KİK Kararı: 2009/UM.III-1772 (29 Haziran 2009)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2009/055
Gündem No : 28
Karar Tarihi : 29.06.2009
Karar No : 2009/UM.III-1772
BAŞVURU SAHİBİ:
Av.Sedat Özaras, Özyapar Orman Ürünleri San. ve Tic. Ltd. Şti. Vekili, 1.Vakıf İşhanı 30 K.1

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Atatürk Üniversitesi Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkez Müdürlüğü, Atatürk Üniversitesi Kampüsü

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2009/23402 İhale Kayıt Numaralı "Malzeme Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

26.06.2009 tarih ve III.M.12.43.0169/2009-22E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Atatürk Üniversitesi Sağlık Araştırma ve Uygulama Merkez Müdürlüğü tarafından 21.04.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Ağaç İşleri Atölyesi için 94 Kalem Sarf Malzeme Alımı” ihalesine ilişkin olarak Özyapar Orman Ürünleri San. ve Tic. Ltd. Şti. Vekili Av. Sedat Özaras’ ın, 02.06.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 08.06.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 15.06.2009 tarih ve 13872 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 12.06.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1. Teklif kapsamında sunulan Ticaret Sicili Gazetesi suretinde sadece şirket müdürlerinin belirtildiği, şirket ortakları, üye veya kurucularının belirtilmediği gerekçesiyle İdari Şartnamenin 7.1 inci maddesinin (b) bendine göre değerlendirme dışı bırakıldıkları, halbuki söz konusu bentte “veya bu hususları gösteren belgeler” ibaresinin bulunduğu, dolayısıyla teklif kapsamında sunulan ve aranılan bilgeleri havi diğer belgelerin dikkate alınarak tekliflerinin değerlendirmeye alınması gerektiği, kaldı ki Ticaret Sicili Gazetesinin teklifin esasını değiştirmeyen tamamlanabilir bir belge olduğu,

2. Diğer taraftan, tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına ilk değerlendirme sonucu karar verilmesi gerekirken ihale onayına ilişkin kararla birlikte karar verilmesinin mevzuata aykırı olduğu, idarenin kararında tekliflerinin daha önce değerlendirme dışı bırakılmasına karar verildiği belirtilmesine rağmen bu hususun taraflarına derhal bildirilmediği,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin birinci iddiasına ilişkin olarak;

Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak idarenin 08.06.2009 tarihli kararında; “İddia edildiği gibi; ihale dosyasında şirket kurucuları, ortakları veya üyelerinin yer aldığı Ticaret Sicili Gazetesi veya bu durumu gösteren belge mevcut olmayıp, ihale dosyasında ihalelere müşterek teklif verilmesi durumunda KİK023.0/M standart formuna göre düzenlenmesi gereken “İş Ortaklığı Beyannamesi” sunulmuştur. Bu belge Ticaret Sicili Gazetesi veya bunu gösteren bir belge niteliğinde olmayıp, sadece bir ihale için isteklilerce iş ortaklığı yapılması durumunda sunulan bir belgedir. Bu belgenin eksik olması bilgi eksikliği olarak değerlendirilmemiştir. Şöyle ki, idari şartnamenin 31.2. maddesinde bilgi eksikliği ve yapılacak işlemler hakkında ‘Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak idare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.’ hükümleri yer almaktadır.” denilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Aday veya İsteklinin Mesleki Faaliyetini Sürdürdüğünü ve Teklif Vermeye Yetkili Olduğunu Gösteren Belgeler” başlıklı 36 ncı maddesinin 1 inci fıkrasında;

“İhalelerde aday veya isteklilerden;

…

ç) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, istenilmesi zorunludur.

(2) Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.” hükmü bulunmaktadır.__

İsteklilerce satın alınan ihale dokümanı kapsamında bulunan idari şartnamenin 7.1 inci maddesi de yukarıda yer verilen Yönetmelik hükmüne uygun olarak,

“İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

b) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri;

_ 1) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,_

_ 2) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,_

…

e) Vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi,” şeklinde düzenlenmiştir.__

Başvuru sahibinin ihaleye “ Özyapar Orman Ürünleri Sanayii ve Ticaret Ltd. Şti. ” adı altında tek bir tüzel kişilik olarak katıldığı, teklif mektubunun şirket müdürü Mehmet Tan Özyapar’ın vekil tayin ettiği Sebahattin İgan tarafından imzalandığı tespit edilmiştir.

Ayrıca, idarece Kurumuza gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan başvuru sahibinin teklif dosyasında:

09.06.2008 tarih ve 5 sayılı Ortaklar Kurulu kararı ile şirket müdürleri Kadir Özyapar, Mehmet Cem Özyapar ile Mehmet Tan Özyapar’ın imza yetkilerinin tescil edildiği ilan edilen Ticaret Sicili Gazetesinin 20.06.2008 tarih ve 7088 sayılı nüshasının,

Erzurum Birinci Noterliğince hazırlanan ve temsile yetkili şirket müdürlerini (Kadir Özyapar, Mehmet Cem Özyapar ve Mehmet Tan Özyapar) gösterir 09.06.2008 tarihli imza sirkülerinin,****

İmza sirkülerinin ekinde, dayanak Erzurum Birinci Noterliğinin 09.06.2008 tarih ve 4082 sayılı tescil talepnamesinin ve tescili talep edilen 09.06.2008 tarih ve 5 sayılı Ortaklar Kurulu (Kadir Özyapar, Mehmet Cem Özyapar, Mehmet Tan Özyapar, Mehmet Can Özyapar) kararının,

bulunduğu görülmüştür.

Bu durumda, başvuru sahibi Özyapar Orman Ürünleri Sanayii ve Ticaret Ltd. Şti. tarafından teklif kapsamında sunulan belgelerden, 09.06.2008 tarihli Ortaklar Kurulu Kararından isteklinin ortaklarının, 20.06.2008 tarihli Ticaret Sicili Gazetesi ile 09.06.2008 tarihli imza sirkülerinden yönetimindeki görevlilerin tespit edilebildiği anlaşılmıştır.

Dolayısıyla, başvuru sahibi tüzel kişiliğin bir limitet şirketi olduğu hususu da dikkate alındığında, Yönetmeliğin ve idari şartnamenin yukarıda yer verilen hükümlerinde aranan, ihaleye teklif veren ‘ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları’ndan ortaklarına ve yönetimindeki görevlilerine ilişkin son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi ve diğer belgeleri sunan isteklinin değerlendirme dışı bırakılmasının anılan mevzuat hükümlerine aykırı olduğu sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin ikinci iddiasına ilişkin olarak;

Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak idarenin 08.06.2009 tarihli kararında; “ihalemize katılan isteklilerin belgeleri ve teklif mektupları idari şartnamenin 30. maddesinde yer alan hükümler çerçevesinde zarflar alınış sırasına göre incelenmiş ve isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatların usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilip, 21/04/2009 (ihale gün ve saatinde) tarihli Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ile kayıt altına alınıp ihale komisyonunca imzalanmıştır. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmemiş ve teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılmıştır.

İsteklilerce sunulan belgeler ve teklif mektuplarının incelenmesine geçilmiş ve aşağıda yazılı hususlar tespit edilerek 11/05/2009 tarihli uygun olmayan belgelerin uygun sayılmama gerekçelerine ilişkin tutanak ile kayda alınmıştır;

…

İhalelere katılımda yeterlik kriterlerini sağlayan istekliler içinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekliye idari şartnamenin 36. maddesinde yer alan ‘Yapılan değerlendirme sonucunda ihale komisyonu tarafından ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekli üzerinde bırakılır.’ hükmüne göre ihale sonuçlandırılmıştır. Bu aşamada teklifi ucuz olup da ihale yeterlik kriterini sağlamayan isteklilerin teklifinin değerlendirmeye alınmasını yasal hükümlere aykırıdır.” denilmiştir.__

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği eki Açık İhale Usulü İle İhale Edilen Mal Alımlarında Uygulanacak Tip İdari Şartname’ye uygun olarak hazırlanan inceleme konusu ihaleye ilişkin idari şartnamenin “Tekliflerin Alınması ve Açılması” başlıklı 30 uncu maddesinde,

“30.1. Teklifler, bu Şartnamede belirtilen ihale saatine kadar İdareye (tekliflerin sunulacağı yere) verilecektir.

30.2. İhale komisyonu tarafından, tekliflerin alınması ve açılmasında aşağıda yer alan usul uygulanır:

30.2.1. İhale komisyonunca bu Şartnamede belirtilen ihale saatinde ihaleye başlanır ve bu saate kadar kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur.

30.2.2. İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. Bu incelemede, zarfın üzerinde isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu, ihaleyi yapan İdarenin açık adresi ve zarfın yapıştırılan yerinin istekli tarafından imzalanıp mühürlenmesi veya kaşelenmesi hususlarına bakılır. Bu hususlara uygun olmayan zarflar bir tutanakla belirlenerek değerlendirmeye alınmaz.

30.2.3. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik olan veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ve teklif bedelleri ile işin yaklaşık maliyeti açıklanarak tutanağa bağlanır. Düzenlenen bu tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır ve ihale komisyon başkanı tarafından onaylanmış bir sureti isteyenlere imza karşılığı verilir.

30.2.4. Bu aşamada hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler değerlendirilmek üzere ilk oturum kapatılır.”

“Tekliflerin Değerlendirilmesi” başlıklı 31 inci maddesinde,

“31.1. Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir.

31.2. Teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, sunulan belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde İdarece belirlenen sürede bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Bu çerçevede, tamamlatılması istenen bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin niteliği dikkate alınarak İdare tarafından iki iş gününden az olmamak üzere makul bir tamamlama süresi verilir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayanların teklifleri değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

31.3. Bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına ilişkin olarak, verilen süre içinde isteklilerce sunulan belgelerin ihale tarihinden sonraki bir tarihte düzenlenmesi halinde, bu belgeler, isteklinin ihale tarihi itibarıyla ihaleye katılım şartlarını sağladığını tevsik etmesi durumunda kabul edilecektir.

31.4. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir.

31.5. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen teklifler ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.”

Düzenlemeleri bulunmaktadır.

İdarece gönderilen ihale işlem dosyasında yer alan tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar incelendiğinde;

İhale komisyonunca hazır bulunanlar huzurunda yapılan ihalenin ilk oturumunda düzenlenmesi gereken isteklilerce teklif edilen fiyatlara ilişkin tutanağın ihale komisyonunca komisyon kararı eki olarak, sadece geçerli bulunan tekliflere göre düzenlenmiş olması, ayrıca, yine ilk oturumda düzenlenmesi gereken belge kontrol tutanağında teklif mektubu ve geçici teminat mektubu dışında başvuru sahibi tarafından sunulan Ticaret Sicili Gazetesine ilişkin olarak da ‘uygun değil’ seçeneğinin işaretlenmesi yukarıda yer verilen hükümlere uygun olmamakla birlikte; idarece hazırlanan ihaleye katılan istekliler tarafından sunulan teklif zarflarının ihale komisyonunca teslim alındığına dair tutanağın ihale tarih ve saati itibari (21.04.2009 gün, saat 10:00) ile komisyon üyelerince imzalandığı, hazır bulunanlar huzurunda yapılan ihalenin ilk oturumunda düzenlenmesi gereken zarf açma ve belge kontrol tutanağında isteklilerce teklifleri kapsamında sunulması gereken belgelerin ‘var’, ‘yok’ veya ‘uygun değil’ seçeneklerine göre değerlendirildiği, ihale komisyonunun isteklilerce sunulan belgelerin ayrıntılı olarak değerlendirildiği kapalı oturumda düzenlenmesi gereken tutanağın **** 11.05.2009 tarihi itibari ile başvuru sahibince sunulan Ticaret Sicili Gazetesi dahil belgelerin uygun sayılmama gerekçeleri belirtilerek düzenlendiği, 26.05.2009 tarihinde gerekçeleri belirtilerek ihale komisyonu kararının alındığı, aynı tarihte komisyon kararının ihale yetkilisince onaylandığı ve kesinleşen ihale kararının isteklilere 27.05.2009 tarihli yazılarla gönderildiği anlaşıldığından, belirtilen aykırılığın esasa etkili olmadığı değerlendirilerek bu husustaki şikayetin yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, tekliflerin değerlendirilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.