KİK Kararı: 2010/UH.I-158

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2010/005
Gündem No : 14
Karar Tarihi : 14.01.2010
Karar No : 2010/UH.I-158
BAŞVURU SAHİBİ:
Yeditepe Tanıtım Organizasyon Reklam Bilgi Belge Yönetimi San. ve Tic. Ltd. Şti., -||cumhuriyet Caddesi|uğur Apt.|30/2||fıstıkağacı|üsküdar|istanbul(Ana)

İHALEYİ YAPAN İDARE:
İstanbul Büyükşehir Belediyesi Boğaziçi İmar Müdürlüğü, Hacıosman Bayırı Maslak Sarıyer/ İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2009/145786 İhale Kayıt Numaralı "Boğaziçi İmar Müdürlüğü Arşivindeki Dosyaların Tasnifi, Ayıklanması, Dokümanların Sayısallaştırılması ve Birim Arşivinin Elektronik Arşive Dönüştürülmesi Hizmet Alımı İşi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

08.01.2010 tarih ve I.H.28.48.0263/2009-20E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

İstanbul Büyükşehir Belediyesi Boğaziçi İmar Müdürlüğü tarafından 17.11.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Boğaziçi İmar Müdürlüğü Arşivindeki Dosyaların Tasnifi, Ayıklanması, Dokümanların Sayısallaştırılması ve Birim Arşivinin Elektronik Arşive Dönüştürülmesi Hizmet Alımı İşi” ihalesine ilişkin olarak Yeditepe Tanıtım Organizasyon Reklam Bilgi Belge Yönetimi San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin 10.12.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 16.12.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 23.12.2009 tarih ve 25402 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 22.12.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1. İhalede benzer iş tanımı yapılırken araya “ve” bağlacı getirilerek iş tanımının daraltıldığı, böylece bazı istekliler lehine durum oluşturulduğu,

2. Sunulan iş deneyim belgesinin yanlış yorumlandığı, belgenin uzmanlık gerektiren tüm aşamaları karşıladığı, evrak tarama işinin uzmanlık gerektiren bir iş olmadığı, idarenin teknik şartnamede işin evrak tarama kısmı için uzman personel istememiş olmasının da bunu teyit ettiği,

3. İhale komisyonunda konunun uzmanı olan en az iki üyeye yer verilmesi gerektiği, ihalede bu şartın yerine getirilmediği,

İddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 55 inci maddesinin dördüncü fıkrasında itirazen şikayet başvurusuna ilişkin olarak; “Belirtilen süre içinde bir karar alınmaması durumunda başvuru sahibi tarafından karar verme süresinin bitimini, süresinde alınan kararın uygun bulunmaması durumunda ise başvuru sahibi dahil aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından idarece alınan kararın bildirimini izleyen on gün içinde Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir.” hükmü yer almaktadır.

Yapılan incelemede, başvuru konusu olan hususun 23.10.2009 tarihinde idareye şikayet dilekçesiyle düzeltilmesinin istendiği, bu başvurunun idare tarafından 30.10.2009 tarihli yazıyla reddedildiği tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi tarafından, süresinde idareye yapılan dokümana yönelik başvurunun reddi üzerine, 4734 sayılı Kanunun anılan hükmü gereğince bu kararın bildiriminden itibaren on gün içinde itirazen şikayet başvurusunda bulunması gerekirken, başvurunun bu süre geçtikten sonra yapıldığı tespit edilmiştir. Açıklanan nedenlerle, başvurunun reddi gerekmektedir.

2. Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Tanımlar” başlıklı 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde; “benzer iş” in, ihale konusu iş veya işin bölümleriyle nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer usullerle gerçekleştirilen, teçhizat, ekipman, mali güç ve uzmanlık ile personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellik taşıyan işleri ifade ettiği hüküm altına alınmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin hizmet alımlarında benzer işin belirlenmesine ilişkin olarak 72.3 üncü maddesinde “Birden fazla işin benzer iş olarak belirlenmesi halinde bu işlerin birlikte mi yoksa ayrı ayrı mı benzer iş olarak kabul edileceğinin şartnamede belirtilmesi gerekmektedir. Şartnamede bu konuya ilişkin bir açıklık bulunmaması halinde, benzer iş olarak belirlenen işlerin her birinin ayrı ayrı benzer iş olarak kabul edilmek suretiyle değerlendirme yapılması zorunluluğu bulunmaktadır.” açıklaması yer almaktadır.

İdari şartnamenin 7.6 ıncı maddesinde benzer iş; “En az bir kamu kurumuna veya özel sektöre tek bir sözleşmede fiziksel arşiv tabanlı olmak üzere kaydıyla; standart dosya planına uygun tasnif ve ayıklama ve evrak - dosya niteleme ve evrak – dosya – kutu etiketleme ve evrak – dosya kutulama ve farklı ebatlarda evrak tarama ve bu belgelere bilgisayar ortamında farklı noktalardan ulaşılabilecek şekilde arşiv yazılımı hazırlama işi benzer iş olarak kabul edilecektir.” şeklinde tanımlanmıştır.

Yapılan incelemede, başvuru sahibinin 23.10.2009 tarihinde, ihale ilanında ve idari şartnamede yer alan benzer iş tanımına ilişkin olarak zeyilname yapılması talebiyle idareye şikayet başvurusunda bulunduğu, bu başvurunun idare tarafından 30.10.2009 tarihli yazıyla reddedildiği, başvuru sahibinin idarenin başvuruyu reddeden kararına karşı süresinde itirazen şikayet başvurusunda bulunmadığı, bu hususu kesinleşen ihale kararının tebliğinden sonra 10.12.2009 tarihinde idareye yapılan şikayet başvurusunda yeniden ileri sürdüğü ve idarenin 16.12.2009 tarihli cevabıyla başvurusunun yine reddedildiği tespit edilmiştir.

Anılan mevzuat hükümleri, idari şartnamede yer alan düzenlemeler ve idarenin 30.10.2009 tarihli yazısı birlikte değerlendirildiğinde; idare tarafından işin önemi gereğince, isteklilerce sunulacak iş deneyim belgelerinde, fiziksel arşivleme ve bu arşivin sayısallaştırılarak hazırlanacak arşiv yazılımı vasıtasıyla bilgisayar ortamında erişimini sağlama işlerinin birlikte arandığı anlaşılmaktadır. Tebliğde, benzer iş tanımında birden fazla işin benzer iş olarak belirlenmesi durumunda, bu işlerin birlikte ya da ayrı ayrı değerlendirileceği şeklinde açık bir düzenleme bulunması gerektiği, bu konuya ilişkin bir açıklama bulunmaması durumunda bu işlerin ayrı ayrı değerlendirileceği belirtilmiştir. İhale konusu işin şartnamesinde, bu hususa ilişkin olarak, benzer iş tanımında sayılan işlerin, aralarına “ve” bağlacı yazılarak yer almasına rağmen, bu işlerin birlikte arandığına ilişkin açık bir düzenleme bulunmamakla birlikte, başvuru sahibi tarafından idareye bu konuyla ilgili zeyilname yapılması yönünde şikayet başvurusunda bulunulması ve idarenin bu başvuruyu reddeden cevap yazısının, Şikayet Tebliğinin “Şikayetin sonuçlandırılması” başlıklı 7 nci maddesinin 10 uncu fıkrası gereğince ihaleye katılan tüm isteklilere gönderilmiş olması dolayısıyla, ihale dokümanında bu hususta bir açıklık olmadığını söylemek mümkün değildir. Bu bakımdan, idari şartnamede yer alan benzer iş tanımındaki işlerin birlikte değerlendirilmesi gerekmektedir.

Başvuru sahibinin iş deneyim belgesi ve bu iş deneyim belgesine esas olan hak edişlere ilişkin belgeler incelendiğinde; işin fiziksel arşiv tabanlı bir iş olduğu ancak arşiv yazılımı hazırlama işini kapsamadığı, bu bakımdan idari şartnamede belirlenen benzer iş tanımını karşılamadığı görülmüştür. Bu nedenle başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

3. Başvuru sahibinin 3 üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “İhale komisyonu” başlıklı 6 ncı maddesinde; “İhale yetkilisi, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla, ilgili idare personelinden en az dört kişinin ve muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dahil olmak üzere görevlendirir.” hükmüne yer verilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları” başlıklı 19 uncu maddesinde;

“ (1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere Kanunun 6 ncı maddesi gereğince, ihale ilanı veya ön yeterlik ilanı ya da davet tarihini izleyen en geç üç gün içinde ihale komisyonunu oluşturur.

__

(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dahil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı ve diğer bir üyenin muhasebe veya mali işlerden sorumlu personel olması zorunludur. İhale komisyonunun görevlendirilmesi sırasında komisyonun eksiksiz toplanacağı dikkate alınarak, asıl üyeler ile bu üyelerin yerine geçecek aynı niteliklere sahip yeterli sayıda yedek üyenin isimleri ve bu üyelerin komisyonda hangi sıfatla yer alacakları belirtilir.

__

(3) İhale komisyonunun idarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak, ihaleyi yapan idarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması halinde Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabilir.” hükmü bulunmaktadır.

4734 sayılı Kanunun anılan hükmünde, ihale komisyonlarının en az beş kişiden oluşacağı, bu beş kişiden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı olacağı; Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinde ise ihale komisyonunun idarenin personelinden oluşması esas olmakla birlikte yeterli nitelikte ve sayıda personel bulunmaması durumunda Kanun kapsamındaki idarelerden komisyona üye alınabileceği düzenlenmiştir.

Başvuruya konu ihalede, ihale komisyon üyelerinden Mustafa Altunsoy’un “Arşiv ve Dosyalama Eğitimi” sertifikasına sahip olduğu, dolayısıyla ihale komisyonunda uzman üye olarak yer aldığı, ayrıca ihale komisyon üyelerinden Mehmet Kahveci’nin idarede müdür yardımcısı olarak görev yaptığı, idarede yönetici sıfatıyla çalışan ihale komisyon üyesinin işin uzmanı olduğu anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

Başvuruya konu ihalenin, Kamu İhale Kurulunun 14.01.2010 tarih ve 2010/UH.I-157 sayılı kararı ile iptal edildiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, başvurunun reddine karar verilmesi gerekmekle birlikte incelemeye konu ihale, Kurulun 14.01.2010 tarih ve 2010/UH.I-157 sayılı kararı ile iptal edildiğinden karar verilmesine gerek bulunmamaktadır.

Açıklanan nedenlerle;

Karar verilmesine yer olmadığına,

Oybirliği ile karar verildi.