KİK Kararı: 2010/UH.I-501

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2010/012
Gündem No : 35
Karar Tarihi : 09.02.2010
Karar No : 2010/UH.I-501
BAŞVURU SAHİBİ:
Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti., -||çetin Emeç Bulvarı|4.Cadde|5/3||a.Öveçler|merkez|ankara

İHALEYİ YAPAN İDARE:
İskenderun Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, Süleymaniye Mah.Kazım Karabekir Cad.No:1 İskenderun/HATAY

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2009/159145 İhale Kayıt Numaralı "Hbys (Otomasyon) Hizmet Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

01.02.2010 tarih ve I.H.00.63.0063/2010-2E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

İskenderun Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından 09.12.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “HBYS (Otomasyon) Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Akgün Bilgisayar Program ve Hizmetleri San. Tic. Ltd. Şti.’nin 22.12.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 22.12.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 06.01.2010 tarih ve 285 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 06.01.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

21.12.2209 tarihinde tebliğ edilen 16.12.2009 tarih ve 2481 sayılı kesinleşen ihale kararında; _“…Teknik şartname gereği demo istemi yapılmış olup, firmanız demoya katılmıştır. Teknik şartnamenin 2.1.25 maddesi gereğince programını komisyon üyelerine göstermiştir. Teknik şartnamenin 16.4.6 maddesi, 16.7.1.23 maddesi, 3.1.2 maddesi, 16.9.1.4 maddesi, 16.9.1.8 maddesi yerine getirilmediği tutanakla tespit edilmiş olup ihale dışı bırakıldınız” _denildiği,

Bunun üzerine 22.12.2009 tarihinde kayda alınan şikayet başvurusunda bulunarak idare tarafından belirtilen tarih ve saatte demonstrasyon yapmak için idarede hazır bulundukları, şartname gereğince HBYS yazılımının şartnameye uygunluğunu göstermiş olmalarına rağmen kesinleşen ihale kararında belirtilen hususlarda ihale dışı bırakılmalarının mevzuata aykırı olduğunun belirtilerek işlemin geri alınması yönünde talepte bulundukları,

İdarenin 28.12.2009 tarihinde tebliğ edilen cevabında; “Teknik şartname maddeleri sorularak eksiklikler tespit edilmiştir. Firma elemanı çağrıldığı halde demo tutanağını imzalamaya ve almaya gelmemiştir” denilerek şikayet başvurularının reddedildiği,

İdarenin ileri sürmüş olduğu hususların aksine demonstrasyon esnasında firmalarının hazır bulunduğu yetkililerine herhangi bir bildirimde bulunulmadığı, teknik şartnamede eksiği kabul edilen hususlar hakkında firmalarına teknik açıklama şansı verilmeksizin ihale komisyonunun tek taraflı tanzim etmiş olduğu tutanakla değerlendirme dışı bırakıldıkları, firma yetkilisinin imza atmaya gelmediği hususunun gerçeği yansıtmadığı,

Firma yetkililerinin hazır bulunduğu ve iki tarafın iştiraki ile gerçekleştirilen demonstrasyonda idare tarafından tek taraflı tanzim edilmiş olan tutanakla firmalarının değerlendirme dışı bırakılarak hali hazırda hizmet veren ve yaklaşık 19.000 TL daha yüksek teklif sunan firma üzerinde ihalenin bırakılmasının mevzuata aykırı olduğu,

İdare tarafından gerçekleştirilen zincirleme işlemler bütününün 4734 sayılı Kanun ikincil mevzuat ve idare hukukunun genel ilkelerine uygun olmadığı,

Danıştay kararlarında da açıkça hükme bağlandığı üzere idareye tanınan takdir yetkisinin mutlak ve sınırsız olmayıp, tüm eylem ve işlemlerde özellikle takdirine bırakılan konularda kamu yararının gözetilmesinin zorunlu olduğu, bahse konu işlemde ise idarenin eksik tespit etmiş olduğu hususları iki tarafında hazır bulunduğu demonstrasyonda değil daha sonra tek başına düzenlemiş olduğu tutanak ile iddia ettiği,

Benzer bir olaya ilişkin Ankara 8. İdare Mahkemesinin 2008/1659 E, 2009/956 K. sayılı kararının bulunduğu, söz konusu kararda; “…Olayda, ihalenin bir parçası olarak demo sunumuna ilişkin davacının eksikliklerinin tespitine yönelik sunuma katılan ihale komisyonu ve sunumda bulunan kişiler tarafından imzalanan bir tutanağın bulunmadığı, takdire dayalı olarak değerlendirme yapıldığı, takdir yetkisinin nasıl kullanıldığının açık ve net bir şekilde ortaya koyulmadığı, sunum sırasında belirlenen eksikliklere ilişkin herhangi bir uyarıda bulunulmaksızın sonradan tebliğ edilen ihale komisyonu kararı ile davacının ihale dışı bırakıldığı sabit olup, idarelere tanınan takdir yetkisi mutlak ve sınırsız olmayıp, objektif kurallar çerçevesinde kullanılabileceğinden, demo gösterisi sırasında eksikliklerin herhangi bir tespiti yapılmaksızın sonradan verilen kararla davacının ihale dışı bırakılarak idarenin takdir yetkisinde bulunduğundan bahisle davacı şirketin itirazen şikayet başvurusunun reddine yönelik dava konusu işlemde hukuka uyarlılık bulunmamaktadır” denildiği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuru sahibinin teknik şartnamenin ilgili hükümlerini karşılayamadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığını gösterir kesinleşen ihale kararının anılan firmaya tebliği üzerine 22.12.2009 tarih ve 516 sayılı dilekçe ile idareye şikayet başvurusunda bulunduğu, idarenin söz konusu şikayet ilişkin 22.12.2009 tarih ve 2506 sayılı cevabında;

“…Firmanızla 11.12.2009 tarihinde demo yapılmıştır. Komisyon hazır olduğu firma hazırlığını tamamlamadığından saat:10.00’da demoya başlanılmamıştır. Komisyonumuz iyi niyetiyle sabırla beklemiş ve demonun sonlanması için 16:30’a kadar beklemiştir. Demonstrasyonda yazınızda belirtildiği üzere herhangi bir gergin ortam yaşanmamış olup, komisyonumuz teknik şartname maddeleri sorularak eksiklikler tespit edilmiştir. Firma elemanı çağrıldığı halde demo tutanağını imzalamaya ve almaya gelmemiştir.” denilerek şikayet başvurusu uygun bulunmamıştır.

İdari şartnamenin “diğer hususlar” başlıklı 54.7 maddesinde; “İsteklinin yapacağı tanıtım (DEMO) sonunda ihale komisyonundan yeterlilik alması zorunludur. Tekliflerin değerlendirilmesinde, önerilen yazılım ve/veya donanımın teknik nitelik ve hastane ihtiyaçlarını karşılama düzeyi (demonstrasyon) ele alınacaktır. Belge değerlendirmeleri sonucunda eksik belgesi olmayan ve en düşük fiyat veren yüklenici firmadan başlamak üzere demo yapılacaktır. Demo, hastanemiz toplantı salonunda, komisyon huzurunda, en düşük fiyat avantajına göre firmalar sıralanarak ihaleden sonraki ilk iş günüden itibaren saat 10:00’da başlamak üzere her demoya bir gün verilecektir. Demoya katılacak firmalara günleri tebliğ edilecektir. Demo için gelen istekliler Teknik Şartnamede istenilen tüm özellikleri gösterebilmek amacı ile tam teçhizatlı olarak hazır bulunmak zorundadır. İdare demo için İhale Komisyonu üyelerinden teknik bir heyet kuracak bu heyet tüm modüllerin işlevlerini kontrol edecektir. Demo sonrasında ihale komisyonu tarafından düzenlenecek ilgili Demo Yeterlilik Tutanağına satıcı firmanın demoya katılan yetkili temsilcisi de imza atacaktır. Bu demo sonunda Teknik Şartnamede yer alan tüm yazılım modüllerinin içerisinden İhale Komisyonu tarafından talep edilecek içeriklerinin teklif edilen yazılım tarafından karşılanıp karşılanmadığını tespit amacıyla; her modülün işlevleri ve bu işlevlerin yerine getirilmesinden sonra o modülden alınması gereken (defter çıktıları, istatistiki raporlar, standart formları, personel listeleri,faturalar, maaş bordroları ve listeleri, demirbaş listeleri vb. listeler ve raporlar olup, bu rapor ve listeler her modülün içinde en ufak ayrıntısına kadar açıklanmıştır) çıktılar kontrol edilecek, İhale Komisyonunun onayladığı firmaların teklifi İhale Komisyonunca değerlendirmeye alınacaktır.Demo yapılması neticesinde teklifte sunulan herhangi bir madde veya alt maddelerin Teknik Şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır” düzenlemesi yer almakta olup benzer düzenleyeme teknik şartnamenin 2.1.25 maddesinde de yer verilmiştir.

Bahse konu ihalede ihale dokümanında belirtilen saatte ihale komisyonu tarafından teklif zarfları açılarak isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrolü yapıldıktan sonra istekliler ve teklif bedelleri açıklanarak tutanağa bağlanmıştır. İhale komisyonun tüm tekliflerinin geçerli olduğunun tespiti yapıldıktan sonra ihaleye teklif veren tüm firmalar en düşük tekliften başlamak üzere birer gün arayla demonstrasyon yapmaya davet edilmiştir.

İhale komisyonu üyeleri tarafından düzenlenen tutanaklarla 10.12.2009 tarihinde Meddata Bilişim İletişim Sistemleri Tic. San. Ltd. Şti.’nin, 15.12.2209 tarihinde Çözüm Bilgisayar Sat. Prog. Tic. Ltd. Şti.’nin demonstrasyon yapmak üzere gelmediği tespiti yapılarak anılan firmaların 15.12.2009 tarihli ihale komisyonu kararıyla teklifleri değerlendirme dışı bırakılmıştır.

Başvuru sahibi Akgün Bilgisayar Prog. ve Hiz. San. Tic. Ltd. Şti. 11.12.2009 tarihinde demonstrasyon yapmak üzere idareye davet edilmiş söz konusu davet yazısı başvuru sahibine elden tebliğ edilmiştir.

İhale komisyon üyelerinin tamamının katılımıyla düzenlenen 11.12.2009 tarihinde yapılan demonstrasyona ilişkin düzenlenen tutanakta;

“Teknik Şartnamenin madde 16.4.6 ‘Vezne modülü kapsamında gerçekleştirilen tüm tahsilat bilgileri; Muhasebe modülüne aktarılmalıdır’. Yazılımda işlem gerçekleştirilememiştir.

_ Teknik Şartnamenin madde 16.7.1.23 ‘Modül, ambar ve depoların bütünlük içerisinde hizmet vermesini sağlamalıdır’ Yazılımda işlem gerçekleştirilememiştir._

_ Teknik Şartnamenin madde 16.9.1.4 ‘Sisteme veri girişi mümkün olduğunca ilgili depertmanın sorumlularınca yapılmalı ve entegre bir sistemle muhasebeye aktarılmalıdır’. Yazılımda işlem gerçekleştirilememiştir._

_ Teknik Şartnamenin madde 16.9.1.8 ‘Tek Düzen Muhasebe Sisteminden (TDMS) aylık, 3 aylık, 6 aylık periyotlar halinde Mali tablolar çıkartılarak hastanede tutulan kayıt sistemine aktarılmalıdır’. Yazılımda işlem gerçekleştirilememiştir._

_ Teknik Şartnamenin madde 3.1.2 7 ‘Web tarayıcı üzerinden çalışan HBYS yazılımları ,web tarayıcılardaki güvenlik açıkları, yama güncellemelerinin gereksinimi, mause’a bağımlı kalınması ile kullanım zorluğu ve performans gibi sebeplerden dolayı tercih edilmeyerek ihale dışı bırakılacaktır’. Demo sırasında satınalma modülünüzün web tabanlı olması nedeniyle bu madde Teknik Şartnameye uymamaktadır.”_ denilmiş ve 15.12.2009 tarihli ihale komisyonu kararıyla başvuru sahibinin yapılan demonstrasyon sonrasında teknik şartnamenin bahse konu maddelerini karşılamadığı gerekçesiyle teklifi değerlendirme dışı bırakılmıştır ve söz konusu tutanak 15.12.2009 tarih ve 2467 sayılı yazı ekinde başvuru sahibine gönderilmiş ayrıca fakslanmıştır.

Bahse konu ihalede; idari şartnamenin 54.7 maddesinde ve teknik şartnamede demonstrasyonunun nasıl yapılacağı hüküm altına alınmıştır. Demonstrasyon yapmak üzere davet edilen ve yapılan demonstrasyon sonrasında düzenlenen tutanaklarda ihale komisyonu üyeleri ile demonstrasyonunu yapan firma yetkilerinin imzasının bulunacağı idari şartnamenin 54.7 maddesinde açıkça zikredilmiştir. İhale işlem dosyasında yapılan incelemede 2 firmanın demonstrasyon yapmak üzere idareye gelmemesi, ihale üzerinde bırakılan firmanın demonstrasyon tutanağının ihale işlem dosyasında yer almaması ve başvuru sahibine ilişkin düzenlenen demonstrasyon tutanağında da başvuru sahibi firmanın yetkililerinin imzasının bulunmaması, ayrıca başvuru sahibinin ihale komisyonunun tek taraflı tanzim etmiş olduğu tutanakla değerlendirme dışı bırakıldıkları iddiası ve idarenin ise anılan firma yetkililerinin tutanak imzalamaya gelmediklerine ilişkin beyanı üzerine idareden 22.01.2010 tarih ve 209 sayılı yazı ile; ihale üzerinde bırakılan Birim Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından yapılan demonstrasyon sonrasında yapılan demonstrasyona ilişkin bir Tutanak düzenlenip düzenlenmediği ile düzenlenmiş ise düzenlenen tutanağın bir örneğinin, ayrıca Akgün Bilgisayar Ltd. Şti. tarafından yapılan demonstrasyon sonrasında düzenlenen demo tutanağının firma yetkililerince imzalanmaya ve alınmaya gelinmediğine ilişkin bir tutanak düzenlenip düzenlenmediği hakkında bilgi verilmesi istenilmiş, idarenin bahse konu hususlara ilişkin bila tarih ve 61 sayılı yazısında; “ Birim Bilgi Teknolojileri A.Ş.’nin teknik şartnameye uygunluğu komisyon tarafından belirtilmiştir. Teknik Şartnameye uyduğundan bir başka tutanak düzenlenmemiştir. Akgün Bilgisayar Ltd. Şti. tarafından demo yapılmış olup, demoyla ilgili tutanak tutulmuş olup ancak firma yetkilisinin gelmediğinden tutanak imzalatılamamıştır. Firmanın gelmediğine dair bir başka tutanak tanzim edilmemiştir. Ancak Akgün Bilgisayar Ltd. Şti. firması idaremizce hazırlanan teknik şartnameye uymadığı tutanakla tespit edilmiş ve kararda bildirilmiştir” denilmiştir.

Teknik şartnamenin “Vezne Modülü” başlıklı 16.4 maddesinin 16.4.6 nolu alt maddesinde; “ Vezne modülü kapsamında gerçekleştirilen tüm tahsilat bilgileri; Muhasebe modülüne aktarılmalıdır” düzenlemesi,

Teknik şartnamenin “Stok takip, satınalma ve demirbaş işlemleri modülü” başlıklı 16.7 maddesinin 16.7.1.23 nolu alt maddesinde “ Modül, ambar ve depoların bütünlük içerisinde hizmet vermesini sağlamalıdır” düzenlemesi,

Teknik şartnamenin “Döner sermaye, muhasebe, fatura, finansman işlemleri modülü” başlıklı 16.9 maddesinin 16.9.1.4 nolu alt maddesinde; “ Sisteme veri girişi mümkün olduğunca ilgili depertmanın sorumlularınca yapılmalı ve entegre bir sistemle muhasebeye aktarılmalıdır” düzenlemesi,

Teknik şartnamenin madde 16.9.1.8 nolu alt maddesinde ; “Tek Düzen Muhasebe Sisteminden (TDMS) aylık, 3 aylık, 6 aylık periyotlar halinde Mali tablolar çıkartılarak hastanede tutulan kayıt sistemine aktarılmalıdır” düzenlemesi,

Teknik şartnamenin “yazılım alt yapısı” başlıklı 3.1 maddesinin 3.1.2 nolu alt maddesinde; “Web tarayıcı üzerinden çalışan HBYS yazılımları, web tarayıcılardaki güvenlik açıkları, yama güncellemelerinin gereksinimi, mause’a bağımlı kalınması ile kullanım zorluğu ve performans gibi sebeplerden dolayı tercih edilmeyerek ihale dışı bırakılacaktır” düzenlemesi,

yer almaktadır.

Bahse konu ihalede ihale komisyonunca ihaleye teklif veren isteklilerin teklif ettikleri otomasyon sisteminin teknik şartname hükümlerinin karşılayıp karşılamadığı yapılan demonstrasyon sonucunda tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kanunun “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37 nci maddesinin ikinci fıkrasında; “…Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” hükmü yer almaktadır.

Bahse konu ihalede başvuru sahibinin ihale komisyonu huzurunda demonstrasyon yaptığı ve yapılan demonstrasyon sonrasında teknik şartnamenin 16.4.6, 16.7.1.23, 3.1.2, 16.9.1.4, 16.9.1.8 maddelerini karşılamadığının ihale komisyonu tarafından tutanak altına alınması karşısında başvuru sahibinin teknik şartnamenin ilgili maddelerini karşılamadığı gerekçesiyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmamaktadır.

Diğer taraftan her ne kadar İdari Şartnamenin 54.7 nci maddesinde; “..Demo sonrasında ihale komisyonu tarafından düzenlenecek ilgili Demo Yeterlilik Tutanağına satıcı firmanın demoya katılan yetkili temsilcisi de imza atacaktır…” düzenlemesi yer almakta ve idare tarafından anılan firmanın demonstrasyon tutanağını imzalamaya gelmediğine ilişkin hususun ayrı bir tutanakla tespitinin yapılmadığı görülmekte ise de; idare tarafından demoyla ilgili tutanak tutulduğu ancak firma yetkilisi gelmediğinden tutanağın imzalatılamadığına ilişkin idarenin bila tarih ve 61 sayılı yazısı ayrıca söz konusu tutanak firma yetkilerini tarafından imzalanmış ve/veya imzalanmamış ve/veya itiraz şerhi konulmuş olsa dahi anılan firmanın yapılan demonstrasyon sonrasında tutanakta belirtilen teknik şartname hükümlerini karşılamadığının ihale komisyon üyelerince düzenlenen tutanağın tetkikinden anlaşıldığından, bu hususun ihalenin sonuçlandırılmasında esasa etkisinin olmadığı sonucuna varılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.