KİK Kararı: 2009/UH.I-2948

KAMU İHALE KURULU KARARI
Toplantı No : 2009/083
Gündem No : 58
Karar Tarihi : 07.12.2009
Karar No : 2009/UH.I-2948
BAŞVURU SAHİBİ:
Sim Dış Ticaret Paz. Elektronik San. ve Tic Ltd. Şti., 6. Cadde No:37/3 Öveçler ANKARA

İHALEYİ YAPAN İDARE:
150 Yataklı Cizre Devlet Hastanesi, Sur Mahallesi Banecırf Mevkii No:1 73200 Cizre/ŞIRNAK

BAŞVURUYA KONU İHALE:
2009/134355 İhale Kayıt Numaralı "1 Yıl Süre ile 65 Personelli Hbys Hizmet Alımı" İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

01.12.2009 tarih ve I.H.24.11.0182/2009-38E sayılı Esas İnceleme Raporunda;

150 Yataklı Cizre Devlet Hastanesi Baştabipliği tarafından 12.11.2009 tarihinde açık ihale usulü ile yapılan “1 Yıl Süre İle 65 Personelli HBYS Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Sim Dış Ticaret Paz. Elektronik San. ve Tic Ltd. Şti.’nin 04.11.2009 tarihinde yaptığı şikayet başvurusunun, idarenin 09.11.2009 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibinin 16.11.2009 tarih ve 23214 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 16.11.2009 tarihli dilekçe ile itirazen şikayet başvurusunda bulunduğu,

İdare tarafından gönderilen bilgi ve belgelerin incelenmesinden;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Karar verilmesinin uygun olacağı hususlarına yer verilmiştir.

KARAR:

Esas İnceleme Raporu ve ekleri incelendi:

İtirazen şikayet dilekçesinde özetle;

1. Benzer iş tanımında yer alan “hastane” ibaresinin rekabeti kısıtladığı,

2. Teknik şartnamenin 16.7.5.3 üncü maddesinde; “ Hangi referans merkezlerinde hangi cihazlar ile uygulama yapıldığı marka, model, laboratuar ve temas edilebilecek kişi bilgileri teklif ile beraber verilmelidir.” düzenlemesinin Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığının 2007/82 nolu genelgesine aykırı olduğu,

3. Teknik şartnamenin 3.1 inci maddesinde; “ Sözleşme bitimine kadar gerekli yazılım HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi), VTYS (Veri Tabanı Yönetim Sistemi), 65 (altmışbeş) personelle sağlanacaktır.” düzenlemesinin yer aldığı; yine anılan şartnamenin 4.1 inci maddesinde ise; “İstekli, projede teklif edilen VTYS lisansını tüm uygulama geliştirme çalıştırma (full use) hakları ile (idarenin diğer projelerde veya kendisinin geliştireceği uygulamalarda da bütün hakları ile kullanılmak üzere) temin edecektir. (Hastanemizde kullanılan VTYS server 8 çekirdeklidir.)” ifadesinde kaç kullanıcı olacağının belirtilmediği, bu durumunda teklif vermelerini imkansız kıldığı,

4. Teknik şartnamenin 7 nci maddesinde; “İstekli firmalar, şartname dahilinde belirtilen donanım haricinde donanım teklif etmeyecek olup, sözleşme sonrası yüklenici firmanın önerisi ile idarenin uygun bulunması halinde gerekli donanım kurumumuz tarafından satın alınacaktır. Tablo-2 de belirtilen donanım malzemeleri sözleşme süresince yüklenici firma tarafından ek bir ücret talep etmeksizin kullandırılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır. Fakat şartname içerisinde Tablo-2’ye ait donanım malzeme listesi yer almamakta olup, yapılan zeyilname ile bu tablonun ihale dokümanından çıkartılmasına rağmen sağlıklı teklif verilebilmesi için bu listeye ihtiyaç olduğu,

Teknik şartnamenin 16.1.2 nci maddesinde; “ Görüntülenecek bilgilerin hastane bilgi sistemi uygulama yazılımından gerçek zamanlı olarak elde edilmesi idare tarafından tespit edilecek yerlerdeki ekranlara kadar iletilmesi satıcı tarafından sağlanmalıdır. Bu iş için (gerekli olması halinde yazılım lisansları ve donanım) yüklenici tarafından sağlanır.” düzenlemesi yer aldığı, ancak ekran sayısı belirtilmediğinden bu düzenlemeler çerçevesinde sağlıklı teklif oluşturulmasının mümkün olmadığı,

İddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

1. Başvuru sahibinin 1 inci iddiasına ilişkin olarak:

İhale ilanı Kamu İhale Bülteninde 06.10.2009 tarihinde yayımlanmıştır.

Anılan bu ilanın 4.4 üncü maddesinde; “ Bu ihalede benzer iş olarak kabul edilecek işler:

__

4.4.1 Kamu veya özel hastanelerden alınmış olan; HBYS hizmet alımı veya veri giriş elemanı ve HBYS kiralanması işi veyahut otomasyon hizmet alımı ve HBYS kiralanması işi benzer iş olarak kabul edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmeliğin “Sürelerle ilgili genel esaslar” başlıklı 7 nci maddesinde; “(1) Süreler;

__

_ a) İlana yönelik başvurularda ilk ilan tarihini, izleyen günden itibaren başlar._” hükmü yer almaktadır.

Yine anılan Yönetmeliğin “Başvuru süreleri” başlıklı 6 ncı maddesinde; “(1) İdareye şikayet süresi; ihale sürecindeki şikayete konu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gerektiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunun 21 inci maddesinin birinci fıkrasının (b) ve (c) bentlerine göre yapılan ihalelere yönelik başvurularda beş gün, diğer hallerde on gündür.” hükmü yer almaktadır.

Bu hüküm uyarınca başvuru sahibinin şikayete konu hususu öğrendiği tarihten itibaren 10 gün içinde idareye başvuruda bulunması gerekirken, bu süre geçtikten sonra başvuruda bulunduğu, bu itibarla da bu iddia bakımından başvurunun süre yönünden reddine karar verilmesi gerekmektedir.

2. Başvuru sahibinin 2 nci iddiasına ilişkin olarak:

Teknik şartnamenin 16.7.5.3 üncü maddesinde; “Hangi referans merkezlerinde hangi cihazlar ile uygulama yapıldığı marka, model, laboratuar ve temas edilebilecek kişi bilgileri teklif ile beraber verilmelidir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığının 18.09.2007 tarihli 2007/82 sayılı Genelgesinin “Diğer Hususlar” başlıklı üçüncü maddesinin (c) bendinde; “Referans istenmesi ve referansa ilişkin kriterlerin konulması: Bilgi sistemi alımlarında isteklilerden çözümlerine ait referanslar istenmeyecektir. Bunun yerine rekabeti engelleyici nitelikte olmayan, kurumun gerçek ihtiyaçlarına ve mevzuata uygun “İş Deneyim Belgesi” istenebilir.” açıklaması yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliğinin “İhaleye katılım kuralları” başlıklı İkinci Bölümünün “Deneyime ilişkin referans” başlıklı 12 nci maddesinde; “ 12.1 İhale Uygulama Yönetmeliklerinde mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgelerin taşıması gereken kriterler belirtilmiş olmakla birlikte, bazı ihalelerde bu düzenlemelerin aksine özellikle Avrupa Birliği üyesi ülkeler veya diğer bazı yabancı ülkeler gibi belirlemeler yapılarak bu ülkelerde iş yapıldığına dair referans getirilmesi zorunluluğu konulduğu görülmektedir. Kamu İhale Kurulunun konuyla ilgili uyuşmazlık kararlarında, iş deneyimini gösteren belgelerin yanı sıra referansın istenemeyeceği, bu tür koşul koymanın rekabeti engellediği açıkça belirtildiğinden, idarelerce; şartnamelerin düzenlenmesi sırasında referansın hiçbir şekilde yeterlik kriteri olarak belirlenemeyeceği hususunun dikkate alınması gerekmektedir.” açıklaması yer almaktadır.

İhalelerde isteklilerin ihale konusu işe veya benzer işteki daha önceki deneyimlerine ilişkin olarak sadece “iş deneyim belgesi” istenilmesi gerekmektedir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin “Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler” başlıklı 28 inci maddesinin ikinci fıkrasında; (2) Yeterlik değerlendirmesi için istenecek belgelerin ve yeterlik değerlendirmesinde aranılacak kriterlerin, ihale veya ön yeterlik ilanı ile idari şartnamede veya ön yeterlik şartnamesinde ya da davet yazısında belirtilmesi zorunludur.” hükmü,****

“Sözleşmenin yürütülmesi aşamasındaki mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler” başlıklı 30 uncu maddesinin birinci fıkrasında; “(1) Ön yeterlik şartnamesinde veya idari şartnamede yeterlik kriteri olarak belirlenmeyen, ancak sözleşmenin yürütülmesi aşamasında işin yerine getirilmesi için gerekli olduğu öngörülen mesleki ve teknik yükümlülüklere yönelik düzenlemeler teknik şartnamede yer alır. Bu düzenlemelerde, işin niteliği ile bu Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümleri esas alınır. Bu yükümlülüklere ilişkin olarak yüklenici tarafından hangi belgelerin idareye sunulması gerektiğinin teknik şartnamede açıkça düzenlenmesi zorunludur.” hükmü,

Yer almaktadır.

Bu hükümler, açıklamalar ve düzenlemeler çerçevesinde referans daha önce yapılan işlere ilişkin bir duruma ilişkin olduğundan esas itibariyle iş deneyim belgesi ile aynı temele dayanmaktadır. Bu itibarla, referansın istenmemesi gerekmektedir.

Kaldı ki, ihale konusu işte ortaya çıkacak sorunlar yüklenicinin sorumluluğunda olup, bu sorunları çözmekle yükümlü kişi de yüklenicidir.

Tüm bu tespitler çerçevesinde başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

3. Başvuru sahibinin 3 üncü iddiasına ilişkin olarak:

Başvuru dilekçesinde her ne kadar teknik şartnamenin 3.1 inci maddesinden bahsedilmiş olsa bile, teknik şartname incelendiğinde bu maddenin 1.3 üncü madde olduğu görülmektedir.

Teknik şartnamenin “Tanımlar” 1.3 üncü maddesinde; “… Sözleşme bitimine kadar gerekli yazılım HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi), VTYS (Veri Tabanı Yönetim Sistemi), 65 (altmışbeş) personelle sağlanacaktır.

__

_ HBYS lisansları sözleşme süresince sınırsız terminal kullanıcı lisanslı olarak kurumun hizmetine sunulacaktır.”_ düzenlemesi yer almaktadır.

Yine anılan şartnamenin “Veri tabanı yönetim sistemi” başlıklı 4 üncü maddesinde; “ İstekli, projede teklif edilen VTYS lisansını tüm uygulama geliştirme çalıştırma (full use) hakları ile (idarenin diğer projelerde veya kendisinin geliştireceği uygulamalarda da bütün hakları ile kullanılmak üzere) temin edecektir. (Hastanemizde kullanılan VTYS server 8 çekirdeklidir.)” düzenlemesi yer almaktadır.

Bu iki madde incelendiğinde, idarenin talebinin ne olduğu, kaç kullanıcı istediği gibi konuların açıklıkla düzenlendiği, birbiriyle çelişen herhangi bir hususun olmadığı anlaşıldığından, başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

4. Başvuru sahibinin 4 üncü iddiasına ilişkin olarak:

Teknik şartnamenin 7 nci maddesinde; “İstekli firmalar, şartname dahilinde belirtilen donanım haricinde donanım teklif etmeyecek olup, sözleşme sonrası yüklenici firmanın önerisi ile idarenin uygun bulunması halinde gerekli donanım kurumumuz tarafından satın alınacaktır. Tablo-2 de belirtilen donanım malzemeleri sözleşme süresince yüklenici firma tarafından ek bir ücret talep etmeksizin kullandırılacaktır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan şartnamede “Tablo 2” bulunmamaktadır.

İdare tarafından 02.11.2009 tarihinde zeyilname yapılmıştır. Yapılan zeyilname ile “ Tablo-2 de belirtilen donanım malzemeleri sözleşme süresince yüklenici firma tarafından ek bir ücret talep etmeksizin kullandırılacaktır ” ibaresi dokümandan çıkarılmıştır. Başvuru sahibinin iddiasının idare tarafından başvurudan önce düzeltildiği görülmektedir. Dokümanın düzeltilmiş halinde teklif fiyatının belirlenmesi ve teklif verilmesini engelleyecek bir hususun olmadığı değerlendirilmektedir.

Teknik şartnamenin 16.1.2 nci maddesinde; “ Görüntülenecek bilgilerin hastane bilgi sistemi uygulama yazılımından gerçek zamanlı olarak elde edilmesi idare tarafından tespit edilecek yerlerdeki ekranlara kadar iletilmesi satıcı tarafından sağlanmalıdır. Bu iş için (gerekli olması halinde yazılım lisansları ve donanım) yüklenici tarafından sağlanır.” düzenlemesi yer almaktadır.

Teknik şartnamenin 16.1.2 nci maddesinde yer alan “… idare tarafından tespit edilecek yerlerdeki ekranlara kadar iletilmesi satıcı tarafından sağlanmalıdır. Bu iş için (gerekli olması halinde yazılım lisansları ve donanım) yüklenici tarafından sağlanır.” ifadesi ise bir belirsizliğe neden olmaktadır. Bu husus ek maliyet gerektirebilecek bir husus olduğundan teklif verme aşamasında isteklilerin tüm maliyet kalemlerini önceden bilerek tekliflerini bu hususlara göre vermeleri gerekmektedir. Bu yönüyle başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Yapılan zeyilname ile ilgili olarak ise;

4734 sayılı Kanunun “Bildirim ve tebligat esasları ” başlıklı 65 inci maddesinde; “ Aday, istekliler ve istekli olabileceklere yapılacak her türlü bildirim ve tebligatlarda aşağıdaki hususlara uyulması zorunludur:

__

_ a) Tebligatlar idareler veya Kurum tarafından aşağıdaki yöntemler kullanılarak yapılabilir:_

__

_ 1) İmza karşılığı elden._

__

_ 2) İadeli taahhütlü mektupla._

__

_ 3) Elektronik ortamda._

__

_ 4) Faksla._

__

_ İadeli taahhütlü mektupla yapılan tebligatlarda mektubun postaya verilmesini takip eden yedinci gün, yabancı isteklilerde ise ondokuzuncu gün kararın istekliye tebliğ tarihi sayılır. Tebligatın bu tarihten önce muhataba ulaşması halinde ise fiili tebliğ tarihi esas alınır._

__

_ b) İdareler veya Kurum tarafından elektronik ortamda veya faks ile yapılan tebligatlar ile çerçeve anlaşmaya dahil olan istekliler tarafından elektronik ortamda sunulan fiyat tekliflerinin aynı gün teyit edilmesi zorunludur. Elektronik ortamda veya faks ile yapılan bildirimlerde bildirim tarihi tebliğ tarihi sayılır.”_ hükmü yer almaktadır.

Bir kişiye (aday, istekli olabilecek veya istekli) “ elektronik posta veya faks ile bildirim yapılmasının” temel koşulu kişinin bu yönde bir irade beyanının olmasıdır. Kişiler bu iradelerini doküman alırken veya teklif verdiklerinde ortaya koymaktadırlar. İradesini elektronik posta veya faks ile bildirim yapılması/yapılmaması şeklinde ortaya koyan kişiler ve ilgili idareler bu beyanla bağlıdırlar. Bu beyanları idareleri bağladığı gibi kendilerini de bağlamaktadır. Kişilerin, idarenin işlem ve eylemlerini öğrendiğinden bahsedebilmek için bu haberdar olma yönteminin mevzuata uygun bir yöntem olması gerekir.

Şikayete konu ihalede doküman alanlardan dört kişi “ elektronik posta veya faks ile bildirim yapılmasını kabul etmediğini” beyan etmişlerdir. Başvuru sahibinin de elektronik posta veya faks ile bildirim yapılmasını kabul etmediği görülmektedir.

İdare tarafından 20.11.2009 tarihinde Kuruma gönderilen ilk belge ve bilgilerde yapılan faksla bildirimlere ilişkin olarak posta yoluyla da bildirim yapılıp yapılmadığına ilişkin olarak herhangi açık bir bilgi/belge bulunmadığı tespit edilmiştir. Bu belgelerin içinde sadece “posta zimmet defteri” yer almaktadır.

Tebligatların posta yoluyla da yapılıp yapılmadığına ilişkin olarak idareye bilgi sorulmuş olup, idare tarafından gönderilen yazıda faksla bildirim yapıldığı belirtilmekte olup, posta yoluyla yapılan bildirimlerden bahsedilmemektedir.

Yapılan zeyilname ise bir kişiye elden diğerlerine faks yolu ile tebliğ edilmiştir. Dört istekliye faks yapılan bildirimin yukarıda anılan nedenden dolayı geçerli bir bildirim olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Yukarıda değinilen posta zimmet defterinde yer alan barkod numaralarından bu postaların 02.11.2009 tarihinde (zeyilname tarihi) postaya verildiği tespit edilmiştir. (http://www.ptt.gov.tr/) Bununla birlikte bu postaların içeriği hakkında ihale işlem dosyasında herhangi bir bilgi mevcut değildir.

Dolayısıyla yapılan zeyilnamenin mevzuata uygun olarak tebliğ edilmediği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilemeyecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihalenin iptali gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle;

4734 sayılı Kanunun 54 üncü maddesinin onuncu fıkrasının (a) bendi gereğince, ihalenin iptaline,

Oybirliği ile karar verildi.