KİK Kararı: 2011/UH.II-2779

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/058
Gündem No : 47
Karar Tarihi : 15.08.2011
Karar No : 2011/UH.II-2779
BAŞVURU SAHİBİ:
FONET BİLGİSAYAR YAZILIM SAN. VE TİC. A. Ş., CİNNAH CADDESİ NO:78/7 ÇANKAYA/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
BOZOK ÜNİVERSİTESİ Araştırma ve Uygulama Hastanesi Baştabipliği, Adnan Menderes Bulvarı No:190 66200 YOZGAT

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/59889 İhale Kayıt Numaralı "Hastane Bilgi Yönetim Sistemi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

04.08.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.07.00.00-101.04-.H.[23.40].(0264)./2011-36E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Bozok Üniversitesi Araştırma ve Uygulama Hastanesi Baştabipliği tarafından 17.05.2011 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgisayar Yazılım San. ve Tic. A. Ş.’nin 28.06.2011 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 29.06.2011 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 13.07.2011 tarih ve 33441 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 13.07.2011 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; demo yapmak suretiyle sonuçlandırılan başvuruya konu ihalede, kesinleşen ihale kararına ilişkin yazıda teklif ettikleri HBYS yazılımının teknik şartnamenin 2, 3, 4.1, 3.1.7, 4.8, 4.16, 6.1, 8.3, 9.8, 9.13, 10.1, 10.2, 12.1, 12.8, 22.9, 22.10, 22.11, 22.12, 22.13, 22.14, 22.15, 22.16, 22.17 nci maddelerini karşılamadığının belirtildiği, oysa 24.05.2011 tarihinde yapmaya başladıkları “demo”ya, ihale komisyonunda bulunmayan kişilerce teknik şartnamede düzenlemeyen hususların sorgulanması üzerine kendilerinin talebi doğrultusunda komisyonca ara verildiği, aranın ardından aynı durumun devam etmesi üzerine bu şartlar altında demo yapamayacaklarının beyan edildiği ve yaptıkları demoda teknik şartnameyi karşılamayan bir hususun olup olmadığının tutanak altına alınmasını talep ettikleri, ancak komisyonca şu an için herhangi bir tutanağın tutulmasına gerek olmadığının, gerekirse demonun yeniden yapılacağının ve bu durumda gerekli bilgilerin kendilerine bildirileceğinin belirtildiği, ardından idareden gönderilen ve 03.06.2011 tarihinde kendilerine tebliğ edilen 25.05.2011 tarihli ve 934 sayılı davet yazısında, 24.05.2011 tarihinde yapılan ve yarım kalan demonun 30.05.2011 tarihinde yapılmasının istenildiği, bu durumun idare yetkililerine bildirilmesi üzerine demonun 08.06.2011 tarihinde yapılacağının belirtildiği, ancak 07.06.2011 tarihinde kendilerine demonun yapılmayacağının bildirildiği ve ihalenin yarım kalan demo üzerinden sonuçlandırıldığı, sonuç olarak teklif ettikleri yazılımın şu anda idarede kullanılmasına ve teknik şartnameyi karşılamasına rağmen idarece tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması işleminde mevzuata uyarlık bulunmadığı, keza tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasının 5237 sayılı TCK’nın “ihaleye fesat karıştırma” başlıklı 235 inci maddesinin 2 inci bendinin 3 üncü fıkrasında yer alan hükme muhalefet durumunu ortaya çıkardığı,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuruya konu “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi” hizmeti alımına ilişkin ihale ilanının “Diğer hususlar” başlıklı 13 üncü maddesinde; “ İstekliler idarenin belirleyeceği yer ve zamanda demonstrasyon yapacaklardır.” düzenlemesi,

İdari şartnamenin “diğer hususlar” başlıklı bölümünde;“İstekliler, İhale komisyonunun teklifleri değerlendirmesi aşamasında teklifin Teknik Şartnameye uygunluğunun teyit edilmesi amacı ile data yüklü bilgisayarlarla uygulamalı HBYS tanıtımı (DEMO) yapacaktır. Firmalar kendilerine yazılı bildirimin yapılmasından itibaren 1 hafta içerisinde demo yapmak zorundadırlar. GFf Demonstrasyonu boş veritabanı üzerinden yapmaya çalışan isteklilerin demo’ları incelenmeden red edilecektir. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özellikleri ve modüllerinin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır. Demo esnasında İdare sesli ve görüntülü kayıt yapabilecektir.

Demonstrasyon yönetimin belirleyeceği yerde yapılacaktır.

Demonstrasyonda teknik şartnameye uygunluk komisyon teknik üyeleri tarafından tespit edilip tutanak altına alınacaktır.

Demonstrasyon için gereken malzeme istekli tarafından temin edilecek bu işlem için herhangi bir ücret talep edilmeyecektir.(bilgisayar, projeksiyon gibi)” düzenlemesi,

Teknik şartnamenin “Program demonstrasyonu” başlıklı 3.2 nci maddesinde; İstekliler, İhale komisyonunun teklifleri değerlendirmesi aşamasında teklifin Teknik Şartnameye uygunluğunun teyit edilmesi amacı ile data yüklü bilgisayarlarla uygulamalı HBYS tanıtımı (DEMO) yapacaktır. Firmalar kendilerine yazılı bildirimin yapılmasından itibaren 1 hafta içerisinde demo yapmak zorundadırlar. GFf Demonstrasyonu boş veritabanı üzerinden yapmaya çalışan isteklilerin demo’ları incelenmeden red edilecektir. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özellikleri ve modüllerinin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır. Demo esnasında İdare sesli ve görüntülü kayıt yapabilecektir.

Demonstrasyon yönetimin belirleyeceği yerde yapılacaktır.

Demonstrasyonda teknik şartnameye uygunluk komisyon teknik üyeleri tarafından tespit edilip tutanak altına alınacaktır.

Demonstrasyon için gereken malzeme istekli tarafından temin edilecek bu işlem için herhangi bir ücret talep edilmeyecektir.(bilgisayar, projeksiyon gibi)

Demonstrasyon Ana Hatları

1. Veritabanı ve Yazılım Altyapısı İncelemesi: İstekli Firma Veritabanını doğrudan veritabanı yazılımı üzerinden komisyona gösterecektir. Veritabanındaki formatlara demo esnasında bakılacaktır. (örneğin tarih bilgisi GG/AA/YYYY formatında olmalıdır. Veritabanı üzerinde Hasta Kayıt ve Kabul’ün yapıldığı Tablolar, Poliklinik işlemlerinin kayıt yapıldığı tablolar, teşhislerin kayıt yapıldığı tablolar kısaca incelenip değerlendirilecektir. Yazılım altyapısının genel özellikleri incelenecektir.

2. Programın demosu Windows ve Linux platformlarında ayrı ayrı yapılacaktır.

3. Demo komisyonun vereceği senaryolar doğrultusunda yapılacaktır.

4. Program İncelemesi: Programın genel hatları, teknik şartnameye uygunluğu incelenecektir.

a. Danışma Modülü

b. Hasta Kayıt ve Kabul Modülü

c. Poliklinik İşlemleri Modülü

d. Eczane Modülü

e. Muhasebe Modülü

f. Vezne Modülü

g. Stok Kontrol Modülü

h. Demirbaş İşlemleri Modülü

i. Randevu Modülü

j. Tıbbi Cihaz Modülü

k. İstatistik Modülü

l. Servis İşlemleri Modülü

m. Laboratuar Modülü

n. Hemşire Gözlem ve Girişim Modülü

o. Radyoloji Modülü

p. Patoloji Modülü

q. Dokümantasyon Modülü

r. Dosya ve Arşiv Modülü

s. Diyet Modülü

t. Ameliyathane Modülü

u. Hemodiyaliz Modülü

v. Sağlık Kurulu Modülü

w. Personel İşlemleri Modülü

x. Performansa Dayalı Döner Sermaye ve Bordro İşlemleri

y. Satın alma Modülü

z. Kalite Yönetim Sistemi Modülü

aa. Medikal İşlemler Modülü

bb. Görüntü Arşivleme ve İletişim Sistemi (PACS)

cc. Nükleer Tıp Modülü

dd. Kan Merkezi Modülü

ee. B tipi Acil 112 Entegrasyon Modülü

ff. Döner Sermaye, Fatura ve Finansman İşlemleri Modülü

gg. Bilgi İşlem Modülü

hh. Acil Servis Modülü” düzenlemeleri,

Bulunmaktadır.

İdari ve teknik şartnamede yer alan düzenlemeler uyarınca, istekliler tarafından teklif edilen yazılımların demo yapılmak suretiyle teknik şartnameyi karşılayıp karşılamadığının tespit edileceği, demo sonucunda isteklilerin yazılım özelliklerinin ve modüllerinin teknik şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde isteklinin ihale dışı bırakılacağı, yazılımın teknik şartnameye uygun olup olmadığının ihale komisyonun teknik üyeleri tarafından tutanak altına alınacağı anlaşılmaktadır.

Bu çerçevede, idarece başvuru sahibi Fonet Bilgisayar Yazılım San. ve Tic. A. Ş.’nin 18.05.2011 tarihli yazı ile 24.05.2011 tarihinde demo yapmak üzere davet edildiği,

Anılan istekli tarafından 24.05.2011 tarihinde demo yapılmaya başlandığı, gerek itirazen şikayet başvuru dilekçesinden, gerekse idarece şikayet dilekçesine verilen cevabi yazıdan, 24.05.2011 tarihinde yapılan demonun çeşitli sebeplerle tamamlanmadığı, başvuru sahibinin talebi üzerine demonun başka bir tarihte yapılmasına karar verildiği, ancak bu tarihte demonun ne zaman yapılacağına ilişkin herhangi bir tutanağın tutulmadığı,

Bunun üzerine idarece, yarım kalan demonun tamamlatılmasını teminen, 25.05.2011 tarihli ve 934 sayılı yazı ile isteklinin 30.05.2011 tarihinde demo yapması için davet edildiği, ancak söz konusu yazının 26.05.2011 tarihinde ilgili istekliye faks ile bildirilmesine karşın, aynı tarihte postaya verilmediği ve idareden gönderilen belge ve bilgilerden bu yazının demonun yapılacağı tarih olan 30.05.2011 tarihinde postaya verildiği ve başvuru sahibinin beyanına göre bu yazının 03.06.2011 tarihinde kendilerine tebliğ edildiği,

İhale komisyon kararına göre, söz konusu isteklinin 25.05.2011 tarihli yazıda belirtilen tarih olan 30.05.2011 tarihinde yarım kalan demonun tamamlanması için gelmemesi üzerine, ihalenin 24.05.2011 tarihinde yarım bırakılan demo üzerinden sonuçlandırıldığı,

Keza, başvuru sahibinin teklif ettiği yazılımın teknik şartnameyi karşılayıp karşılamadığının tespiti amacıyla yapılan demoya ilişkin tanzim edilen “demo raporu”nda, söz konusu isteklinin teklif ettiği HBYS yazılımının teknik şartnamenin 2, 3, 4.1, 3.1.7, 4.8, 4.16, 6.1, 8.3, 9.8, 9.13, 10.1, 10.2, 12.1, 12.8, 22.9, 22.10, 22.11, 22.12, 22.13, 22.14, 22.15, 22.16, 22.17 nci maddelerini karşılamadığının belirtildiği ve bu raporun sadece komisyonun iki teknik üyesi tarafından imzalandığı, buna ilişkin ayrıca firma yetkilisinin de imzasının bulunduğu herhangi bir tutanağın tanzim edilmediği,

Öte yandan, Can Eroğlu Bilgi Sist. İnş. San. Tic. Ltd. Şti. ile Meddata Bil. İlt. Sis. Prj. Dan. Med. Tic. San. Ltd. Şti. tarafından yapılan demonun tutanağa bağlandığı ve bu tutanağın “firma yetkilisi” ve “ihale komisyon başkanı” tarafından imzalandığı,

Tespit edilmiştir.

Başvuru sahibince 24.05.2011 tarihinde yapılan ve yarım kalan demonun 30.05.2011 tarihinde tamamlanmasın için 26.05.2011 tarihinde idarece başvuru sahibine faks çekilen 30.05.2011 tarihinde postaya verilen yazının ilgiliye tebliğ edilip edilmediği hususuna ilişkin olarak;

Başvuru sahibinin birim fiyat teklif mektubunda“elektronik posta adresine veya faks numarasına tebligat yapılmasını kabul etmediği” görülmektedir. Bu çerçevede, başvuru sahibi faks ile bildirimin kabul edileceği yönünde herhangi bir taahhütte bulunmadığından, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğin “Bildirim ve Tebligat Esasları” başlıklı 6 ncı maddesi uyarınca, idare ve istekli arasında ihale sürecinde yapılan bütün yazışmaların iadeli taahhütlü posta yoluyla yapılabileceği, faks ile yapılan bildirimlerin tebligat yerine geçemeyeceği anlaşılmıştır.

Bu itibarla, idare tarafından 26.05.2011 tarihinde başvuru sahibine gönderilen faks ile yapılan bildirimin usulüne uygun olmadığı anlaşılmakta olup, bu durumda 30.05.2011 tarihinde postaya verilen söz konusu yazının ilgiliye ulaştığı tarihin tebliğ tarihi olarak alınması gerekmektedir. Söz konusu yazının 30.05.2011 tarihinde postaya verildiği dikkate alındığında, yarım kalan demonun, söz konusu yazının postaya verildiği tarih olan 30.05.2011 tarihinde yapılması imkanının bulunmadığı açıktır.

Bu bağlamda, ihale komisyon kararında yer alan, yarım kalan demonun tamamlatılması için bildirilen tarihte gelmediği şeklindeki gerekçenin mevzuata aykırı olduğu anlaşılmıştır.

Öte yandan, ihale komisyonunca yarım kalan demo üzerinden ihalenin sonuçlandırıldığı, demo yapan diğer istekliler ile idare arasında tutanak tutulup bu tutanağın ihale komisyon başkanı ve firma yetkilisi tarafından imzalandığı, ancak başvuru sahibince yapılan demoya ilişkin herhangi bir tutanağın tanzim edilmediği, sadece ihale komisyonun teknik üyeleri tarafından hazırlanan ve bu kişiler tarafından imzalanan “demo raporu”nun tanzim edildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Temel ilkeler” başlıklı 5 inci maddesinde; “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmüne yer verilmiştir.

İdare tarafından, başvuru sahibinin yazılımının teknik şartnamenin yukarıda belirtilen maddelerini sağlayamadığına ilişkin olarak tutulan tutanağın saydamlık, eşit muamele ve güvenirlik ilkeleri gereğince demonstrasyon yapılırken ve isteklinin huzurunda tutulması, demonstrasyon sırasında sağlanamayan maddelerin demonstrasyon tutanağına yazılması, sağlanmayan maddelerin istekliye bildirilmesi ve tutanağın istekliye de imzalatılması gerekmektedir.

Başvuruya konu ihalede, başvuru sahibinin demosunun tamamlatılmamasının ve buna ilişkin tutanak tutulup bu tutanağın firma yetkilisince de imzalatılmamasının, “tutanak” yerine sadece “demo raporu”nun tanzim edilerek bunun sadece komisyon teknik üyelerince imzalanmasının ve bu şekilde yapılan demonstrasyon işleminin kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Başvuru sahibinin iddiasında yer alan; “…tekliflerin değerlendirme dışı bırakılmasının 5237 sayılı TCK’nın “ihaleye fesat karıştırma” başlıklı 235 inci maddesinin 2 inci bendinin 3 üncü fıkrasında yer alan hükme muhalefet durumunu ortaya çıkardığı” hususunda ilişkin olarak;

4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinde Kamu İhale Kurumun görevleri sayılmış olup, bu görevler arasında idarelerce tesis edilen işlemlerin Türk Ceza Kanununa aykırılık oluşturup oluşturmadığı hususunda herhangi değerlendirme veya tespit yapma görev ve yetkisi bulunmamaktadır. Bu itibarla başvuru sahibinin iddiasının söz konusu kısmının görev yönünden reddi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibine demonstrasyonun tekrar yaptırılması, sağlanamayan maddelerin başvuru sahibine bildirilerek tutanağın demonstrasyon sırasında tutulması, başvuru sahibine de tutanağın imzalatılarak tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi