KİK Kararı: 2009/UH.II-1699 (15 Haziran 2009)

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2009/053
Gündem No : 18
Karar Tarihi : 15.06.2009
Karar No : 2009/UH.II-1699
BAŞVURU SAHİBİ:
Arşivist Dizayn Arşiv Kütüphane Belge Bilgi Yönetimi ve Bilişim Si. Ltd. Şti. - Yordam Bilgi Teknoloji Danışmanlık Eğitim ve Elektronik Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi, Cerrahpaşa Cad. Nimet Apt. Kat:3 No:8/5 Yusufpaşa Fatih/İSTANBUL

İHALEYİ YAPAN İDARE:
İzmir Tepecik Eğitim ve Araştırma Hastanesi Baştabipliği, Gaziler Cad. No:468 35120 Yenişehir/İZMİR

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2008/208117 İhale Kayıt Numaralı "Arşivleme Hizmeti Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

11.06.2009 tarih ve II.H.11.03.0194/2009-8E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

İzmir Tepecik Eğitim ve Araştırma Hastanesi Baştabipliği tarafından 07.04.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “Arşivleme Hizmeti Alımı” ihalesine ilişkin olarak Arşivist Dizayn Arşiv Kütüphane Belge Bilgi Yönetimi ve Bilişim Sist. Ltd. Şti. - Yordam Bilgi Teknoloji Danışmanlık Eğitim ve Elektronik Sistemleri San. Tic. Ltd. Şti. Ortak Girişimi’nin 30.04.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 08.05.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 21.05.2009 tarih ve 11953 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 21.05.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1. İdari şartnamenin 7.4.1 inci maddesinde; “Fiziksel arşiv düzenlemesi, belge tasnifi, niteleme- birleştirme, evrak depolama, dijital arşivleme, belgelerin taranarak dijital ortama aktarılması ve indekslenmesi işleri benzer iş olarak kabul edilecektir.” düzenlemesinin yer aldığı, ihale üzerinde bırakılan isteklinin sunmuş olduğu iş deneyim belgelerinin benzer iş tanımında yer alan işlerin ayrı ayrı değerlendirilmesi sonucu idarece uygun bulunduğu, halbuki benzer iş tanımında yer alan işlerin bir bütün olarak değerlendirilmesi gerektiği, iş deneyim belgelerini düzenleyen idareden sorulması halinde ihale üzerinde bırakılan isteklinin yapmış olduğu işler içinde “fiziksel arşiv düzenlemesi, belge tasnifi, niteleme - birleştirme” hizmetlerinin yer almadığının görüleceği, ayrıca ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin sunmuş olduğu ve idare tarafından uygun görülen iş deneyim belgesinin de ihale konusu iş ve benzer iş tanımına uymadığı,

2. İhale üzerinde bırakılan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin teklif fiyatının aşırı düşük olduğu,

3. 15 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Elektronik Belge Standartları” konulu genelge uyarınca kamu kurum ve kuruluşlarınca oluşturulacak elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE 13298 nolu standardın kullanılması gerektiği, ihale konusu iş ile benzer iş anılan genelge kapsamında yer almasına rağmen idare tarafından söz konusu standarda yönelik olarak ihale dokümanında herhangi bir düzenlemenin yapılmadığı,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin ‘Tanımlar’ başlıklı 3 üncü maddesinde benzer iş;

“İhale konusu hizmet veya hizmetin bölümleriyle nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer usullerle gerçekleştirilen, teçhizat, ekipman, mali güç ve uzmanlık ile personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellik taşıyan hizmetler,”

İş deneyim belgesi;

“İsteklinin ihale konusu hizmet veya benzer hizmetlerdeki mesleki deneyimini ortaya koyan ve bu Yönetmelikte yazılı esas ve usullere göre düzenlenen, verilen ve değerlendirilen; iş bitirme belgesi, iş durum belgesi, iş denetleme belgesi ve iş yönetme belgesi” olarak tanımlanmıştır.

Anılan Yönetmeliğin ‘İş deneyim belgeleri’ başlıklı 42 nci maddesinde;

“Mimarlık ve mühendislik, etüt ve proje, harita ve kadastro, imar uygulama hizmet alımları ile yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesinin (b) bendinin (2) numaralı alt bendinde hizmet alımları için öngörülen üst limit tutarına eşit veya bu tutarı aşan diğer hizmet alımı ihalelerinde; isteklinin, son beş yıl içinde yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde sözleşme bedelinin en az % 70’i oranında gerçekleştirdiği veya yapımla ilgili hizmet işleri için geçerli olmak üzere en az % 50’si oranında denetlediği veyahut yönettiği idarece kusursuz kabul edilen ihale konusu iş veya benzer işlerle ilgili deneyimini gösteren belgelerin istenilmesi zorunludur.

__

İş deneyimi olarak, istekli tarafından teklif edilen bedelin % 25’inden az ve % 50’sinden fazla olmamak üzere idarece belirlenecek bir oranda, ihale konusu hizmet veya benzer hizmetlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim belgesinin ibrazı istenir.” hükmü bulunmaktadır.

İtirazen şikayete konu ‘Arşivleme Hizmeti Alımı’ olarak adlandırılan iş, ihale ilanının işin niteliği, türü ve miktarını gösteren 2 nci maddesinin atıf yaptığı listede;

Hizmet Alımı 3 kalem

1

TASNİF, NİTELEME, BİRLEŞTİRME, EVRAK DEPOLAMA

1600000

EVRAK/DOSYA

2

TARAMA VE İNDEKSLEME

26998400

SAYFA

3

KUTULAMA

19000

KOLİ

olarak belirlenmiştir.

Benzer iş tanımına ilişkin ihale ilanının 4.4 üncü maddesinde;

“Bu ihalede benzer iş olarak, fiziksel arşiv düzenlemesi, belge tasnifi, niteleme- birleştirme, evrak depolama, dijital arşivleme, belgelerin taranarak dijital ortama aktarılması ve indekslenmesi işleri, benzer iş olarak kabul edilecektir.” düzenlemesi,

İdari şartnamenin 7.4 üncü maddesinde ise;

“Kamu veya özel sektörde yapılan fiziksel arşiv düzenlemesi, belge tasnifi, niteleme- birleştirme, evrak depolama, dijital arşivleme, belgelerin taranarak dijital ortama aktarılması ve indekslenmesi işleri, benzer iş olarak kabul edilecektir.” düzenlemesi yapılmış olup, iş deneyim belgesine ilişkin ilan ve idari şartnamenin ilgili maddelerinde, isteklilerin son beş yıl içinde yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde, sözleşme bedelinin en az %70’i oranında gerçekleştirdiği, idarece kusursuz kabul edilen ihale konusu iş veya benzer işlerle ilgili deneyimini gösteren ve teklif bedelinin %25 oranından az olmamak üzere, tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim belgesi sunması zorunluluğu getirilmiştir.

Teknik şartnamede ihalenin konusunun fiziksel arşiv düzenlemesi (belge tasnifi, niteleme, birleştirme ve evrak depolama), digital arşivleme (belgelerin taranarak digital ortama aktarılması ve indekslenmesi) olduğu, kapsamının ise fizibilite çalışmaları ve bilimsel çalışmaların yapılması, fiziksel arşiv düzenlemesinin yapılması, digital ortama aktarma işlemlerinin yapılması, evrak depolama işlemlerinin yapılması, arşiv yönetim sistemi bilgisayar programının hazırlanması ve indeks bilgileri ile digital ortama aktarılan belgelerin programa yüklenmesi işlemleri olduğu belirtilmiştir.

Söz konusu düzenlemeler ışığında; ihale konusu işin, ana hatlarıyla fiziksel arşiv düzenlemesi ile birlikte digital arşivleme olduğu, idarenin benzer işi, bu iki işin bölümlerini ele alarak tanımladığı, söz konusu tanımlamada sayılan işlerin ayrı ayrı değerlendirilmesi gerektiği, kaldı ki idarenin değerlendirmesinin de bu yönde olduğu anlaşılmaktadır.

İhale üzerinde bırakılan Koda Yazılım Sanayi ve Tic. Ltd. Şti. tarafından iş deneyimini tevsik amacıyla, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca 04.01.2008 tarihinde düzenlenmiş 783.313,08 YTL tutarındaki iş bitirme belgesi ile özel sektörde faaliyet gösteren bir firmayla 14.04.2008 tarihinde imzalanan 750.000 YTL bedelli sözleşme ve 540.000 YTL tutarında fatura sunulduğu tespit edilmiştir.

Yükseköğretim Kurulu Başkanlığınca düzenlenmiş iş bitirme belgesinde hizmet tanımının “175.066 adet ciltli tezin kesilerek tezlere ait 23.038.620 sayfa ve eklerinin (A5, A4, A3, A2, A, AO ve diğer boyutlardaki dokümanlar (harita, pafta...) taramaya uygun hale getirilmesi, taranması, üst düzey görüntü iyileştirmeye tabi tutulması, indekslenmesi, OCRlanması; tarama, indeks ve OCR kontrollerinin yapılması; Türkçe ve yabancı özetlerinin ayrıştırılması, dokümanların internetten açılmasına yönelik ayrıca PDF dönüşümlerinin gerçekleşmesi, uygun formatta aktarılması (TIFF, PDF, TXT, XML...), bu çalışmalar için gerekli her türlü altyapının sağlanması (elektrik, gigabit network, donanım (giyotin, server, pc, ups, tarayıcı...), yazılım, personel...) olan kapsamlı servis büro hizmeti işidir.” şeklinde yapıldığı; sözleşme konusunun ise; “………….. Kurumları arşivinde bulunan farklı boyutlarda (A5, A4, A3,...,A0 vb), farklı varyasyonlarda (pelür, ince, kalın, renkli, siyah beyaz vb), ciltli dokümanları ve kitapları da içeren dokümanların elektronik ortama dönüştürülmesi ve bu verinin elektronik ortama aktarılması, OCR işlemine tabi tutulması, tanımlı alanlar üzerinden indekslenmesi, depolanması, taranan belgelerdeki bilgilerin veri tabanındaki tanımlı alanlara aktarılması, istendiğinde dağıtık yapıdaki ……….Kurumlan şubelerinden ve merkezinden sayısal veriye erişilmesi ve yeniden üretilmesi, öğrencilerin, öğretmenlerin ve personellerin kart datalarının oluşturulması, kartların kişiselleştirilmesi, basılması, dağıtılması ve yönetilmesi, eğitim yönetim sisteminin kurulması ve yönetilmesi, doküman arşiv ve yönetim sisteminin kurulması ve yönetilmesi, bu çalışmalar için gerekli her türlü altyapının sağlanması (elektrik, gigabit, network, donanım (server, pc, ups, tarayıcı...), yazılım, personel...) işlerini içeren yazılım, donanım ve servis büro hizmeti işidir.” şeklinde belirlendiği görülmüştür.

Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin iş deneyim belgesi olarak, Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce 02.04.2009 tarihinde düzenlenmiş 12.262.539,75 TL tutarındaki iş durum belgesini sunduğu tespit edilmiştir.

Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünce düzenlenmiş iş durum belgesinde hizmet tanımının “Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü Tapu Arşiv Dairesi Başkanlığı ile İstanbul TKBM bünyesinde bulunan belgelerin son teknoloji kullanılarak sayısal ortama alınması, sağlıklı bir fihrist yapısı oluşturulması, Tapu kayıtlarının Osmanlıca'dan günümüz Türkçesi'ne Transkripsiyonunun yapılması, Kayıtlar ile sayısal görüntülerin eşleştirilmesi, ihtiyaç duyulan donanım, güvenlik donanım ve yazılımlarının, network donanım ve yazılımlarının, diğer yazılım ve WEB tabanlı Arşiv Yönetim Sistemi Uygulama yazılımının sağlanması” olduğu görülmüştür.

Şikayete konu iş deneyim belgelerinde yer alan işler ile ihale konusu iş ve benzer işler birlikte değerlendirildiğinde, iş deneyim belgelerinin idare tarafından uygun bulunması işleminde kamu ihale mevzuatına aykırılık bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.

2. Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kamu İhale Kanunun “Yaklaşık Maliyet” başlıklı 9 uncu maddesinde; “Mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir…” hükmü,

“Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38 inci maddesinde; “İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü yer almakta olup Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 72 nci maddesinde de benzer düzenlemeye yer verilmiştir.

İdare tarafından hazırlanan yaklaşık maliyet hesap cetveli ve eki belgelerin incelenmesi neticesinde; yaklaşık maliyetin piyasada faaliyet gösteren firmalardan alınan birim fiyatların aritmetik ortalaması alınarak belirlendiği tespit edilmiştir.

Anılan Kanun hükümlerinden, idarelerin tekliflerin aşırı düşük olup olmadığını değerlendirirken yaklaşık maliyet veya diğer teklifleri göz önünde bulundurarak aşırı düşük bulunan teklifler hakkında açıklama isteyeceği anlaşılmaktadır.

İdarenin başvuru sahibine bildirdiği 08.05.2009 tarihli cevap yazısında, ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifinin aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmediği belirtilmiş olup, başvuru uygun bulunmamıştır.

İdarenin ihale üzerinde bırakılan isteklinin teklifini, anılan Kanun hükmü uyarınca aşırı düşük teklif olarak nitelendirmediği, teklif bedeli ile ihale konusu işin yapılabileceği sonucuna ulaştığı anlaşılmaktadır.

İdarelerce aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması halinde Kanunun 38 inci maddesi çerçevesinde konunun ele alınarak, idarenin yapmış olduğu sorgulamaya karşılık firmaların yapmış olduğu açıklamaların ve belgelendirmelerin uygun olup olmadığı hususuna dikkat edildiği, idarelerin bu yönde bir sorgulama yapılmasına gerek görmediği hallerde ise bu durumun bir eksiklik olarak nitelendirilmemesi gerektiği hususları göz önünde bulundurulduğunda, idare tarafından şikayet konusu tekliflerin aşırı düşük teklif olarak değerlendirilmeyerek 4734 sayılı Kanunun 38 inci maddesi gereğince aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmaksızın ihalenin sonuçlandırılması işleminde kamu ihale mevzuatına aykırılık bulunmadığı sonucuna varılmıştır. Bu nedenle başvuru sahibinin iddiası yerinde görülmemiştir.

3. Başvuru sahibinin 3 üncü iddiasına ilişkin olarak:

4734 sayılı Kanunun “Kuruma itirazen şikayet başvurusu” başlıklı 56 ncı maddesinin ikinci fıkrasında; “Kurum itirazen şikayet başvurularını başvuru sahibinin iddiaları ile idarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirlenen hususlar ve itiraz edilen işlemler bakımından eşit muamele ilkesinin ihlal edilip edilmediği açılarından inceler..” hükmüne,

İhalelere Yönelik Yapılacak Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “başvuruların şekil unsurları” başlıklı 8 inci maddesinin onuncu fıkrasında; “İdarenin şikayet üzerine aldığı kararda belirtilen hususlar hariç, şikayet başvurusunda belirtilmeyen hususlar itirazen şikayet başvurusuna konu edilemez” hükmüne,

Anılan Yönetmeliğin “İtirazen şikayet başvuruları” başlıklı 14 üncü maddesinin birinci fıkrasında; “İdareye yapılan şikayet başvurusu üzerine idare tarafından alınan kararın uygun bulunmaması veya süresi içinde karar alınmaması hallerinde veya şikayet ya da itirazen şikayet üzerine idare tarafından alınan ihalenin iptali kararlarına karşı doğrudan Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulabilir.” hükmüne yer verilmiştir.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Tebliğin “Kurum tarafından yapılacak işlemler” başlıklı 12 nci maddesinin ikinci fıkrasında; “İdareye başvuru konularının yanı sıra yeni konular da eklenerek Kuruma başvurulması halinde ise, itirazen şikayet başvurusunun incelenmesinde idareye başvuru konusu edilmeyen hususlar dikkate alınmaz.” açıklaması yer almaktadır.

Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunmanın ön koşulu idareye usulüne uygun şikayet başvurusu yapılmasıdır. Anılan iddia ile ilgili olarak başvuru sahibinin idareye şikayet başvurusunun olmadığı, doğrudan Kuruma başvuruda bulunulduğu; öte yandan, söz konusu iddianın dokümana yönelik olduğu, ihaleye teklif veren başvuru sahibinin istekli sıfatını haiz olduğu, İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin ehliyete ilişkin 5 inci maddesi uyarınca, isteklilerin ancak tekliflerin sunulması, değerlendirilmesi ve ihalenin sonuçlandırılmasına ilişkin idari işlem veya eylemlere karşı başvuruda bulunabileceği, dolayısıyla başvuru sahibinin anılan iddia yönünden şikayet ehliyetinin de bulunmadığı anlaşıldığından bu iddiayla ilgili olarak başvurunun reddi gerekmektedir.

Sonuç olarak, başvuru sahibinin iddiaları yerinde görülmediğinden başvurunun reddi gerekmektedir.

Açılanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikayet başvurusunun reddine,

Oyçokluğu ile karar verildi.

**KARŞI OY **

4734 sayılı Kanunun 38. maddesinde “ İhale komisyonu verilen teklifleri 37 nci maddeye göre değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

_a)_İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

_b)_Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

_c)_Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

Hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.” hükmü bulunmaktadır.__

İdarece yaklaşık maliyete ve diğer tekliflere göre teklif fiyatı aşırı düşük bulunan teklifler için aşırı düşük teklif sorgulaması yapıldıktan sonra ihalenin sonuçlandırılmasının yasal bir zorunluluk olduğu yukarıda zikredilen Yasada düzenlenmiştir.

İncelemeye konu ihalede yaklaşık maliyetin 3.442.845,33 TL olarak belirlendiği; ihale üzerinde bırakılan isteklinin ise 1.997.891,52 TL teklif bedeli sunduğu, idarece ihale üzerinde kalan isteklinin ihale konusu iş için teklif ettiği bedelin, diğer tekliflere ve yaklaşık maliyete göre aşırı düşük olmasına rağmen; idarece aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmadan ihalenin sonuçlandırıldığı, bu hususun yukarıda belirtilen Kanun hükmüne aykırılık oluşturduğu anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle; aşırı düşük teklif sorgulaması yapılmak suretiyle ihale işlemlerinin sonuçlandırılması gerektiğinden 4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (b) bendine göre düzeltici işlem kararı verilmesi gerektiği gerekçesiyle çoğunluk kararına katılmıyorum.

** HakanGÜNAL **

****Kurul Üyesi