KİK Kararı: 2011/UH.I-4347 (26 Aralık 2011)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/082
Gündem No : 63
Karar Tarihi : 26.12.2011
Karar No : 2011/UH.I-4347
BAŞVURU SAHİBİ:
Can Eroğlu Bilgi Sistemleri İnş. San. Tic. Ltd. Şti., Sümer Mah. Özvatan Sok. No 1/1 ESKİŞEHİR

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Sağlık Bakanlığı Mersin Doğumevi Ve Çocuk Hastanesi, Halkkent Mh. Fatih Sultan Mehmet Bulvarı No:23/A MERSİN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2011/127699 İhale Kayıt Numaralı "Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı İhalesi (3 Grup)" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

22.12.2011tarih ve B.07.6.KİK.0.06.00.00-101.04-.H.[4109].(0183)./2011-14Esayılı Esas İnceleme Raporunda;

Mersin Doğumevi ve Çocuk HastanesiBaşhekimliği tarafından 20.09.2011tarihinde açık ihale usulüile yapılan “Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Hizmet Alımı (I.Kısım)” ihalesine ilişkin olarak Can Eroğlu Bilgi Sistemleri İnş. San. Tic. Ltd. Şti.’nin 18.11.2011tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 23.11.2011tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 05.12.2011tarih ve 51499sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.12.2011tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

1. 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2. Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1 ) Kesinleşen ihale kararı üzerine idareye şikayet başvurusunda bulundukları, bu başvuru kapsamında; birinci grupta en avantajlı teklif sahibinin Meddata Bilişim Ltd. Şti. olarak bildirildiği, firmaya aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması gerektiği, sorgulama yapılmış ise anılan firmanın teklif miktarı ile bu işi yapmasının mümkün olmadığı, ihale konusu işin asgari maliyetinin bile Meddata firmasının teklifinin toplamını geçtiği, söz konusu firmaya aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldıysa, bu sorgulama esnasında hangi kriterlerin firmaya sorulduğunun ve firmanın bu sorgulamaya verdiği cevabın onaylı birer kopyasının taraflarına verilmesi hususlarını ifade ettikleri, idare tarafından bu başvuruya firmaya aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldığı, firmanın verdiği cevabın ticari sır niteliğinde olmasından dolayı kopyasının verilemeyeceği, yapılan sorgulamada esas alınan kriterlerin belirtildiği şeklinde cevap verildiği, idarenin cevabında sorgulama kapsamında istekliye istenilen lisans maliyetleri, lojistik maliyeti, uygulama sunucusunda kullanılacak anti-virüs programının maliyeti, sunucu için teknik destek maliyetinin de sorulduğu, bu kriterlerle ilgili olarak birim fiyat teklif cetvelinde herhangi bir satır açılmadığından maliyet kriteri olarak bu verilerin sorulmasının Kanuna aykırılık teşkil ettiği, bu durumun birim fiyat teklif cetvelinin idare tarafından yanlış hazırlandığı anlamına geldiği,

2 ) Teknik şartnamede birçok tutarsız madde bulunduğu, teknik şartnamenin;

5.1.1 inci maddesinde hastane adına lisanslandırılmış olan Oracle veri tabanı yönetim sistemi lisansının mevcut olduğu belirtilmişse de ilgili lisansın alım tarihi, son güncelleme tarihi ve güncellemenin sona ereceği tarihler ile ilgili herhangi bir bilgi verilmediği,

1.3.1 inci maddesinde kullanıcı sayısının 300'ü aşması durumunda her bir kullanıcı lisansının bedeli ile ilgili herhangi bir düzenlemeye yer verilmediği,

2.1.40 ıncı maddesinden kaynaklanabilecek maliyetin hangi şartlarda kim tarafından karşılanacağının belli olmadığı,

2.1.67 nci maddesiyle başka firmalar tarafından üretilmiş ürünlerden kaynaklı zararın donanımı sağlayan firmaya değil de yazılımcı firmaya yüklenmesinin mevzuata aykırılık teşkil ettiği,

3.1.1 inci maddesiyle eğitim yükümlülüğünün sınırlarının çizilmediği, ayrıca eğitim giderlerinin aşırı düşük sorgulama kriterleri içinde bulunmadığı,

7.1.16 ncı maddesinde değişen ve/veya yeni gelen taşınan cihazların bağlantısına yönelik bir düzenleme yapılmadığı, bu durumun Sağlık Bakanlığı'nın 2010/6 sayılı Genelgesi'ne de aykırılık teşkil ettiği,

7.41 inci maddesinde öngörülen şekilde tek muhatabın sorumlu olacağı bir yapı tasarlamanın imkansız olduğu,

7.40 ıncı maddesinde kurumdan kaynaklı nedenlerin ne olduğunun belirtilmediği, bu maddenin gerektiği şekilde ayrıntılandırılmadığı,

İddia edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru konusu ihalenin itirazen şikayete konu kısmı, hastane bilgi yönetim sistemi yazılımı ve donanım bakım onarım hizmet alımı (I. Grup) işidir.

Yapılan incelemede, ihale üzerinde bırakılan istekli Meddata Bilişim İletişim Sistemleri Proje Danışmanlık Medikal Tic. San. Ltd. Şti.’ye gönderilen aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerin belirlendiği ve bu kapsamda;

1. İstenilen lisans maliyetleri
2. Çalıştırılacak personel sayısı niteliği ve 1 yıllık toplam personel gideri,
3. Hizmetin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar (yazılım maliyetini düşürücü özel imkanlar)
4. Seçilen teknik çözümler,
5. Lojistik maliyeti,
6. Kullanılacak olan HBYS yazılımı için
7. Yazılım geliştirme,
8. Proje hazırlık, planlama ve standartların düzenlenmesi,
9. Analiz safhası,
10. Tasarı safhası,
11. Genel prensipler,
12. Yazılım gerçekleştirme safhası,
13. Test safhası,
14. Uygulamaya alma (kurma) safhası,
15. Kurma işlemlerinin maliyeti
16. İstenen uygulama sunucusunun maliyeti
17. Uygulama sunucunda kullanılacak anti-virüs programının maliyeti,
18. Sunucu için istenen destek maliyeti,
19. Hastanede kullanılacak ve kullanılan labaratuvar cihazlarının entegrasyon maliyetleri”

hususlarında açıklama istenildiği tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde ihale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği ve bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği hüküm altına alınmıştır.

Teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler idare tarafından belirlenirken ihale konusu işin niteliği göz önünde bulundurulabilecek olup, idarenin aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında birim fiyat teklif cetvelinde yer alan iş kalemlerini ayrıntılandırması mümkündür. Bu çerçevede, iş kaleminin kapsamında işin doğası gereği bulunması gereken unsurlara da yer verilebilecektir. Buradan hareketle, idarenin aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında birim fiyat teklif cetvelindeki iş kalemlerini birebir aynı şekilde belirtmekle yetinmeyip, açıklama yapılacak hususları ayrıntılı bir şekilde belirlemesinin mümkün olduğu söylenebilir. Başvuru konusu ihalede de idarenin, işin niteliğinden hareketle bu şekilde bir yöntem izlediği anlaşılmaktadır.

Yapılan incelemede, Meddata Bilişim İletişim Sistemleri Proje Danışmanlık Medikal Tic. San. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında;

“Talep yazısındaki her bir hususun ayrı ayrı cevaplandırıldığı üst yazı,

HBYS ve PACS yazılımlarına ilişkin stok tespit raporu ve maliyet tespit raporu, HBYS ve PACS programlarına ilişkin Kültür ve Turizm Bakanlığı Telif Hakları ve Sinema Genel Müdürlüğü tarafından düzenlenmiş bilgisayar programları ve veritabanlarına ilişkin kayıt-tescil belgesi, Ankara Ticaret Odası tarafından düzenlenmiş imalatta yeterlik belgesi, işyeri kiralanmasına ilişkin Ankara Teknoloji Geliştirme Bölgesi Kurucu ve İşletici A.Ş.-Bilkent Cyberpark ile imzalanmış kira sözleşmesi,

Veri tabanına ilişkin Link Plus Bilgisayar İşletmeleri A.Ş. tarafından düzenlenmiş proforma fatura ve eki buna ilişkin kendisine ait alış ve satış (özel sektöre) faturası,

Sunucuya ilişkin E-Data Teknoloji Paz. Ltd. Şti. tarafından düzenlenmiş proforma fatura ve eki buna ilişkin kendisine ait alış ve satış (özel sektöre) faturası,

Virüs programlarına ilişkin Straus Bilişim Sistemleri A.Ş. tarafından düzenlenmiş proforma faturalar ve buna ilişkin kendisine ait alış ve satış (özel sektöre) faturası,

İşçilik hesap modülü çıktıları,

Birim fiyat teklif cetveli kar analiz çizelgesi,

Sigortalı hizmet listesi, vergi levhası, araç ruhsatı, kalite yönetim sistem belgesi, hizmet yeri yeterlik belgesi, marka tescil belgesi, monitöre ilişkin fatura”

sunduğu tespit edilmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde;

“…………………

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.”

………………

79.4.2.12. İsteklinin açıklamalarını kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara dayandırması durumunda ihale konusu işte kullanılması öngörülen mala ilişkin ağırlıklı ortalama birim maliyetin veya ağırlıklı ortalama birim satış tutarının belirtildiği “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunulacaktır. İsteklilerce teklif edilen tutara ilişkin birim fiyatlar,

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

altında olamaz.

İsteklinin satışlar üzerinden açıklama yapabilmesi için malın ticareti ile iştigal ediyor olması; maliyete dayalı açıklama yapabilmesi için ise, son geçici vergi beyanname döneminde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az yarısı kadar alış yapmış olması gerekmektedir.

İsteklinin son geçici vergi beyanname döneminde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere açıklama konusu mala ilişkin satış yapmış ve satılan malın idarece kabul edilmiş olması durumunda “maliyet/satış tutarı tespit tutanağı” (Ek-O.7) sunmasına gerek bulunmayıp sadece söz konusu satışa ilişkin fatura suretleri ile de belgelendirme yapılabilecektir.”

açıklaması yer almaktadır.

Meddata Bilişim İletişim Sistemleri Proje Danışmanlık Medikal Tic. San. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında sunduğu proforma faturalarda yukarıda yer verilen açıklamada belirtilen maliyete dayalı veya satışlar üzerinden açıklama yapılmasına bağlı olarak değişebilecek matbu ifadelere yer verilmediği tespit edilmiş olup, bu haliyle sunulan proforma faturaların tevsik edici belge olarak kabul edilmesi mümkün değildir.

Meddata Bilişim İletişim Sistemleri Proje Danışmanlık Medikal Tic. San. Ltd. Şti. tarafından teklifi kapsamında Ek-07 nolu maliyet/satış tespit tutanağı sunulmamış olmakla birlikte, proforma fatura eki olarak sunulmuş olan ve anılan istekli tarafından düzenlendiği anlaşılan satış faturalarının ise 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelere değil, özel sektöre yönelik olduğu anlaşıldığından, bu faturaların da Kamu İhale Genel Tebliği anlamında tevsik edici belge olarak kabul edilmesi mümkün değildir.

Diğer taraftan, ihale komisyonunun Kamu İhale Genel Tebliği’nin ilgili maddeleri uyarınca aşırı düşük teklif sahibi Meddata Bilişim İletişim Sistemleri Proje Danışmanlık Medikal Tic. San. Ltd. Şti.’den açıklama kapsamında sunulan proforma faturalara ilişkin maliyet/satış tespit tutanaklarını talep ettiği tespit edilmiştir.

Anılan istekli de proforma faturalara konu mallara ilişkin olarak mükellefi olduğu meslek mensubu tarafından düzenlenmiş Ek-05 nolu maliyet/satış tutarı tespit tutanağını sunmuş olup, bu belgede söz konusu malların ihale üzerinde bırakılan istekli Meddata Bilişim İletişim Sistemleri Proje Danışmanlık Medikal Tic. San. Ltd. Şti.’ye ağırlıklı ortalama birim maliyeti bilgisine yer verilmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nde sunulması öngörülen Ek-05 nolu maliyet/satış tespit tutanağı kendisine proforma fatura verilen muhatap firmanın değil, proforma faturayı düzenleyen firmanın defterlerini tutan meslek mensubu tarafından tutulan kayıtlar esas alınarak düzenlenmelidir. Ancak, başvuru konusu ihalede sunulan EK-05 nolu maliyet/satış tutarı tespit tutanağı proforma faturayı düzenleyen firma adına düzenlenmemiştir. Bu itibarla, ihale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan Ek-05 nolu maliyet/satış tespit tutanağı Kamu İhale Genel Tebliği anlamında tevsik edici nitelik taşımamaktadır.

Bu itibarla, ihale üzerinde bırakılan istekli Meddata Bilişim İletişim Sistemleri Proje Danışmanlık Medikal Tic. San. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklaması Kamu İhale Genel Tebliği’ne uygun olmayıp, başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.

2 ) Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

Yapılan incelemede, anılan iddiaların ihale dokümanında yer alan düzenlemelere yönelik olduğu anlaşılmıştır. Diğer taraftan, başvuru sahibinin anılan iddialara idareye şikayet dilekçesinde yer vermediği tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanunun 55’inci maddesinde;

“Şikayet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren 21 inci maddenin (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. İlanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

İlan, ön yeterlik veya ihale dokümanına ilişkin şikayetler birinci fıkradaki süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir……..”

hükmü yer almaktadır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 8/X maddesinde ise “ İdarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirtilen hususlar hariç, şikayet başvurusunda belirtilmeyen hususlar itirazen şikayet başvurusuna konu edilemez.” hükmüne yer verilmiştir.

Yukarıda yer verilen düzenlemeler çerçevesinde, ihale dokümanına yönelik olan ve idareye şikayet dilekçesinde de yer verilmeyen iddialara ilişkin esastan inceleme yapılması mümkün değildir.

Diğer taraftan, söz konusu ihalenin itirazen şikayete konu 1 inci kısmına ilişkin yaklaşık maliyetin 586.995,83 TL olduğu tespit edilmiş olup, başvuru bedeli 4734 sayılı Kanunun 53’üncü maddesi uyarınca 2.305,00 TL’dir. Başvuru sahibi tarafından yatırılan başvuru bedelinin 3.459,00 TL olduğu göz önünde bulundurulduğunda, fazla yatırılan 1.153,00 TL’nin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iade edilmesi gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde bırakılan istekli Meddata Bilişim İletişim Sistemleri Proje Danışmanlık Medikal Tic. San. Ltd. Şti.’nin teklifinin reddedilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

1. 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince ihalenin 1 inci kısmına ilişkin olarak düzeltici işlem belirlenmesine,

2)Fazla ödenen başvuru bedelinin başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Kazım ÖZKAN

Başkan V.

II. Başkan

Ali Kemal AKKOÇ

Kurul Üyesi

Ali KAYA

Kurul Üyesi

Adem KAMALI

Kurul Üyesi

Abdullah DÜNDAR

Kurul Üyesi

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi