KİK Kararı: 2010/UH.I-379

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2010/009
Gündem No : 31
Karar Tarihi : 28.01.2010
Karar No : 2010/UH.I-379
BAŞVURU SAHİBİ:
Gürsel Turizm Taşımacılık ve Servis Tic. A.Ş., -||değirmenyolu Caddesi|birman İş Merkezi|11 K.6||içerenköy - Ataşehir|merkez|istanbul(Ana)

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığı, Ticarethane Sokak No:12 Sultanahmet Fatih/İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2009/150046 İhale Kayıt Numaralı "18 Güzergahta 10 (18+1) Kişilik Minibüs ile 8 Adet (30+1) Kişilik Midibas Hizmet Satın Alınma İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

27.01.2010 tarih ve I.H.00.55.0085/2010-1E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Osmanlı Arşivi Daire Başkanlığı tarafından 10.12.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “18 Güzergahta 10 Adet (18+1) Kişilik Minibüs ile 8 Adet (30+1) Kişilik Midibas Hizmet Satın Alınma İşi” ihalesine ilişkin olarak Gürsel Turizm Taşımacılık ve Servis Tic. A.Ş.’nin 18.12.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 25.12.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 06.01.2010 tarih ve 252 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.01.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından “18 Güzergahta 10 (18+1) Kişilik Minibüs ile 8 Adet (30+1) Kişilik Midibas Hizmet Satın Alma İşi” nin 10.12.2009 tarihinde ihale edildiği, söz konusu ihalede firmalarının aşırı düşük teklif olarak belirlendiği ve idarece istenen açıklamaların süresi içersinde sunulduğu, idareye yapılan şikayet başvurusu üzerine idarenin cevap yazısında, ihalenin yaklaşık maliyete en yakın firma olan ALTUR firmasına verildiğinin belirtildiği, firmaları ile ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifi arasındaki farkın araç başına sadece 2,50 TL olduğu, bu kadar bir farktan dolayı firmalarının bu işi yapamayacağının söylenemeyeceği, aradaki farkın idarenin lehine olduğu ifade edilmekte, Kurumca incelemenin yapılarak karar verilmesi talep edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Başvuru sahibinin iddiasına ilişkin olarak;

Şikayet konusu husus ile ilgili olarak idareye yapılan şikayet başvurusu üzerine idarenin cevap yazısında; “… Komisyonumuzca teklif veren firmaların dosyaları incelenerek verilen tekliflerin Başkanlığımızca hazırlanan yaklaşık maliyetin altında olması nedeniyle Komisyonumuzun ara kararına istinaden 10.12.2009 tarih ve 5653 sayılı yazımız ile düşük fiyat sorgulaması yapılmıştır. Cevapları gelen 4 firma (Mimtur Tur. Oto. Taş. Tic. Ltd. Şti., Ateştur Otobüs İş. San. ve Tic. Ltd. Şti., Altur Turizm Ser. ve Tic. Ltd. Şti., Gürsel Tur. Taş. ve Servis Tic. A.Ş.) elden asıl mühürlü ve imzalı belgelerle, 2 firma (Yalçın Tur. Taş. Tic. Ltd. Şti., Galiptur Nak. Öz. Güv.San. Tic. Ltd. Şti.) da faks mesajı ile fiyat sorgulamasına cevap vermelerine rağmen değerlendirmeye alınmıştır.

__

_Buna göre,_Mimtur Tur. Oto. Taş. Tic. Ltd. Şti.’nin cevabında maliyet bileşenlerini detaylı olarak açıkladığı, Ateştur Otobüs İş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin cevabında maliyet bileşenlerini detaylı olarak açıkladığı, Altur Turizm Ser. ve Tic. Ltd. Şti.’nin cevabında maliyet bileşenlerini detaylı olarak açıkladığı, Gürsel Tur. Taş. ve Servis Tic. A.Ş.’nin cevabında maliyet bileşenlerini detaylı olarak açıkladığı görülmüş, Yalçın Tur. Taş. Tic. Ltd. Şti. ile Galiptur Nak. Öz. Güv.San. Tic. Ltd. Şti. ise komisyonumuzun istediği ayrıntılı açıklamaları yapamamıştır.

__

Bütün bunlar neticesinde, Kurumumuzca belirlenen yaklaşık maliyete göre en yakın birim fiyat teklifi sunan, Ateştur Otobüs İş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’dir. Ancak daha önceki yıllarda Kurumumuzun personel taşıma hizmetini yapan söz konusu firma, eksik hizmet yüzünden defalarca ikaz edilmiş ve ceza uygulaması yapılmıştır. Bu sebepten dolayı ilgili firma, yaklaşık maliyete göre en yakın teklif vermesine rağmen 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun ilgili hükümleri gereğince değerlendirme dışı bırakılmış ve bunun üzerine Kurumumuzca belirlenen yaklaşık maliyete göre en yakın teklif durumunda kalan ve komisyonumuzun düşük fiyat sorgulamasına ayrıntılarıyla cevap veren Altur Turizm Ser. ve Tic. Ltd. Şti.’nin teklifinin en uygun teklif olduğuna karar verilmiştir. Bu durumda firmanızın teklifi ise Kurumumuzun belirlediği yaklaşık maliyete göre diğer firmalardan daha aşağıda kalmıştır.” ifadelerine yer verilmiştir. ____

Şikayet konusu ihalenin 2010 yılı personel taşıma işi için 10 adet minibüs (18+1 kişilik) ve 8 adet midibas (30+1 kişilik) olmak üzere toplam 18 adet sürücülü araç (01.01.2010-31.12.2010 tarihleri arasında) kiralanması işi olduğu ve işin süresinin 250 gün olduğu belirlenmiştir.

Söz konusu araçların birim fiyat cetvelinde gidiş dönüş km.leri belirtilen 18 ayrı güzergahta sabah ve akşam personel servisi olarak kullanılacağı, resmi tatil ve dini bayram günlerinde taşıma yapılmayacağı anlaşılmaktadır.

Şikayet konusu ihaleye ilişkin idare tarafından yaklaşık maliyet oluşturulurken İstanbul Ticaret Odasına ve İstanbul Toplu Taşımacılar Derneği’ne güzergah listesi ve gidiş dönüş mesafelerin yer aldığı tablonun gönderilerek, belirtilen güzergahlarda 2005 yılı model minibüs ve midibas araçlar için birim maliyetler istendiği, verilen maliyetlerin ortalamasının alınarak birim maliyetin hesaplandığı, hesaplanan birim maliyetin 250 gün ile çarpıldığı, üzerine % 3 sözleşme giderinin ve % 10 firma karının da eklenerek yaklaşık maliyetin oluşturulduğu belirlenmiştir.

İncelenen ihalede 10.12.2009 tarihli ihale komisyon kararı ile, yaklaşık maliyetin altında teklif veren tüm isteklilerden 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi çerçevesinde teklif bileşenlerinin maliyetine ilişkin açıklama istenilmesine karar verilmiş ve idarenin 10.12.2009 tarihli yazısı ile isteklilerin tekliflerinin detayına ilişkin açıklama ve avantajlı koşullarını belgelendirmeleri istenmiştir.

İdarece isteklilerden teklif bileşenlerine ilişkin açıklama istenirken, 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca önemli görülen maliyet bileşenlerinin belirtilmesi gerekmektedir.

İdarece, 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesine istinaden 10.12.2009 tarihli ve 5653 sayılı yazı ile isteklilerden tekliflerinin “ayrıntılı maliyet bileşenlerini içeren” cevaplarının belirtilen tarihte idareye sunulmasının istenildiği, ancak anılan yazıda teklifin önemli bileşenlerine ilişkin açıklamalarında yer verilmesi gereken hususlara ilişkin bir belirleme yapılmadığı tespit edilmiştir.

Kesinleşen ihale kararından Ateştur Otobüs İş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin daha önce idareye eksik hizmet vermesi ve 2006 yılında ceza uygulaması yapılması nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmaktadır. Ancak bu istekliden de aşırı düşük teklif açıklaması istenmiştir. Mevzuat uyarınca aşırı düşük teklif sorgulaması yaklaşık maliyete veya diğer tekliflere göre düşük teklif verdiği tespit edilen ve idarece geçerli olduğu belirlenen isteklilere yapılmaktadır. Bu açıdan değerlendirme yapıldığında, değerlendirme dışı bırakılan Ateştur Otobüs İş. San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin de aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulması mevzuata uygun bulunmamıştır.

Aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulan isteklilerden Mimtur Tur. Oto. Taş. Tic. Ltd. Şti., Ateştur Otobüs İş. San. ve Tic. Ltd. Şti., Altur Turizm Ser. ve Tic. Ltd. Şti., Gürsel Tur. Taş. ve Servis Tic. A.Ş.’nin süresi içerisinde tekliflerinin detayına ilişkin belgeleri sunduğu, Asgün Tur. Tek. Oto. Tic. Ltd. Şti.’nin ve Taştanlar Tur. Oto. İnş. ve Gıda Tic. Ltd. Şti.’nin süresi içerisinde istenen açıklamaları sunmadığı, Yalçın Tur. Taş. Tic. Ltd. Şti. ile Galiptur Nak. Öz. Güv. San. Tic. Ltd. Şti.’nin de faks yoluyla açıklamaları ilettiği belirlenmiştir.

İhale komisyonu tarafından isteklilerce sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının değerlendirilerek Asgün Tur. Tek. Oto. Tic. Ltd. Şti., Taştanlar Tur. Oto. İnş. ve Gıda Tic. Ltd. Şti., Ateştur Otobüs İş. San. ve Tic. Ltd. Şti., Yalçın Tur. Taş. Tic. Ltd. Şti. ve Galiptur Nak. Öz. Güv. San. Tic. Ltd. Şti.’nin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, 15.12.2009 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihalenin idarece hesaplanan yaklaşık maliyete en yakın teklifi sunan Altur Turizm Ser. ve Tic. Ltd. Şti. üzerinde bırakıldığı tespit edilmiştir.

Teknik şartnamenin 1.5 inci maddesinde; “ İdarece istenilen araçlar ihale tarihi itibarıyla en az 2004 model ve üzerinde olacaktır.” düzenlemesi,

İdari şartnamenin “ Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi” başlıklı 35 inci maddesinde; “ 35.1. Bu ihalede ekonomik açıdan en avantajlı teklif, en düşük fiyat esasına göre belirlenecektir.” düzenlemesi,

Bulunmaktadır.

İdari şartnamenin ilgili maddesinde belirtildiği üzere ekonomik açıdan en avantajlı teklif en düşük teklif olarak belirtilmiş iken idarece yaklaşık maliyete en yakın teklifin ekonomik açıdan en avantajlı teklif olarak belirlenmesinde mevzuata uyarlık bulunmamıştır. İdarece ihale üzerinde bırakılan isteklinin belirlenmesinde izlenen yöntemin keyfi ve subjektif değerlendirmelere yol açacak bir uygulama olduğu sonucuna varılmıştır.

Şikayet dilekçesinde belirtilen hususların neticelendirilmesi için aşırı düşük teklif açıklamalarını sunan isteklilerin sunduğu açıklamaların mevzuata uygun şekilde sunulup sunulmadığına karar verilmesi gerekmektedir.

İdarenin ihale konusu hizmetin maliyet bileşenlerine ilişkin açıklama istek yazısında, isteklilerce açıklanması istenilen önemli bileşenler belirlenmemiş ise de ihale konusu hizmette personel, yakıt, araç bakım giderleri ile amortisman/kira bedelinin önemli maliyet bileşeni olarak ele alınmasının kabul edilebilir bir yaklaşım olduğu sonucuna varılmıştır.

Diğer yandan, isteklinin sözleşmenin ifasında kendi malı araçları kullanacaksa amortisman bedeline, araç kiralamak suretiyle gerçekleştirilecekse kira bedeline ilişkin geçerli kabul edilebilecek şekilde sözleşme/proforma fatura vb. belgeleri mevzuatta öngörülen usule göre sunması gerekmektedir.

Sözleşmenin ifasında kullanılacak araçların, bandrol, sigorta, periyodik muayene vb. giderlerinin de sözleşme süresi içerisinde yükleniciye maliyet teşkil edeceği kabul edilmekle birlikte; ihale dokümanında ihale konusu hizmette çalıştırılacak araçların servis saatleri dışında veya çalışılmayan günlerde başka hizmetlerde kullanılmasını sınırlayan bir düzenlemeye rastlanılmadığından araçların gün içerisinde veya ihale konusu hizmet dışında başka işlerde de kullanılmasının mümkün olduğu; bu durum dikkate alındığında bahse konu giderlerin, münhasıran ihale konusu hizmetten kaynaklanan giderler gibi ihale konusu hizmetin maliyet bileşenleri içerisinde tam olarak gösterilmesinin gerekli olmadığı sonucuna varılmıştır.

İncelenen ihalede, başvuru sahibi tarafından aşırı düşük teklif açıklaması olarak 11.12.2009 tarihli yazı ekinde maliyet bileşenlerini gösteren bir sayfadan oluşan bir tablo sunulmuştur. Söz konusu tabloda 2004 yılı araçlara ilişkin birim fiyatın % 30’u akaryakıt, % 67’si diğer masraflar (yönetim giderleri, amortisman, kasko, sigorta), % 3’ü de kar olarak gösterilmiştir. Anılan isteklinin teklif fiyatı yaklaşık maliyetin 0,6933’üne karşılık gelmektedir.

İhale üzerinde bırakılan Altur Turizm Ser. ve Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamaları incelendiğinde; anılan istekli tarafından 11.12.2009 tarihli yazı ekinde maliyet bileşenlerini gösterir iki sayfadan oluşan tablo sunulmuştur. Maliyet tablosunda, minibüsler için 0,35 TL/km., midibüsler için 0,60 TL/km. yakıt bedeli öngörülmüş, bunun dışında zorunlu trafik sigortası, bandrol, köprü geçişleri için gider kalemlerine yer verilmiştir. Anılan isteklinin açıklamalarında, her aracı mal sahibi kendisi kullandığından şoför ücretinin ayrıca ödenmeyeceği ifade edilmiştir. Bu ifadeden söz konusu istekli tarafından araçların kiralama suretiyle temin edileceği anlaşılmaktadır.

Ekonomik açıdan ikinci avantajlı teklif sahibi olarak belirlenen Mimtur Tur. Oto. Taş. Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamaları incelendiğinde; anılan istekli tarafından 11.12.2009 tarihli yazı ile iki sayfadan oluşan teklifin bileşenlerini gösteren bir açıklama yapılmıştır. Maliyet açıklamasında, minibüsler için 0,35 TL/km., midibüsler için 0,55 TL/km. yakıt bedeli öngörülmüş, 18 adet personelin ücreti eklenmiş, köprü geçiş ücretleri ve araçların yıllık bakım ücretleri, sigorta amortisman masrafları ilave edilerek teklif fiyatı oluşturulmuştur.

4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesinde;****_“ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. _

__

İhale komisyonu;

__

a)İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,__

__

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,__

__

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,__

__

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

__

İhale komisyonu, aşırı düşük tekliflerin tespiti ve değerlendirilmesinde Kurum tarafından belirlenen kriterleri esas alır. Kurum bu maddenin uygulanmasında; aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değer veya sorgulama kriterleri ya da ortalamalar belirlemeye yetkilidir.” hükmü bulunmaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinde aşırı düşük teklif açıklamaları ekinde sunulacak belgelere ilişkin olarak;

“79.5.1. İstekliler tarafından proforma faturalarla açıklama yapılması durumunda; proforma faturada proforma fatura içeriği mala ilişkin olarak mükellefin son geçici vergi beyanname döneminde tespit edilen birim ortalama maliyet belirtilecek ve proforma faturaya, ilgili malın son geçici vergi beyanname dönemine ait bir alış ve bir satış faturası örneği eklenerek tasdik anlaşması yapılan YMM veya beyannamelerini imzalayan SMMM’ ye onaylatılmış olması zorunludur. Proforma fatura veren imalatçı ise; proforma fatura ekinde, ilgili mala ilişkin imalatçının son geçici vergi beyanname döneminde çıkartılan birim maliyet cetveli verilecektir. Sunulan birim maliyet cetveli, mükellefin tasdik anlaşması yaptığı YMM veya beyannamelerini imzalayan SMMM tarafından onaylanmış olacaktır.

79.5.2. İsteklilerce yapılan açıklamalarda teklifin bir bölümünü oluşturan iş kısımlarına ilişkin olarak piyasada o alanda faaliyet gösteren kişilerden alınan fiyat tekliflerinin sunulması halinde; söz konusu fiyat tekliflerinin ekinde, Vergi Usul Kanununa göre tutulması zorunlu olan yasal defter ve belgelere uygunluğu YMM veya SMMM tarafından onaylanmış maliyet tespit raporunun sunulması zorunludur. Söz konusu maliyet tespit raporunda, fiyat teklifi verilen işle ilgili varsa malların birim ortalama maliyetleri ile işçilik maliyetleri belirtilmelidir. Fiyat teklifinin kapsamında sadece mal bulunuyor ise; maliyet tespit raporu yerine, piyasadan alınan mallara ilişkin olarak (79.5.1) maddesinde belirtildiği şekilde proforma faturaların, fiyat teklifi veren kişinin üretici olması durumunda ise, son geçici vergi beyanname döneminde çıkartılan ilgili malın birim maliyet cetvelinin sunulması zorunludur.

...

79.5.8. Yapılan açıklamalarda, son geçici vergi beyanname dönemine ilişkin belgelendirme yapılamaması durumunda; belgelendirmede bir önceki geçici vergi beyanname dönemi esas alınabilir.

79.5.9. Aşırı düşük teklif sorgulaması sonucunda belgelere dayalı yazılı açıklama yapmayan veya ihale komisyonunca açıklamaları yetersiz bulunan isteklilerin teklifleri ile asgari işçilik maliyeti ve % 3 oranındaki sözleşme giderleri ile genel giderler toplamını karşılamayan teklifler gerekçesi belirtilmek suretiyle reddedilecektir.

...”

açıklaması yer almaktadır.

İsteklilerin 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi uyarınca yapmış oldukları açıklamaların Kamu İhale Genel Tebliğinde “Hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlığı altında yer alan açıklamalarda öngörülen usul ve şartlara uygun olup olmadığı yönünden incelenmesi sonucunda;

İncelenen ihalede teklif bileşenlerine ilişkin açıklama istenilen tüm isteklilerin, maliyetin önemli bileşeni olan yakıt tüketim miktarının tespitine dayanak teşkil eden belgeleri sunmadığı, Altur Turizm Ser. ve Tic. Ltd. Şti.’nin araç kiralamasına dayanak teşkil edecek belge sunmadığı, diğer istekliler tarafından kira ya da amortismana ilişkin bir belge sunulmadığı, araçların bakım maliyetine dayanak teşkil edecek belgelerin sunulmadığı tespit edilmiştir.

Sonuç olarak, incelenen ihalede şikayetçi de dahil olmak üzere aşırı düşük teklif kapsamında değerlendirilen isteklilerin teklif bileşenlerinin maliyetine ilişkin olarak yapılan açıklamalarda, maliyet bileşenlerinin Kamu İhale Genel Tebliğinde belirlenen kurallar çerçevesinde tevsik edilmediği anlaşılmış olup Tebliğin 79.5 inci maddesine göre isteklilerce yapılan açıklamaların geçerli kabul edilmesinin mümkün olmadığı; bu durumda, ihalede geçerli teklif kalmadığından ihalenin iptaline karar verilmesinin uygun olacağı sonucuna ulaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle;

1. 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

2. İhalede idari şartnamede yer alan düzenlemeye rağmen, ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde idarece mevzuata aykırı olarak yapılan uygulamanın incelenmesini teminen Başbakanlığa bildirilmesine,

Oybirliği ile karar verildi.