KİK Kararı: 2010/UH.I-689

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2010/018
Gündem No : 25
Karar Tarihi : 02.03.2010
Karar No : 2010/UH.I-689
BAŞVURU SAHİBİ:
Crs Özel Güvenlik Koruma ve Eğitim Hiz. Ltd. Şti., Hamidiye Mah. Abdülezepaşa Cd. Ergülü Apt. No:5 Selçuklu|konya

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Toprak Mahsulleri Ofisi Akşehir Şube Müdürlüğü, İstasyon Mah.Nato Yolu No:52 Akşehir/KONYA

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2009/158496 İhale Kayıt Numaralı "Tmo Akşehir Şube Müdürlüğü ve Bağlı İşyerleri ile Geçici Ekiplerde 22 Noktada 77 Personel ile Özel Güvenlik Hizmet Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

10.02.2010 tarih ve I.H.03.24.0227/2010-41E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Toprak Mahsulleri Ofisi Akşehir Şube Müdürlüğü tarafından 17.12.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “TMO Akşehir Şube Müdürlüğü ve Bağlı İşyerleri İle Geçici Ekiplerde 22 Noktada 77 Personel İle Özel Güvenlik Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Crs Özel Güvenlik Koruma ve Eğitim Hiz. Ltd. Şti.’nin 14.01.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 18.01.2010 tarihli yazısı ile reddi, başvuru sahibinin 28.01.2010 tarih ve 1756 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.01.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1. Kesinleşen ihale kararının kendilerini tebligatı yapılmadan, ihale üzerinde bırakılan istekli ile sözleşmenin imzalandığı, şikayet haklarının ellerinden alındığı,

2)İhale üzerinde bırakılan istekliye yapılan aşırı düşük teklif sorgulama ve değerlendirilme işlemlerinin mevzuata uygun olmadığı,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

21.12.2009 tarihli ihale komisyon kararının incelenmesi neticesinde, şikayete konu ihaleye 5 isteklinin katıldığı, Kral Özel Güv. Hiz. Ltd. Şti.’nin teklif zarfı içerisinde teklif mektubu ve geçici teminatın olmadığı gerekçesiyle, A.B.M Özel Güv. Hizm. Ltd. Şti.’nin teklif zarfının boş olması gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür. Geçerli teklifler arasında yer alan VİP Güv. ve Kor. Hizm. Tic. Ltd. Şti. ve Samet Özel Güv. San. Tic. Ltd. Şti.’nden teklif bileşenlerine ilişkin olarak açıklamanın istenildiği, süresi içerisinde VİP Güv. ve Kor. Hizm. Tic. Ltd. Şti.’nin açıklamasını sunmadığı gerekçesiyle teklifi reddedilmiş olup, açıklaması uygun görülen Samet Özel Güv. San. Tic. Ltd. Şti. ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

İhale işlem dosyasının incelenmesi sonucunda, kesinleşen ihale kararının 21.12.2009 tarihinde Samet Özel Güv. San. Tic. Ltd. Şti.’ne tarafından elden tebliğ edildiği, diğer isteklilere kesinleşen ihale kararının tebliğin sehven unutulduğu, 31.12.2009 tarihinde de anılan istekli ile sözleşmenin imzalandığı tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin 13.01.2010 tarihli şikayet başvurusunda, kesinleşen ihale kararının kendilerine 12.01.2010 tarihinde tebliğ edildiği, gelen yazı üzerinden kararın 07.01.2010 tarihinde postaya verildiği ve idarenin uygulamasının mevzuata aykırılık teşkil ettiği iddia edilmiştir.

İdarenin 18.01.2010 tarihli cevabi yazısı ekinde yer alan kararda; kesinleşen ihale kararının gönderilmesinin sehven unutulduğu ve 10 günlük süre beklenerek ihale üzerinde kalan istekli ile sözleşmenin imzalandığı belirtilmiştir. Ayrıca karar içeriğinde; C.R.S. Özel Güv. Kor. ve Eğt. Hizm. Ltd.Şti. adına şikayet başvurusunda bulunan ve dilekçede vekil/temsilcisi bölümünde ismi yer alan Cengiz Canbaz’a ait yetki belgesi ve imza sirkülerinin de dilekçe ekinde yer almadığı ifade edilmiştir.

İhale işlem dosyası incelendiğinde, başvuru sahibinin şikayet dilekçesi ekine Cengiz Canbaz’ın şirketi temsile yetkili olduğuna ilişkin olarak bilgi belgeler ile imza sirkülerinin eklenmediği, şikayetçi firmanın teklif dosyası içerisinde de anılan şahsın temsile yetkili olduğuna ilişkin herhangi bir belgenin de bulunmadığı anlaşılmıştır. İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 8 inci maddesinin 4 üncü fıkrasında, şikayet başvurularında başvuruda bulunmaya yetkili olunduğuna ilişkin belgelerin bulunması gerektiği, teklif zarfı içerisinde anılan belgeler bulunuyorsa dilekçe ekinde aranmayacağı belirtilmiş ve anılan yönetmeliğin 10 uncu maddesinin 2 nci fıkrasına göre söz konusu eksiklik nedeniyle başvuruların idare tarafından reddedilmesi gerektiği ifade edilmiştir.

Ancak, 4734 sayılı Kanunun 55 ve 56 ncı maddelerinde, itirazen şikayet başvurusu için süresi içerisinde idareye şikayet başvurusunun yapılması gerektiği belirtilmiş olup başvuruların şekillerine ilişkin bir hüküm yer almamaktadır. Başvuru sahibinin itirazen şikayet dilekçesinde şikayet başvurusunun kendileri tarafından yapıldığının zımnen kabul edildiği, itirazen şikayet başvurusunun mevzuatta belirlenen sürelere ve şekil şartlarına uygun olduğu hususları birlikte değerlendirildiğinde, itirazen şikayet başvurusunun kabul edilerek, başvurunun esastan incelenmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

İdarenin 18.10.2010 tarihli cevabında da belirttiği üzere, komisyon tarafından kesinleşen ihale kararı diğer 4 istekliye gönderilmemiş ve 31.12.2009 tarihinde ihale üzerinde bırakılan istekli ile sözleşme imzalanmıştır. C.R.S. Özel Güv. Kor. ve Eğt. Hizm. Ltd. Şti. gönderilen kesinleşen ihale kararında, mektubun 31.12.2009 tarihinde iadeli taahhütlü olarak gönderildiği belirtilmiş olmakla birlikte, ihale işlem dosyası içerisinde yer alan tebligat alındısında yer alan “RR019728774040” barkod numarası kullanılarak PTT’nin resmi internet sitesi üzerinden yapılan inceleme neticesinde mektubun 07.01.2010 tarihinde postaya verildiği görülmüştür. 4734 sayılı Kanunun 41 inci maddesinde, kesinleşen ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen 3 gün içerisinde ihaleye katılan tüm isteklilere bildirilmesi gerektiği, bütün isteklilere kararın tebliğ edildiği tarihten sonraki 10 gün içerisinde sözleşmenin imzalanamayacağı hüküm altına alınmıştır.

İdare tarafından yapılan işlemlerin incelenmesi sonucunda, idarenin hem kesinleşen ihale kararının bildirilmesi, hem de sözleşmenin imzalanması hususlarında Kanunun 41 inci maddesinde belirtilen sürelere uymadığı, bildirimin ve imzalanan sözleşmenin mevzuata uygun olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

İdari şartnamenin 2 nci maddesinde ihale konusu işin adı 77 personel ile özel güvenlik hizmet alımı olarak belirtilmiş olup, 48 nci maddesinde işin süresinin 12 ay olduğu ifade edilmiştir.

Aynı şartnamenin 25 inci maddesinde teklif fiyata dahil giderlere yer verilmiş olup ihale dokümanı içerisinde yer alan teknik şartname içeriğinde işin ayrıntılı tanımına ve personele verilmesi öngörülen kıyafet ve malzemelere yer verildiği görülmüştür.

4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesinde; “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.” hükmü yer almaktadır.

İhale komisyonu kararı incelendiğinde; geçerli sayılan üç teklifin de karsız yaklaşık maliyetin altında ve birbirlerine çok yakın bedellerde olduğu, görülmekte olup idarenin VİP Güv. ve Kor. Hizm. Tic. Ltd. Şti. ile Samet Özel Güv. San. Tic. Ltd. Şti.’nden açıklama istediği halde Samet Özel Güv. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklif bedeli ile 856,38 TL fark olan başvuru sahibinden açıklama istememesinin nedeni ihale işlem dosyası içeriğinden anlaşılamamıştır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin 79 uncu maddesinde özel güvenlik hizmeti alımlarında yapılacak olan aşırı düşük teklif değerlendirilmesine ilişkin olarak takip edilecek yol ve usule ilişkin hükümlere yer verilmiştir.

İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan açıklamanın incelenmesi neticesinde, teknik şartnamede belirtilen ve personele verilmesi öngörülen kıyafetlere ilişkin olarak B&M Tekstil Reklam Tanıtım Hizmetleri –Kaan Tiryaki’den alınmış olan faturaya yer verildiği görülmüştür. Ancak, söz konusu faturada yer alan malzemelere ilişkin olarak faturayı düzenleyen firmaya ait birim ortalama maliyet tespit raporunun eklenmediği görülmüş olup söz konusu faturaların açıklamalarda kullanılamayacağı anlaşılmıştır.

Ayrıca, açıklama içerisinde başvuru sahibine ait noter onaylı demirbaş defterine yer verildiği görülmüş olup defter içerisinde B&M Tekstil Reklam Tanıtım Hizmetleri –Kaan Tiryaki’den alınan faturada yer alan malzemelerin adedine ve bedellerine ilişkin bilgilerin yer aldığı tespit edilmiştir. Ancak, Tebliğin 79.5.5 inci maddesinde isteklilerin envanter defterlerine yer vermesi gerektiği ve defterin SMMM ve YMM tarafından onaylanması gerektiği belirtilmektedir. İhale üzerinde bırakılan istekli tarafından sunulan defterin envanter defteri olmayıp, demirbaş defteri olduğu ve sayfalarında SMMM veya YMM onayının olmadığı, noter onayının bulunduğu anlaşılmıştır. Anılan Tebliğ hükmü gereği onaylı envanter defteri sunulmadığı gerekçesiyle söz konusu açıklamanın şeklen mevzuata uygun olmadığının anlaşıldığı, Samet Özel Güv. San. Tic. Ltd. Şti.’nin açıklamasının uygun bulunmayarak teklifinin reddedilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır. Bununla birlikte, idarenin aşırı düşük teklif sorgulamasını hangi kritere ve bedele göre yaptığı anlaşılamamış olup, ihale üzerinde bırakılan istekli ile arasında 856,38 TL fark olan başvuru sahibinden de teklifi ile ilgili olarak açıklamalarının istenerek ihalenin bu doğrultuda sonuçlandırılması gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Samet Özel Güv. San. Tic. Ltd. Şti. tarafından yapılan açıklamanın uygun bulunmayarak teklifinin reddedilmesi, başvuru sahibine ait teklife aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması suretiyle ihale işlemlerine mevzuata uygun olarak devam edilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.