KİK Kararı: 2009/UM.II-2068 (10 Ağustos 2009)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2009/062
Gündem No : 61
Karar Tarihi : 10.08.2009
Karar No : 2009/UM.II-2068
BAŞVURU SAHİBİ:
Öz-Sel Ecza Depoları Tic. Paz. A.Ş. Vekili Av. Kenan Aydın, Hacı Halil Mah. Adliye Cad. Almira Apt. No:15 K:1 D:2 Gebze / KOCAELİ

İHALEYİ YAPAN İDARE:
Erciş Devlet Hastanesi Başhekimliği, Vanyolu Cad. Erciş / VAN

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2009/58501 İhale Kayıt Numaralı "İlaç Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

07.08.2009 tarih ve II.M.1421.0160/2009-28E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

Erciş Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından 17.06.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “27 Kalem İlaç Alımı” ihalesine ilişkin olarak Öz – Sel Ecza Depoları Ticaret ve Pazarlama A.Ş. Vekili Av. Kenan Aydın’ın 02.07.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 06.07.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 10.07.2009 tarih ve 16139 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle; şikayete konu ihalede, idareye sundukları teklif dosyası içinde bulunan “Ecza Deposu Ruhsatnamesi” ile “İmza Sirküleri” İdari Şartnamenin 7.7.2 numaralı maddesine uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin idarece değerlendirme dışı bırakıldığı, ancak idarenin uygulamasının haksız ve hukuka aykırı olduğu,

Ecza Deposu Ruhsatnamesinin orijinalinin 1 adet olduğu, Beyoğlu 3. Noterliği tarafından aslı görüldükten sonra “aslının aynıdır” şeklinde fotokopisi üzerinden tasdik yaptırılarak onaylı örneğin ihale dosyasına konulduğu, noterce aslına uygun olduğu kabul edilmiş bir belgenin ihale makamınca yok sayılmasının mümkün olmadığı, söz konusu evrakın tasdikli örneğinin ihale makamına sunulmasından başka bir alternatif bulunmadığı, firmalarının katıldığı ihalelerde bu şekilde tasdikli örnek kullanıldığı, katıldıkları ihalelerde bu hususun aleyhe değerlendirme konusu olmadığı,

İmza sirkülerinin de aynı şekilde 1 adet asıl ıslak imzalı olarak noterce hazırlanıp daha sonra gerek görüldükçe asıl evraktan fotokopi çekilerek çoğaltılıp aslı görülerek “aslının aynıdır” şeklinde fotokopi üzerinden tasdik yaptırıldığı, belgenin onaylı örneğinin ihale dosyasına konulduğu, idarenin uygulamasının yerinde olmadığı,

İddia edilmektedir.

A- Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

İdarenin 27 kalem ilaç alımı ihalesi için beş istekli tarafından teklif verilmiş olup, 19.06.2009 tarihinde onaylanan ihale komisyonu karar tutanağına göre; başvuru sahibinin “Ecza Deposu Ruhsatnamesi” ile “İmza Sirküleri” İdari Şartnamenin 7.7.2 numaralı maddesine uygun bulunmadığından teklif değerlendirme dışı bırakılmıştır. Ayrıca, teklifi geçerli kabul edilmeyen diğer üç isteklinin tekliflerinin de yine İdari Şartnamenin 7.7.2 numaralı maddesine istinaden ihalede değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Belgelerin sunuluş şekli” başlıklı 29 uncu maddesinde;

“1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idareler; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini isterler. Bu kapsamda sunulan fatura örnekleri de asıl olarak kabul edilir. Adaylar veya istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale veya son başvuru tarihinden önce idare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini başvuruları veya teklifleri kapsamında sunabilirler. Bu yönde yapılacak başvuruların, ihaleden önce idarenin ilgili birim yetkilisi veya bu hususta görevlendirilmiş personelince karşılanması zorunludur.

(2) Noter onaylı belgelerin, aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ancak Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde, Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri veya bunların noter onaylı suretleri de kabul edilir. Adayın veya isteklinin ve/veya teklif edilen malın, İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankasına kayıtlı olduklarını tevsik edici belge veya belgeler, internet çıktısı olarak sunulabilir. ………..” hükmü yer almaktadır.

İhale konusu işe ait İdari Şartnamenin 7 nci maddesi kapsamında ihaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlilik kriterleri hususunda düzenleme yapılmıştır. Şartnamenin “Belgelerin sunuluş şekli” başlığı altındaki 7.7 numaralı maddesi kapsamında;

_ “7.7.1.**** İstekliler, yukarıda sayılan belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini vermek zorundadır. Ancak, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi Nizamnamesinin 9 uncu maddesinde yer alan hüküm çerçevesinde; Gazete idaresince veya Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğine bağlı odalarca “aslının aynıdır” şeklinde onaylanarak isteklilere verilen Ticaret Sicili Gazetesi suretleri ile bunların noter onaylı suretleri de kabul edilecektir._

__

_ 7.7.2. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile “ibraz edilenin aynıdır” veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmeyecektir._

_ 7.7.3. İstekliler, istenen belgelerin aslı yerine ihale tarihinden önce İdare tarafından “aslı idarece görülmüştür” veya bu anlama gelecek şekilde şerh düşülen suretlerini tekliflerine ekleyebilirler.” _

Düzenlemesine yer verilmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, İdari Şartnamedeki düzenleme ve idarece yapılan tespitler çerçevesinde anılan firmanın itiraz konusu belgeleri incelendiğinde;

__

1. Teklif ile birlikte ihale tarihinde isteklilerden istenilmiş olan İmza Sirküleri açısından;

Öz – Sel Ecza Depoları Ticaret ve Pazarlama A.Ş. adına 13 Mayıs 2009 tarihinde İstanbul Kadıköy 11 inci noterliğince İmza Sirküleri düzenlendiği, belgenin üzerinde “örnektir” ve “aslının aynıdır” ibareleri taşıyan kaşeler bulunduğu, belgenin 27 Mayıs 2009 tarihinde yeniden noterlik işlemine tabi tutulduğu, belgede Beyoğlu Üçüncü Noterliğine ait kaşe bulunduğu, dolayısıyla söz konusu belgenin farklı tarihlerde farklı noterliklerce yevmiye kayıt numarası verilmek suretiyle tasdik işlemine tabi tutulduğu görülmektedir. Söz konusu belgenin alt kısmında; 08.06.2009 tarihinde Erciş Devlet Hastanesi Başhekim Yardımcısı Dr. Mehmet İçöz tarafından el yazısı ile yazılmış olan; “Aslı görülmüştür” ibaresi ile imza bulunmaktadır. Ayrıca, idare yetkilisinin el yazısı ile düştüğü kaydın üzerinde “ibraz edilenin aynıdır” ibaresini içeren kaşe bulunduğu, ancak, belgenin incelenmesinden “ibraz edilenin aynıdır” şeklindeki ibarenin belgelerin incelendiği, tekliflerin değerlendirildiği aşamada eklendiği anlaşılmıştır.

2. Teklif ile birlikte ihale tarihinde isteklilerden istenilmiş olan Ecza Deposu Ruhsatnamesi açısından,

Başvuru sahibinin idareye sunduğu dosya kapsamında, ÖZSEL ECZA DEPOSU A.Ş. (Anadolu Şb.) adına 18.07.2005 tarihinde düzenlenmiş Ecza Deposu Ruhsatnamesi bulunduğu, belgenin üzerinde “örnektir”, “aslının aynıdır” şeklinde kaşe ve 27 Mayıs 2009 tarih ve (düzenleyen noterliğin) 16165 yevmiye numarası bulunduğu, söz konusu belgenin 08.06.2009 tarihinde Erciş Devlet Hastanesi Başhekim Yardımcısı Dr. Mehmet İçöz tarafından el yazısı ile yazılmış olan; “Aslı görülmüştür” ibaresi ile tasdik edildiği, yukarıda imza sirküleri belgesi için yapılan açıklamada belirtilmiş olan duruma benzer şekilde, idare yetkilisinin el yazısı ile düştüğü kaydın üzerinde “ibraz edilenin aynıdır” ibaresini içeren kaşe bulunduğu, ancak, belgenin incelenmesinden “ibraz edilenin aynıdır” şeklindeki ibarenin belgelerin incelendiği, tekliflerin değerlendirildiği aşamada eklendiği anlaşılmıştır.

Yukarıda yer verilen tespitler neticesinde; şikayet konusu olan belgelerden hem imza sirküleri hem de Ecza Deposu Ruhsatnamesinin üzerinde “Örnektir”, “Aslının Aynıdır” şeklinde noterlik kayıtları bulunduğu, belgelerin bu şekilde ihaleden önce idarenin yetkilisine sunulduğu, bu belgelerin idare yetkilisi Baştabip Yardımcısınca “Aslı Görülmüştür” şeklinde el yazısı ile kayıt düşülerek onaylandığı, bu onay dikkate alındığında ihaleden önce idare yetkilisine sunulan belgelerin mevzuata uygun olduğu, dolayısıyla teklif zarfı içinde sunulması halinde geçerli kabul edilecek nitelikte olduğu, ihaleye sunulan belgeler üzerine idare yetkilisince “aslı görülmüştür” şeklinde şerh yazıldığı hususu dikkate alındığında başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması işleminin mevzuata uygun olmadığı anlaşılmıştır. Söz konusu belgelerin varlığına ve/veya belge üzerindeki bilgilere ilişkin bir tereddüt bulunması halinde tereddüdün giderilebilmesi için 4734 sayılı Kanunun 37 nci maddesine istinaden belgenin aslının veya noter onaylı örneğinin idare tarafından istenilmesi, görülmesi ve/veya tamamlatılması mümkün bulunmaktadır. Açıklanan nedenlerle idarenin teklifi değerlendirme dışı bırakan kararı yerinde bulunmamaktadır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin 18 inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda tespit edilen aykırılıklar ve buna ilişkin inceleme ve hukuki değerlendirme aşağıda yapılmıştır:

Yukarıda belirtildiği üzere, noterler tarafından düzenlenen ve aslı gibidir ve aslının aynıdır şeklinde kayıt, tasdik içeren ve ayrıca ihale tarihinden önce idare yetkilisince aslının aynıdır veya aslı görülmüştür şeklinde kayıt ile idare yetkilisince onaylanan belgelerin tekliflerin değerlendirildiği aşamada idarece kabul edilmemiş olması işlemi mevzuata uygun bulunmamıştır. Şikayet konusu husus ile bağlantılı olarak, ihale komisyonu karar tutanağı ve diğer isteklilere ait dosyaların incelenmesinden, teklifi değerlendirme dışı bırakılan diğer üç isteklinin de başvuru sahibininkine benzer gerekçelerle ihalede değerlendirme dışı bırakıldığı anlaşılmıştır. Bu nedenle, başvuru sahibininkine benzer gerekçe ile teklifi idarece değerlendirme dışı bırakılmış olan diğer isteklilerin tekliflerinin de yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda yeniden değerlendirmeye alınması gerekmektedir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılığı belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale kararının iptal edilmesi ve tekliflerin verilmesinden sonraki işlemlerin yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.