KİK Kararı: 2010/UH.I-1300

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2010/033
Gündem No : 3
Karar Tarihi : 11.05.2010
Karar No : 2010/UH.I-1300
BAŞVURU SAHİBİ:
Fonet Bilgisayar Yazılım San. Tic. Ltd. Şti. , İpekyol Caddesi Şebnem Apt. No:12/1 ŞANLIURFA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Dicle Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, Dicle Üniversitesi Kampüsü DİYARBAKIR

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2010/2209 İhale Kayıt Numaralı "D.Ü. Hastanesi Otomasyon Merkezi Brm. (9 Aylık ) 150 Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni ile Sınırsız Kullanıcı Lisansına Sahip Hbs, Lybs, Pacs, Vtys, Dijital Arşiv Hizmet Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

06.05.2010 tarih ve I.H.11.09.0168/2010-19E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Dicle Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından 24.02.2010 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “D.Ü. Hastanesi Otomasyon Merkezi Brm. (9 Aylık ) 150 Veri Hazırlama ve Kontrol İşletmeni ile Sınırsız Kullanıcı Lisansına Sahip Hbs, Lybs, Pacs, Vtys, Dijital Arşiv Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Fonet Bilgisayar Yazılım San. Tic. Ltd. Şti. ’nin 08.04.2010 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 09.04.2010 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 20.04.2010 tarih ve 9365 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.04.2010 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; idarece demonstrasyon yapıldığı, demonstrasyon sırasında yazılımlarında idarece şartnameye uygun olmayan herhangi bir unsurun tespit edilmediğinin sözlü olarak kendilerine bildirildiği ve bundan dolayı da demonstrasyona ilişkin bir tutanak tutulmadığı, ancak sonrasında tekliflerinin teknik şartnamenin 4.1.9, 4.2, 5.1 ve 42.5 nci maddelerini karşılamaması gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığını öğrendikleri, halbuki tekliflerinin teknik şartnamede belirtilen tüm maddeleri karşıladığı, ayrıca kesinleşen ihale kararında ihalenin hangi firmada kaldığının belirtilmemesinin usule uygun olmadığı, ihalenin ikinci avantajlı teklif sahibine bırakılmakla kamu zararına yol açıldığı iddia edilmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İhale işlem dosyasının incelenmesinde; ihaleye 3 (üç) firmanın iştirak ettiği, söz konusu firmalara idarece 11.03.2010 tarihli yazı ile program demonstrasyonunun yapılmasının istendiği, 15-16 Mart 2010 tarihinde ihale komisyonunun ihale konusu işin uzman üyelerince demonstrasyon yapılarak 26.03.2010 tarihli teknik rapor hazırlandığı ve raporda; “ 1-Birim yazılım: Komisyon uzman üyeleri tarafından teknik şartnamenin program demostrasyonu incelemesi neticesinde Birim Yazılım firmasının teknik şartnamenin 4.2, 5.1, 42.5 nolu maddelerinin karşılanamadığı, 2- Fonet Yazılım: Komisyon uzman üyeleri tarafından teknik şartnamenin program demonstrasyonu incelemesi neticesinde Fonet Yazılım firmasının bazı modüllerinin (Vezne, saymanlık, muhasebe vb.) üniversite hastanesi için yetersiz bazı modüllerin ise hazır olmadığı, ayrıca teknik şartnamenin 4.1.9, 4.2, 5.1, 42.5 nolu maddelerinin de karşılanamadığı,3- Eroğlu Yazılım: Komisyon uzman üyeleri tarafından teknik şartnamenin program demonstrasyonu incelemesi neticesinde Eroğlu Yazılım şartnamesinin gerekliliğini karşıladığı,” şeklinde görüş bildirilmiştir.__

__

İşe ait teknik şartnamenin 4.1.9 uncu maddesinde; “ Teklifin verilmiş olması; teklif verenlerin her türlü inceleme ve araştırmayı yapmış olduğunu, işin tümünü veya bölümlerini yaparken karşılaşabileceği her türlü durumu göz önüne aldığını, yapılacak işin kalitesi ve miktarı hakkında tam bilgi sahibi olduğu kabul edilecektir. ”, 4.2 nci maddesinde; “ İstekliler, ihale komisyonunun teklifleri değerlendirmesi aşamasında teklifin teknik şartnameye uygunluğunun teyit edilmesi amacı ile data yüklü bilgisayarlarla uygulamalı HBS tanıtımı (DEMO) yapacaktır. Demonstrasyonu boş veritabanı üzerinden yapmaya çalışan isteklilerin demoları incelenmeden red edilecektir. İnceleme neticesinde teklifte sunulan yazılımın özellikleri ve modüllerinin teknik şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde istekli ihale dışı bırakılacaktır. Demo esnasında alıcı sesli ve görüntülü kayıt yapabilecektir. Alıcı tarafından ihale karar aşamasında ihaleye giriş yeterlilik evrakı tam ve geçerli olan firmalardan ihaleye katılım sırasına göre (aşırı düşük fiyat varsa 4734 sayılı kanunun 38. Maddesi gereği aşırı düşük sorgulaması yapıldıktan sonra) ihale komisyonunca demonstrasyon istenecektir. İstekliler ihaleye katılım sırasına göre kendi sırasını takip etmek zorundadır. Kendi sırasını takip etmeyen ve sırası gelen istekli hazır bulunmadığı takdirde isteklinin teklifi geçersiz sayılacaktır. Demonstrasyon yönetimin belirleyeceği kişilere ve istenen yerde yapılacaktır. Demonstrasyonda teknik şartnameye uygunluk komisyon teknik üyeleri tarafından tespit edilip tutanak altına alınacaktır. Demonstrasyon için gereken malzeme istekli tarafından temin edilecek bu işlem için herhangi bir ücret talep edilmeyecektir. (bilgisayar, projeksiyon gibi)..”, 5.1 inci maddesinde; “ Sistemin bağımsız platform desteği olmalıdır. Firma önerdiği tüm sisteminin bağımsız platform desteği olmalı ve bağımsız platformlarda çalıştırılmalıdır. ” ve 42.5 inci, maddesinde ise; “ Sistem platform bağımsız olacaktır.” şeklinde düzenlemeler yapılmıştır.

İdari şartnamenin yukarıda açıklanan 4.2 nci maddesinden anlaşılacağı üzere; demo sonucunda isteklilerin yazılım özelliklerinin ve modüllerinin teknik şartnameye uygun olmadığının tespiti halinde isteklinin ihale dışı bırakılacağı, demonun idarenin belirleyeceği kişilere, belirlenen yerde yaptırılacağı, ayrıca yazılımın teknik şartnameye uygunluğunun söz konusu teknik üyeler tarafından tutanak altına alınacağı hükme bağlanmış olup, bu doğrultuda idarece ihaleye teklif veren isteklilere demonstrasyon için gün verilmiş ve komisyonun teknik üyeleri tarafından teklifin teknik şartnameye uygunluğu yönünden kontrol ve tespit yapılmış ve başvuru sahibinin yazılımının teknik şartnameye uygun olmayan hususları belirtilerek bunlara ilişkin tutanak tutulmak ve üç teknik üye tarafından imzalanmak suretiyle şartnamenin ilgili maddesi gereğinin yerine getirilmeye çalışıldığı anlaşılmıştır.

Ancak başvuru sahibinin yazılımına ilişkin olarak yapılan demonstrasyon sonucunda tutulan tutanakta, sadece teknik şartnamenin 4.1.9, 4.2, 5.1, 42.5 nolu maddelerinin karşılanamadığı ve bazı modüllerinin (Vezne, saymanlık, muhasebe vb.) üniversite hastanesi için yetersiz bazı modüllerin ise hazır olmadığı ifade edilmiş, fakat bu maddelerin hangi suretle sağlanamadığı ve tam olarak hangi modüllerinin yetersiz olduğu ile hangi modüllerinin hazır olmadığı ve hazır olmaktan kastın net olarak ne olduğu gibi hususlarda açıklayıcı bilgilere yer verilmemiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun “Temel ilkeler” başlıklı 5 inci maddesinde; “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” hükmüne yer verilmiştir.

Saydamlık; ihale sürecinde idare tarafından tesis edilen işlemlerin isteklilere ve kamuoyuna açık bir şekilde gerçekleştirilmesidir. Bu sayede, idare tarafından ihale sürecinde gerçekleştirilen işlemler istekliler ve kamuoyu açısından izlenir, bilinir ve anlaşılır hale gelmektedir. İdare isteklilere açık olarak yapması gereken bir işlemi istekliler olmadan yaparsa, bu işlem Kanunun 5 inci maddesinde düzenlenen saydamlık, eşit muamele ve güvenirlik ilkelerine aykırı olacağı gibi bu durumun idarenin tarafsızlığına ve güvenilirliğine gölge düşüreceği açıktır.

İdare tarafından, başvuru sahibinin yazılımının teknik şartnamenin 4.1.9, 4.2, 5.1, 42.5 nolu maddelerini sağlayamadığına ilişkin olarak tutulan tutanağın saydamlık, eşit muamele ve güvenirlik ilkeleri gereğince hali hazırda demonstrasyon yapılırken ve isteklinin huzurunda tutulması, demonstrasyon sırasında sağlanamayan maddelerin demonstrasyon tutanağına yazılması, sağlanmayan maddelerin neden sağlanamadığına ilişkin olarak açıklayıcı bilgilerin yazılması, sağlanmayan maddelerin istekliye bildirilmesi ve tutanağın altının istekliye de imzalatılması gerekmekte olup, tutanağın isteklinin huzurunda tutulmamasının ve bu şekilde yapılan demonstrasyon işleminin kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, başvuru sahibine demonstrasyonun tekrar yaptırılması, sağlanamayan maddelerin başvuru sahibine gösterilmesi, tutanağın halihazırda demonstrasyon sırasında tutulması, başvuru sahibine de tutanağın imzalatılarak tekliflerin değerlendirilmesi aşaması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Diğer taraftan başvuru sahibine bildirilen kesinleşen ihale kararında ihalenin üzerinde bırakıldığı firmanın belirtilmemiş olmasının bir eksiklik olduğu düşünülmüş olsa da, bu durumun ihalenin sağlıklı sonuçlandırılmasına engel teşkil edecek nitelikte bir husus olmadığı anlaşıldığından söz konusu eksik sonuca etkili bulunmamıştır.

Kaldı ki, ihaleye katılan firmalardan diğeri olan Birim Bilgi Tek. A.Ş tarafından idareye yazılan 05.04.2010 tarihli yazı ile ihalenin hangi firmada kaldığı sorulmuş olup, idarece aynı günlü yazı ile ihalenin üzerinde bırakıldığı firmanın ismi bildirilmiştir.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

1. İhalenin üzerinde bırakıldığı Can Eroğlu Bilg. Sist. İnş. San. Ltd. Şti.-Kayacı Bilg. İnş.Taah. San.Tic. Ltd. Şti.’nin teklif ettiği yazılımın komisyonun uzman üyeleri tarafından teknik şartnamenin program demonstrasyonu incelemesi neticesinde şartnamenin gerekliliğinin karşılanmasına ilişkin yapılan tespitin objektif kriterlere dayanmadığı, üstü kapalı bir ifade taşıdığı ve teknik şartnameye uygunluğun tespitinin ne şekilde yapıldığına ışık tutacak teknik bir açıklama bulunmadığı anlaşıldığından, aynı şekilde ihale üzerinde bırakılan firma için de demonstrasyonun tekrar yaptırılması tutulacak tutanakta ayrıntılı teknik açıklamalara yer verilmesi ve ihaleye teklif veren bir başka firma olan Birim Bilgi Tekno. Tic. A.Ş.’nin Kuruma şikayet başvurusunda iddia edilen ihale üzerinde kalan firmanın teklif ettiği yazılımın tüm platformları desteklemediği ve ayrıca söz konusu firmanın yeterliliğinin hangi uzman üyeler tarafından ne şekilde teyit edildiği ile yazılım altyapısının nasıl incelenerek ne şekilde yeterlik verildiği hususlarının açıklığa kavuşturulması gerekmektedir.

2. Yine ihaleye teklif veren Birim Bilgi Tekno. Tic. A.Ş.’nin yazılımının teknik şartnamenin 4.2, 5.1, 42.5 nolu maddelerini sağlayamadığına ilişkin olarak tutulan tutanağın saydamlık, eşit muamele ve güvenirlik ilkeleri gereğince hali hazırda demonstrasyon yapılırken ve isteklinin huzurunda tutulması, demonstrasyon sırasında sağlanamayan maddelerin demonstrasyon tutanağına yazılması, sağlanmayan maddelerin neden sağlanamadığına ilişkin olarak açıklayıcı bilgilerin yazılması, sağlanmayan maddelerin istekliye bildirilmesi ve tutanağın altının istekliye de imzalatılması gerekmekte olup, tutanağın isteklinin huzurunda tutulmamasının ve bu şekilde yapılan demonstrasyon işleminin kamu ihale mevzuatına aykırı olduğu anlaşıldığından, demonstrasyonun tekrar yaptırılması, sağlanamayan maddelerin başvuru sahibine gösterilmesi, tutanağın halihazırda demonstrasyon sırasında tutulması, başvuru sahibine de tutanağın imzalatılarak tekliflerin değerlendirilmesi aşaması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirlenen ihale işlemlerinin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, Fonet Bilgisayar Yazılım San. Tic. Ltd. Şti, Can Eroğlu Bilg. Sist. İnş. San. Ltd. Şti.-Kayacı Bilg. İnş.Taah. San.Tic. Ltd. Şti.ve Birim Bilgi Tekno. Tic. A.Ş’nin teklif ettikleri yazılıma ilişkin ayrıntılı ve huzurda olarak demonstrasyonun yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanunun 65 inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 60 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere;

Anılan Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.