KİK Kararı: 2010/UH.I-2825

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2010/061
Gündem No : 33
Karar Tarihi : 20.09.2010
Karar No : 2010/UH.I-2825
BAŞVURU SAHİBİ:
Elit Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti., Moda Caddesi Şükran Apt. 97/6 Kadıköy/İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Zonguldak Karaelmas Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı, İncivez 67100 İncivez/Zonguldak

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2010/81383 İhale Kayıt Numaralı "Silahsız Özel Güvenlik Hizmeti Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

16.09.2010 tarih ve I.H.26.37.0253/2010-44E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Zonguldak Karaelmas Üniversitesi Rektörlüğü İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından 27.07.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “32 Kişi ile 4 Aylık Silahsız Özel Güvenlik Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Elit Özel Güvenlik Hizmetleri Ltd. Şti.’nin 16.08.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 17.08.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 26.08.2010 tarih ve 22449 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 26.08.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

Teklif dosyalarında sundukları “özel güvenlik faaliyet izin belgesi”, “iş deneyim belgesi” ve “kalite yönetim sistem belgesinin” üzerinde “örnektir” ibaresinin yer aldığı ve aslına uygun olduğu yönünde noter onayının bulunmadığı gerekçesiyle tekliflerinin değerlendirme dışı bırakıldığı, adı geçen belgelerin, aynı noterlikçe aslı görülerek yevmiye numarası verilen ve aynı noterlikte kalan suretlerinden çoğaltılarak sunulmuş olduğu ve belgelerde aslına uygundur şerhinin yer aldığı, bu yönüyle, sunulan belgelerde mevzuata aykırı bir hususun bulunmadığı iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekli” 31 inci maddesinde;

“1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

__

_(2) Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir.” _hükmü yer almaktadır.

Bu doğrultuda, idari şartnamenin 7.7.2 nci maddesinde, noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşımasının zorunlu olduğu, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanların geçerli kabul edilmeyeceği, 7.7.3 üncü maddesinde ise, isteklilerin istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilecekleri belirtilmiştir.

13.07.1976 tarih ve 15645 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin örnek verme şekillerini düzenleyen 95 inci maddesinin (a) bendinde ibrazdan örneğe ilişkin olarak; “ İlgili tarafından ibraz edilip, örneğin çıkartılması ve onaylanması istenilen bir belgenin usulünce örneğinin çıkartılarak verilmesine ibrazdan örnek çıkarma denir.

__

İbrazdan örneklerin altına (ibraz edilenin aynıdır) ibaresini kapsayan bir şerh konulur.

__

İbrazdan örnek vermede, örneklerden bir nüshası dairede saklanır. Bu nüshaya ilgilinin imzası (ibraz ettiğim aslına uygundur) şerhinin altına alınır. İbraz edilen aslına örneğin tarih ve yevmiye numarası yazılıp, noter mühürü ile mühürlenir.

__

Aslında bir bozukluk olan belgelerin, örneklerinde bu bozukluğun açıklanması şarttır.

__

İbraz olunan belgenin örneği ilgili tarafından dışarıda da çıkartılıp, onama için noterliğe ibraz olunabilir.

__

Bu takdirde örnek ile asıl belge noterlikçe karşılaştırılır. Asıl ve örneğin yekdiğerine uygunluğu şerhte belirtilir.

__

_ Her ne suretle olursa olsun çıkartılan örneklerde belgenin belirli bir kısmının örneği de ilgilinin isteği üzerine çıkartılabilir. Bu takdirde bu husus açıkça yazılır._” hükmüne yer verilmiştir.

Türkiye Noterler Birliğinin 01.02.2002 tarihli ve 16 sayılı Genel Yazısında; “ İLGİ: 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı genel yazımız.

****

İbrazdan örnek verme halinde, Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’ nin 95 nci maddesi hükümleri çerçevesinde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazımız ile sizlere duyurulmuştu.

****

Ancak bazı kurum ve kuruluşlarca tasdik şerhine (aslının aynıdır) ibaresinin konulmasının istendiği ve bazı noterlerce bu şekilde işlem yapıldığı yolundaki başvurular, Yönetim Kurulu’ nun 24.01.2002 günlü toplantısında görüşülmüş,

****

Yakınmaların önlenmesi ve birlikteliğin temini için ibrazdan örnek verme işlemlerinde noterlikçe verilecek şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’ nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi ve uygulamanın bu yönde yapılmasının bir kez daha hatırlatılmasına karar verilmiştir…” açıklaması,

15.04.2002 tarihli ve 39 sayılı Genel Yazısında; “ İLGİ: 1- 29.04.1998 günlü Hukuk 6344-47 sayılı,

****

2- 01.02.2002 günlü Hukuk 1955-16 sayılı,

****

Genel yazılarımız.

****

İbrazdan örnek verme halinde Noterlikçe verilen şerhin, Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi hükümlerine uygun şekilde düzenlenmesi gerektiği ilgi genel yazılarımız ile sizlere duyurulmuştu.

****

Ancak, son zamanlarda noterlerce yapılan ibrazdan örnek çıkarma işlemlerinde Noterlik Kanunu Yönetmeliği’nin 95 nci maddesi ile yukarıdaki genel yazılarımıza uygun olarak yapılan ve (ibraz edilenin aynıdır) şeklinde konulan şerhle çıkarılan örnek işlemlerinin bazı kurum ve kuruluşlarca kabul edilmemesi nedeniyle pek çok vatandaşın işlemlerinin muameleye konulmadığı ve bu nedenle bazı ihtilafların doğduğu öğrenilmekle konu, Yönetim Kurulu’nun 03.04.2002 günlü toplantısında yeniden görüşülerek yapılan inceleme sonunda;

****

…İbraz edilenin ASIL olması koşulu ile, ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (ibraz edilen aslının aynıdır) şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim metin asıl olup, örnek bundan çıkarılmıştır) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine…karar verilmiştir… ” açıklaması,

Anılan meslek kuruluşunun 04.12.2003 tarih ve 50 sayılı genelgesinde de; “ İLGİ: 15.04.2002 günlü Hukuk 5964-39 sayılı Genel Yazımız.

Her ne kadar örnek onay işlemleri ile ilgili olarak ilgide gösterilen genel yazı gönderilmiş ise de, bu konudaki tereddütlerin devam ettiği ve bazı ihale makamlarınca (aslına uygundur) şerhinin arandığı, aksine şerhleri içeren belgelerin kabul edilmediği anlaşıldığından konu Yönetim Kurulu'nun 20.11.2003 günlü toplantısında görüşülmüş,
...İbraz edilenin asıl olması koşulu ile ibrazdan örnek çıkarmak için noterliğe başvuran kişinin yapacağı işlemin niteliğine göre ve talebi alınmak suretiyle işlemin altına (iş bu suret aslına uygundur), şeklinde şerh konulması ve noterlik dairesinde alıkonulacak örneğin arkasına da (ibraz ettiğim aslına uygundur) ibaresi yazılıp altının ilgiliye imzalatılması suretiyle işlem yapılabileceğine... karar verilmiştir…” açıklaması yer almaktadır.

Başvuru sahibi isteklinin teklifinin, sunmuş olduğu TSE EN ISO 9001:2008 belgesi, iş bitirme belgesi ve özel güvenlik şirketi faaliyet izin belgesinin üzerinde “örnektir” ibaresinin bulunduğu, aslına uygun olduğunu gösteren noter onayının bulunmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı görülmüştür.

Anılan belgelerin incelenmesi sonucunda; TSE EN ISO 9001:2008 belgesinin 03.11.2009 tarihinde 19869 tasdik numarası ile; iş bitirme belgesinin 03.11.2009 tarihinde 19867 tasdik numarası ile ve özel güvenlik şirketi faaliyet izin belgesinin yine 03.11.2009 tarihinde 19868 tasdik numarası ile T.C. Zonguldak İkinci Noterliği tarafından onaylanmış olduğu, anılan belgelerin birer örneğinin adı geçen noterlik tarafından alıkonulduğu, bu belgelerin 05.01.2010 tarihinde aynı noterlikçe tekrar onaylanmış olduğu, sunulan belgelerin üzerinde ikişer adet tasdik numarasının, noter onayının ve aynı şekilde ikişer adet “örnektir” ibaresinin yer aldığı, ayrıca her üç belgenin üzerinde de “aslı gibidir” şeklindeki noterlik şerhinin yer aldığı, bu bağlamda, istekli tarafından inceleme konusu ihaleye ait teklif dosyası kapsamında sunulan belgelerin aynı noterlikçe ikinci kez onaylanması aşamasında, belge asıllarının ibraz edilmediği ancak noterliğin daha önce asıllarını görerek onayladığı ve birer örneğini sakladığı belge örneklerini esas alarak anılan belgeleri onaylamış olduğu sonucuna varılmış olup, bu onaylama işleminin belgenin aslına uygun olduğuna dair yapılmış bir onay niteliğinde olduğu anlaşılmıştır. Bu nedenle başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmüştür.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Elit Özel Güv. Hiz. Ltd. Şti.’nin teklifinin değerlendirmeye alınması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.