KİK Kararı: 2010/UH.I-157

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2010/005
Gündem No : 15
Karar Tarihi : 14.01.2010
Karar No : 2010/UH.I-157
BAŞVURU SAHİBİ:
Yordam Bil. Tek. Dan. Eğ. ve Elk. Sist. San. Tic. Ltd. Şti. - Arşivist Diz.Arşiv Ktp. Ortak Girişimi, Rıhtım Caddesi Uzun Hafız Sokak No:9 Kadıköy / İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
İstanbul Büyükşehir Belediyesi Boğaziçi İmar Müdürlüğü, Hacıosman Bayırı Maslak Sarıyer / İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2009/145786 İhale Kayıt Numaralı "Boğaziçi İmar Müdürlüğü Arşivindeki Dosyaların Tasnifi, Ayıklanması, Dokümanların Sayısallaştırılması ve Birim Arşivinin Elektronik Arşive Dönüştürülmesi" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

06.01.2010 tarih ve I.H.27.93.0263/2009-17E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

İstanbul Büyükşehir Belediyesi Boğaziçi İmar Müdürlüğü tarafından 17.11.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Boğaziçi İmar Müdürlüğü Arşivindeki Dosyaların Tasnifi, Ayıklanması, Dokümanların Sayısallaştırılması ve Birim Arşivinin Elektronik Arşive Dönüştürülmesi” ihalesine ilişkin olarak Yordam Bilgi Teknoloji Danışmanlık Eğitim ve Elektr. Sist. San. Tic. Ltd. Şti. - Arşivist Dizayn Arşiv Kütüphanesi Belge Bilgi Yönt. ve Bilş. Sist. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin 15.12.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 17.12.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 21.12.2009 tarih ve 25121 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.12.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1. İdari şartnamede, isteklilerin ihale konusu işin yürütülmesinde kullanılacak makine, teçhizat ve diğer ekipmanın kendi malı olduğunu demirbaş raporu veya kira sözleşmesi ile tevsik edecekleri yönünde bir düzenleme yapıldığı, bu belgelerden birini teklifiyle birlikte sunmayan isteklilerin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

2. İdari şartnamenin diğer hususlar başlıklı bölümünde, isteklilerin ihale dokümanıyla kendilerine verilecek dosya/evrak örneklerini tarayarak bir numune tarama CD/DVD’si hazırlayacakları hususunun düzenlendiği, idarenin istediği numune CD/DVD’sini vermeyen istekliler ile bu numune CD/DVD’lerini şartnameye uygun olarak hazırlamayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

3. İdari şartnamenin diğer hususlar başlıklı bölümünde, isteklilerden teknik şartnamenin tüm maddelerine cevap olarak iş planı istendiği, bu belgeleri sunmayan istekliler ile eksik sunan veya sundukları belgelere ait sayfaların tümünü kaşeleyip imzalamayan isteklilerin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği,

4. Teknik şartnamede, isteklilerin ihale konusu işin yürütülmesinde kullanılacak makine, teçhizat ve diğer ekipmana ait orijinal broşürlerin ve açıklayıcı dokümanların sunulmasının istendiği, Türkiye’de imal edilen ve Türkiye’de resmi temsilciliği ve Türkçe internet sitesi olan makinelere ilişkin olan broşürlerin Türkçe olarak, yabancı bir ülkede imal edilen ve yabancı internet sitesine sahip olan makinelere ilişkin olan broşürlerin ise yeminli tercüman tarafından çevrilip noter tarafından onaylı olarak sunulması gerektiği, ihale üzerine kalan istekli ve diğer bütün isteklilerin tekliflerinin bundan dolayı değerlendirme dışı bırakılmaları gerektiği,

İddialarına yer verilmiştir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler ve kapasite raporu” başlıklı 41 inci maddesinde;

“(1) İşin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın sayısına ve niteliğine dokümanda yer verilir. Makine, teçhizat ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Ancak idare, işin niteliğinin gerektirdiği hallerde, ihale konusu işin yapılabilmesi için adaya veya istekliye ait olmasını gerekli gördüğü makine, teçhizat ve diğer ekipmanı yeterlik kriteri olarak belirleyebilir. Bu durumda, makine, teçhizat ve diğer ekipmanın, teknik kriterlerine yönelik olarak dokümanda düzenleme yapılmış ise, bu niteliğe yönelik belgelerin de başvuru veya teklif kapsamında sunulması zorunludur.

__

(2) Adayın veya isteklinin kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipman; ruhsat, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ya da yeminli mali müşavir raporu veya serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir.

__

(3) Geçici ithalle getirilmiş veya finansal kiralama yoluyla edinilmiş makine ve ekipman, kira sözleşmesinin sunulması ve ihalenin ilk ilan veya davet tarihine kadar olan kiralarının ödendiğinin belgelenmesi şartı ile adayın veya isteklinin kendi malı sayılır.

__

(4) İş ortaklığında makine, teçhizat ve ekipman ortaklardan biri, birkaçı veya tamamı tarafından sağlanabilir. Konsorsiyumda, makine, teçhizat ve ekipmana ilişkin belgeler, her bir ortağın kendi kısmı göz önünde bulundurularak, ortaklardan ayrı ayrı istenir ve değerlendirilir.” hükmüne yer verilmiştir.

İdari şartnamenin 7.5.4 üncü maddesinde; ihale konusu işin yapılabilmesi ve işin istenilen sürede bitirilebilmesi için gerekli makine, teçhizat ve diğer ekipmanlar, en az dört adet doküman tarayıcı ve en az iki adet kitap tarayıcı olarak belirlenmiş ve bunların özellikleri sayıldıktan sonra, en az birer tanesinin, işin bitiminden itibaren, garanti süresinin bitimine kadar düzeltme ihtiyacını karşılamak üzere bırakılarak idarede kullanılacağı belirtilmiştir. Ayrıca isteklilerin, kendi malı olan makine, teçhizat ve diğer ekipmanları, anılan yönetmelik hükmüne göre belgelendirecekleri düzenlenmiştir.

Anılan yönetmelik hükmüyle idari şartnamede yer alan düzenleme birlikte değerlendirildiğinde, idarenin idari şartnamede, işin yapılabilmesi için gerekli görülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın isteklilerin kendi malı olması şartını getirmediği anlaşılmıştır. Dolayısıyla başvuru sahibinin, ihalede kullanılması öngörülen makine, teçhizat ve diğer ekipmanın kendi malı olduğunu belgelendirmeyen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği yönündeki iddiası uygun bulunmamıştır.

2. Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

İdari şartnamenin “Diğer hususlar” başlıklı bölümünde, isteklilerin kendilerine verilen dosya / evrak örneklerini 200 DPI ve 300 DPI çözünürlükte ayrı ayrı tarayacakları; teknik şartnamenin ilgili maddelerinde belirtilen şekilde, her iki çözünürlük oranı için bir TIFF formatında gri tonlamalı ana kopya (multipage) ve bir sürekli kullanım için görüntü iyileştirme tekniği kullanılmış siyah beyaz kopya hazırlayacakları; hazırlanan bu belgelere üst verilerin, teknik şartnamenin ilgili maddesinde tarif edildiği şekilde IPTC/EXIF bilgi alanlarına yazılacağı düzenlenmelerine yer verilmiştir. Ayrıca bu belgelere 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili alt mevzuat hükümleri çerçevesinde istekli adına kayıtlı olan elektronik imza atılarak bir CD ya da DVD’ye kaydedileceği ve bu elektronik imzaya ilişkin olan elektronik sertifikayı da (.cer uzantılı) aynı CD/DVD’ye kopyalayacağı düzenlenmiştir.

Teknik şartnamenin “Teklif Öncesi Numune Tarama” başlıklı 5.4 üncü maddesinde de idari şartnamede yer alan anılan düzenlemeler doğrultusunda bir düzenlemeye yer verilmiş , “Evrak Sayısallaştırma (Tarama)” __ başlıklı 11.3 üncü maddesinde; __

_“11.3.1._Taranacak olan belgeler A0, A3, A4, A5 ve B4 ebatlarında bulunmaktadır.

11.3.2. Taranacak belgelerin her biri bir görüntü belgesi olarak kaydedilecektir.

11.3.3. Tarama işlemlerinde TSE TS 13298'e uyulacaktır.

11.3.4. Tarama neticesinde oluşan belge görüntüleri 2 (iki) türde kayıt altına alınacaktır.

a) Gri Tonlamalı ana (master) kopya - Yedekleme için

b) Görüntü iyileştirme tekniği kullanılmış Siyah/Beyaz kopya - Sürekli kullanım için

_11.3.5. _Siyah/Beyaz kopyaların elde edilmesinde aşağıda bahsi geçen maddeler uygulanacaktır.

_11.3.6. _Tarama ile ilgili olarak taranacak belgelerin kalitesine ve netliğine bağlı olarak görüntüler en az 300 (üç yüz) DPI olacaktır. Bu değerden aşağı görüntüler kabul edilmeyecektir.

_11.3.7. _Görüntü belgeleri TIFF (kayıpsız) formatında olacaktır. Tarandıktan sonra belgelerin görüntüsü, orijinal belgenin görüntüsüne yakın, belgenin kalitesinden düşük olmayacak, rengi değiştiren bir katman kesinlikle kullanılmayacaktır.

…

11.3.10. Bu görüntü kaydetme şekli; içerisinde birden fazla belge sayfası görüntüsü barındıran Çoklu Sayfa (Multipage) TIFF olacaktır.

11.3.11. Görüntü belgelerine veritabanından bağımsız olarak üst veri (meta data) bilgilerinden erişilebilmesine (indexing search) zemin hazırlanması açısından, belgenin kaydedilmesi esnasında TIFF görüntü belgelerine ait IPTC/EXIF bilgi alanlarına aşağıdaki bilgiler doğrultusunda yazma işlemi yapılacaktır.

a. Başlık (Title) = Kurumun Adı

b. Doküman _Adı _(Document Name)____= Belgenin Adı

c. Açıklamalar (Descriptions) = Ada - Pafta - Parsel

d. Tarih - Zaman (Date and Time) - Belge oluşturma tarihi

e. Copyright = Yüklenici Firma Adı” düzenlemesine yer verilmiştir.

İhale üzerinde kalan Ekspa Bilgisayar Pazarlama ve Tic. A.Ş.’nin teklifinde sunduğu numune DVD’si incelendiğinde; verilen evrak ve dosyaların 200 DPI ve 300 DPI çözünürlüklerinde siyah-beyaz ve gri tonlamalı olarak ayrı ayrı tarandığı, ancak bu görüntü dosyalarına ait IPTC/EXIF bilgi alanlarına, teknik şartnamenin anılan düzenlemesi uyarınca yazılması gereken bilgilerin (başlık, doküman adı, ada-pafta-parsel bilgileri gibi) yazılmadığı ve bu belgelere, istekli tarafından kendi adına kayıtlı olan bir elektronik imza yerine, TÜBİTAK’tan demo için verildiği beyan edilen sertifika ile imza atıldığı tespit edildiğinden, teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerekmektedir. Bu nedenle başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.

3. Başvuru sahibinin 3 üncü iddiasına ilişkin olarak:

İdari şartnamenin “Diğer hususlar” başlıklı bölümünde, isteklilerin teklifi ile birlikte sunacakları iş planında bu işlemleri nasıl yapacağını, detaylı bir şekilde açıklamak suretiyle, iş akışı, çalışma yöntemi ile ilgili gerekli bilgileri verecekleri, iş planında teknik şartnamenin tüm maddelerine açık, anlaşılır ve yeterli teknik düzeyde tek tek cevap vermek suretiyle, tarifi yapılan işin nasıl ve hangi zaman dilimlerinde yapılacağı hususunun açıklanacağı, ayrıca isteklilerin işin yapılmasında kullanacakları donanım ve yazılımların bildirilmesi gerektiği belirtilmiştir.

Yapılan incelemede, Pm Müş. Mim. Müh. Rek. İnş. Taah. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti. ve Asal Eğit. Dan. Tercüme Bilgi Yön. Yazılım Org. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin tekliflerinin sunulması gereken iş planının sunulmaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Asal Eğit. Dan. Tercüme Bilgi Yön. Yazılım Org. Hiz. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifi incelendiğinde, numune tarama, iş akış planı, elektronik imza ve teknik şartnameye cevap verme gibi hususların idarelerce yeterlik kriteri olarak istenemeyeceği, ancak idare tarafından sözleşme imzalamadan önce bu hususlarda açıklama istenirse bu açıklamanın yapılacağı belirtilerek iş planının sunulmadığı; Pm Müş. Mim. Müh. Rek. İnş. Taah. İth. İhr. San. Tic. Ltd. Şti.’nin teklifi incelendiğinde, iş planına yer verilmediği görülmüştür. Bu itibarla idare tarafından bu tekliflerin değerlendirme dışı bırakılmasının uygun olduğu sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan, ihale üzerinde kalan Ekspa Bilgisayar Pazarlama ve Tic. A.Ş.’nin teklifinde sunduğu iş akış planı incelendiğinde; teknik şartnamenin tüm maddelerine tek tek cevap verilmemekle birlikte, işin hangi adımlardan oluşacağı, işin tarifini içeren ve yapılan işin hangi zaman dilimlerinde yapılacağına ilişkin olarak iş/zaman planı sunulduğu, bu iş planının her sayfasının istekli tarafından kaşelenip imzalandığı, ayrıca işin yapılmasında “Dijital Arşiv Yönetimi” adında bir yazılım ile teknik şartnamede belirtilen nitelikteki donanımlarla yapılacağının taahhüt edildiği, dolayısıyla istekli tarafından idari şartnamede istenen şartlara esas olarak sahip olan bir iş planı sunulmuş olması nedeniyle başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmamıştır.

4. Başvuru sahibinin 4 üncü iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 31 inci maddesinin dördüncü fıkrasının (a) bendinde;

“a) Yerli istekliler ile Türk vatandaşı gerçek kişi ve/veya Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişi ortağı bulunan iş ortaklıkları veya konsorsiyumlar tarafından sunulan ve yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması zorunludur. Bu tercümeler Türkiye Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tasdik işleminden muaftır.” hükmü ve beşinci fıkrasında;

"(5) Yabancı dilde düzenlenen belgelerin tercümelerinin, Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılması ve noter tarafından onaylanması halinde ise, bu tercümelerde başkaca bir tasdik şerhi aranmaz.” hükmü yer almaktadır.

İdari şartnamenin “Diğer hususlar” başlıklı bölümünde, “Ayrıca ilgili iş kapsamında hangi donanım ve yazılımları kullanacağını da açıklayacaktır. İstekli, iş planı dosyasına, idare tarafından kullanılması istenilen makine ve teçhizatlar, RFID elektronik etiketleme sisteminde kullanılacak olan cihazlar ile ilgili broşürleri ve açıklayıcı dokümanları ekleyecektir.” düzenlemesine yer verilmiştir.

Teknik şartnamenin 11.6.27 nci maddesinde; RFID mobil el terminalinin en az 1,2 metreden düşmeye dayanıklı olduğu hususunun donanım dokümanlarında belirtileceği düzenlenmiştir.

İhale üzerinde kalan Ekspa Bilgisayar Pazarlama ve Tic. A.Ş.’nin teklifi incelendiğinde; RFID elektronik etiket, mobil el terminali ve sayısallaştırılmış arşive ilişkin olarak teklif edilen yazılımla ilgili broşürler sunulduğu, RFID elektronik etiket ve mobil el terminaliyle ilgili olarak sunulan broşürlerin Türkçe olmadığı, bu broşürlerin ekinde Türkiye’deki yeminli tercümanlar tarafından yapılan tercümelerinin bulunmadığı, dolayısıyla ihale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan broşürlerin mevzuata uygun olarak sunulmadığı tespit edilmiştir. Bu itibarla, teklifin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiası yerinde bulunmuştur.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

Başvuru sahibi tarafından sunulan iş akış planı incelendiğinde; teknik şartnamenin tüm maddelerine tek tek cevap verildiği, işin yapılmasında kullanılacak yazılım ve donanıma ilişkin bilgilere yer verildiği, ancak işin hangi adımlardan oluşacağı belirtilmiş olmakla birlikte işin hangi zaman dilimlerinde yapılacağına ilişkin bilgilerin iş planında bulunmadığı tespit edildiğinden, başvuru sahibinin teklifinin de değerlendirme dışı bırakılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak; başvuruya konu ihalede idare tarafından yapılan değerlendirmede iki geçerli teklif bulunduğu, itirazen şikayet başvurusunun incelenmesi sonucunda bu tekliflerden Ekspa Bilgisayar Pazarlama ve Tic. A.Ş.’nin teklifinin, numune CD/DVD’sinin dokümanda belirlenen şartları taşımaması ve yabancı dildeki broşürlerin Türkiye’deki yeminli tercümanlarca yapılan noter onaylı tercümesinin bulunmaması nedeniyle; başvuru sahibi olan Yordam Bilgi Teknoloji Danışmanlık Eğitim ve Elektr. Sist. San. Tic. Ltd. Şti. - Arşivist Dizayn Arşiv Kütüphanesi Belge Bilgi Yönt. ve Bilş. Sist. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin teklifinin ise, verilen iş planının idari şartnamede yer alan düzenlemelere uygun olmaması nedeniyle değerlendirme dışı bırakılması gerektiği, bu durumda ihalede geçerli teklif kalmayacağından ihalenin iptaline karar verilmesinin uygun olacağı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.