KİK Kararı: 2011/UH.DÜZENLEME-350

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2011/007
Gündem No : 3
Karar Tarihi : 24.01.2011
Karar No : 2011/UH.DÜZENLEME-350
BAŞVURU SAHİBİ:
Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti., VEKİLİ: Av. Engin KARAMAN Galyum Blok Zk2 06531 ODTÜ-Teknokent/ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Kaman Devlet Hastanesi Baştabipliği, Yeni Mahalle Hastane Caddesi No:1 Kaman/KIRŞEHİR

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2010/538744 İhale Kayıt Numaralı "24 Aylık Hbys Hizmeti Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

14.01.2011 tarih ve B.07.6.KİK.0.08.00.00-101.04-.H.[42.75].(G012)./2011-4E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Kaman Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından 01.12.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “24 Aylık HBYS Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri Ltd. Şti.’nin vekilinin 20.12.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 23.12.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 31.12.2010 tarih ve 56465 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 29.12.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; başvuru konusu ihaleye teklif verdikleri, idare tarafından teknik şartnamenin 2.1.17 ve devamı maddeleri gereğince yapılan demonstrasyon sonrası teknik şartnamenin 4.6.1 maddesine göre raporlamada hiyerarşik yetkilendirmenin mümkün olmadığı, 10.8.4.16 maddesine göre Döner Sermaye İnceleme Komisyonu ve Döner Sermaye Komisyonu karar defterlerinin sistem üzerinde düzenlemediği ve geçmişe yönelik olarak bu defterlerin sorgulanamadığı, 10.9.3.1 inci maddeye göre maaş bordrosu, ek fark bordrosu, fazla mesai bordrosu, vb. personel ücret ödemelerine ilişkin tüm bordroların hazırlanamadığı, 10.9.3.5 inci maddeye göre her türlü ödeme ve kesintilerin hesaplanamadığı, buna bağlı olarak ücretlerin netten brüte ve brütten nete dönüştürülemediği, 10.9.3.7 nci maddeye göre gerekli görülmesi halinde her türlü yasal raporların hazırlanması gerektiği halde, SSK Aylık Bildirgenin ve SSK 4 Aylık Bildirgenin, İşsizlik Ödeneği Talep Formunun hazırlanamadığı hususunda tutanak düzenlenerek demonstrasyonun başarısız geçtiğinin ifade edildiği, söz konusu tutanağın firmalarının demonstrasyon ekipleri tarafından muhalefet şerhi düşülerek imzalandığı, demonstrasyon tutanağında firmalarından 3 personel ve ihale komisyonundan 5 kişiye isim açıldığı, komisyon üyelerinden 2 kişinin tutanak altında imzasının bulunmadığı, ihale komisyonundaki üyelerin 3 kişinin kurum dışından olduğu ve ihale konusu işte uzmanlıklarının bulunmadığı, tutanaktaki imzalar tamamlattırılmadan kendilerine verildiği, imzaların neden eksik olduğu sorulduğunda işlerinin olduğu, imzaları yarın atacaklarının söylenildiği, idarece kendilerine gönderilen kesinleşen ihale kararında tarihin 14.12.2010 olmasına rağmen, gönderilen faks belgesinin üzerinde 13.12.2010 yazılı olduğu, idarece verilen cevapta faks makinesindeki tarih ayarlarının yapılmamasından kaynaklandığının bildirildiği, yapılan demonstrasyon sırasında komisyon üyesi olmayan bir kişinin demonstrasyonu soru cevap şeklinde yönlendirdiği ve yapılan işin sıhhatini etkilediği, isteklilerden Portakal yazılım demonstrasyonla ilgili şikayeti üzerine ihale kararını yenilediği ve yapılan demonstrasyon sonucu firmayı yetersiz bularak değerlendirme dışı bıraktığı, bu nedenlerle firmalarına yapılan demonstrasyonun yeterli görülmesi ya da yeniden oluşturulacak komisyon nezaretinde demonstrasyonun yeniden yapılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Teknik şartnamenin “Demonstrasyon” başlıklı bölümünde;

“Yüklenici ihale sürecinde idarenin istediği herhangi bir zamanda (yazılı olarak bildirilmesi kaydıyla) yüklenici ya da yüklenicinin idareye bildirdiği temsilcisine tebliğinden itibaren 7 takvim günü içerisinde isteklinin hazırlayacağı verilerden, idarenin isteyeceği kapsamda bir program demonstrasyon (DEMO) seti hazırlayacaktır. DEMO için halihazırdaki yüklenicinin hazırlayacağı verilerden herhangi bir gerçek vatandaşın kimlik ve/veya adres bilgisine ulaşım mümkün olmayacaktır. Bir başka ifadeyle, hazırlanan sette kişilere ait gerçek Vatandaşlık Numarası veya gerçek vatandaşlık numarasına erişimi mümkün kılan gerçek veri kümeleri yer almayacak, ancak aynı karakter dizisine sahip verilerle sanallaştırılmış kişiler üzerinden DEMO seti hazırlanacaktır.

2.17.Demoda sorgulanan modüllerin herhangi birini gösteremeyen veya sorgulamalara cevap veremeyen istekliler ihale dışı bırakılacaktır. İhaleye katılan ve teklifleri değerlendirmeye alınan firmalardan belgeleri tamam olan ve en düşük teklif sahibinden başlamak üzere demo çalışması istenecek olup geçerli teklif sahibi ile ikinci en avantajlı teklif sahibi belirleninceye kadar devam edilecektir. Demo çalışmasında ihale komisyonunca ihale dokümanındaki şartları taşımadığı tespit edilen firmaların teklifleri reddedilecektir. Demonstrasyon talebi idare tarafından firmaya en az 3 gün önceden faks, e-posta ve posta yoluyla bildirilecektir. Firmalar idare tarafından yapılan bildirimde belirtilen tarih, saat ve yerde yapılacaktır. Belirtilen tarih ve saatte demonstrasyon için hazır olunmaması halinde firmanın teklifi değerlendirme dışı bırakılacaktır. Kanunlarda belirlenen mücbir sebepler dışında kesinlikle ek süre verilmeyecektir. Firmalar bu hususu dikkate alarak gerekli önlemleri alacaktır.

2.1.18.Demoda şartnamenin tüm maddelerinin yeterliliği sorgulanacaktır. Şartname maddelerini yerine getiremeyen teklifler yetersiz görülerek ihale dışı bırakılacaktır.

2.1.10.1.Demo sırasında kullanılacak verilerde gerçek Vatandaşlık Numarası veya gerçek vatandaşlık numarasına erişimi mümkün kılan gerçek veri kümeleri yer almayacaktır.

2.10.2. Demo idarenin sağlayacağı bir mekanda yapılacaktır.

2.1.10.3.Demo ortamında idare gerekli internet erişim, kesintisiz güç kaynağı, projeksiyon cihazı vb. malzemeleri hazır bulundurmalıdır.

2.10.4.Tüm değerlendirmelerin ihale komisyonu üyeleri tarafından yapılması kaydıyla demoya idareden gerek görülen kadar personel katılabilir ancak karara katılamaz.

2.1.10.5.Demoya istekli adına aynı anda 5 kişiyi geçmeyecek sayıda üyeler katılabilir.

2.1.10.6.Demo için gerekli bilgisayar, yazıcı, gerekli bağlantı kabloları istekliler tarafından sağlanmalı ve idarenin gösterdiği mekana demo başlama saatinden en az 1 saat önce kurulmuş ve çalışır duruma getirilmiş olmalıdır.

2.1.10.7.Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.

2.1.19.Uygulama yazılımı, hizmetin her kademesinde barkod uygulamalarını destekliyor olmalıdır. Hastaların ikinci gelişlerinde otomatik hasta tanıtım etiketi, poliklinik sıra etiketi, kontrol sıra etiketi, sonuç gösterme sıra etiketi, yatış etiketi, refakat etiketi, arşiv etiketi, laboratuar etiketi, demirbaş tanıtım etiketi, stok etiketi, ilaç tanıtım etiketi demo esnasında çıktı alınmak suretiyle kuruma gösterilecektir.

2.1.20.Demo idarenin sağlayacağı bir mekanda yapılmalıdır.

2.1.21.Yapılacak olan demo sonucunda ihale komisyonu üyeleri ve firma yetkilisi/yetkilileri tarafından imzalanmış demo raporunun tutulması ve ihale dosyasında saklanması gerekmektedir. Firma yetkililerince herhangi bir sebepten dolayı tutanak imzadan imtina edilirse, bu durum tutanakta açıkça belirtilmelidir.

2.1.22.Demoda sorgulanan modüllerin herhangi birini gösteremeyen veya sorgulamalara cevap veremeyen istekliler ihale dışı bırakılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

İdarece ihaleye teklif veren Maslak Bilgi İş. Tem. Turz. Dış Tic. San. Ltd. Şti. dışındaki isteklilere demo yaptırıldığı, sadece Akgün Bil. Prog.ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin yapılan demonstrasyon sonucu yeterli olduğu sonucuna varıldığı ve ihalenin bu istekli üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

İdarece 07.12.2010 tarihinde başvuru sahibine demo yapmak üzere çağrıldığı, tutulan tutanakta; “ Yapılan demo neticesinde; teknik şartnamenin 4.6.1. raporlamada da hiyerarşik yetkilendirme mümkün olmamıştır. Teknik şartnamenin 10.8.4.6. performans işlemleri, hesaplama işlemleri dönemsel olarak yapılabilmeli dönem işlemlerinde kesinleşen muhasebeleşen dönemler için yetkili kullanıcı tarafından kilitleme yapılarak müdahale edilmesi engellenebilmelidir. Teknik şartnamenin aşağıdaki maddeleri gereği; 10.8.4.16 Döner sermaye inceleme komisyonu ve döner sermaye komisyonu karar defterleri sistem üzerinde düzenlenebilmeli ve geçmişe yönelik olarak bu defterler sorgulanamamıştır. 10.9.3.1. Maaş bordrosu, ek fark bordrosu, fazla mesai bordrosu, vb. personel ücret ödemelerine ilişkin tüm bordrolar hazırlanamamıştır. 10.9.3.5. Her türlü ödemeler ve kesintiler hesaplanmalıdır. Buna bağlı olarak a)ücretler netten brüte ve brütten nete dönüştürülememiştir. 10.9.3.7. Gerekli görülmesi halinde her türlü yasal raporları hazırlamalıdır, b) SSK aylık bildirge hazırlanamamıştır, h) SSK 4 aylık bildirge hazırlanamamıştır, e) İşsizlik ödeneği talep formu hazırlanamamıştır.” şeklinde yazılı olduğu, yine tutanağın devamında firma yetkilileri tarafından tutanağa konulan şerhte; “ Demonun komisyon huzurunda gerçekleştirildiğini, demonstrasyonda teknik şartname maddelerinin soru-cevap şeklinde komisyon huzurunda tam ve eksiksiz şekilde gösterildiği, tutanakta karşılanamadığı belirtilen maddelere ilişkin mümkün olmamıştır, engellenebilmelidir, sorgulanamamıştır, hazırlanamamıştır, dönüştürülememiştir şeklindeki ifadelerin subjektif ve taraflı değerlendirmeler olduğu, söz konusu maddelerin eksiksiz ve ihtilafa yer vermeyecek şekilde gösterildiği” hususları belirtilmiştir.

İncelemeye konu ihalede, ihale dokümanı kapsamında yer alan teknik şartnamede, teklif edilen ürünlerin teknik şartnameye uygunluğunun idarece yapılacak demonstrasyon değerlendirmesi sonucunda tespit edileceğinin belirtildiği, değerlendirmenin ihale dokümanında yer alan düzenlemeler çerçevesinde yapıldığı anlaşılmış olup, numune değerlendirmesiyle ilgili teknik belirlemenin idarenin takdir ve sorumluluğunda olduğu hususu da göz önüne alındığında, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Başvuru süreleri” başlıklı 6 ncı maddesinde; idareye şikayet süresinin; ihale sürecindeki şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gün olduğu, ancak, ilan ile ön yeterlik veya ihale dokümanına yönelik şikayetlerin, birinci fıkradaki süreleri aşmamak kaydıyla başvuru veya teklif sunulmadan önce en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabileceği hüküm altındadır. Başvuru sahibinin ihale komisyonunda yer alan üyelerin ihale konusu işte uzmanlıklarının bulunmadığı hususunu ihale günü öğrenmesine rağmen bu konuda süresinde şikayet başvurusunda bulunmadığı, demonstrasyon tutanağında imzaların tamam olduğu, başvuru sahibi firma yetkilileri tarafından düşülen şerhte de demo yapıldığı sürede komisyonun tam olarak toplandığının belirtildiği görüldüğünden başvuru sahibinin bu hususlara yönelik iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi uyarınca itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.

Dr. Hasan GÜL

Başkan****

Ali Kemal AKKOÇ

II. Başkan****

Hicabi ECE

Kurul Üyesi****

Ali KAYA

Kurul Üyesi****

Bahattin IŞIK

Kurul Üyesi****

Hakan GÜNAL

Kurul Üyesi****

Kazım ÖZKAN

Kurul Üyesi****

Erkan DEMİRTAŞ

Kurul Üyesi****