KİK Kararı: 2011/UH.I-422

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/007
Gündem No : 75
Karar Tarihi : 24.01.2011
Karar No : 2011/UH.I-422
BAŞVURU SAHİBİ:
Karin Bilişim Temizlik Turz. İnşaat Taah. Tic. San. Ltd. Şti., İpekyolu Caddesi Akasya Apt. Kat: 1 No: 2 ŞANLIURFA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Nazilli Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, Zafer Mah. Sağlık Cad. No:76 Nazilli / AYDIN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2010/520173 İhale Kayıt Numaralı "Veri Hazırlama ve Malzemeli Temizlik Hizmet Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

20.01.2011 tarih ve B.07.6.KİK.0.06.00.00-101.04-.H.[41.10].(0170)./2011-57E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Nazilli Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından 05.11.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Veri Hazırlama ve Malzemeli Temizlik Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Karin Bilişim Temizlik Turz. İnşaat Taah. Tic. San. Ltd. Şti.’nin 14.12.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 14.12.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 24.12.2010 tarih ve 54861 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 24.12.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif ile diğer tekliflerin Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesine uygun aşırı düşük açıklama sunmalarının mümkün olmadığı, ihale dokümanında belirtilen malzeme ile ilaçlama gideri işinin diğer firmaların verdikleri teklifler ile yapılamayacağı, ilaçlama giderine ilişkin olarak ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olarak belirlenen isteklilerin aşırı düşük açıklamalarının belgeye dayalı olmadığı iddia edilmektedir

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

9 isteklinin teklif verdiği şikayete konu ihalede, 30.11.2010 tarihli ihale kararından, bir isteklinin teklifinin, teklif zarfında teklif mektubuna ve geçici teminat mektubuna yer vermediği gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, diğer 8 istekliden 09.11.2010 tarihli yazılar ile, 22 kişi için işçilik ücreti, resmi tatil günlerinde çalışma ücreti, işçilerin yol ve yemek bedeli, sözleşme gideri, teknik şartnamede belirtilen miktarlarda temizlik ilaçlama, çamaşır yıkama ve bahçe bakımı gibi hizmetlerde kullanılacak araç gereç ve sarf malzeme için Kamu İhale Genel Tebliği düzenlemelerine uygun şekilde belgeye dayalı yazılı açıklama talep edildiği, öngörülen süre içerisinde yazılı açıklamada bulunmayan dört isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığı, en düşük ilk iki teklifi veren isteklilerin açıklamalarının uygun görülerek ihalenin karara bağlandığı anlaşılmıştır.

İdari şartnamenin 2 nci, teknik şartnamenin 1 inci maddesinde, ihale konusu işin, toplam 22 personel (8 kişi temizlik + 14 kişi veri hazırlama) ile veri hazırlama hizmetleri, malzemeli genel temizlik, ilaçlama, bahçe bakımı, çamaşır yıkama, hasta yönlendirme, faturalandırma ve poliklinik sekretarya hizmetleri işi olduğu, 19 uncu maddesinde işin birim fiyat teklif alınmak suretiyle ihale edildiği, 48 inci maddesinde işin süresinin 365 gün olduğu, sözleşme tasarısının 9 uncu maddesinde de işin 01.01.2011-31.12.2011 tarihleri arası gerçekleştirileceği belirtilmiştir.

Anılan şartnamenin “Teklif fiyata dahil olacak masraflar” başlıklı 25 inci maddesinde, toplam 22 personelden, 1 adet temizlik şefine brüt asgari ücretin % 35 fazlası ücret ödeneceği, 7 temizlik personeline brüt asgari ücret ödeneceği, 1 adet veri hazırlama şefine brüt asgari ücretin % 60 fazlası, 13 adet veri hazırlama personeline brüt asgari ücretin % 5 fazlası ücret ödeneceği, çalışacak personele 22 gün üzerinden kişi başı günlük; 5,00 TL yemek, 2,50 TL yol ücreti verileceği, çalışacak personelin giyim ihtiyacının idare tarafından karşılanacağı, temizlik, ilaçlama ve bahçe bakımı için teknik şartnamede belirtilen malzemelerin yüklenici tarafından karşılanacağı, iş kazaları ile meslek hastalıkları sigortası prim oranın, veri hazırlama personeli için % 1, temizlik personeli için % 1,5 olduğu düzenlenmiştir.

Anılan madde düzenlemesinde, ulusal bayram ve genel tatil günlerinde 1 adet veri hazırlama personeli ve 1 adet temizlik personeli çalışacağı belirtilmekle birlikte toplam kaç gün çalışılacağı belirtilmemiş ancak birim fiyat teklif cetvelinde her iki personelinde toplam 14,5 gün çalışacağına ilişkin satır/sütun açıldığı görülmüştür.

Ayrıca teknik şartnamenin “İlaçlamada uyulması gereken kurallar” başlıklı Ek-A- bölümünün 4 üncü maddesinde, ayda bir defa ilaçlama yapılacağı, 6 ncı maddesinde de, ilaçlama için gerekli tüm ekipmanların ve ilaçların yüklenici tarafından karşılanacağı belirtilerek işin yürütülmesi aşamasında gerekli tüm makine ekipman ile temizlik sarf malzemesinin miktarlarına teklik şartnamede yer verildiği, birim fiyat teklif cetvelinin, yukarıda aktarılan teklif bileşenlerini içerecek şekilde düzenlendiği, işçilik ücreti haricinde yer alan ayni giderlerden temizlik malzeme bedeli ile ilaçlama gideri için de 12 ay üzerinden aylık bedel öngörülecek şekilde satır/sütun açıldığı tespit edilmiştir.

İdare tarafından, yaklaşık maliyetin tespitinde dikkate alınacak ihale konusu hizmetin iş kazası ve meslek hastalığı bakımdan gösterdiği tehlike sınıf ve derecelerine ilişkin kısa vadeli sigorta kolları prim oranının, Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğünden alınacak yazı ile tespit edilmediği, 12.02.2010 tarihinde gerçekleştirdiği aynı hizmet alımındaki oranların bu ihale için de kullanıldığı (Bu husus idare tarafından 10.01.2011 tarihli yazı ile bildirilmiştir.), idari şartnamede, % 1 ve % 1,5 olmak üzere iki farklı kısa vadeli sigorta kolları prim oranının belirlendiği ve yaklaşık maliyet hesaplanırken de bu iki oranın dikkate alındığı, ihaleye teklif veren tüm isteklilerden teklif bileşenlerine ilişkin olarak yazılı açıklama istenildiğinden tüm isteklilerin idari şartnamede belirtilen prim oranları üzerinden asgari işçilik maliyeti hesapladığı anlaşılmış olup söz konusu düzenlemeler doğrultusunda yapılan hesaplama neticesinde, ayni temizlik malzeme - ekipman giderleri ile ilaçlama giderleri hariç % 3 sözleşme gideri dahil asgari işçilik maliyeti; (birer adet temizlik personeli ve veri hazırlama elemanı için ulusal bayram ve genel tatil günleri ücreti dahil) 1 adet temizlik şefi (brüt asgari ücretin %35 fazlası, prim oranı % 1,5) 7.878,56 TL, 7 adet temizlik elemanı (brüt asgari ücret, prim oranı % 1,5) 97.053,60 TL, 1 adet temizlik elemanı ulusal bayram ve genel tatil günleri çalışma ücreti 461,83 TL, 1 adet veri hazırlama şefi (brüt asgari ücretin %60 fazlası, prim oranı %
1 ) 20.662,20 TL, 13 adet veri hazırlama elemanı (brüt asgari ücretin % 5 fazlası, prim oranı %
1 ) 186.951,96TL, 1 adet veri hazırlama elemanı ulusal bayram ve genel tatil günleri çalışma ücreti 483.00 TL, olmak üzere toplam 323.491,15 TL olduğu tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesinde; ihale komisyonunun verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olan teklifleri tespit edeceği; bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak isteyeceği hükme bağlanmıştır.

Kamu İhale Genel tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde;

“79.4.1. İsteklilerce yapılacak aşırı düşük teklife ilişkin açıklamalar belgelere dayanmalıdır. Belgelere dayanılmaksızın yapılan açıklamalar kabul edilmeyerek söz konusu teklifler reddedilecektir.

………….

__

79.4.2.3. Teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerin, tekliflerinde önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili olarak Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapacakları açıklamaya dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri sunmaları gerekmektedir.

__

İsteklilerin açıklamalarına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler;

__

a. Tedarikçi veya üreticilerden alınan proforma faturalar,

__

b. Fiyat teklifleri,

………….

İstekliler tekliflerine ilişkin olarak yukarıda sayılan belgelerden kendileri için uygun olanları (79.4.2.4-79.4.2.13) maddelerine göre yapacakları açıklamalar kapsamında sunacaklardır.

__

79.4.2.4. Tedarikçi veya üreticilerden alınan birim fiyatları gösteren proforma fatura sunularak açıklama yapılması durumunda proforma faturadaki birim satış tutarı;

__

a) Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim maliyetin,

__

b) Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, maliyet/satış tutarı tespit tutanağında yer alan (Ek-O.5) ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin,

__

altında olamaz.

__

Maliyete dayalı açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

__

Satışlar üzerinden açıklama yapıldığında, mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından proforma fatura üzerine; “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerekmektedir.

__

Kaşeleme işlemi bu Tebliğin 8.4 maddesinde belirtilen özel kaşe kullanılmak suretiyle yapılabileceği gibi, bu kaşe dışında meslek mensubuna ilişkin bilgileri içeren kaşe kullanılmak suretiyle de yapılabilir.” açıklaması yer almaktadır.

İhale üzerinde bırakılan Kontrol Bilgi Sistemleri Özel Eğt. Danış. Tıbbi Cih. İnş. Turz. Gıda Tekst. Tem. Nak. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından birim fiyat teklif cetvelinde, işçilik ücretlerine ilişkin olarak yukarıda hesaplanan tutarlara aynen yer verdiği, 12 aylık iş süresi boyunca ilaçlama gideri için toplam 1.500,00 TL, sarf malzeme bedeli içinde toplam 7.528,86 TL bedel öngörüldüğü, yazılı açıklamasında idareye, “8 kişi ile malzemeli genel temizlik hizmet alımı” ve “14 kişi ile veri hazırlama hizmeti alımı” başlıklı iki adet tablo sunulduğu, “8 kişi ile malzemeli genel temizlik hizmet alımı” başlıklı birinci tabloda, ilaçlama gideri için 1.500,00 TL, temizlik malzeme bedeli için 5.446,69 TL, çim biçme makinesi ve ilaçlama makinesi yakıt gideri için 156,50 TL, firma karı olarak da 830,00 TL bedel öngörüldüğü, söz konusu tabloda işçilik maliyeti hesabına da yer verildiği, işçilik hesaplaması yapılırken, ihale dokümanında çalışacak personele verilecek giyeceklerin idare tarafından karşılanacağı belirtilmiş olmasına rağmen kişi başı aylık 0,65 TL bedel dikkate alındığı, ayrıca teklif cetvelinde 14,5 gün olarak belirtilen ulusal bayram ve genel tatil günleri çalışma ücreti hesaplanmasına rağmen açıklamasında, 13,5 gün üzerinden fiyatlandırıldığı, “14 kişi ile veri hazırlama hizmeti alımı” başlıklı ikinci icmal tablosunda işçilik hesaplaması yapılırken giyim giderine yer verilmediği, ancak ulusal bayram ve genel tatil günleri çalışma ücreti için yine 14,5 gün yerine 13,5 gün üzerinden hesaplama yapıldığı, bu tabloda da 264,70 TL firma karı öngörüldüğü tespit edilmiştir.

Teknik şartnamenin “Temizlikte kullanılacak malzemeler” başlıklı 2 nci maddesinde bir yıllık iş süresince kullanılacak kimyasal sarf malzemelerin, 400 kg sıvı el sabunu, 700 kg çamaşır suyu, 100 kg bulaşık deterjanı, 100 kg ovma temizlik kremi, 700 kg genel yüzey temizleyicisi, 50 kg kireç çözücü, 20 kg oda parfümü, 150 kg ovma temizlik tozu, 50 lt camsil, 500 kg wc temizlik deterjanı, 500 kg dezenfekte maddesi, 20 kg wc koku giderici, 75 kg çamaşır suyu, 30 kg çamaşır yumuşatıcısı, 20 kg mobilya spreyi olduğu belirtilmiş, 3 üncü maddesinde de diğer temizlik sarf malzemelerinin cins ve miktarlarına yer verilmiştir.

Birinci tabloda temizlik malzeme bedeli için 5.446,69 TL tutarında öngörülen bedele karşılık açıklama ekinde idareye “ Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ifadesi içeren SMMM onaylı 5.335,44 TL tutarında proforma fatura ile maliyet satış tespit tutanağı sunulmuştur. Ancak söz konusu proforma faturanın, teknik şartnamede belirtilen kimyasal sarf malzemelerden bazılarını içermediği (örnek çamaşır yumuşatıcısı, çamaşır suyu gibi), bazı malzemelerin miktarlarının da teknik şartnamede belirtilen miktarlardan az olduğu (örnek, 75 kg çamaşır deterjanı için 10 kg, 20 kg mobilya spreyi için 12 kg, 400 kg sıvı el sabunu için 120 kg teklif edildiği, gibi) aynı şekilde temizlik sarf malzeme listesinde yer alan bazı malzemelerin de proforma faturada fiyatlandırılmadığı, bazı malzemeler için de miktarların düşürüldüğü, 150 adet bulaşık süngeri yerine 50 adet için teklif edildiği tespit edilmiştir.

Bu bilgiler doğrultusunda, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklif bileşenlerine ilişkin olarak teklif cetvelinde öngördüğü bedeller ile açıklama ekinde yer verdiği tabloda yer alan giderler için öngördüğü bedellerin farklılık içerdiği, teknik şartnamede belirtilen kimyasal sarf malzemeler ile temizlik sarf malzemelere ilişkin açıklama ekinde yer alan proforma faturadaki bilgilerin teknik şartnamede belirtilen miktarları ve malzeme cinslerini karşılamadığı bu yönüyle açıklamasının uygun olmadığı anlaşılmıştır.

Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi Mun-Çet Ltd. Şti. tarafından, teklifinde ilaçlama gideri için 420,00 TL, temizlik sarf malzeme ve ekipman gideri için de 9.800,00 TL bedel öngörüldüğü, açıklamasında 9.800,00 TL bedel öngörülen temizlik malzeme giderinin toplamının 8.446,25 TL + 735,64 TL firma karını içerdiğinin belirtildiği ve açıklama ekine SMMM onaylı 31.10.2010 tarihli envanter defteri örneği ile Kamu İhale Genel Tebliğinin ekinde yer alan tek sayfadan oluşan “malın stoklarda bulunması durumunda açıklama” başlıklı stok tespit tutanağına yer verdiği, ilaçlama giderine ilişkin fiyat teklifi ve/veya proforma fatura olmadığı tespit edilmiştir. Bu durumda anılan firmanın teklif bileşenlerinden sarf malzeme gideri ile ilaçlama giderine ilişkin olarak idareye Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde yer alan açıklamalara paralel belgeye dayalı yazılı açıklamada bulunulmadığı anlaşılmıştır.

Kıvılcım Medikal Tıbbi Ürünler Tem. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından teklifinde ilaçlama gideri için 4800,00 TL, temizlik sarf malzeme ve ekipman gideri için de 23.280,00 TL bedel öngörüldüğü ve açıklama ekine her iki gider içinde fiyat teklifine ve fatura örneklerine yer verildiği, sunulan fiyat tekliflerinin, “ Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim maliyet tutarının altında olmadığını beyan ederim.” ve “Birim satış tutarının, mükellefin yasal defter ve belgelerine göre çıkartılan ve tarafımdan onaylanan maliyet/satış tutarı tespit tutanağındaki ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmadığını beyan ederim.” ibaresinin yazılarak iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle SMMM tarafından imzalı ve kaşeli olmadığı görülmüştür. Bu durumda anılan firma tarafından da sarf malzeme gideri ile ilaçlama giderine ilişkin olarak idareye, Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde yer alan açıklamalara paralel belgeye dayalı yazılı açıklamada bulunulmadığı anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi tarafından ise sarf malzeme gideri ile ilaçlama giderine ilişkin olarak idareye, Kamu İhale Genel Tebliğinin “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79 uncu maddesinde yer alan açıklamalara paralel belgeye dayalı yazılı açıklamada bulunulduğu tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ekonomik açıdan en avantajlı ilk iki teklif olarak değerlendirilen istekliler ile Kıvılcım Medikal Tıbbi Ürünler Tem. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin tekliflerinin, belgeye dayalı yazılı açıklamada bulunulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.

Dr. Hasan GÜL

Başkan****

Ali Kemal AKKOÇ

II. Başkan****

Hicabi ECE

Kurul Üyesi****

Ali KAYA

Kurul Üyesi****

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi****

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi****

Kazım ÖZKAN

Kurul Üyesi****

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi****