı işi olmadığı, geçerli tekliflerin yaklaşık maliyete ve birbirlerine göre aşırı düşük olmadığı, en düşük teklifin bile diğer tekliflere göre aşırı düşük olarak değerlendirilemeyeceği anlaşıldığından, idarece hiçbir isteklinin teklifine ilişkin olarak aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmaksızın ihalenin karara bağlanması gerekmektedir.

Ayrıca, malzeme dahil yemek alım hizmetlerinde yemek bileşenlerini oluşturan girdilerin önemli bir kısmı yerel, mevsimsel ve iklim özelliklerine göre farklılıklar göstermekte, bir çok girdi müstahsilden doğrudan temin edilebilmektedir. Özellikle sebze meyve gibi girdilerin piyasa koşulları sebebiyle muhasebeleştirilmesinde karşılaşılan güçlüklerin aşırı düşük teklif sorgulamasında ispat için aranılan belgelere yansıtılmasında isteklilerin önünde önemli bir engel teşkil edeceği düşünülmektedir. Kamu İhale Kurumu tarafından personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımları için aşırı düşük sınır değerin tespiti ve sorgulanması konusunda bir kriter belirlenmediği hususu göz önüne alındığında, şikayete konu ihalede aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmasının objektif kriterlerinin var olmadığı düşünülmektedir.

Yukarıda açıklandığı üzere inceleme konusu ihalede aşırı düşük sorgulama yapılmaması gerektiği yönündeki düşüncemle Kurul kararına katılmıyorum.

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi