KİK Kararı: 2009/UM.III-2578

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2009/076
Gündem No : 72
Karar Tarihi : 19.10.2009
Karar No : 2009/UM.III-2578
BAŞVURU SAHİBİ:
Hastek Hastane ve Teknik Cihazlar San.Ti.Ltd.Şti., Meşrutiyet Cad. Konur Sok. No:41/2 Bakanlıklar/ ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Okmeydanı Eğitim ve Araştırma Hastanesi Baştabipliği, Darülaceze Cad. No:25 Şişli/İSTANBUL

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2009/101318 İhale Kayıt Numaralı "2009 Mali Yılı 2 Adet Tek Dedektörlü Dijital Röntgen Cihazı Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

15.10.2009 tarih ve III.M.19.95.0097/2009-39E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Okmeydanı Eğitim ve Araştırma Hastanesi Baştabipliği tarafından 02.09.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “2009 Mali Yılı 2 Adet Tek Dedektörlü Dijital Röntgen Cihazı Alımı” ihalesine ilişkin olarak Hastek Hastane ve Teknik Cihazlar San.Tic. Ltd. Şti.’nin 02.09.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 07.09.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 23.09.2009 tarih ve 20709 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.09.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; İhaleye ait ihale dokümanını satın aldıkları, ihale dokümanı teslim tutanağında istekli olarak tebligat için faks numarası ve elektronik posta adresi belirtmedikleri, teslim tutanağında cep telefonu ve işyeri telefonunu belirttikleri, bununla birlikte teslim tutanağında “ ihale ve şikayet sürecinde idare tarafından yukarıda belirtilen elektronik posta adresine/fax numarasına bildirim yapılmasını kabul ediyorum” kutucuğunun idare tarafından işaretlendiğini fark etmedikleri, ihale dokümanı teslim tutanağında belirtilmeyen bir elektronik posta adresine veya faks numarasına tebligat yapılmasının mümkün olmadığı, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik ve idari şartnamenin 6 ncı maddesi gereği, dokümanın satın alındığına ilişkin formda ya da başvuru mektubunda ve/veya teklif mektubunda elektronik posta adresinin ve/veya faks numarasının belirtilmesi ve bu adrese veya faks numarasına yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi kaydıyla, idare tarafından elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim yapılabileceği, elektronik posta adresine veya faks numarasına tebligat yapılabilmesi için ihale dokümanı teslim tutanağında elektronik posta adresinin/faks numarasının belirtilmesinin zorunlu olduğu, elektronik posta adresinin/faks numarasının verilmemesi halinde idarenin bildirim ve tebligatı iadeli taahhütlü posta yoluyla yapmak zorunda olduğu, idare 18.08.2009 tarihli ilk zeyilnameyi ihale tarihinden (02.09.2009) en az on gün önce ihale dokümanını alan isteklilere iletebilmek için satınalma memurunca kendi firmalarının telefonunu arayarak firma elemanlarından e-mail adresi ve faks numarası istediği ancak firma elemanının faks numarası ve e-mail adresini vermeye yetkili olmadığını söyleyerek vermediği, bunun üzerine e-mail adreslerinin ve faks numaralarının başka bir ihale teklif dosyalarından alınarak kendilerine e-mail yolu ile zeyilnamenin gönderildiği, ayrıca idarenin düzenlemiş olduğu ikinci zeyilnameyi posta ile iadeli taahhütlü olarak 21.08.2009 tarih ve 19356 sayılı yazı ekinde posta ile gönderdiği ve bu zeyilnameyi 29.08.2009 tarihinde postadan da aldıkları, idare tarafından düzenlenen ve kendilerine posta ile iadeli taahhütlü gönderilen zeyilnamenin ihale tarihinden en az on gün önce ellerine ulaşmadığından dolayı da ihalenin iptalinin gerektiği, idarenin şikayete verdiği cevapta ise firmalarının teknik şartnameye itirazı sonucu ikinci kez zeyilname düzenlenmesi gerektiği, zeyilname düzenleme süresinin ise 21.08.2009 tarihinde sona erdiği, haklı bulunan hususlarla ilgili olarak 21.08.2009 tarih ve 1389 sayılı ikinci bir zeyilnamenin düzenlendiği, ayrıca firmalarına 25.08.2009 tarihinde iadeli taahhütlü posta yolu ile dönüş yapıldığı, sözkonusu zeyilnamenin ise firmalarına 24.08.2009 tarihinde e-mail ile bildirildiğinin belirtildiği, idarenin kendi verdiği cevapta da zeyilnamenin 21.08.2009 tarihinden sonra gönderildiğinin kabul edildiği, kendi firmalarının e-mail ile gönderilen bu ikinci zeyilnameyi almadıkları, zeyilname süresi geçtikten sonra e-mail ile yapılan tebligat kabul edilse bile, idarenin 24.08.2009 tarihinde e-mail ile gönderdiğini iddia ettiği ikinci zeyilnamenin ihale tarihinden en az on gün önce gönderilmediğinden ve zeyilnameyi 29.08.2009 tarihinde postadan aldıklarından zeyilnamenin geçersiz olduğu iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İhale işlem dosyasının incelenmesi neticesinde; ilk olarak TMST Tıbbi Sist. Paz. Tic. Ltd. Şti. tarafından 06.08.2009 tarihinde sözleşme tasarısının 10.3.1, 16.7.2.1 ve 16.7.2.2 maddelerinin mevzuata aykırı olduğu yönünde idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, idarece yapılan inceleme neticesinde itirazın haklı bulunarak, idari şartnamenin 48.1.1 ve 51.1, sözleşme tasarısının ise 10.3.1., 9.1, 16.7.2.2 ve 16.7.2.1 maddelerinin değiştirilmek üzere 18.08.2009 tarih ve 18575 sayılı ilk zeyilnamenin düzenlendiği, düzenlenen bu zeyilnamenin doküman satın alan tüm isteklilere 18.08.2009-19.08.2009 tarihlerinde faks ve e-mail yolu ile gönderildiği ve aynı zamanda zeyilnamenin iadeli taahhütlü posta yolu ile de isteklilere gönderildiği, başvuru sahibi Hastek Hastane ve Teknik Cihazlar San.Tic. Ltd.Şti.’ne de 18.08.2009 tarihinde faksla ve elektronik posta yolu ile gönderildiği, 19.08.2009’da iadeli taahhütlü posta yolu ile de gönderildiği anlaşılmıştır.

Başvuru sahibi Hastek Hastane ve Teknik Cihazlar San.Tic. Ltd.Şti.’nin ihale dokümanı satın aldığına ilişkin formu incelendiğinde firmanın adresinin ve telefon numarasının bulunduğu, formun alt kısmında; “ İhale ve şikayet sürecinde idare tarafından yukarıda belirtilen elektronik posta adresine/faks numarasına bildirim yapılmasını kabul ediyorum.” şeklindeki kutucuğun işaretli olduğu, formda faks numarası veya elektronik posta adresinin bulunmadığı, formun başvuru sahibi tarafından imzalandığı tespit edilmiştir.

İlk zeyilnameden sonra başvuru sahibi tarafından 20.08.2009 tarihinde idareye teknik şartnamenin muhtelif maddelerine yönelik şikayet başvurusunda bulunulduğu ve başvuru dilekçesinde firmalarının elektronik posta adresine ve faks numarasına yer verildiği görülmüştür.

İdarece başvuru sahibinin bu itirazı da haklı bulunarak 21.08.2009 tarih ve 1389 sayılı ikinci zeyilnamenin düzenlendiği anlaşılmıştır. 21.08.2009 tarih ve 1389 sayılı zeyilnamenin de isteklilere ihale tarihinden on gün önce 21.08.2009 tarihinde faks yolu ile gönderildiği, zeyilnamelerin aynı zamanda 21.08.2009 tarih ve 19356 sayılı yazı ekinde iadeli taahhütlü posta yolu ile de gönderildiği anlaşılmıştır. Bununla birlikte; başvuru sahibine yapılan bildirimle ilgili olarak idarece tutulan 24.08.2009 tarihli tutanakta;

“Hastanemizde 02/09/2009 tarihinde yapılacak olan 2009 mali yılı 2 adet tek dedektörlü dijital röntgen cihazı alımı ihalesine ilişkin 21/08/2009 tarihinde düzenlenen zeyilnameyi Hastek Hastane ve Teknik Cih. San. ve Tic. Ltd. Şti.’ne faks yolu ile tebliğ edilmeye çalışılmış ancak; hiçbir şekilde faks sinyali alınamamıştır. Firma ile telefonla yapılan görüşmelerde faks ve e-mail cihazlarının bozuk olduğunu bu sebeple faks almadıklarını beyan etmişlerdir. Zeyilname düzenlenen tarih içerisinde firmaya telefonla başka hiçbir şekilde ulaşılamamıştır. Bir sonraki iş günü içerisinde de firma ile görüşülüp e-mail adresi alınarak e-posta yolu ile zeyilname gönderilmiştir. İş bu tutanak 24.08.2009 tarihinde tanzim ve imza edilmiştir” ifadelerinin yer aldığı görülmüştür.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Bildirim ve Tebligat Esasları” başlıklı 24 üncü maddesinde;

_ “…_

(3) Tebligatlar idare veya Kurum tarafından;

_ a) İmza karşılığı elden,_

_ b) İadeli taahhütlü mektupla,_

_ c) Elektronik posta yoluyla,_

_ ç) Faksla,_

_ yapılabilir._

__

_ …_

(5) Başvuru sahibi tarafından ön yeterlik veya ihale dokümanının satın alındığına ilişkin formda veya başvuru dilekçesinde elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılacak bildirimlerin kabul edileceğinin taahhüt edilmesi halinde, elektronik posta adresinin veya faks numarasının başvuru dilekçesinde belirtilmesi kaydıyla, başvuru sahibine elektronik posta yoluyla veya faksla bildirim yapılabilir.

__

(6) Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimlerde, bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır. Bu şekilde yapılan bildirimlerin aynı gün idare veya Kurum tarafından teyit edilmesi zorunludur. Aksi takdirde bildirim yapılmamış sayılır. Teyit işleminin gerçekleşmiş kabul edilmesi için tebligatın iadeli taahhütlü mektupla bildirime çıkarılmış olması yeterlidir. Elektronik posta yoluyla veya faks ile yapılan bildirimler, bildirim tarihi ve içeriğini de kapsayacak şekilde ayrıca belgelenir.” hükmü yer almaktadır.

İncelenen ihalede; başvuru sahibi tarafından ihale dokümanı satın alındığına dair tutanakta firmalarına faks ve elektronik posta yolu ile yapılacak tebligatların kabul edildiğine dair imzalı taahhütlerinin olduğu, her ne kadar formda elektronik posta adresi ile faks numarası bulunmasa dahi idare ile yapılan sözlü görüşmeler neticesinde alınan faks numarasına ve elektronik posta adresine 18.08.2009 tarih ve 18575 sayılı ilk zeyilnamenin gönderildiği ve başvuru sahibince de bu hususun kabul edildiği, idarenin bu işlemine yönelik olarak süresi içerisinde şikayet başvurusunda bulunmadığı, öte yandan, faks numaralarına ve elektronik posta adreslerine tebligat yapılmasını kabul ettikleri yönündeki beyanlarına rağmen ihale dokümanı satın alındığına ilişkin formda bunları belirtmemelerinin idarenin değil başvuru sahibinin kendi kusurundan kaynaklandığı,

Ayrıca, teknik şartnamenin mevzuata aykırılıklar içerdiği yönündeki idareye yaptığı 20.08.2009 tarihli şikayet başvurusunda firmalarına ait faks numarasını ve elektronik posta adresini açıkça belirttiklerinin görüldüğü, bu durumda İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Bildirim ve Tebligat Esasları” başlıklı 24 üncü maddesinin (5) inci fıkrası hükmü karşısında kendilerine elektronik posta yoluyla ve faksla bildirim yapılmasında mevzuata herhangi bir aykırılık bulunmadığı, başvuru sahibinin ihale dokümanına yönelik yaptığı itirazın haklı bulunarak idarece itirazı doğrultusunda zeyilname düzenlediği dikkate alındığında, idarenin başvuru sahibini hak kaybına uğratacak bir işleminin olmadığının da anlaşıldığı,

Öte yandan, 4734 sayılı Kanunun “ İhale dokümanında değişiklik veya açıklama yapılması” başlıklı 29 uncu maddesinin ikinci fıkrası gereği**** son teklif verme gününden en az on gün öncesinde isteklilerin bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde gönderilmesi gereken zeyilname başvuru sahibi istekli dışında tüm isteklilere 21.08.2009 tarihinde gönderilmişken, başvuru sahibinin başvuru dilekçesinde belirttiği faks numarasından sinyal alınamaması neticesinde istekliye faks yolu ile bildirim yapılamadığı, istekliyle telefonda yapılan görüşmede faks ve elektronik posta cihazlarının bozuk olduğu şeklinde bir açıklama yapıldığı, bunun da idarece 24.08.2009 tarihinde tutulan tutanakla tespit edildiği anlaşılmıştır. Kendisine faks ve elektronik posta yolu ile tebligat yapılmasını isteyen bir isteklinin faks cihazının bozuk olmasından veya elektronik postalarına ulaşamamasından ötürü idarenin sorumlu tutulamayacağı, bunun isteklinin kendi sorumluluğunda olduğu, idarenin tebligat işlemini gerçekleştirebilmek için yapılması gereken tüm işlemleri yerine getirdiği, zeyilname düzenlendiğini sözlü olarak ilettiği ve zeyilnameyi aynı gün iadeli taahhütlü posta ile de gönderdiği, bu hususların başvuru sahibi istekli tarafından da teyit edildiği dikkate alındığında, başvuru sahibinin iddialarının haksız ve mesnetsiz olduğu sonucuna varılmıştır.

Açılanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.